Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP với hiệu lực thi hành từ ngày 1/11/2018 cùng các quy định mới nhất về hóa đơn điện tử. Chính phủ đã có những hướng dẫn về quy trình và thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử cho các cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp kinh doanh.

Cụ thể, thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử được chia thành 2 phần, bao gồm thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế và thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã.

Để biết chi tiết hơn, chúng ta sẽ đi cụ thể vào thủ tục đăng ký từng loại hóa đơn dưới đây.

Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử ra sao?

I. Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế

a) Đối tượng áp dụng

Đối tượng đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế bao gồm:

1/ Các tổ chức và doanh nghiệp:

– Sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế khi bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần.

– Thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế, không phân biệt giá trị từng lần.

2/ Các hộ, cá nhân kinh doanh:

– Thuộc diện bắt buộc có thực hiện sổ sách kế toán, thường xuyên sử dụng 10 lao động trở lên:

+ Lĩnh vực nông – lâm – thủy sản, công nghiệp và xây dựng: Có doanh thu năm kề trước đạt 3 tỷ trở lên.

+ Lĩnh vực thương mại, dịch vụ: Doanh thu năm kề trước đạt 10 tỷ trở lên.

– Không thuộc diện bắt buộc nhưng có thực hiện sổ sách kế toán, có yêu cầu thì cũng được sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế.

b) Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử có mã như thế nào?

Để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của CQT, các đối tượng, tổ chức kinh doanh trên thực hiện theo các hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế tại địa chỉ: http://www.gdt.gov.vn/

Bước 2: Điền đầy đủ thông thông tin đăng ký theo Mẫu số 01 phụ lục Nghị định 119/2018, chi tiết như hình dưới đây:

Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm Nghị định 119/2018/NĐ-CP

Bước 3: Đợi Cơ quan thuế gửi thông báo theo mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119 như hình dưới đây.

Đây là trách nhiệm của CQT nên các bạn cần đợi họ gửi thông báo về việc chấp nhận hay từ chối việc đăng ký sử dụng hóa đơn có mã của Cơ quan thuế.

Mẫu số 02 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018-NĐ-CP

Thông báo này của Cơ quan thuế sẽ được gửi đến các tổ chức trong thời hạn 1 ngày làm việc kể từ ngày Cơ quan thuế nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của các tổ chức.

Một số lưu ý:

– Sau khi đã được chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã, nếu doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử phải huỷ toàn bộ hóa đơn giấy còn tồn đọng (chưa sử dụng) theo quy định.

– Nếu cần thay đổi thông tin đã đăng ký thì dựa theo Mẫu số 1 phía trên và gửi lại Cơ quan thuế.

– Cơ quan thuế sẽ tiến hành rà soát các đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế không thu tiền v à gửi thông báo mẫu số 07 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018 nếu như thuộc đối tượng chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế thông qua nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 119.

Mẫu số 07 Phụ lục ban hành kèm Nghị định 119/2018-NĐ-CP

Như vậy, trên đây là thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế. Tuy nhiên, sẽ có một số trường hợp mà Cơ quan thuế sẽ ngừng cấp mã, cụ thể đó là các trường hợp nào?

c) Các trường hợp bị ngừng cấp mã xác thực hóa đơn điện tử

Các trường hợp sau đây sẽ không được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế, bao gồm:

– Đối tượng chấm dứt hiệu lực mã số thuế.

– Đối tượng thuộc trường hợp Cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.

– Đối tượng đã thông báo với Cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh.

– Đối tượng đã có thông báo của Cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế.

– Sử dụng hóa đơn điện tử có mã để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bị phát hiện và thông báo tới Cơ quan thuế.

– Lập hóa đơn điện tử có mã để bán khống hàng hóa, dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân khác bị phát hiện và báo cho Cơ quan thuế.

– Các doanh nghiệp không đủ điều kiện kinh doanh khi bị Cơ quan đăng ký kinh doanh, Cơ quan nhà nước có thẩm quyền phát hiện và yêu cầu tạm ngừng kinh doanh.

Doanh nghiệp bị Cơ quan đăng ký kinh doanh, Cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu tạm ngừng kinh doanh, nghề kinh doanh có điều kiện khi phát. Dựa vào kết quả thanh tra, kiểm tra, nếu cơ quan thuế nhận thấy doanh nghiệp thành lập với mục đích mua bán và sử dụng bất hợp pháp hóa đơn điện tử thì sẽ xử phạt vi phạm hành chính theo quy định và ban hành thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã.

Tiếp đến là thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan thuế.

Thực tế thì thủ tục này cũng khá giống như hóa đơn có mã, chỉ khác ở đối tượng áp dụng mà thôi. Vậy đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã bao gồm những tổ chức nào?

II. Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan thuế

i) Đối tượng áp dụng

Theo như Khoản 1, điều 20 của Nghị định 119, các tổ chức, doanh nghiệp được quy định tại khoản 2, Điều 12 là các doanh nghiệp có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan thuế, chi tiết bao gồm:

– Các doanh nghiệp kinh doanh thuộc các lĩnh vực gồm: Xăng dầu, điện lực, bưu chính viễn thông, vận tải hàng không, đường sắt, đường bộ, đường thủy, nước sạch, tài chính tín dụng, y tế, bảo hiểm, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại.

– Các doanh nghiệp và tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với Cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng CNTT, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và có thể đảm bảo việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến bên mua và Cơ quan thuế.

Cả 2 trường hợp trên không phân biệt giá trị trong mỗi lần cung cấp hàng hóa và dịch vụ.

Xem thêm bài viết: Các đối tượng doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

ii) Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn không có mã

Các đối tượng thuộc trường hợp trên truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã.

Cũng như trên, các bạn cần đăng ký thông tin theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm với Nghị định 119.

Nếu như sau này có thông tin gì cần sửa đổi, bạn cũng cần thay đổi ngay trên này và gửi lại cho Cơ quan thuế.

Sau thời hạn khoảng 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp bạn, Cơ quan thuế sẽ có trách nhiệm gửi Thông báo dựa theo mẫu số 02 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119 về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã từ tổ chức của bạn.

Tính từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức cần phải thực hiện hủy hết những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng.

Với các trường hợp Cơ quan thuế không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã thì nên đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế.

Cơ quan thuế sẽ tiến hành rà soát các doanh nghiệp và tổ chức sử dụng hóa đơn điện tử không có mã và sẽ thông báo theo Mẫu số 07 nếu thuộc đối tượng chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế theo quy định.

Sử dụng ngay phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoie – Thủ tục đăng ký nhanh gọn

III. EasyInvoice – Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử đơn giản, tiện lợi

Quy trình cung cấp hóa đơn điện tử EasyInvoice tới khách hàng

1. Quý khách hàng chụp ảnh hoặc Scan giấy phép kinh doanh và CMND của người đại diện pháp luật gửi cho nhân viên hỗ trợ qua zalo, email…

2. Gửi logo (nếu có) để EasyInvoice tạo mẫu hóa đơn gửi cho quý khách hàng lựa chọn.

3. Lựa chọn gói cước và ký kết hợp đồng điện tử

Sau khi hoàn tất các thủ tục nêu trên (chỉ từ 30 phút – 1 tiếng), EasyInvoice hỗ trợ khách hàng chuẩn bị hồ sơ đăng ký sử dụng HĐĐT và nộp hồ sơ bản online lên cơ quan Thuế. Ngoài ra, khách hàng trực tiếp nộp hồ sơ đăng ký sử dụng HĐĐT lên cơ quan thuế nếu có yêu cầu. Từ 2 đến 3 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ mà không có sự phản hồi của cơ quan thuế thì doanh nghiệp mặc định được phép sử dụng hóa đơn điện tử.

Thủ tục bàn giao sau khi đăng ký sử dụng thành công

Sau khi hoàn thành thủ tục đăng ký, nhân viên EasyInvoice sẽ tiến hành bàn giao cho quý khách hàng:

– Tài khoản truy cập hệ thống phần mềm HĐĐT EasyInvoice

– Cài đặt hệ thống phần mềm HĐĐT EasyInvoice

– Hướng dẫn sử dụng phần mềm HĐĐT EasyInvoice qua teamview, ultraview, hotline…

Theo đó, với EasyInvoice chỉ 03 bước thực hiện ngay tại văn phòng quý khách hàng đã hoàn tất thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Với đội ngũ nhân viên số lượng lớn và được đào tạo nghiệp vụ chuyên nghiệp EasyInvoice cam kết 100% khách hàng được giải quyết thủ tục ngay tức khắc.

Trên đây là các thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Chính phủ trong Nghị định 119/2018. Nếu bạn còn điều gì thắc mắc vui lòng để lại bình luận hoặc góp ý với chúng tôi tại fanpage: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn

Đăng ký sử dụng thử phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice tại:

ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG THỬ MIỄN PHÍ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Hoăc đăng ký mua hóa đơn điện tử trực tuyến tại: https://easyinvoice.vn/dang-ky-mua-online/

Mọi thông tin vui lòng liên hệ:

Phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice – Công ty Công nghệ Softdreams

Địa chỉ: Tầng 3 Nhà khách ATS số 8 Phạm Hùng, Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội

Hotline: 0981 772 388 – 0919 510 089

Email: contact@softdreams.vn