Khi doanh nghiệp giải thể hoặc chấm dứt hoạt động, việc thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế là bước cần thiết để hoàn tất nghĩa vụ với cơ quan thuế. Vậy thủ tục đóng mã số thuế doanh nghiệp năm 2026 gồm những bước nào, cần chuẩn bị hồ sơ gì và doanh nghiệp cần lưu ý những gì? Bài viết dưới đây của Phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice sẽ giúp bạn giải đáp chi tiết. 

1. Mã số thuế là gì?

Mã số thuế là thông tin định danh do cơ quan thuế cấp cho người nộp thuế, giúp xác định và quản lý việc thực hiện nghĩa vụ thuế của tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân.

Trong quá trình hoạt động, mã số thuế được sử dụng khi người nộp thuế thực hiện các thủ tục, kê khai và giao dịch liên quan đến thuế theo quy định.

Với doanh nghiệp, mã số thuế được sử dụng xuyên suốt quá trình đăng ký, hoạt động và thực hiện nghĩa vụ thuế. Với cá nhân, mã số thuế phục vụ việc kê khai thuế thu nhập cá nhân, đăng ký người phụ thuộc, giảm trừ gia cảnh, hoàn thuế và xử lý các nghĩa vụ thuế phát sinh.

2. Các trường hợp doanh nghiệp phải đóng mã số thuế 

Theo khoản 1 và khoản 2 Điều 13 Thông tư 90/2026/TT-BTC, việc chấm dứt hiệu lực mã số thuế được áp dụng tùy theo hình thức đăng ký thuế của người nộp thuế. Cụ thể:

2.1 Doanh nghiệp đăng ký thuế đồng thời với đăng ký kinh doanh

Trường hợp doanh nghiệp thực hiện đăng ký thuế theo cơ chế một cửa liên thông, mã số thuế được chấm dứt hiệu lực khi doanh nghiệp thuộc một trong các trường hợp:

• Chấm dứt hoạt động, giải thể hoặc phá sản.
• Bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Thực hiện chia, sáp nhập hoặc hợp nhất.
• Bị cơ quan thuế thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký, sau khi cơ quan thuế xác minh doanh nghiệp không còn hoạt động thực tế tại trụ sở chính, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện đã đăng ký.

2.2 Doanh nghiệp đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan thuế

Đối với trường hợp đăng ký thuế trực tiếp, mã số thuế được chấm dứt hiệu lực khi xảy ra một trong các trường hợp sau:

• Doanh nghiệp chấm dứt hoạt động, giải thể hoặc phá sản; tổ chức không kinh doanh không còn phát sinh nghĩa vụ thuế.
• Bị thu hồi giấy phép thành lập và hoạt động, quyết định thành lập hoặc giấy phép có giá trị tương đương.
• Bị chia, sáp nhập hoặc hợp nhất; đơn vị phụ thuộc chuyển thành đơn vị độc lập hoặc ngược lại; hoặc chuyển sang làm đơn vị phụ thuộc của một đơn vị chủ quản khác.
• Được cơ quan thuế xác định và thông báo không còn hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký sau khi thực hiện xác minh thực tế.
• Nhà thầu nước ngoài, nhà thầu phụ nước ngoài kết thúc hợp đồng.
• Nhà thầu hoặc nhà đầu tư tham gia hợp đồng dầu khí kết thúc hợp đồng hoặc chuyển nhượng toàn bộ quyền lợi tham gia hợp đồng.
• Các chủ thể tham gia hoạt động dầu khí như người điều hành, doanh nghiệp liên doanh, nhà thầu, nhà đầu tư hoặc Tập đoàn đại diện nước chủ nhà chấm dứt hợp đồng hoặc chuyển nhượng toàn bộ quyền lợi tham gia hợp đồng.
• Tổ chức vận hành nền tảng thương mại điện tử hoặc nền tảng số thuộc diện khấu trừ, nộp thay không còn chức năng đặt hàng trực tuyến và thanh toán theo quy định.
• Nhà cung cấp nước ngoài chấm dứt hoạt động kinh doanh tại Việt Nam.

