Việc triển khai hóa đơn điện tử đang là một trong những vấn đề khiến các doanh nghiệp bối rối.

Trong bài viết này, EasyInvoice sẽ hướng dẫn doanh nghiệp triển khai hóa đơn điện tử với đầy đủ các thông tin về điều kiện cũng như cách đăng ký hóa đơn cho doanh nghiệp.

I. Điều kiện để doanh nghiệp triển khai hóa đơn điện tử

Việc triển khai hóa đơn điện tử có thể gặp nhiều trục trặc và không ít trở ngại cho các doanh nghiệp. Chính vì vậy mà cần phải nắm được những thông tin về điều kiện và thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mình.

Để triển khai hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có thực hiện giao dịch điện tử với Cơ quan thuế hoặc giao dịch điện tử với các ngân hàng.
• Có địa điểm cụ thể, có đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, các thiết bị truyền tin để đáp ứng được nhu cầu khai thác và kiểm soát, sử dụng, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử.
• Doanh nghiệp cần có đội ngũ thực hiện đủ trình độ và khả năng xử lý các yêu cầu như khả năng tạo lập và sử dụng thành thạo các hóa đơn điện tử theo đúng quy định hiện hành.
• Sở hữu chữ ký điện tử theo đúng quy định hiện hành của pháp luật.
• Doanh nghiệp phải có các phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán, các dữ liệu liên quan đến hàng hóa và cung ứng cần được tự động chuyển về phần mềm đúng thời gian quy định.

Các bài viết liên quan

Quy định về hóa đơn điện tử

Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định

II. Các bước triển khai hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp tiến hành triển khai hóa đơn theo các bước:

• Bước 1: Tìm kiếm mẫu lập quyết định hóa đơn điện tử theo phụ lục 1 Thông tư 32/2011/TT-BTC.
• Bước 2: Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo mẫu số 1 phụ lục Thông tư 32
• Bước 3: Truy cập phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục thuế và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Chi tiết các bước đăng ký bạn xem tại bài viết: Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử

Lưu ý:

– Các cá nhân, doanh nghiệp có thể đăng ký một hoặc nhiều cứng thư để có thể giao dịch với Cơ quan thuế dễ dàng hơn.

– Sau khi hoàn thành 3 thủ tục trên, cần gửi tới Cơ quan thuế bằng cách in ra văn bản và gửi trực tiếp hoặc thông qua cổng thông tin điện tử.

– Nếu được chấp nhận, Cơ quan thuế sẽ cấp tài khoản và mật khẩu để doanh nghiệp có thể truy cập.

– Với những trường hợp không được chấp nhận cũng sẽ nhận được thông báo từ chối từ Cơ quan thuế.

– Để đỡ tốn thời gian và công sức làm thủ tục phát hành hóa đơn, doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ hơn về các quy định cũng như điều kiện đăng ký, tránh phải làm lại nhiều lần.

III. Một số hạn chế khi triển khai hóa đơn điện tử

1/ Hạn chế khi triển khai hóa đơn điện tử

Việc triển khai hóa đơn điện tử vẫn đang gặp những khó khăn và hạn chế nhất định dưới đây:

Thứ nhất

Khung pháp lý cho hóa đơn điện tử chưa thực sự đầy đủ cho việc triển khai rộng rãi và phổ biến. Đặc biệt là trong bối cảnh thương mại điện tử phát triển vô cùng mạnh mẽ.

Thứ hai

Việc sử dụng hóa đơn giấy còn khá phổ biến nên một số đối tượng lợi dụng sự thông thoáng của luật doanh nghiệp trong thủ tục thành lập doanh nghiệp để thành lập nhiều doanh nghiệp hoặc mua lại doanh nghiệp, thực tế không kinh doanh gì nhưng được sử dụng hóa đơn, xuất hóa đơn khống, sử dụng hóa đơn lòng vòng để khấu trừ, hoàn khống thuế giá trị gia tăng hoặc rút tiền thanh toán từ ngân sách nhà nước hay không kê khai nộp thuế để trốn thuế.

Thứ ba

Số lượng hóa đơn điện tử mặc dù có tăng lên theo thời gian và tỷ trọng số lượng hóa đơn điện tử so với tổng số hóa đơn giấy (giấy + hóa đơn điện tử) tăng từ 0.0029% năm 2012 thành 12,972% trong năm 2017 nhưng hóa đơn điện tử vẫn chưa thực sự được áp dụng rộng rãi.

Thứ tư

Hóa đơn trong nhận thức của đại bộ phận người dân vẫn là chứng từ giấy, hóa đơn điện tử chưa được nhiều người biết đến và sử dụng nên khi áp dụng, các doanh nghiệp thường gặp nhiều khó khăn trong việc giải thích cho khách hàng hiểu thế nào là hóa đơn điện tử và tính pháp lý của hóa đơn điện tử.

2/ Nguyên nhân của những hạn chế

Những hạn chế trên đều có những nguyên nhân của nó, cụ thể:

2.1/ Nghị định số 51/2010/NĐ-CP cho phép các doanh nghiệp được sử dụng đồng thời nhiều hình thức hóa đơn.

Có nghĩa là có thể sử dụng hóa đơn giấy (tự đặt in, hóa đơn điện tử…) đồng thời.

Chính vì vậy nên chưa có đủ cơ sở pháp lý để bắt buộc doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế.

Hiện các doanh nghiệp tham gia sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế chủ yếu mang tính tự nguyện và chưa thể triển khai rộng rãi.

Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định chi tiết hơn về hóa đơn điện tử nhưng do việc áp dụng đang trong giai đoạn chuyển tiếp nên các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân vẫn sẽ gặp khó khăn trong việc chuyển sang áp dụng.

2.2. Phải có điều kiện về hạ tầng CNTT và có trình độ quản lý

Tuy nhiên, hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam còn hạ chế về nguồn lực tài chính, khả năng đầu tư và quản lý, sử dụng hạ tầng công nghệ thông tin.

Do vậy mà số lượng doanh nghiệp có thể đáp ứng tất cả các điều kiện này còn hạn chế, đặc biệt là các dịch vụ công nghệ trực tuyến.

2.3. Số lượng tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử còn hạn chế

Số lượng các tổ chức cung cấp hóa đơn điện tử còn khá hạn chế, dữ liệu hóa đơn điện tử của các doanh nghipệ còn phân tán, chưa tập trung tại trụ sở chính, chưa có quy định cụ thể về việc truyền dữ liệu về Cơ quan thuế nên Cơ quan thuế chưa thể khai thác và sử dụng.

2.4. Chi phí sử dụng hóa đơn điện tử còn cao

Chi phí áp dụng hóa đơn điện tử vẫn còn khá cao so với việc tự đặt in hóa đơn ở các doanh nghiệp.

Các doanh nghiệp nhỏ và vừa thường chậm trong việc tiếp cận công nghệ và tâm lý ngại thay đổi.

2.5/ Thiếu các biện pháp khuyến khích

Vẫn còn chưa có nhiều các biện pháp khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử ở Việt Nam được đưa ra.

Từ các kinh nghiệm quốc tế cho thấy ngoài các quy định pháp lý cũng như sự xây dựng của Chính phủ về cơ sở hạ tầng kỹ thuật, các quốc gia phát triển còn đưa ra nhiều hình thức khuyến khích các đối tượng doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử.

Ví dụ: Ở Italia, việc ưu đãi hoàn tiền thuế GTGT hàng năm và các dịch vụ tạo, truyền, lưu trữ hóa đơn điện tử được cung cấp miễn phí cho tất cả người nộp thuế đã đăng ký thuế GTGT.

Trên đây là những thông tin giúp doanh nghiệp đỡ khó khăn hơn khi tiến hành triển khai hóa đơn điện tử.

Doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng thử miễn phí hóa đơn điện tử có thể truy cập vào link bên dưới:

SỬ DỤNG THỬ MIỄN PHÍ PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Để nhận tư vấn và hỗ trợ triển khai hóa đơn điện tử vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin:

Phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice – Công ty Công nghệ Softdreams

Địa chỉ: Tầng 3 nhà khách ATS số 8 Phạm Hùng, Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội

Hotline: 0981 772 388

Email: contact@softdreams.vn

Website: https://easyinvoice.vn