Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng 2019

Hướng dẫn làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng 2019

Bởi EasyInvoice.vn - 15/10/2019 319 lượt xem

Rất nhiều doanh nghiệp băn khoăn các vấn đề như cách lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng, thông báo phát hành lần 2 ra sao.

Chính vì vậy, ở bài viết này, EasyInvoice sẽ hướng dẫn các bạn làm kế toán hoặc các chủ doanh nghiệp cách lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử đơn giản nhất trong năm 2019.

Khoản 3 điều 1 của Thông tư 37/2017/TT-BTC đã quy định:

Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến Cơ quan thuế quản lý chậm nhất là 2 ngày trước khi các tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn”.

Điều này đã rút ngắn thời gian được phép sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp so với trước đây là gửi thông báo phát hành trước 5 ngày và bắt đầu sử dụng hóa đơn trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày đăng ký trong Thông tư 32/2011/TT-BTC.

hướng dẫn lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử
EasyInvoice hướng dẫn lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử với Cơ quan thuế

Như vậy, bạn phải gửi cả thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu. Trong đó, mẫu hóa đơn gửi sẽ được sử dụng khi bán hàng hóa và dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn.

Cơ quan thuế sẽ có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức kinh doanh thanh lý hợp đồng in khi đã lập thông báo phát hành hóa đơn đối với các hợp đồng đặt in hóa đơn không quy định thời hạn thanh lý hợp đồng (đối với hóa đơn đặt in) và không bị xử phạt.

Nếu Cơ quan thuế nhận thấy thông báo phát hành hóa đơn của doanh nghiệp không đủ nội dung theo quy định thì trong hạn 2 ngày làm việc (tính từ thời điểm nhận được thông báo) sẽ có văn bản thông báo tới tổ chức, doanh nghiệp. Lúc này, doanh nghiệp của bạn cần phải điều chỉnh và gửi lại bản thông báo mới.

Như vậy, nếu sau 2 ngày doanh nghiệp bạn gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng mà không nhận được thông báo của Cơ quan thuế thì có thể bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.

Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice giúp tiết kiệm chi phí và luôn có sẵn những ưu đãi hấp dẫn dành cho bạn. Cùng với đội ngũ hỗ trợ viên luôn sẵn sàng tư vấn nhiệt tình 24/7:

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ MIỄN PHÍ

Trên đây là những sơ bộ về quy trình lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử, chúng ta cùng đi đến phần chuẩn bị hồ sơ cho việc lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng nhé.

I. Chuẩn bị hồ sơ

Nếu doanh nghiệp bạn chuẩn bị lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng thì cần phải chuẩn bị đầy đủ những thứ sau đây:

1. Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử

Bạn cần phải điền đầy đủ thông tin trong quyết định sử dụng hóa đơn điện tử trong Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC.

Xem chi tiết mẫu ở ảnh dưới hoặc Download tại đây.

mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử

2. Mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Các bạn điền vào mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo mẫu số 2 phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC.

Xem chi tiết trong ảnh hoặc Download tại đây.

Mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử

3. Hóa đơn mẫu

Đây là mẫu hóa đơn mà doanh nghiệp của bạn sẽ sử dụng để xuất hóa đơn trong mỗi lần bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn.

Chính vì vậy, nếu doanh nghiệp bạn muốn nó có tính thẩm mỹ hãy lựa chọn lấy một mẫu hóa đơn đẹp nhé.

Nếu bạn sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, bạn có thể linh động trong việc chỉnh sửa và thay đổi các mẫu hóa đơn điện tử. Ngoài ra, Easyinvoice còn giúp các doanh nghiệp tự động thiết kế các mẫu hóa đơn theo nhu cầu riêng.

Như vậy, trên đây là 3 loại mẫu trong hồ sơ bạn cần chuẩn bị để lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng.

Lưu ý:

– Hóa đơn mẫu cùng với mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử phải được scan chung vào 1 bản dưới dạng word (file có đuôi .doc).