Tìm hiểu thêm: Mã số thuế cá nhân là gì? 

3. Hồ sơ đóng mã số thuế doanh nghiệp 

Khi thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ và hoàn tất các nghĩa vụ liên quan về thuế, hóa đơn và bảo hiểm. Tùy trường hợp đăng ký thuế và hình thức chấm dứt hoạt động, thành phần hồ sơ có thể khác nhau.

Một số giấy tờ thường cần chuẩn bị gồm:

• Văn bản đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế theo mẫu quy định, trong đó có Mẫu 24/ĐK-TCT đối với trường hợp thuộc diện phải nộp hồ sơ trực tiếp.
• Quyết định giải thể/chấm dứt hoạt động của doanh nghiệp theo thẩm quyền.
• Biên bản họp về việc giải thể của Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông, áp dụng đối với doanh nghiệp thuộc trường hợp phải lập biên bản.
• Báo cáo tài chính và các hồ sơ quyết toán thuế tính đến thời điểm chấm dứt hoạt động.
• Hồ sơ quyết toán thuế liên quan như thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân nếu thuộc đối tượng phải quyết toán.
• Hồ sơ xác nhận hoàn thành nghĩa vụ bảo hiểm xã hội theo quy định.
• Hồ sơ xử lý hóa đơn điện tử còn tồn, bao gồm việc hủy hoặc xử lý hóa đơn chưa sử dụng theo quy định.

4. Thủ tục đóng mã số thuế doanh nghiệp

Doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế theo các bước dưới đây:

Bước 1: Rà soát và hoàn thành nghĩa vụ thuế

Trước khi thực hiện thủ tục chấm dứt mã số thuế, doanh nghiệp cần kiểm tra tình trạng nghĩa vụ thuế và hoàn tất các khoản thuế còn phải nộp theo quy định. Trường hợp giải thể, việc quyết toán và thanh toán nghĩa vụ thuế được thực hiện theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp và các lĩnh vực có liên quan.

Doanh nghiệp nên rà soát các nội dung như:

• Các tờ khai thuế còn thiếu hoặc chưa nộp.
• Số tiền thuế, tiền chậm nộp hoặc các khoản khác còn phải thanh toán.
• Tình trạng sử dụng và xử lý hóa đơn điện tử.
• Nghĩa vụ thuế của chi nhánh, văn phòng đại diện và các đơn vị phụ thuộc nếu có.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế

Thành phần hồ sơ phụ thuộc vào việc doanh nghiệp đăng ký thuế cùng với đăng ký kinh doanh hay đăng ký thuế trực tiếp tại cơ quan thuế.

Trường hợp đăng ký thuế đồng thời với đăng ký kinh doanh

Theo khoản 4 Điều 13 Thông tư 90/2026/TT-BTC, khi doanh nghiệp thực hiện giải thể hoặc chấm dứt hoạt động, thủ tục được thực hiện tại cơ quan đăng ký kinh doanh theo cơ chế một cửa liên thông.

Sau khi tiếp nhận thông tin, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ truyền dữ liệu cho cơ quan thuế để thực hiện việc chấm dứt hiệu lực mã số thuế. Thông tin được chuyển gồm:

• Quyết định giải thể doanh nghiệp, hợp tác xã hoặc thông báo tổ hợp tác thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động.
• Thông tin về việc giải thể, chấm dứt tồn tại do chia, hợp nhất hoặc sáp nhập.
• Thông tin chấm dứt hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện.
• Thông tin chấm dứt hoạt động của tổ hợp tác theo quy định.

Trường hợp đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan thuế

Theo khoản 7 Điều 13 Thông tư 90/2026/TT-BTC, hồ sơ được chuẩn bị tùy theo từng loại người nộp thuế:

Đối với tổ chức kinh tế và các tổ chức khác:

• Văn bản đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế theo Mẫu 24/ĐK-TCT.
• Bản sao một trong các giấy tờ phù hợp với trường hợp chấm dứt hoạt động, chẳng hạn quyết định giải thể, quyết định chia, hợp đồng hợp nhất hoặc sáp nhập, quyết định thu hồi giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, thông báo chấm dứt hoạt động hoặc quyết định chuyển đổi.
• Nếu có đơn vị phụ thuộc đã được cấp mã số thuế, đơn vị chủ quản phải thông báo cho đơn vị phụ thuộc để đơn vị này thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế trước.
• Trường hợp đơn vị phụ thuộc chưa thể hoàn thành nghĩa vụ thuế, đơn vị chủ quản phải gửi văn bản điện tử cam kết tiếp nhận và thực hiện toàn bộ nghĩa vụ thuế còn lại của đơn vị phụ thuộc.

Đối với đơn vị trực thuộc:

• Văn bản đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế theo Mẫu 24/ĐK-TCT.
• Bản sao quyết định hoặc thông báo chấm dứt hoạt động đơn vị phụ thuộc.
• Trường hợp đơn vị phụ thuộc bị cơ quan có thẩm quyền thu hồi giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, có thể sử dụng bản sao quyết định thu hồi làm căn cứ thực hiện thủ tục.

Đối với nhà thầu, nhà đầu tư tham gia hợp đồng dầu khí và nhà thầu nước ngoài:

• Văn bản đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế theo Mẫu 24/ĐK-TCT.
• Bản sao tài liệu chứng minh hợp đồng đã kết thúc hoặc quyền lợi tham gia hợp đồng dầu khí đã được chuyển nhượng toàn bộ, tùy từng trường hợp.
• Tài liệu chứng minh đã hoàn thành nghĩa vụ thuế tại Việt Nam.

Bước 3: Gửi hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền

Sau khi chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, doanh nghiệp thực hiện nộp hồ sơ theo hình thức phù hợp với trường hợp của mình. Một số hình thức phổ biến gồm:

Cách 1: Nộp trực tiếp

Doanh nghiệp mang hồ sơ đến bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan thuế quản lý để thực hiện thủ tục.

Cách 2: Nộp qua dịch vụ bưu chính

Hồ sơ được gửi qua đường bưu điện đến cơ quan thuế có thẩm quyền.

Cách 3: Nộp qua Cổng dịch vụ công quốc gia

Để thực hiện hồ sơ đóng mã số thuế doanh nghiệp qua Cổng dịch vụ công quốc gia, cần thực hiện theo các bước sau:

Truy cập website Thuế điện tử tại địa chỉ: thuedientu.gdt.gov.vn

Đăng nhập vào tài khoản doanh nghiệp hoặc tiến hành đăng ký tài khoản mới nếu chưa có.

Vào mục “Đăng ký thuế”, chọn tiếp “Kê khai và nộp hồ sơ ĐKT”.

Lựa chọn tờ khai “24/ĐK-TCT- Văn bản đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế” để điền thông tin.

Hoàn thiện tờ khai và tải lên các tài liệu liên quan theo yêu cầu.

Gửi hồ sơ bằng chữ ký số và theo dõi trạng thái xác nhận từ cơ quan thuế.

Bước 4: Cơ quan thuế tiếp nhận và giải quyết hồ sơ

Sau khi hồ sơ được tiếp nhận, cơ quan thuế sẽ kiểm tra tình trạng đăng ký và nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp để thực hiện các bước xử lý tương ứng. Thời gian và kết quả giải quyết được thực hiện như sau:

• Trong 2 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ, cơ quan thuế quản lý trực tiếp gửi thông báo theo Mẫu 17/TB-ĐKT, trong đó xác định doanh nghiệp có thuộc diện kiểm tra tại trụ sở hay không và thời gian kiểm tra dự kiến nếu có. Trường hợp đơn vị chủ quản đã nộp hồ sơ nhưng đơn vị phụ thuộc chưa hoàn tất thủ tục chấm dứt mã số thuế, cơ quan thuế sẽ thực hiện thông báo theo Mẫu 35/TB-ĐKT.
• Sau khi doanh nghiệp hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ thuế hoặc nghĩa vụ thuế được chuyển giao theo quy định, cơ quan thuế thực hiện chấm dứt hiệu lực mã số thuế và ban hành Thông báo Mẫu 18/TB-ĐKT trong thời hạn 3 ngày làm việc. Với trường hợp thực hiện theo cơ chế liên thông, cơ quan thuế có thể ban hành Mẫu 28/TB-ĐKT để xác nhận việc hoàn thành nghĩa vụ thuế, làm căn cứ thực hiện thủ tục giải thể hoặc chấm dứt hoạt động tại cơ quan đăng ký kinh doanh.
• Đối với hồ sơ được xử lý dựa trên thông tin do cơ quan đăng ký kinh doanh truyền sang, hệ thống đăng ký thuế sẽ tự động kiểm tra và phản hồi tình trạng hoàn thành nghĩa vụ thuế. Khi doanh nghiệp đáp ứng đủ điều kiện, trạng thái mã số thuế được cập nhật trên hệ thống. Nếu doanh nghiệp chưa thực hiện hồ sơ theo yêu cầu, cơ quan thuế có thể gửi Thông báo Mẫu 29/TB-ĐKT yêu cầu người nộp thuế bổ sung, thực hiện hồ sơ.
• Trường hợp doanh nghiệp bị thu hồi giấy phép hoặc thực hiện thủ tục phá sản, cơ quan thuế sẽ căn cứ từng trường hợp để cập nhật trạng thái mã số thuế và ban hành các thông báo liên quan, sau đó tiếp tục xử lý việc chấm dứt hiệu lực mã số thuế theo trình tự tương ứng.
• Nếu doanh nghiệp đã nộp hồ sơ nhưng chưa hoàn thành nghĩa vụ thuế, sau đó cơ quan thuế xác minh doanh nghiệp không còn hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký, cơ quan thuế sẽ cập nhật trạng thái mã số thuế theo quy định, trong đó có thể áp dụng trạng thái 06 đối với trường hợp này.

Xem thêm: Bí quyết quản lý hóa đơn đầu ra cho doanh nghiệp sản xuất nhiều chi nhánh

5. Doanh nghiệp cần hoàn thành nghĩa vụ gì trước khi đóng mã số thuế?

Trước khi thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế, doanh nghiệp cần rà soát và hoàn tất các nghĩa vụ còn tồn với cơ quan thuế. Một số nội dung quan trọng cần xử lý gồm:

• Hoàn thành các tờ khai thuế còn thiếu: Kiểm tra và nộp đầy đủ các hồ sơ khai thuế theo kỳ, bao gồm tờ khai thuế GTGT, TNCN, TNDN và các loại thuế khác nếu có.
• Thanh toán toàn bộ tiền thuế còn nợ: Doanh nghiệp cần kiểm tra số thuế phải nộp, tiền chậm nộp và các khoản nghĩa vụ tài chính khác để thực hiện thanh toán đầy đủ.
• Thực hiện quyết toán thuế: Trường hợp giải thể hoặc chấm dứt hoạt động, doanh nghiệp cần thực hiện quyết toán các sắc thuế liên quan đến thời điểm chấm dứt hoạt động theo quy định.
• Xử lý hóa đơn điện tử: Rà soát tình trạng hóa đơn đã phát hành, hóa đơn chưa sử dụng và thực hiện hủy hoặc xử lý hóa đơn theo quy định.
• Hoàn tất nghĩa vụ của chi nhánh, đơn vị phụ thuộc: Nếu doanh nghiệp có chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị phụ thuộc đã được cấp mã số thuế riêng, cần kiểm tra và xử lý nghĩa vụ thuế của các đơn vị này.
• Xử lý các khoản thuế được hoàn hoặc còn được khấu trừ: Nếu phát sinh tiền thuế nộp thừa hoặc thuế GTGT còn được khấu trừ, doanh nghiệp cần thực hiện xử lý theo quy định trước khi hoàn tất thủ tục.
• Hoàn thành các nghĩa vụ liên quan khác: Bao gồm nghĩa vụ bảo hiểm xã hội, tiền phạt vi phạm hành chính về thuế và các khoản phải nộp khác nếu có.

6. Lưu ý khi thực hiện đóng mã số thuế doanh nghiệp

Trong quá trình chấm dứt hiệu lực mã số thuế, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ tình trạng mã số thuế và các nghĩa vụ còn tồn để tránh phát sinh vướng mắc về sau. Một số vấn đề cần lưu ý gồm:

Mã số thuế đang ở trạng thái tạm ngừng hoặc bị tạm đóng

Nếu mã số thuế đang bị tạm ngừng hoặc tạm đóng do doanh nghiệp chưa hoàn tất thủ tục giải thể, phá sản hoặc thuộc trường hợp bị cơ quan thuế xử lý, doanh nghiệp cần giải quyết tình trạng này trước khi thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế.

Trong thời gian hồ sơ chưa được cơ quan có thẩm quyền giải quyết, doanh nghiệp có thể bị hạn chế một số giao dịch liên quan đến mã số thuế như sử dụng hóa đơn, thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp hoặc thực hiện các thủ tục thuế khác.

Không tự ý bỏ thủ tục sau khi ngừng hoạt động

Việc doanh nghiệp ngừng kinh doanh trên thực tế không đồng nghĩa với việc đã hoàn tất nghĩa vụ thuế. Nếu không thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế, doanh nghiệp vẫn có thể phải thực hiện các nghĩa vụ khai, nộp thuế và quyết toán theo quy định.

Trường hợp để tồn đọng nghĩa vụ có thể dẫn đến:

• Phát sinh tiền chậm nộp và xử phạt: Các hồ sơ khai thuế, báo cáo hoặc khoản thuế chưa hoàn thành đúng hạn có thể bị xử lý theo quy định.
• Tồn đọng nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp: Các khoản thuế, tiền phạt hoặc nghĩa vụ tài chính chưa hoàn tất vẫn được cơ quan thuế theo dõi và yêu cầu xử lý.
• Gây khó khăn cho các thủ tục tiếp theo: Tình trạng mã số thuế chưa được xử lý có thể ảnh hưởng đến việc thực hiện một số thủ tục đăng ký, thay đổi hoặc thành lập doanh nghiệp mới.
• Ảnh hưởng tình trạng pháp lý của doanh nghiệp: Việc không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký nhưng không hoàn tất thủ tục với cơ quan thuế có thể khiến doanh nghiệp bị cơ quan thuế xác định không hoạt động tại địa chỉ đăng ký và cập nhật trạng thái tương ứng.

Trên đây Phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice đã cung cấp thông tin về “Thủ Tục Đóng Mã Số Thuế Doanh Nghiệp. Mới Nhất 2023“. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc. 

EasyInvoice giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nhanh chóng, đáp ứng đầy đủ quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Phần mềm hỗ trợ phát hành hóa đơn chính xác, kết nối trực tiếp với cơ quan Thuế và tối ưu quy trình bán hàng cho nhiều ngành nghề.

EasyInvoice – Giải pháp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

• Đáp ứng đầy đủ quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
• Giao diện trực quan, dễ sử dụng, giúp phát hành hóa đơn nhanh chóng ngay trên máy tính tiền.
• Hỗ trợ phát hành hàng loạt hóa đơn, giảm thời gian xử lý và hạn chế sai sót.
• Tự động truyền dữ liệu hóa đơn đến Hệ thống thông tin quản lý thuế của Cục Thuế 24/7.
• Gửi hóa đơn điện tử qua email, SMS và nhiều phương thức khác ngay sau khi phát hành.
• Hỗ trợ tạo, phát hành và quản lý hóa đơn trên cả máy tính và thiết bị di động, giúp doanh nghiệp làm việc mọi lúc, mọi nơi.

Đăng ký dùng thử EasyInvoice ngay hôm nay để trải nghiệm giải pháp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nhanh chóng, an toàn và luôn cập nhật theo quy định mới nhất.

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ KHỞI TẠO TỪ MÁY TÍNH TIỀN

Video giới thiệu Phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử

Zalo tư vấn mua hàng: https://zalo.me/softdreams

Website: https://easyinvoice.vn/

Email: info@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn