Tổng hợp 7 quy định mới nhất về hóa đơn điện tử năm 2020

Cập nhật những quy định mới nhất của Bộ tài chính và Chính phủ về hóa đơn điện tử 2020

Bởi EasyInvoice.vn - 10/10/2019 3065 lượt xem

Cùng với Thông tư 68 mới đây từ Bộ Tài chính thì số lượng văn bản pháp quy chính thức có quy định về hóa đơn điện tử đã nâng lên con số 3.

Trong đó, Thông tư 32/2011/TT-BTC và Nghị định 119/2018/NĐ-CP là hai văn bản quy định trực tiếp và Thông tư 68/2019/TT-BTC là văn bản hướng dẫn thực hiện Nghị định 119.

Quy định về hóa đơn điện tử chắc hẳn cũng là một trong những điều mà các doanh nghiệp cũng như các bạn làm kế toán công ty quan tâm nhiều nhất.

Bởi lẽ, làm điều gì cũng phải theo quy định mới có thể thuận lợi mà làm việc được phải không nào?

quy dinh ve hoa don dien tu

Dưới đây là toàn bộ các quy định về hóa đơn điện tử theo Bộ Tài chính và Chính phủ được EasyInvoice tổng hợp chi tiết nhất.

Lưu ý: Trong bài viết này, EasyInvoice không sử dụng nguyên văn các Thông tư và Nghị định mà sẽ dùng nghĩa tương đương để bạn đọc dễ hiểu hơn nhé.

I/ Quy định về nguyên tắc sử dụng và điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử

Theo Điều 4 tại Thông tư 32,

Để chuyển đổi sang sử dụng hình thức hóa đơn điện tử, các tổ chức cần phải đáp ứng điều kiện cũng như sử dụng theo nguyên tắc trong quy định. Cụ thể ra sao mời các bạn đọc tiếp phần dưới.

A) Nguyên tắc sử dụng

nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử

Khi sử dụng hóa đơn điện tử, bên bán (bên cung cấp hàng hóa và dịch vụ) phải thông báo với bên mua về: Định dạng hóa đơn điện tử và cách thức truyền nhận hóa đơn giữa 2 bên.

Có hai hình thức truyền – nhận hóa đơn như sau:

– Truyền nhận trực tiếp từ hệ thống bên bán sang thẳng hệ thống bên mua.

– Lập hóa đơn thông qua hệ thống trung gian của đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử và gửi sang bên mua.

Các bên có liên quan (bên bán, bên mua và bên cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử nếu có) tự thỏa thuận với nhau về yêu cầu kỹ thuật cùng các điều kiện nhằm đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của hóa đơn điện tử.

B) Điều kiện khởi tạo hóa đơn điện tử

điều kiện khởi tạo hóa đơn điện tử

Không phải ai muốn cũng có thể sử dụng hóa đơn điện tử. Để có thể sử dụng hóa đơn điện tử thì tổ chức khởi tạo cần cần phải đảm bảo được những yêu cầu sau:

– Là tổ chức kinh tế đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử với Cơ quan thuế hoặc trong hoạt động ngân hàng.

– Tổ chức cần có địa điểm hoặc đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin thỏa mãn yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.

– Sở hữu đội ngũ có thể xử lý các yêu cầu về khởi tạo, lập và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.

– Sở hữu chữ ký điện tử theo quy định.

Để sở hữu và sử dụng chữ ký điện tử, các bạn có thể tham khảo thêm về hai bài viết:

+ Chữ ký số là gì

+ Chứng thư số là gì

– Phải có phần mềm bán hàng hóa cùng các dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, dịch vụ có thể tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.

– Có sở hữu quy trình lưu trữ, sao lưu và khôi phục dữ liệu với chất lượng lưu trữ tối thiểu:

+ Hệ thống lưu trữ dữ liệu có thể đáp ứng hoặc có thể chứng minh là tương thích cùng với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu

+ Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu để đảm bảo khi nhỡ có gặp sự cố.

II/ Quy định về nội dung của hóa đơn điện tử

Cả 3 văn bản pháp quy trên đều có quy định về nội dung hóa đơn điện tử. Cụ thể:

Theo điều 6 của Thông tư 32/2011/TT-BTC, Điều 6 trong Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC,

Nội dung của hóa đơn điện tử bắt buộc phải bao gồm:

Thứ nhất: Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu và số thứ tự hóa đơn.

Trong đó, Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 – Thông tư số 153/2010/TT-BTC.

Thứ hai: Tên, địa chỉ và mã số thuế của bên bán.

Thứ ba: Tên, địa chỉ và mã số thuế của bên mua

Thứ tư: Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền được ghi bằng cả số và chữ.

Với hóa đơn điện tử là loại hóa đơn giá trị gia tăng, dòng đơn giá là giá hàng chưa tính thuế GTGT, cần phải có thêm dòng thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT và tổng số tiền thanh toán phải ghi bằng cả số và chữ.

> Xem thêm về các loại thuế trên trong bài viết: Thuế VAT là gì?

Thứ năm: Chữ ký số, chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của bên mua (nếu là đơn vị kế toán) và bên bán.

Thứ sáu: Thời điểm lập và gửi hóa đơn (ngày, tháng, năm).

Thứ bảy: Mã xác thực của Cơ quan thuế nếu sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực.

Ngoài ra cũng có một số trường hợp hóa đơn điện tử không đầy đủ các nội dung trên sẽ được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ tài chính.

Các trường hợp hóa đơn không cần đáp ứng đầy đủ nội dung theo quy định

a) Hóa đơn điện tử không cần thiết phải có chữ ký của bên mua (bao gồm cả trường hợp bán hàng cho khách ở nước ngoài).

b) Hóa đơn điện tử bán hàng ở trung tâm thương mại hay siêu thị không cần thiết có chữ ký số của người mua nếu họ là những cá nhân không kinh doanh.

c) Hóa đơn điện tử bán xăng dầu (nếu khách hàng là cá nhân không kinh doanh) thì không cần thiết phải có các chỉ tiêu thứ nhất, thứ ba, thứ năm và thuế suất thuế GTGT.

d) Nếu hóa đơn điện tử là tem, vé và thẻ thì không cần thiết phải có chữ ký điện tử, chữ ký số của bên bán (trừ trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế), không cần có tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, không cần có tiền thuế, thuế suất thuế GTGT. Nếu tem, vé, thẻ điện tử đã có sẵn mệnh giá thì không cần có đơn vị tính, số lượng, đơn giá.

e) Với các chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh (nếu là hóa đơn điện tử) thì không cần thiết phải có ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, thuế suất thuế GTGT, MST, địa chỉ người mua, chữ ký số và chữ ký điện tử của người bán.

f) Trong trường hợp hóa đơn của hoạt động xây dựng, lắp đặt, xây nhà để bán có thu tiền theo tiến độ hoặc hợp đồng thì trên hóa đơn không cần thiết phải có đơn vị tính, số lượng và đơn giá.

g) Với trường hợp hóa đơn là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử thì trên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử sẽ thể hiện tên của người vận chuyển, phương tiện vận chuyển, địa chỉ kho xuất hàng, kho nhập hàng thay vì của người mua. Loại hóa đơn này cũng không cần có tiền thuế, thuế suất và tổng số tiền thanh toán.

h) Nếu hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế thì không cần có ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, tên địa chỉ, MST và chữ ký điện tử của người mua, đơn vị tính, số lượng cùng đơn giá.

Quy định về chữ viết, chữ số và đồng tiền trên hóa đơn

– Chữ hiển thị trên hóa đơn điện tử phải là tiếng Việt. Một số trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì thực hiện theo quy định.

– Chữ số hiển thị trên hóa đơn là chữ số Ả-Rập: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9.

– Đồng tiền thể hiện trên hóa đơn điện tử là Đồng Việt Nam với ký hiệu quốc gia là “đ”.

Để chi tiết hơn, bạn hãy tham khảo trong bài viết Đơn vị tiền tệ và cách viết số tiền trên hóa đơn điện tử

mẫu hóa đơn điện tử bán hàng đẹp
                     Ví dụ về hóa đơn sử dụng tiếng nước ngoài

Nếu không có quy định cụ thể giữa hai bên về ngôn ngữ sử dụng trong việc lập hóa đơn điện tử trong xuất khẩu thì mặc định ngôn ngữ trên hóa đơn là tiếng Anh.

Nếu sử dụng dấu phẩy phân cách sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỉ, triệu tỉ, tỉ tỉ và sử dụng dấu chấm sau hàng đơn vị để ghi chữ số sau hàng đơn vị hoặc ngược lại thì tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải ghi rõ tại thông báo phát hành hóa đơn điện tử nội dung này

III/ Quy định về chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Trong khi sử dụng hóa đơn điện tử vẫn sẽ có nhiều lúc phát sinh các công việc yêu cầu phải sử dụng hóa đơn giấy để giải quyết, Bộ Tài chính cũng đưa ra các quy định về nguyên tắc và điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Toàn bộ những quy định về chuyển đổi hóa đơn đã được EasyInvoice tổng hợp tại bài viết Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử

IV/ Quy định về kiểm tra hóa đơn điện tử của các tổ chức bởi Cơ quan nhà nước 

Theo Điều 13 của Thông tư 32,

Cơ quan nhà nước có thẩm quyền có trách nhiệm thanh tra, kiểm tra và phát hiện, xử lý các vi phạm về hóa đơn điện tử trong hoạt động mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Các tổ chức sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng và cung ứng dịch vụ khi có thanh tra, kiểm tra cần phải có trách nhiệm cung cấp các dữ liệu về hóa đơn điện tử cũng như các phương tiện lưu trữ hóa đơn điện tử, các tài liệu theo quy định cho cơ quan có thẩm quyền kiểm tra.

Việc thanh tra và kiểm tra được thực hiện theo quy định của pháp luật.

Việc niêm phong, tạm giữ và tịch thu phương tiện điện tử để khởi tạo hóa đơn điện tử được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 27/2007/NĐ-CP.

Trên đây là một số quy định về hóa đơn điện tử trong Thông tư 32/2011/TT-BTC.

Tiếp đến, để nắm bắt được những quy định khác, chúng ta cùng tìm hiểu một số quy định về hóa đơn điện tử trong Nghị định 119/2018/NĐ-CP dưới đây nhé.

V. Nguyên tắc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử

quy dinh ve quan ly su dung hoa don dien tu

Theo Điều 4, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, có 5 nguyên tắc cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp cần phải nắm rõ trước khi lập, quản lý và sử dụng hóa đơn, đó là:

Nguyên tắc 1

Bên bán phải lập hóa đơn điện tử có mã (hoặc không mã) của Cơ quan thuế (trừ các đối tượng quy định trong khoản 6, Điều 12 cùng Nghị định 119/2018) và giao cho bên mua theo định dạng chuẩn dữ liệu và đầy đủ nội dung theo quy định, không phân biệt giá trị từng lần bán.

Nếu như bên bán sử dụng máy tính tiền khi bán hàng thì đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với Cơ quan thuế.

Nguyên tắc 2

Việc đăng ký, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử khi giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ phải tuân theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, kế toán và thuế.

Nguyên tắc 3

Các dữ liệu của hóa đơn điện tử khi bán hàng và dịch vụ là cơ sở dữ liệu phục vụ cho công tác quản lý thuế và cung cấp thông tin cho các tổ chức cùng cá nhân có liên quan.

Nguyên tắc 4

Việc cấp mã xác thực của Cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử sẽ dựa trên thông tin từng đối tượng lập hóa đơn. Trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin trên hóa đơn thuộc về cá nhân và tổ chức lập hóa đơn.

Về mã xác thực trên hóa đơn điện tử, các bạn có thể xem chi tiết hơn tại bài viết: Hóa đơn điện tử có mã xác thực là gì?

Nguyên tắc 5

Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử tới Cơ quan thuế cần đảm bảo các nguyên tắc:

  • Có thể nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với Cơ quan thuế.
  • Không bắt buộc phải có chữ ký số.
  • Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (bản sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

VI/ Quy định về thời gian bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Nghị định 119/2018/NĐ-CP bắt đầu có hiệu lực từ ngày 1/11/2018.

Cũng theo Điều 35 Nghị định này thì chậm nhất đến ngày 1/11/2020, các cá nhân, tổ chức kinh doanh phải thực hiện chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử, áp dụng đối với toàn bộ các hộ, cá nhân, tổ chức kinh doanh, tổ chức kinh tế và các doanh nghiệp.

Như vậy có thể thấy, hạn chót để các cá nhân, tổ chức kinh doanh chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử là 1/11/2020.

Chính phủ và Bộ Tài chính ta cũng đã đưa ra lộ trình chuyển đổi sang sử dụng hình thức hóa đơn điện tử.

