Hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành bắt buộc với hầu hết doanh nghiệp và hộ kinh doanh tại Việt Nam. Dạng dữ liệu điện tử này sẽ giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh ghi nhận thông tin bán hàng và cung cấp dịch vụ theo quy định pháp luật. Bạn có thể hiểu rõ hơn về loại hóa đơn điện tử này thông qua bài viết tại Phần mềm hóa đơn điện tử Easyinvoice bên dưới. 

1. Tìm hiểu về hóa đơn điện tử

Thông tin bên dưới sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về hóa đơn điện tử: 

1.1 Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là hóa đơn được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, do tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về thuế và kế toán.

HĐĐT có thể có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế (CQT). Khi đáp ứng đúng định dạng, nội dung và chữ ký điện tử theo quy định, hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy.

1.2 Đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Từ 01/7/2026, các đối tượng sau bắt buộc sử dụng HĐĐT bao gồm:

1.3 Các loại hóa đơn điện tử hiện nay

Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, các loại HĐĐT phổ biến gồm:

• Hóa đơn giá trị gia tăng điện tử: Dùng cho cơ sở kinh doanh kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
• Hóa đơn bán hàng điện tử: Dùng cho cơ sở kinh doanh tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp.
• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Cơ quan thuế cấp mã trước khi phát hành.
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Người bán tự tạo và ký số, không cần mã CQT (nhưng vẫn phải truyền dữ liệu lên CQT).
• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền: Dành cho bán lẻ, F&B, siêu thị… có kết nối trực tiếp với CQT.
• Chứng từ điện tử khác: Phiếu thu, phiếu chi, biên lai điện tử… (nếu có quy định riêng).

1.4 Các nội dung cần có trên hóa đơn điện tử

Theo Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, HĐĐT phải có các nội dung sau:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
• Số hóa đơn.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế (hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách / số định danh cá nhân) của người mua.
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ.
• Thành tiền chưa thuế GTGT, thuế suất, tổng tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán.
• Chữ ký của người bán; chữ ký của người mua không bắt buộc (trừ khi hai bên có thỏa thuận).
• Thời điểm lập hóa đơn (hiển thị theo ngày/tháng/năm).
• Thời điểm ký số trên HĐĐT.
•  Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có).
•  Các nội dung khác liên quan (nếu có).

Xem thêm: Thông tư 91/2026/TT-BTC: Hướng dẫn toàn diện về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử

2. Hướng dẫn đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử

Quy trình đăng ký và sử dụng HĐĐT năm 2026 gồm 4 bước chính:

Bước 1: Đăng ký tài khoản trên Cổng thông tin điện tử Cục Thuế

Truy cập hoadondientu.gdt.gov.vn và nộp tờ khai đăng ký theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT (ban hành kèm Thông tư 91/2026/TT-BTC). Các thông tin cần chuẩn bị bao gồm: 

• Tên người nộp thuế, mã số thuế.
• Cơ quan thuế quản lý.
• Người liên hệ, địa chỉ, điện thoại, email.

Bước 2: Lựa chọn phần mềm HĐĐT được chấp nhận

Chọn nhà cung cấp phần mềm HĐĐT đã được CQT chấp nhận (ví dụ: EasyInvoice). Phần mềm phải có chức năng kết nối, truyền dữ liệu với CQT theo chuẩn XML quy định tại Thông tư 91/2026/TT-BTC và Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Bước 3: Đăng ký sử dụng với cơ quan thuế

Gửi đăng ký qua hệ thống (thường qua phần mềm hoặc cổng CQT) và chờ xác nhận (thường 1-3 ngày làm việc). Trong thời gian chờ, doanh nghiệp vẫn có thể phát hành hóa đơn giấy tạm thời (nếu cần).

Bước 4: Phát hành hóa đơn

Nhập dữ liệu giao dịch vào phần mềm. Ký số bằng chữ ký điện tử của người bán. Gửi HĐĐT cho khách hàng (qua email, SMS, Zalo, hoặc cổng tra cứu). Đồng thời truyền dữ liệu lên CQT trong thời hạn tối đa 01 ngày làm việc kể từ ngày lập.

Xem thêm: Top 5 Đơn Vị Cung Cấp Hóa Đơn Điện Tử Khởi Tạo Từ Máy Tính Tiền Uy Tín 2026

3. Thời điểm lập hóa đơn điện tử

Theo Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập HĐĐT được quy định như sau: 

• Bán hàng hóa (bao gồm bán/chuyển nhượng tài sản công, bán hàng dự trữ quốc gia): Thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa. 
• Xuất khẩu hàng hóa (bao gồm gia công xuất khẩu): Thời điểm do người bán tự xác định, nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan. 
• Cung cấp dịch vụ: Thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. 
• Thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ: Thời điểm thu tiền (không bao gồm tiền đặt cọc theo Bộ luật Dân sự). 
• Giao dịch phát sinh ngoài giờ làm việc (người bán không có phần mềm tự động): Được phép lập chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo. 

Xem thêm: 3 Cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Thông tư 91/2026/TT-BTC từ 01/7/2026

4. Câu hỏi thường gặp khi sử dụng hóa đơn điện tử

Dưới đây là những câu hỏi thường gặp liên quan đến việc sử dụng hóa đơn điện tử: 

4.1 Lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào?

HĐĐT phải được lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử trong thời hạn 10 năm kể từ ngày lập (theo Luật Quản lý thuế 2025). Người bán và người mua đều có trách nhiệm lưu trữ bản điện tử gốc (file XML có chữ ký số), có thể lưu trên: 

• Máy chủ nội bộ.
• Dịch vụ lưu trữ đám mây.
• Phần mềm kế toán/HĐĐT có chức năng lưu trữ.

Xem chi tiết: Hướng Dẫn Lưu Trữ Hóa Đơn Điện Tử

4.2 Tra cứu hóa đơn điện tử hợp lệ

Truy cập cổng tra cứu chính thức hoadondientu.gdt.gov.vn hoặc cổng của nhà cung cấp phần mềm. Nhập mã số thuế người bán, số hóa đơn, ngày lập hoặc quét mã QR (nếu có). Hệ thống sẽ hiển thị trạng thái: Hợp lệ / Đã hủy / Đã thay thế.

4.3 Hóa đơn điện tử có liên không?

Không. HĐĐT không có liên như hóa đơn giấy (liên 1, liên 2, liên 3…). Thay vào đó, HĐĐT tồn tại dưới dạng một file dữ liệu điện tử duy nhất (thường là XML). Người bán và người mua cùng truy cập, tải về và lưu trữ cùng một file gốc.

4.4 Hóa đơn điện tử có cần chữ ký điện tử của người mua không?

Không bắt buộc. Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, trên HĐĐT không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua, trừ trường hợp người mua và người bán có thỏa thuận bằng văn bản. Chỉ bắt buộc có chữ ký số của người bán.

4.5 Cách xử lý hóa đơn điện tử lập sai

Khi phát hiện HĐĐT lập sai, người bán có thể thực hiện một trong các biện pháp sau tùy tình huống: 

• Hóa đơn chưa gửi cho người mua: Hủy hóa đơn ngay trên phần mềm trước khi truyền lên CQT.
• Hóa đơn đã gửi nhưng chưa kê khai thuế: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế (ghi rõ lý do).
• Hóa đơn đã kê khai thuế: Lập hóa đơn điều chỉnh (nếu sai số tiền, thuế suất) hoặc hóa đơn thay thế (nếu sai thông tin người mua, tên hàng…).
• Hóa đơn sai không thể điều chỉnh: Hủy hóa đơn cũ và lập hóa đơn mới, đồng thời giải trình với CQT nếu cần.

4.6 Các trường hợp không phải xuất hóa đơn điện tử

Theo quy định, các trường hợp không phải xuất HĐĐT gồm:

• Giao dịch có doanh thu dưới 200.000 đồng/lần và người mua không yêu cầu lấy hóa đơn (áp dụng cho bán lẻ).
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm dưới 1 tỷ đồng và không thuộc diện bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu.
• Các giao dịch không thuộc diện chịu thuế GTGT (ví dụ: chuyển nhượng quyền sử dụng đất của cá nhân không kinh doanh BĐS).
• Các chứng từ khác thay thế theo quy định riêng (ví dụ: vé máy bay, vé tàu, hóa đơn bán hàng đặc thù).

Xem ngay: Thời điểm xuất hóa đơn điện tử 2026 cho từng loại dịch vụ

5. Lập và quản lý hóa đơn điện tử nhanh chóng với EasyInvoice

EasyInvoice là một trong những phần mềm HĐĐT được nhiều doanh nghiệp và hộ kinh doanh tại Việt Nam lựa chọn nhờ các tính năng vượt trội:

• Tích hợp sẵn mẫu HĐĐT theo đúng quy định Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC.
• Kết nối trực tiếp với CQT, tự động truyền dữ liệu trong vòng 01 ngày làm việc.
• Hỗ trợ đa nền tảng: Web, mobile app, tích hợp với phần mềm kế toán (EasyBooks), bán hàng, ERP.
• Tự động cập nhật quy định mới khi có thay đổi về thuế, mẫu biểu, ký hiệu hóa đơn.
• Quản lý tập trung: Theo dõi trạng thái hóa đơn (đã gửi, đã xem, đã hủy, đã thay thế).
• Báo cáo thuế tự động: Xuất dữ liệu phục vụ kê khai thuế GTGT, TNCN, TNDN.

Việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử không chỉ là yêu cầu bắt buộc mà còn giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, giảm rủi ro pháp lý và nâng cao hiệu quả quản lý. Hãy đăng ký và triển khai sớm để đảm bảo tuân thủ quy định mới nhất trong năm 2026 này. 

Trên đây Hóa đơn điện tử EasyInvoice đã cung cấp thông tin về “Hóa Đơn Điện Tử Là Gì?“. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc. 

Đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice để khám phá giải pháp hóa đơn điện tử tiện lợi, tích hợp tạo hóa đơn từ máy tính tiền cùng nhiều ưu đãi hấp dẫn

EasyInvoice giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nhanh chóng, đáp ứng đầy đủ quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Phần mềm hỗ trợ phát hành hóa đơn chính xác, kết nối trực tiếp với cơ quan Thuế và tối ưu quy trình bán hàng cho nhiều ngành nghề.

EasyInvoice – Giải pháp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

• Đáp ứng đầy đủ quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
• Giao diện trực quan, dễ sử dụng, giúp phát hành hóa đơn nhanh chóng ngay trên máy tính tiền.
• Hỗ trợ phát hành hàng loạt hóa đơn, giảm thời gian xử lý và hạn chế sai sót.
• Tự động truyền dữ liệu hóa đơn đến Hệ thống thông tin quản lý thuế của Cục Thuế 24/7.
• Gửi hóa đơn điện tử qua email, SMS và nhiều phương thức khác ngay sau khi phát hành.
• Hỗ trợ tạo, phát hành và quản lý hóa đơn trên cả máy tính và thiết bị di động, giúp doanh nghiệp làm việc mọi lúc, mọi nơi.

Đăng ký dùng thử EasyInvoice ngay hôm nay để trải nghiệm giải pháp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nhanh chóng, an toàn và luôn cập nhật theo quy định mới nhất.

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ KHỞI TẠO TỪ MÁY TÍNH TIỀN

Video giới thiệu Phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử

Zalo tư vấn mua hàng: https://zalo.me/softdreams

Website: https://easyinvoice.vn/

Email: info@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn