Hóa đơn điện tử hợp lệ và có giá trị về pháp lý là hóa đơn đảm bảo tính pháp lý và tuân theo quy định chung của Chính phủ.

Vậy chính xác hóa đơn điện tử hợp lệ là gì? Cùng Easyinvoice tìm hiểu ngay trong phần dưới bài viết này.

Hóa đơn điện tử hợp lệ là gì?

Hóa đơn điện tử hợp lệ hay hóa đơn điện tử hợp pháp là dạng hóa đơn đáp ứng được đầy đủ các điều kiện và tuân thủ các quy định về hóa đơn điện tử tại Thông tư 32/2011/TT-BTC và Nghị định 119/2018/NĐ- CP.

Hiểu một cách đơn giản thì, hóa đơn điện tử hợp lệ là loại hóa đơn điện tử được phép sử dụng, có tính pháp lý nhờ tuân theo các điều kiện từ thông tư của Bộ tài chính và Nghị định chính phủ quy định dành cho hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử hợp lệ theo quy định trong Thông tư 32/2011/TT-BTC

Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ tài chính, hóa đơn điện tử hợp lệ là hóa đơn đảm bảo được các yêu cầu của ngành thuế về nội dung, tiêu thức trên hóa đơn.

Điều kiện để hóa đơn điện tử được coi là hợp lệ

Khi lập hóa đơn điện tử, các kế toán cần phải đảm bảo các điều kiện về giá trị pháp lý của hóa đơn theo Khoản 3, Điều 3 của thông tư 32 – Bộ Tài chính.

Cụ thể:

– Đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử;

– Tiêu chí để có thể đánh giá tính toàn vẹn chính là thông tin còn nguyên, chưa bị thay đổi. Bên cạnh đó, những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử cũng phải được đảm bảo;

– Sau cùng, những thông tin nằm trên hóa đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần.

Các tiêu chí cơ bản về hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử hợp lệ cần đảm bảo các tiêu chí cơ bản sau:

– Thông tin hóa đơn bao gồm: Mẫu số, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu và số thứ tự hóa đơn;

– Thông tin người bán bao gồm: Tên công ty, địa chỉ và mã số thuế;

– Thông tin người mua bao gồm: Tên công ty, địa chỉ và mã số thuế.

Nội dung về hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn điện tử:

Trên hóa đơn điện tử hợp pháp, các nội dung về hàng hóa, dịch vụ cần phải có đầy đủ các thông tin sau:

– Số thứ tự, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền;

– Cộng tiền hàng, thuế suất, tiền thuế và tổng tiền thanh toán;

– Tiền hàng bằng chữ, người mua hàng và người bán hàng;

– Ký và đóng dấu của người bán.

Các chỉ tiêu cần thiết

• Để đảm bảo tính pháp lý cho hóa đóa đơn thì cần phải có các tiêu chí cần thiết sau đây:
• Bản thể hiện hóa đơn điện tử
• Ký hiệu số Serial
• Chữ ký điện tử
• Mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ
• Hóa đơn điện tử có định dạng XML được coi là hợp lệ khi toàn vẹn, không bị sửa đổi và kèm theo bản thể hiện có định dạng PDF

Lưu ý về nội dung trên hóa đơn điện tử hợp lệ

Ngoài việc để ý đến những tiêu chí được chúng tôi đề cập ở trên, kế toán cần đặc biệt lưu ý đến nội dung của một hóa đơn điện tử hợp lệ dưới đây:

– Hóa đơn điện tử sử dụng tại Việt Nam cần phải được thể hiện bằng tiếng Việt có dấu, đúng chính tả. Nếu như cần ghi thêm chữ nước ngoài thì phải thực hiện bằng cách để chữ nước ngoài trong ngoặc đơn () hoặc đặt dưới dòng tiếng Việt với cỡ chữ nhỏ hơn.

Ví dụ 1: HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ GTGT (VAT INVOICE)

Ví dụ 2: Ngày (Date)… Tháng (Month)…. Năm (Year)

        Mẫu hóa đơn song ngữ hợp pháp(

– Trong quá trình khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử, trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số (chữ ký điện tử) của người mua, dấu của người bán nếu thuộc một trong các trường hợp: Hóa đơn điện, nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in.

Đây chính là những nội dung mà người làm kế toán cần lưu ý khi thực hiện khởi tạo hóa đơn. Và các bạn hãy nhớ rằng trên hóa đơn điện tử được sử dụng song ngữ.

Hóa đơn điện tử hợp pháp theo Nghị định 119/2018-NĐ-CP

Tính pháp lý của hóa đơn điện tử còn được dựa trên cơ sở là quy định trong Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Tại Nghị định 119/2018 của Chính phủ có quy định cụ thể và rõ ràng cho một hóa đơn điện tử hợp pháp cần đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin hóa đơn và đáp ứng được quy định tại khoản tại khoản 5 Điều 4; các Điều 6,7,8 của Nghị định.

Theo đó, hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế cần tuyệt đối đảm bảo các nguyên tắc sau:

– Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với Cơ quan thuế;

– Không bắt buộc có chữ ký số;

– Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn / tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

Cùng với đó, trên hóa đơn điện tử cũng cần đảm bảo thể hiện rõ các nội dung sau:

– Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn và số hóa đơn;

– Tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán;

– Tên, địa chỉ và mã số thuế của người mua (nếu người mua cũng có mã số thuế);

– Tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ, thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng tiền thuế GTGT, tổng số tiền thanh toán đã có thuế GTGT trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng.

– Tổng số tiền thanh toán;

– Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;

– Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);

– Thời điểm lập hóa đơn điện tử;

– Mã của Cơ quan thuế đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế;

– Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và các nội dung liên quan khác (nếu có).

Hóa đơn điện tử hợp lệ về thời điểm lập

Hóa đơn điện tử hợp lệ cần phải tuân theo các nguyên tắc về thời điểm lập hóa đơn, bao gồm:

– Thời điểm lập hóa đơn điện tử bán hàng là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

– Thời điểm lập hóa đơn điện tử cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ , không phân biệt là đã thu được tiền hay chưa.

– Trong trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn theo khối lượng, giá trị hàng hóa và dịch vụ được giao tương ứng.

Bộ Tài chính sẽ căn cứ theo quy định của Luật thuế giá trị gia tăng, Luật quản lý Thuế để hướng dẫn cụ thể thời điểm lập hóa đơn đối với các trường hợp khác và nội dung quy định như trên.

Và đó cũng là những quy định về hóa đơn điện tử hợp pháp theo Nghị định số 119 của Chính phủ.

Dựa vào đó, các kế toán có thể biết được lưu ý về nội dung, tiêu tức, định dạng của hóa đơn điện tử. Từ đó tạo thuận lợi trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử.

Doanh nghiệp cũng có thể nhờ đó mà lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, có thể hỗ trợ tối đa doanh nghiệp trong quá trình sử dụng.

Trên đây là những chia sẻ về hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ để các bạn có thể dễ dàng hơn trong việc nhận định, phân loại và xử lý hóa đơn cho tốt.