0766 074 666
7 Tháng mười một, 2019 EasyInvoice là phần mềm hóa đơn điện tử phổ biến và hiện đang được sử dụng bởi hơn 30.000 doanh nghiệp trên cả nước.
Để hỗ trợ tốt nhất cho các doanh nghiệp trong quá trình sử dụng, tại bài viết này chúng tôi sẽ hướng dẫn cách sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice một cách chi tiết nhất.
Nội dung bài viết
I. Đôi nét về hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử là hình thức hóa đơn hiện đại được sử dụng trên nền tảng điện tử, vốn đã được sử dụng ở các nước phát triển từ khá lâu.
Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC:
“Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp về dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận. lưu trữ và quản lý thông qua phương tiện là các thiết bị điện tử”.
Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập và xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp MST khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Hiện nay, rất nhiều tổ chức, doanh nghiệp đã nhanh chóng chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử vì nắm rõ được những lợi ích mà nó đem lại. Tuy nhiên cũng còn nhiều đơn vị, doanh nghiệp và tổ chức lo ngại về các vấn đề phát sinh nên chưa muốn sử dụng.
II. EasyInvoice – Phần mềm hóa đơn điện tử dễ sử dụng nhất
Trước hết cần phải nói rằng EasyInvoice là một trong những phần mềm hóa đơn điện tử được lập trình theo hướng gần gũi và dễ hiểu nhất dành cho người dùng.
Hầu hết các phần mềm hóa đơn điện tử hiện nay đều có thể đáp ứng được mọi nhu cầu cơ bản của kế toán doanh nghiệp như: Lập, phát hành, gửi và lưu trữ, tuy nhiên không phải phần mềm nào cũng dễ sử dụng.
Là một trong những phần mềm hóa đơn điện tử phổ biến nhất hiện nay, EasyInvoice đang là sự lựa chọn hàng đầu của nhiều doanh nghiệp bởi một số yếu tố sau:
– Đáp ứng đầy đủ và chính xác các yêu cầu của người dùng doanh nghiệp.
– Tiết kiệm chi phí và thời gian.
– Giao diện đơn giản, dễ sử dụng với ngôn ngữ 100% tiếng Việt.
– Đội ngũ hỗ trợ xử lý nghiệp vụ tận tình xuyên suốt quá trình sử dụng.
Phần mềm EasyInvoice được triển khai trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây giúp nâng cao tính bảo mật dữ liệu hóa đơn điện tử của doanh nghiệp. Tránh các nguy cơ về virus, mất cắp hay truy cập trái phép dữ liệu.
Cùng với khả năng chia sẻ dữ liệu trong hệ thống, các doanh nghiệp có thể dễ dàng truy cập, tra cứu thông tin hóa đơn ở bất kỳ đâu chỉ với các thiết bị smartphone, tablet, pc…
Chính vì vậy, nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một phần mềm hóa đơn điện tử tối ưu, giao diện thân thiện và dễ sử dụng thì EasyInvoice chính là dành cho các bạn.
>> Xem thêm bài viết: Nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất thị trường
III. Hướng dẫn cách sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice
Để giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice, ở phần này chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn với từng hạng mục tương ứng với các chức năng trên hệ thống phần mềm.
Nếu như các bạn có không hiểu ở phần nào thì hãy liên hệ để chúng tôi có thể giải đáp giúp quý vị nhé.
Và các chức năng này chính là:
1/ Tạo lập thông tin hệ thống
Để có thể sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, trước hết bạn cần tạo lập thông tin trên hệ thống của phần mềm bao gồm: Thông tin đơn vị, chữ ký số và mail thông báo.
Để tiến hành tạo lập các thông tin, bạn có thể click vào chi tiết từng bài viết hướng dẫn nhỏ hơn dưới đây, cụ thể:
Để tạo lập thông tin đơn vị, chữ ký số và mail thông báo, đây là bài viết hướng dẫn chi tiết cho bạn:
Và bài dưới đây là hướng dẫn chi tiết hơn cách quản trị người dùng trên hệ thống phần mềm EasyInvoice:
Hướng dẫn quản trị người dùng – phân quyền người dùng trên hệ thống
2/ Đăng ký phát hành hóa đơn điện tử
Sau khi tạo lập thông tin trên hệ thống, trước khi có thể phát hành hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần phải thực hiện: Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử – Lập quyết định phát hành thông báo phát hành – Đăng ký mẫu hóa đơn để gửi Cơ quan Thuế.
* Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Đây là bước đầu tiên bạn cần phải thực hiện trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, để thông báo phát hành sử dụng hóa đơn điện tử bạn truy cập hệ thống EasyInvoice và thực hiện lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử các bước chi tiết: TẠI ĐÂY.
* Quyết định phát hành hóa đơn điện tử
Thực hiện quyết định phát hành hóa đơn điện tử trên phần mềm HĐĐT EasyInvoice khá đơn giản bởi trên hệ thống đã có sẵn loại hóa đơn phát hành, người dùng chỉ việc click chọn theo hướng dẫn và gửi lên cơ quan thuế. Để đi vào cụ thể các bước, bạn xem chi tiết TẠI ĐÂY.
* Quản lý mẫu hóa đơn đã đăng ký
Với hóa đơn điện tử EasyInvoice, bạn có thể dễ dàng quản lý được danh sách mẫu hóa đơn đã đăng ký trước đó. Những mẫu hóa đơn đã đăng ký được hệ thống hiện thị ở màn hình này với trạng thái “Chưa sử dụng”, bên cạnh đó còn có toàn bộ mẫu hóa đơn hiện có trong hệ thống với các trạng thái “Đã hủy, Đang sử dụng” với các thông tin chi tiết như “Số lượng, ngày bắt đầu sử dụng…”.
Chi tiết hướng dẫn về Quản lý mẫu hóa đơn đã đăng ký TẠI ĐÂY.
3/ Xử lý nghiệp vụ
Phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice đáp ứng được mọi yêu cầu của người dùng về nghiệp vụ hóa đơn, hỗ trợ chính xác và tối ưu trong các trường hợp như chuyển đổi hóa đơn, điều chỉnh hóa đơn, lập hóa đơn thay thế, hủy hóa đơn, thanh toán hoặc xóa bỏ hóa đơn…
Bài viết hướng dẫn chi tiết từng thao tác như sau:
4/ Thống kê và báo cáo
Phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice hỗ trợ đầy đủ các loại báo cáo và thông kê như: thống kê tình hình sử dụng sử hóa đơn (theo tháng & chi tiết), báo cáo hủy hóa đơn, báo cáo sửa đổi hóa đơn, báo cáo thay thế hóa đơn, báo cáo tạo lập và phát hành hóa đơn…
Theo đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được tối đa thời gian trong công tác lập báo cáo, thống kê dữ liệu. Bên cạnh đó, việc lập báo cáo, thống kê trên hệ thống được thực hiện vô cùng đơn giản và nhanh chóng.
>> Bảng kê tạo lập và phát hành hóa đơn
>> Báo cáo hủy hóa đơn – Sửa đổi hóa đơn
>> Tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng và bảng kê chi tiết
5/ Quản lý danh mục khách hàng, sản phẩm
Sử dụng EasyInvoice người dùng có thể dễ dàng quản lý thông tin khách hàng, sản phẩm giúp dễ dàng tra cứu hóa đơn sau khi phát hành thành công, lấy dữ liệu để tạo lập nội dung thông tin hóa đơn… Tại đây, chúng tôi luôn có hướng dẫn sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice chi tiết cho từng nghiệp vụ.
>> Quản lý sản phẩm – sử dụng danh sách mail
>> Tạo lập, quản lý khách hàng
6/ Quản lý danh sách hóa đơn
Hỗ trợ tối ưu cho người dùng, trong chức năng này EasyInvoice hướng dẫn chi tiết cách tìm kiếm hóa đơn – phát hành, gửi hóa đơn đến khách hàng và cách tra mã hóa đơn như thế nào giúp cho quá trình sử dụng của người dùng được thực hiện xuyên suốt mà không gặp phải những khó khăn.
7/ Thống kê báo cáo gửi Cơ quan Thuế
Khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện trách nhiệm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đến Cơ quan Thuế. Trước đây, việc lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giấy gây ra nhiều khó khăn cho kế toán như thường xảy ra những sai sót, nộp chậm… nhưng sử dụng hóa đơn điện tử EasyInvoice việc lập báo cáo tình hình sử dụng sẽ được tạo lập một cách nhanh chóng, đơn giản và chính xác.
>> Tình hình sử dụng hóa đơn với Cơ quan Thuế
Trên là hướng dẫn sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice một cách bao quát nhất, giúp người dùng hình dung ra toàn bộ các chức năng trên hệ thống phần mềm. EasyInvoice là một phần mềm được nghiên cứu và xây dựng dựa trên những trải nghiệm thực tế của người dùng, do đó bạn có thể làm quen sử dụng EasyInvoice một cách nhanh chóng mà không cần đọc tài liệu hướng dẫn.
Hơn nữa, khi đăng ký triển khai hóa đơn điện tử EasyInvoice khách hàng sẽ được đội ngũ chuyên viên hướng dẫn sử dụng đến khi thành thạo thông qua ultraviewer, hotline, zalo… và sẵn sàng nhận mọi cuộc gọi xử lý khó khăn cho khách hàng trong quá trình sử dụng.
Tổng hợp toàn bộ các hướng dẫn bạn có thể tham khảo tại đây: https://easyinvoice.vn/huong-dan/
Quý khách hàng có nhu cầu sử dụng thử phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice có thể click vào link bên dưới để đăng ký demo.
DÙNG THỬ PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ EASYINVOICE
Quý khách hàng có nhu cầu sử dụng hoặc cần tư vấn những vấn đề liên quan đến hóa đơn điện tử vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin bên dưới.
Để được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp vui lòng liên hệ
Điện thoại: 0981 772 388 – 1900 56 56 53
Email: contact@softdreams.vn
Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn
29 Tháng mười, 2024 
