Quy định mới nhất của pháp luật về hóa đơn điện tử 2019

Cập nhật những quy định mới nhất của pháp luật về hóa đơn điện tử 2019

Bởi EasyInvoice.vn - 10/10/2019 323 lượt xem

Quy định về hóa đơn điện tử chắc hẳn là một trong những điều mà các doanh nghiệp cũng như các bạn làm kế toán công ty quan tâm nhiều nhất.

Bởi lẽ, làm điều gì cũng phải theo quy định mới có thể thuận lợi mà làm việc được phải không nào?

Dưới đây là toàn bộ các quy định về hóa đơn điện tử theo Bộ Tài chính và Chính phủ.

Hiện nay, có một số Thông tư của Bộ và Nghị định của Chính phủ có quy định về hóa đơn điện tử, cụ thể như sau:

I. Quy định về hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC

Theo Thông tư 32 của Bộ Tài chính có các quy định về:

1. Nguyên tắc sử dụng và điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử

Điều 4 của Thông tư 32 quy định về Nguyên tắc sử dụng và Điều kiện để khởi tạo hóa đơn điện tử của các Tổ chức, doanh nghiệp cung cấp hàng hóa và dịch vụ.

Có thể hiểu đơn giản đây là nguyên tắc và điều kiện các tổ chức phải có nếu muốn chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang sử dụng hóa đơn điện tử.

Lưu ý: Trong bài viết này, EasyInvoice không sử dụng nguyên văn các Thông tư và Nghị định mà sẽ dùng nghĩa tương đương để bạn đọc dễ hiểu hơn nhé.

a/ Nguyên tắc sử dụng

Bên bán (doanh nghiệp, tổ chức cung ứng hàng hóa, dịch vụ) lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử cần phải thông báo đến bên người mua về định dạng hóa đơn điện tử, cách thức truyền nhận hóa đơn giữa hai bên.

Cách thức truyền nhận hóa đơn cần được làm rõ là truyền nhận trực tiếp từ hệ thống bên bán sang hệ thống bên mua hay thông qua hệ thống trung gian của đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để lập hóa đơn và truyền cho người mua.

Các bên liên quan bao gồm bên bán, bên mua và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử (nếu có) và các đơn vị liên quan khác phải có thỏa thuận về yêu cầu kỹ thuật cũng như các điều kiện đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật của hóa đơn điện tử đó.

b/ Điều kiện khởi tạo hóa đơn điện tử

Nếu tổ chức muốn khởi tạo hóa đơn điện tử bắt buộc phải thỏa mãn điều kiện sau:

– Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với Cơ quan Thuế hay giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

– Tổ chức phải có địa điểm hay các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng được các yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.

– Tổ chức phải có đội ngũ người thực thi đủ trình độ và có khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện công việc khởi tạo, lập và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.

– Tổ chức phải sở hữu chữ ký điện tử theo quy định (Các bạn có thể tham khảo bài viết về chữ ký sốchứng thư số để hiểu rõ về cách thức sở hữu và sử dụng chữ ký điện tử).

– Tổ chức phải có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với các phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hay cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.

– Tổ chức cũng phải sở hữu các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:

+ Hệ thống lưu trữ dữ liệu có thể đáp ứng hay có thể chứng minh là tương thích cùng với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.

+ Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu để khi hệ thống chẳng may gặp sự cố thì đảm bảo sao lưu các dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến.

Thông tư 32/2011/TT-BTC hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

 

2. Quy định về nội dung của hóa đơn điện tử

Theo điều 6 của Thông tư 32,

Nội dung được thể hiện trên các hóa đơn điện tử được quy định phải bao gồm:

1. Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu và số thứ tự hóa đơn.

Trong đó, Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 – Thông tư số 153/2010/TT-BTC.

2. Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên bán

3. Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên mua

4. Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền ghi bằng cả số và chữ.

Với hóa đơn điện tử là loại hóa đơn giá trị gia tăng, dòng đơn giá là giá hàng chưa tính thuế GTGT, cần phải có thêm dòng thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT và tổng số tiền thanh toán phải ghi bằng cả số và chữ.

5. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của cả người bán và người mua (chỉ cần chữ ký điện tử của người mua nếu là đơn vị kế toán); ngày, tháng, năm lập và gửi hóa đơn.

6. Hóa đơn cần phải thể hiện bằng tiếng Việt. Với các trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì phải đặt trong dấu ngoặc đơn () hay đặt dưới dòng tiếng Việt với cỡ chữ nhỏ hơn. Ngoài ra các chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên từ 0 tới 9, sau các chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ… phải đặt dấu chấm, chữ số sau hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy.

Trong các trường hợp không có quy định cụ thể giữa hai bên về ngôn ngữ sử dụng trong việc lập hóa đơn điện tử để xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ thì ngôn ngữ được sử dụng trên hóa đơn điện tử loại hóa đơn xuất khẩu sẽ mặc định là tiếng Anh.

Trường hợp sử dụng dấu phân cách là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị để ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị thì tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải ghi rõ tại Thông báo phát hành hóa đơn điện tử nội dung này.

Trong trường hợp ngược lại, sử dụng dấu chấm sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ… và dấu phẩy sau chữ số hàng đơn vị thì phải ghi rõ trong Thông báo phát hành hóa đơn điện tử sau này.

Ngoài ra cũng có một số trường hợp hóa đơn điện tử không đầy đủ các nội dung trên sẽ được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ tài chính.

Quy định về nội dung của hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC

 

3. Quy định về chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Trong khi sử dụng hóa đơn điện tử vẫn sẽ có nhiều lúc phát sinh các công việc yêu cầu phải sử dụng hóa đơn giấy để giải quyết, Bộ Tài chính cũng đưa ra các quy định về nguyên tắc và điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Bạn có thể đọc thêm tại bài viết: Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy của EasyInvoice để nắm được quy định này nha.

4. Quy định về kiểm tra hóa đơn điện tử của các tổ chức bởi Cơ quan nhà nước 

Theo Điều 13 của Thông tư 32,

Cơ quan nhà nước có thẩm quyền có trách nhiệm thanh tra, kiểm tra và phát hiện, xử lý các vi phạm về hóa đơn điện tử trong hoạt động mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Các tổ chức sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng và cung ứng dịch vụ khi có thanh tra, kiểm tra cần phải có trách nhiệm cung cấp các dữ liệu về hóa đơn điện tử cũng như các phương tiện lưu trữ hóa đơn điện tử, các tài liệu theo quy định cho cơ quan có thẩm quyền kiểm tra.

Việc thanh tra và kiểm tra được thực hiện theo quy định của pháp luật.

Việc niêm phong, tạm giữ và tịch thu phương tiện điện tử để khởi tạo hóa đơn điện tử được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 27/2007/NĐ-CP.

Trên đây là một số quy định về hóa đơn điện tử trong Thông tư 32/2011/TT-BTC.

Tiếp đến, để nắm bắt được những quy định khác, chúng ta cùng tìm hiểu một số quy định về hóa đơn điện tử trong Nghị định 119/2018/NĐ-CP dưới đây nhé.

Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

 

II. Quy định về hóa đơn điện tử trong Nghị định 119/2018-NĐ-CP

Các quy định của Chính phủ trong Nghị định 119 về Hóa đơn điện tử bao gồm:

1. Nguyên tắc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử

Theo Điều 4, Nghị định 119/2018, có 5 nguyên tắc cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp cần phải nắm rõ trước khi lập, quản lý và sử dụng hóa đơn, đó là:

1.1. Người bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ cần phải lập hóa đơn điện tử có mã (hoặc không có mã) của cơ quan thuế (trừ các hộ, cá nhân kinh doanh quy định ở khoản 6, Điều 12 Nghị định 119/2018) để giao cho bên mua theo định dạng chuẩn dữ liệu mà Cơ quan Thuế quy định và cần phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định, không phân biệt giá trị từng lần bán.

Nếu người bán sử dụng máy tính tiền khi bán hàng thì đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với Cơ quan thuế.

1.2. Việc đăng ký, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử trong các giao dịch mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cần phải tuân theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, kế toán, thuế.

1.3. Dữ liệu hóa đơn điện tử khi bán hàng, cung ứng dịch vụ là cơ sở dữ liệu phục vụ công tác quản lý thuế và cung cấp thông tin cho các tổ chức và cá nhân có liên quan.

1.4. Việc cấp mã xác thực của Cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử sẽ dựa trên thông tin của hộ, cá nhân, tổ chức kinh doanh hay doanh nghiệp lập trên hóa đơn. Các cá nhân và tổ chức sẽ chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin có trong hóa đơn đó.

1.5. Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với Cơ quan thuế cần phải đảm bảo 3 nguyên tắc sau:

  • Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với Cơ quan thuế.
  • Không bắt buộc phải có chữ ký số
  • Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (bản sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

2. Quy định về thời gian bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Nghị định 119/2018/NĐ-CP bắt đầu có hiệu lực từ ngày 1/11/2018.

Cũng theo Điều 35 Nghị định này thì chậm nhất đến ngày 1/11/2020, các cá nhân, tổ chức kinh doanh phải thực hiện chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử, áp dụng đối với toàn bộ các hộ, cá nhân, tổ chức kinh doanh, tổ chức kinh tế và các doanh nghiệp.

Như vậy có thể thấy, hạn chót để các cá nhân, tổ chức kinh doanh chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử là 1/11/2020.

Ngày 01/11/2020, toàn bộ doanh nghiệp trên cả nước phải chuyển đổi sang dùng hóa đơn điện tử

Vậy còn các tổ chức đã phát hành thông báo sử dụng hóa đơn điện tử không có mã, các tổ chức thông phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự tin hay mua hóa đơn của cơ quan thuế và các tổ chức sự nghiệp công lập thì phải làm sao?

Mời bạn đọc tiếp phần dưới!

a. Đối với các doanh nghiệp và tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan thuế hay là đã áp dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế trước ngày 1/11/2018 thì cứ tiếp tục sử dụng kể từ ngày Nghị định có hiệu lực thi hành thôi.

b. Với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế… đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự tin hay mua hóa đơn của Cơ quan thuế thì tiếp tục sử dụng cho đến ngày 31/10/2020.

Cũng có nghĩa là qua ngày 1/11/2020, tổ chức của bạn sẽ phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử như bao doanh nghiệp khác.

Và trong khi sử dụng hóa đơn bình thường cho tới trước ngày 1/11/2020, tổ chức của bạn cần phải tuân theo các quy định về hóa đơn thường tỏng Nghị định số 51/2010 và Nghị định số 04/2014 của Chính phủ.

c. Nếu Cơ quan thuế có gửi thông báo đến doanh nghiệp để chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã mà doanh nghiệp lại chưa đáp ứng đủ các điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin và tiếp tục sử dụng hóa đơn theo các hình thức nêu trên thì cần phải gửi dữ liệu hóa đơn đến Cơ quan thuế theo Mẫu số 3 Phụ lục Nghị định 119/2018/NĐ-CP cùng với việc nộp tờ khai thuế GTGT.

d. Trường hợp doanh nghiệp mới thành lập từ 1/11/2018 – 31/10/2020

Nếu Cơ quan thuế gửi thông báo doanh nghiệp thực hiện sử dụng hóa đơn điện tử thì cần thực hiện theo hướng dẫn của Cơ quan thuế.

Trong trường hợp doanh nghiệp chưa đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin để sử dụng hóa đơn điện tử thì thực hiện như ý (c) ở trên.

e. Các tổ chức công lập (cơ sở giáo dục và y tế công lập) đang sử dụng phiếu thu tiền thì tiếp tục sử dụng như trước và dần chuyển sang áp dụng hóa đơn điện tử theo đúng lộ trình của Bộ Tài chính.

3. Quy định về các trường hợp được cấp hóa đơn điện tử miễn phí

Các trường hợp sau đây sẽ được Tổng cục thuế cung cấp hóa đơn điện tử có mã xác thực và không thu phí:

3.1. Tổ chức, doanh nghiệp nhỏ và vừa, HTX, hộ và cá nhân kinh doanh thuộc địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội diện khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn.

3.2. Các tổ chức, doanh nghiệp nhỏ và vừa startup sáng tạo theo quy định của pháp luật cùng với các hộ và cá nhân kinh doanh chuyển đổi lên thành doanh nghiệp (trừ các trường hợp thuộc 3.1 nêu trên) trong thời gian 12 tháng kể từ ngày thành lập doanh nghiệp.

3.3. Các hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trước liền kề từ 3 tỷ đồng trở lên thuộc lĩnh vực nông, lâm, thủy sản, công nghiệp và xây dựng hoặc 10 tỷ đối với các lĩnh vực thương mại và dịch vụ trong khoảng thời gian 12 tháng từ ngày áp dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế.

3.4. Các doanh nghiệp nhỏ và vừa khác theo đề nghị từ UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và theo quy định của Bộ tài chính (trừ các doanh nghiệp hoạt động tại khu kinh tế, KCN, khu công nghệ cao).

3.5. Các trường hợp khác theo sự khuyến khích và quy định của Bộ Tài chính.

Trên đây là những quy định về hóa đơn điện tử mà EasyInvoice tổng hợp và làm rõ từ 2 văn bản pháp luật là Thông tư 32/2011 của Bộ Tài chính và Nghị định 119/2018 của Chính phủ.

Bạn đọc nếu thấy có điều gì không phù hợp và muốn góp ý chỉnh sửa vui lòng để lại bình luận hoặc chia sẻ qua fanpage: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn/.

Tags:

Sử dụng ngay
Hóa đơn điện tử Easyinvoice

Tư vấn hóa đơn điện tử

0981 772 388 0919 510 089

Hỗ trợ kỹ thuật & CSKH

1900 56 56 53 0961 949 588
0981 772 388