Bạn có thể xem chi tiết tại bài viết Lộ trình bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Ngày 01/11/2020, toàn bộ doanh nghiệp trên cả nước phải chuyển đổi sang dùng hóa đơn điện tử

Vậy còn các tổ chức đã phát hành thông báo sử dụng hóa đơn điện tử không có mã, các tổ chức thông phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự tin hay mua hóa đơn của cơ quan thuế và các tổ chức sự nghiệp công lập thì phải làm sao?

a. Đối với các doanh nghiệp và tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan thuế hay là đã áp dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế trước ngày 1/11/2018 thì cứ tiếp tục sử dụng kể từ ngày Nghị định có hiệu lực thi hành thôi.

b. Với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế… đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự tin hay mua hóa đơn của Cơ quan thuế thì tiếp tục sử dụng cho đến ngày 31/10/2020.

Cũng có nghĩa là qua ngày 1/11/2020, tổ chức của bạn sẽ phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử như bao doanh nghiệp khác.

Và trong khi sử dụng hóa đơn bình thường cho tới trước ngày 1/11/2020, tổ chức của bạn cần phải tuân theo các quy định về hóa đơn thường tỏng Nghị định số 51/2010 và Nghị định số 04/2014 của Chính phủ.

c. Nếu Cơ quan thuế có gửi thông báo đến doanh nghiệp để chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã mà doanh nghiệp lại chưa đáp ứng đủ các điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin và tiếp tục sử dụng hóa đơn theo các hình thức nêu trên thì cần phải gửi dữ liệu hóa đơn đến Cơ quan thuế theo Mẫu số 3 Phụ lục Nghị định 119/2018/NĐ-CP cùng với việc nộp tờ khai thuế GTGT.

d. Trường hợp doanh nghiệp mới thành lập từ 1/11/2018 – 31/10/2020

Nếu Cơ quan thuế gửi thông báo doanh nghiệp thực hiện sử dụng hóa đơn điện tử thì cần thực hiện theo hướng dẫn của Cơ quan thuế.

Trong trường hợp doanh nghiệp chưa đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin để sử dụng hóa đơn điện tử thì thực hiện như ý (c) ở trên.

e. Các tổ chức công lập (cơ sở giáo dục và y tế công lập) đang sử dụng phiếu thu tiền thì tiếp tục sử dụng như trước và dần chuyển sang áp dụng hóa đơn điện tử theo đúng lộ trình của Bộ Tài chính.

VII/ Quy định về các trường hợp được cấp hóa đơn điện tử miễn phí

Các trường hợp sau đây sẽ được Tổng cục thuế cung cấp hóa đơn điện tử có mã xác thực và không thu phí:

3.1. Tổ chức, doanh nghiệp nhỏ và vừa, HTX, hộ và cá nhân kinh doanh thuộc địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội diện khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn.

3.2. Các tổ chức, doanh nghiệp nhỏ và vừa startup sáng tạo theo quy định của pháp luật cùng với các hộ và cá nhân kinh doanh chuyển đổi lên thành doanh nghiệp (trừ các trường hợp thuộc 3.1 nêu trên) trong thời gian 12 tháng kể từ ngày thành lập doanh nghiệp.

3.3. Các hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trước liền kề từ 3 tỷ đồng trở lên thuộc lĩnh vực nông, lâm, thủy sản, công nghiệp và xây dựng hoặc 10 tỷ đối với các lĩnh vực thương mại và dịch vụ trong khoảng thời gian 12 tháng từ ngày áp dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế.

3.4. Các doanh nghiệp nhỏ và vừa khác theo đề nghị từ UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và theo quy định của Bộ tài chính (trừ các doanh nghiệp hoạt động tại khu kinh tế, KCN, khu công nghệ cao).

3.5. Các trường hợp khác theo sự khuyến khích và quy định của Bộ Tài chính.

Hiện đã có thông tư hướng dẫn nghị định 119 về hóa đơn điện tử, chi tiết tại Thông tư 68/2019/TT-BTC

Trên đây là những quy định về hóa đơn điện tử mà EasyInvoice tổng hợp và làm rõ từ 2 văn bản pháp luật là Thông tư 32/2011 của Bộ Tài chính và Nghị định 119/2018 của Chính phủ.

Bạn đọc nếu thấy có điều gì không phù hợp và muốn góp ý chỉnh sửa vui lòng để lại bình luận hoặc chia sẻ qua fanpage: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn/.

Tags:

Sử dụng ngay
Hóa đơn điện tử Easyinvoice

Tư vấn hóa đơn điện tử

0981 772 388 0919 510 089

Hỗ trợ kỹ thuật & CSKH

1900 56 56 53 0961 949 588
0981 772 388