Trong quá trình quản lý tài chính và phát hành hóa đơn điện tử, sai sót là điều khó tránh khỏi. Để khắc phục các sai sót này đúng quy định pháp luật, doanh nghiệp cần thực hiện lập biên bản điều chỉnh hóa đơn trước khi tiến hành điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn. Hãy cùng phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice hiểu rõ hơn về loại biên bản này ngay trong bài viết bên dưới. 

1. Biên bản điều chỉnh hóa đơn là gì?

Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử (hay còn gọi là văn bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn) là chứng từ pháp lý được lập giữa người bán và người mua nhằm ghi nhận thỏa thuận về các nội dung sai sót trên hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua trước khi người bán thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn đó. 

2. Khi nào cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn?

Theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 10, Thông tư 91/2026/TT-BTC, biên bản điều chỉnh hóa đơn bắt buộc phải lập trong các trường hợp sau (khi người mua là tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh):

• Hóa đơn đã lập có sai: mã số thuế (MST) của người mua hoặc người bán.
• Sai về số tiền ghi trên hóa đơn (sai đơn giá, số lượng, thành tiền, tổng tiền).
• Sai về thuế suất, tiền thuế GTGT.
• Hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng, tên hàng hóa, dịch vụ.
• Các nội dung bắt buộc khác bị sai (địa chỉ, ngày tháng, ký hiệu hóa đơn…).

Xem thêm: Cách xử lý hóa đơn điện tử lập sai theo Thông tư 91/2026/TT-BTC

3. Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử mới nhất 2026

Hiện nay, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC không quy định mẫu cụ thể cho biên bản điều chỉnh hóa đơn. Doanh nghiệp được chủ động xây dựng mẫu phù hợp nhưng phải đảm bảo có đủ các nội dung bắt buộc theo quy định.

3.1 Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai đơn giá

Dùng khi cần điều chỉnh đơn giá hàng hóa/dịch vụ trên hóa đơn gốc.

3.2 Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai mã số thuế

Áp dụng khi sai MST người mua hoặc người bán.

3.3 Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai tên hàng hóa dịch vụ

Sử dụng khi tên hàng hóa/dịch vụ, quy cách hoặc chất lượng bị ghi sai.

3.4 Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai tên thuế suất

Dành cho trường hợp sai thuế suất hoặc tiền thuế GTGT. Doanh nghiệp nên thiết kế mẫu rõ ràng, dễ theo dõi và lưu trữ điện tử cùng với hóa đơn gốc.

4. Cách ghi biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử 

Để biên bản điều chỉnh hóa đơn có giá trị pháp lý và được cơ quan thuế chấp nhận, cần lưu ý các điểm sau khi ghi nội dung:

• Quốc hiệu, tiêu ngữ: Ghi đúng quy định (“CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”, “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”).
• Tên biên bản: Ghi rõ “BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” hoặc “BIÊN BẢN THỎA THUẬN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN”.
• Thời gian, địa điểm lập biên bản: Ghi cụ thể ngày, tháng, năm và nơi lập.
• Thông tin hai bên: Đầy đủ tên doanh nghiệp, MST, địa chỉ, người đại diện, chức vụ.
• Thông tin hóa đơn gốc: Ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, ngày lập.
• Nội dung sai và nội dung đúng: Mô tả rõ ràng, chi tiết từng nội dung sai và nội dung điều chỉnh.
• Cam kết trách nhiệm: Hai bên cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung đã thỏa thuận.
• Chữ ký, đóng dấu: Đại diện hợp pháp của hai bên ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu (nếu có).

Xem thêm: Nghị định 291/2026/NĐ-CP: điểm mới về xử phạt vi phạm hành chính thuế, hóa đơn

5. Câu hỏi thường gặp về biên bản điều chỉnh hóa đơn

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp liên quan đến biên bản điều chỉnh hóa đơn:

5.1 Biên bản điều chỉnh hóa đơn ký số được không?

Có. Theo quy định về hóa đơn điện tử và giao dịch điện tử hiện hành, biên bản điều chỉnh hóa đơn có thể ký số (chữ ký điện tử) nếu hai bên thống nhất và đáp ứng điều kiện về chữ ký điện tử theo Luật Giao dịch điện tử. 

5.2 Sau khi có biên bản điều chỉnh thì làm gì tiếp theo?

Sau khi biên bản điều chỉnh hóa đơn đã được hai bên ký kết, các bước tiếp theo như sau:

Người bán lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế:

• Nếu sai sót thuộc trường hợp được điều chỉnh: lập hóa đơn điều chỉnh (ghi rõ số hóa đơn gốc, nội dung điều chỉnh).
• Nếu sai sót thuộc trường hợp phải thay thế: lập hóa đơn thay thế (hóa đơn mới thay thế hoàn toàn hóa đơn sai).

Gửi hóa đơn đã điều chỉnh/thay thế cho người mua qua hệ thống hóa đơn điện tử.

Người mua hủy bỏ hóa đơn sai (nếu có) và sử dụng hóa đơn đã điều chỉnh/thay thế để:

• Hạch toán kế toán.
• Kê khai thuế GTGT, thuế TNDN (nếu ảnh hưởng).

Lưu trữ hồ sơ: Lưu biên bản điều chỉnh cùng với hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh/thay thế để phục vụ thanh tra, kiểm tra thuế.

5.3 Ai phải ký vào biên bản điều chỉnh hóa đơn?

Biên bản điều chỉnh hóa đơn phải có chữ ký của đại diện hợp pháp (hoặc người được ủy quyền hợp lệ) của cả hai bên: người bán và người mua. 

Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử là bước quan trọng giúp doanh nghiệp minh bạch số liệu và tuân thủ đúng quy định pháp lý hiện hành. Việc sử dụng các phần mềm hóa đơn điện tử sẽ giúp bạn đơn giản hóa quy trình tạo biên bản, ký số và gửi hóa đơn điều chỉnh chỉ với vài thao tác.

EasyInvoice giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nhanh chóng, đáp ứng đầy đủ quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Phần mềm hỗ trợ phát hành hóa đơn chính xác, kết nối trực tiếp với cơ quan Thuế và tối ưu quy trình bán hàng cho nhiều ngành nghề.

EasyInvoice – Giải pháp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

• Đáp ứng đầy đủ quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
• Giao diện trực quan, dễ sử dụng, giúp phát hành hóa đơn nhanh chóng ngay trên máy tính tiền.
• Hỗ trợ phát hành hàng loạt hóa đơn, giảm thời gian xử lý và hạn chế sai sót.
• Tự động truyền dữ liệu hóa đơn đến Hệ thống thông tin quản lý thuế của Cục Thuế 24/7.
• Gửi hóa đơn điện tử qua email, SMS và nhiều phương thức khác ngay sau khi phát hành.
• Hỗ trợ tạo, phát hành và quản lý hóa đơn trên cả máy tính và thiết bị di động, giúp doanh nghiệp làm việc mọi lúc, mọi nơi.

Đăng ký dùng thử EasyInvoice ngay hôm nay để trải nghiệm giải pháp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nhanh chóng, an toàn và luôn cập nhật theo quy định mới nhất.

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ KHỞI TẠO TỪ MÁY TÍNH TIỀN

Video giới thiệu Phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử

Zalo tư vấn mua hàng: https://zalo.me/softdreams

Website: https://easyinvoice.vn/

Email: info@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn