Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử chắc hẳn bạn không ít lần nghe tới hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế và bạn đang cần tìm hiểu ngay về loại hóa đơn này?

Nếu vậy thì bài viết này chính xác là dành cho bạn.

Tùy theo điều kiện của mỗi doanh nghiệp mà Cơ quan thuế sẽ phân đối tượng được sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế và hóa đơn điện tử không có mã, tương tự như hóa đơn giấy truyền thống trước đây.

1. Hoá đơn điện tử là gì?

Căn cứ theo Điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định về hóa đơn điện tử như sau:

“Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử”.

Hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:

• Hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hóa đơn khác bao gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,…;
• Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…

Hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

2. Hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế là gì?

Hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế là loại hóa đơn điện tử được cấp mã xác thực và số xác thực thông qua hệ thống xác thực của Cơ quan thuế.

Trong đó:

Mã xác thực và số xác thực là chuỗi các ký tự được mã hóa và cung cấp bởi hệ thống xác thực của Tổng cục thuế dựa trên các thông tin hóa đơn bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp.

                        Hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế có Số xác thực và Mã xác thực ở trên

Ngoài 2 chuỗi trên thì trên hóa đơn điện tử có mã xác thực sẽ có thêm 1 mã QR nằm trên góc phải bên trên của hóa đơn. Thông qua các thiết bị điện tử cài phần mềm đọc mã QR, người sử dụng có thể đọc và kiểm tra nhanh các thông tin trên hóa đơn.

Với loại hóa đơn này, người bán phải ký điện tử trên hóa đơn khi Cơ quan thuế cấp mã và số hóa đơn xác thực.

Số 0 trong ký hiệu mẫu số hóa đơn để thể hiện số liên hóa đơn và trên hóa đơn điện tử có mã xác thực không phải có tên liên hóa đơn.

Doanh nghiệp có thể phát hành hóa đơn điện tử có mã xác thực của CQT sau khi đã đăng ký phát hành thành công trên phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục thuế (T-VAN).

Với hóa đơn điện tử có mã xác thực, doanh nghiệp sẽ không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

Bên bán và bên mua đều có thể kiểm tra kết quả xác thực hóa đơn thông qua việc truy cập cổng thông tin điện tử Tổng cục thuế và nhập các thông tin về hóa đơn điện tử có mã xác thực của Cơ quan thuế.

3. Mô hình cấp mã xác thực

Khi doanh nghiệp tham gia sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực, dựa vào quy mô của doanh nghiệp sẽ có các mô hình cấp mã xác thực riêng, cụ thể là:

3.1 Mô hình cấp mã xác thực hóa đơn tập trung

Là mô hình sử dụng hệ thống các thiết bị cấp mã xác thực và ứng dụng công nghệ thông tin đặt tại Tổng cục thuế để cấp mã xác thực cho hóa đơn của các doanh nghiệp.

3.2 Mô hình cấp mã xác thực hóa đơn phân tán

Là loại mô hình cấp mã xác thực sử dụng các thiết bị cấp mã xác thực và ứng dụng công nghệ thông tin của Tổng cục thuế nhưng được đặt tại doanh nghiệp.

Và để hình dung cho dễ, mời bạn tham khảo qua hệ thống sau:

Mô hình về hệ thống cấp mã xác thực của Cơ quan thuế

3.3 Điều kiện tham gia vào hệ thống hóa đơn điện tử có mã xác thực của Tổng cục thuế

Doanh nghiệp cần phải thỏa mãn các điều kiện sau đây nếu muốn tham gia vào hệ thống trên của Tổng cục Thuế, đó là:

– Doanh nghiệp đang hoạt động và đã được cấp mã số thuế.

– Doanh nghiệp sở hữu chứng thư số theo quy định của pháp luật. Chứng thư số phải có thông tin về mã số thuế và đang trong thời gian còn hiệu lực.

– Doanh nghiệp hoạt động tại địa bàn có khả năng truy cập và sử dụng mạng Internet.

Sau khi doanh nghiệp tham gia vào hệ thống hóa đơn điện tử có mã xác thực của Tổng tục thuế thì có thể sử dụng các phần mềm để lập hóa đơn như:

• Phần mềm ICA do Tổng cục thuế cung cấp
• Phần mềm LHD lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp
• Các phần mềm do đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử như phần mềm Easyinvoice của Công ty Softdreams Việt Nam.

Tham khảo thêm bài viết: Hóa đơn điện tử là gì?

4. Ưu điểm, nhược điểm của hóa đơn điện tử có mã và không có mã của Cơ quan thuế

4.1 Ưu điểm

– Hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế:

• Điều kiện về hạ tầng CNTT: chỉ cần có máy tính kết nối internet và sử dụng phần mềm lập hóa đơn;
• Hóa đơn sau khi xuất gửi lên cơ quan thuế để cấp mã nên có tính bảo mật cao, được khách hàng tin tưởng;
• Không cần phải kiểm soát việc gửi dữ liệu hóa đơn lên thuế do đã gửi khi cấp mã;
• Khách hàng khi nhận được hóa đơn có thể vào cổng thông tin của Tổng cục thuế tra cứu ngay thông tin hóa đơn;

– Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:

• Hóa đơn sau khi xuất không cần gửi lên thuế cấp mã nên linh hoạt về thời điểm lập hóa đơn;
• Không lo gián đoạn xuất hóa đơn trên hệ thống thuế bị sự cố;

4.2 Nhược điểm:

– Hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế:

• Hóa đơn khi xuất phải gửi ngay lên cơ quan thuế để cấp mã nên không linh hoạt về thời điểm xuất hóa đơn;
• Phụ thuộc vào hệ thống của cơ quan thuế khi cấp mã nên khi hệ thống có sự cố sẽ bị gián đoạn xuất hóa đơn;

– Hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan thuế: 

• Điều kiện về hạ tầng CNTT: cần phải có thêm hệ thống phần mềm kế toán;
• Phải kiểm soát việc gửi dữ liệu hóa đơn lên thuế trong ngày;
• Có thể gặp rủi ro phạt do gửi chậm dữ liệu hóa đơn lên thuế;

Hóa đơn điện tử EasyInvoice – Giải pháp số hóa giấy tờ số 1 hiện nay

Quý doanh nghiệp nhanh tay đăng ký để trải nghiệm miễn phí phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice:

• Tiết kiệm 90% thời gian – chi phí in ấn, vận chuyển, bảo quản và lưu trữ hóa đơn doanh nghiệp;
• Bảo mật dữ liệu an toàn tuyệt đối, chống làm giả, không lo cháy, thất lạc hay mất hóa đơn;
• Gửi nhận hóa đơn ngay sau khi phát hành, thu nợ – quyết toán đơn giản, nhanh gọn;
• Tra cứu hóa đơn mọi lúc, mọi nơi. Tự động tổng hợp tờ khai thuế, hạch toán điện tử;

———————

LIÊN HỆ ĐỂ ĐƯỢC HỖ TRỢ NGAY VỀ SẢN PHẨM

Hotline: 0981 772 388 – 1900 56 56 53

Email: contact@softdreams.vn

Website: easyinvoice.vn

Facebook: Hóa đơn điện tử – EasyInvoice