– Cần phải chuẩn bị thêm một bản mẫu thông báo phát hành hóa đơn có định dạng Excel (đuôi .xml)

– Phải chuẩn bị chữ ký số để ký điện tử.

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chúng ta cùng đến với bước Thông báo phát hành hóa đơn.

II. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Các bước để thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng bao gồm:

1. Lấy bản thông báo phát hành hóa đơn điện tử định dạng XML thông qua HTKK

Nếu bạn chưa cài đặt phần mềm HTKK có thể download tại Easyinvoice tại: Tài nguyên > Phần mềm hỗ trợ > Nhấn vào nút tải như trong ảnh:

download htkk

Đăng nhập vào phần mềm HTKK: Vào Hóa đơn (1) > Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC)

Truy cập phần mềm htkk

Điền đầy đủ thông tin như trong ảnh dưới và ấn kết xuất XML các bạn nhé.

nhập thông tin đầy đủ và ấn kết xuất xml

2. Đăng ký nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng

Để đăng ký nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng, bạn cần truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế tại: nhantokhai.gdt.gov.vn

Sau khi đăng nhập bằng tài khoản thông qua mã số thuế doanh nghiệp, lựa chọn Tài khoản > Đăng ký thêm tờ khai

đăng nhập gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Bạn cần nhớ là: Ngày bắt đầu sử dụng sẽ là sau 2 ngày làm việc kể từ ngày thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

Sau khi điền xong, tích chọn Thông báo phát hành hóa đơn và ấn Tiếp tục

Lựa chọn thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Sau đó, các bạn nộp Thông báo phát hành hóa đơn bằng cách vào mục “Nộp tờ khai” và tải lên file thông báo định dạng XML đã tải về khi nãy.

Công việc nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử cũng tương tự việc nộp tờ khai thuế GTGT.

3. Nộp quyết định sử dụng, thông báo phát hành hóa đơn điện tử và hóa đơn mẫu bản word

3 bản mẫu trên phải được scan và có định dạng word (file .doc).

Sau bước 2, vẫn trên cổng thông tin điện tử nhantokhai.gdt.gov.vn, bạn chọn chuyên mục: Tra cứu

Ở dòng Tờ khai, bạn lựa chọn TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn

nộp thông báo phát hành hóa đơn

Cuối cùng, bạn chỉ cần lựa chọn file word đính kèm và ấn ký nộp là xong quy trình rồi.

ký nộp thông báo phát hành hóa đơn

Sau 2 ngày làm việc nữa, bạn có thể kiểm tra xem hóa đơn đã được phát hành chưa để sử dụng bằng cách truy cập tracuuhoadon.gdt.gov.vn để kiểm tra hóa đơn đã có đầy đủ thông tin chưa (nếu có là đã được phép sử dụng rồi đấy).

Còn nếu chưa có kết quả thì bạn nên in ngay một bản cứng để gửi trực tiếp đến Cơ quan thuế.

Như vậy là đã hoàn thành toàn bộ thủ tục lập, đăng ký thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng rồi đấy.

Vậy còn lần thứ 2 thì sao nhỉ?

Đọc tiếp phần cuối nhé.

III. Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần 2

Thật ra thì, thông báo phát hành hóa đơn lần 2 vô cùng đơn giản.

Nếu như không có sự thay đổi về nội dung hay hình thức mẫu hóa đơn thì sẽ không cần phải gửi kèm theo hóa đơn mẫu mà bạn chỉ cần làm thông báo phát hành hóa đơn thôi.

Như vậy, trên đây EasyInvoice đã hướng dẫn các bạn chi tiết từng bước lập và thông báo phát hành hóa đơn điện tử tới Cơ quan thuế qua mạng. Và để chắc chắn, sau 2 ngày bạn nhớ kiểm tra nhé (không tính ngày nghỉ).

EasyInvoice xin chúc các bạn thực hiện thành công!

Tags:

Sử dụng ngay
Hóa đơn điện tử Easyinvoice

Tư vấn hóa đơn điện tử

0981 772 388 0919 510 089

Hỗ trợ kỹ thuật & CSKH

1900 56 56 53 0961 949 588
0981 772 388