Trong quá trình kinh doanh, việc lập hóa đơn điện tử là một phần không thể thiếu, nhưng không phải lúc nào cũng diễn ra suôn sẻ. Có những trường hợp hóa đơn đã phát hành cần phải điều chỉnh do sai sót hoặc yêu cầu từ phía khách hàng. Trong bài viết này Phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice sẽ chia sẻ mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử mới nhất 2024, mời quý bạn đọc cùng theo dõi.

1. Những trường hợp cần điều chỉnh hóa đơn

Việc điều chỉnh hóa đơn là hành vi sửa đổi nội dung hóa đơn đã lập nhằm mục đích đảm bảo tính chính xác và hợp lý cho giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ.
Theo quy định tại Điều 7, Thông tư 78/2019/BTC và Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có một số trường hợp cần điều chỉnh hóa đơn như sau:
(1) Hóa đơn có sai sót về thông tin người mua:
– Sai tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác trên hóa đơn.
(2) Hóa đơn có sai sót về nội dung:
– Sai mã số thuế của người mua hoặc người bán.
– Sai số tiền ghi trên hóa đơn.
– Sai thuế suất, tiền thuế.
– Hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng.
Trong trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót về nội dung, hai bên mua bán lựa chọn phương án xuất hóa đơn điều chỉnh và thống nhất cần lập biên bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh.
Mặc dù biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử không phải là yêu cầu bắt buộc, việc lập và lưu giữ biên bản này được khuyến khích cho cả bên mua và bên bán. Biên bản đóng vai trò bằng chứng, giúp đảm bảo tính chắc chắn và minh bạch cho thủ tục điều chỉnh hóa đơn.

2.Khi nào cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử

Căn cứ tại điểm b khoản 2 Điều 19 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khoản 6 Điều 12 của Thông tư số 78/2021/TT-BTC, biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử có thể sẽ cần được lập trong một số trường hợp sau:

Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cho người mua

Hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua, sau đó người mua hoặc người bán phát hiện ra sai sót (sai một trong các nội dung: Sai MST; Số tiền; Tiền thuế, thuế suất; đơn vị tính; hàng hóa sai quy cách, chất lượng…) thì xử lý như sau:

Cách 1: Nếu 2 bên có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót:

Bước 1: Bên bán và bên mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót

Bước 2: Bên bán lập hóa đơn ĐIỀU CHỈNH cho hóa đơn bị sai (Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”)

Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn điều chỉnh đã lập cho bên mua.

Cách 2: Nếu 2 bên có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót:

Bước 1: Bên bán và bên mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót

Bước 2: Bên bán lập hóa đơn THAY THẾ cho hóa đơn bị sai (Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”)

Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn thay thế đã lập cho bên mua.

Trường hợp 2: Xuất hóa đơn theo quy định cũ và đã gửi cho người mua

Bên bán đã chuyển sang áp dụng hóa đơn theo thông tư 78, nhưng sau đó phát hiện các hóa đơn đã xuất ở quy định cũ (Nghị định 51/2010/NĐ-CP) đã gửi cho người mua bị sai thì thực hiện như sau:

Bước 1: Bên bán và bên mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót

Bước 2: Bên bán lập thông báo sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT gửi cho CQT

Bước 3: Bên bán lập HĐĐT mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót (Hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”)

Bước 4: Bên bán ký số và gửi hóa đơn mới cho bên mua.

3.Biên bản điều chỉnh hóa đơn (TT78)

Tải ngay Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn theo TT78 tại đây

Hướng dẫn điền nội dung biên bản điều chỉnh hóa đơn

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử theo các bước:
Bước 1: Ghi ngày lập biên bản
Ngày lập biên bản nên trùng khớp với ngày xuất hóa đơn điều chỉnh. Việc ghi rõ ngày tháng giúp theo dõi và quản lý dễ dàng hơn.
Bước 2: Điền đầy đủ thông tin của bên mua và bên bán
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên mua và bên bán.
– Số điện thoại, email (nếu có).
– Tên người lập biên bản (thường là kế toán).
Bước 3: Ghi thông tin hóa đơn bị sai sót cần điều chỉnh
– Số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ngày lập hóa đơn.
– Nội dung sai sót (tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất…).
Bước 4: Nêu rõ lý do điều chỉnh
– Lý do điều chỉnh cần được trình bày rõ ràng, súc tích và chính xác, ví dụ:
– Điều chỉnh địa chỉ người mua từ [địa chỉ cũ] sang [địa chỉ mới].
– Điều chỉnh số lượng hàng hóa [tên hàng hóa] từ [số lượng cũ] sang [số lượng mới].
– Điều chỉnh đơn giá hàng hóa [tên hàng hóa] từ [đơn giá cũ] sang [đơn giá mới].
Bước 5: Ký số và gửi biên bản cho bên mua
– Kế toán của bên bán ký số vào biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử.
– Gửi biên bản điều chỉnh cho bên mua qua phần mềm hóa đơn điện tử hoặc email.
Lưu ý:

• Mẫu biên bản điều chỉnh trên có thể áp dụng cho tất cả các trường hợp điều chỉnh hóa đơn điện tử, bao gồm: sai địa chỉ, sai tên công ty, sai số tiền, sai hàng hóa, sai đơn giá, thành tiền, giảm thuế suất GTGT,…
• Nếu phần mềm hóa đơn điện tử bạn đang sử dụng không hỗ trợ lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, kế toán cần in bản giấy và đóng dấu đỏ.
• Cần lưu trữ biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử cùng với hóa đơn điện tử được điều chỉnh và các hóa đơn liên quan khác.

Trên đây Hóa đơn điện tử EasyInvoice đã cung cấp thông tin về “Mẫu Biên Bản Điều Chỉnh Hóa Đơn Điện Tử Mới Nhất 2024“.Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc. Nếu còn câu hỏi khác cần được tư vấn, hỗ trợ vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 0981 772 388 – 1900 33 69 đội ngũ của chúng tôi sẽ giải đáp nhanh chóng và chi tiết nhất.

==========

Theo quy định tại Điều 89 Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Điều 1 Nghị định số 41/2022/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư số 78/2021/TT-BTC, quy định việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế 

SoftDreams ra mắt Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos hỗ trợ Quý khách hàng trong nghiệp vụ sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Nếu Quý khách hàng cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay cho đội ngũ chuyên nghiệp của SoftDreams, chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

EASYPOS – Phần mềm Quản lý bán hàng đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ như:

• Liên kết trực tiếp với cơ quan thuế
• Tự động đồng bộ đơn hàng thành hóa đơn, chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế theo thông tư 78/2021/TT-BTC. 
• Cập nhật sớm nhất những chính sách mới của cơ quan thuế
• Tạo và in đơn hàng ngay cả khi có hoặc không có kết nối mạng. 
• Thiết lập mẫu vé in theo mong muốn của DN & HKD.
• Tích hợp hệ sinh thái đa kênh như: Hóa đơn điện tử EasyInvoice, Phần mềm kế toán EasyBooks và chữ ký số EasyCA
• Tự động thống kê báo cáo chi tiết về doanh thu, lợi nhuận, chi phí… mỗi ngày
• Tự động hóa nghiệp vụ nhập liệu và lưu trữ thông tin đơn hàng

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG EASYPOS NGAY

Video giới thiệu Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos

Để được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp vui lòng liên hệ

Điện thoại: 0981 772 388 – 1900 33 69

Website: https://easyinvoice.vn/

Email: contact@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn