Thủ tục đăng ký thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu

Hướng dẫn làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng

Bởi EasyInvoice.vn - 15/10/2019 11560 lượt xem

Công ty mới thành lập hay công ty chuẩn bị chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử hầu như đều gặp khó khăn trong việc lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng. Đừng lo lắng, EasyInvoice sẽ hướng dẫn các bạn một cách chi tiết nhất trong phần dưới bài viết này.

hướng dẫn lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử
EasyInvoice hướng dẫn lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử với Cơ quan thuế

Một số thông tin cơ bản trước khi tiến hành chuẩn bị hồ sơ

Theo Khoản 3 điều 1 của Thông tư 37/2017/TT-BTC đã quy định:

“Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến Cơ quan thuế quản lý chậm nhất là 2 ngày trước khi các tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn”.

Như vậy, doanh nghiệp bạn phải gửi cả thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu ở lần đầu. Trong đó, mẫu hóa đơn gửi sẽ được sử dụng khi bán hàng hóa và dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn.

Cơ quan thuế sẽ có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức kinh doanh thanh lý hợp đồng in khi đã lập thông báo phát hành hóa đơn đối với các hợp đồng đặt in hóa đơn không quy định thời hạn thanh lý hợp đồng (đối với hóa đơn đặt in) và không bị xử phạt.

Nếu Cơ quan thuế nhận thấy thông báo phát hành hóa đơn của doanh nghiệp không đủ nội dung theo quy định thì trong hạn 2 ngày làm việc (tính từ thời điểm nhận được thông báo) sẽ có văn bản thông báo tới tổ chức, doanh nghiệp. Lúc này, doanh nghiệp của bạn cần phải điều chỉnh và gửi lại bản thông báo mới.

Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice giúp tiết kiệm chi phí và luôn có sẵn những ưu đãi hấp dẫn dành cho bạn. Cùng với đội ngũ hỗ trợ viên luôn sẵn sàng tư vấn nhiệt tình 24/7 sẽ tư vấn và hỗ trợ các bạn ngay từ bước đầu tiếp cận, sử dụng hình thức hóa đơn mới này tới khi thành thạo.

ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ EASYINVOICE

Trên đây là những sơ bộ về quy trình lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử, chúng ta cùng đi đến phần chuẩn bị hồ sơ cho việc lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng nhé.

Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử gồm những gì?

1. Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử

Đây là mẫu phiếu dành riêng cho việc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.

Theo quy định, bạn cần điền đầy đủ thông tin vào Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm Thông tư 32/2011/TT-BTC -> Tải ngay

mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử

2. Mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Tương tự trên, mẫu THÔNG BÁO PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ nằm ở Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC. Tải ngay

Các thông tin cần điền bao gồm:

+ Tên công ty

+ Mã số thuế công ty

+ Địa chỉ trụ sở chính công ty

+ Điện thoại liên hệ

+ Các loại hóa đơn phát hành (Hóa đơn GTGT…)

+ Tên Cơ quan thuế tiếp nhận thông báo (Là Cơ quan thuế mà bạn nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử. Ví dụ: Chi cục thuế Quận 1)

Mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử

3. Hóa đơn điện tử mẫu

Đây là mẫu hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp của bạn sẽ sử dụng để xuất hóa đơn trong mỗi lần bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn.

Chính vì vậy, nếu doanh nghiệp bạn muốn hóa đơn điện tử đại diện cho công ty có tính thẩm mỹ hãy lựa chọn lấy một mẫu hóa đơn thật đẹp và phù hợp.

Nếu bạn sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice có thể tham khảo thêm về các mẫu hóa đơn điện tử và bạn có thể linh động trong việc chỉnh sửa và thay đổi các mẫu này. Ngoài ra, Easyinvoice còn giúp các doanh nghiệp tự động thiết kế các mẫu hóa đơn theo nhu cầu riêng.

Như vậy, trên đây là 3 nội dung cần thiết các bạn cần chuẩn bị trước khi đăng ký thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng.

Một số lưu ý:

– Hóa đơn mẫu cùng với mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử phải được scan chung vào 1 bản dưới dạng word.

– Cần phải chuẩn bị thêm một bản mẫu thông báo phát hành hóa đơn có định dạng .xml

– Phải chuẩn bị chữ ký số để ký điện tử.

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chúng ta cùng đến với bước Thông báo phát hành hóa đơn.

Các bước lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Các bước để thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng bao gồm:

Bước 1: Lấy bản thông báo phát hành hóa đơn điện tử định dạng XML thông qua HTKK

Nếu bạn chưa cài đặt phần mềm HTKK có thể download tại Easyinvoice tại: Tài nguyên > Phần mềm hỗ trợ > Nhấn vào nút tải như trong ảnh dưới hoặc cài đặt theo hướng dẫn trong bài viết phần mềm HTKK mới nhất.

download htkk

Đăng nhập vào phần mềm HTKK: Vào Hóa đơn (1) > Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC)

Truy cập phần mềm htkk

Điền đầy đủ thông tin như trong ảnh dưới và ấn kết xuất XML các bạn nhé.

nhập thông tin đầy đủ và ấn kết xuất xml

Bước 2: Đăng ký nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng

Để đăng ký nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng, bạn cần truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế tại: nhantokhai.gdt.gov.vn

Sau khi đăng nhập bằng tài khoản thông qua mã số thuế doanh nghiệp, lựa chọn Tài khoản > Đăng ký thêm tờ khai

đăng nhập gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Các bạn cần nhớ rằng ngày bắt đầu sử dụng sẽ là sau 2 ngày làm việc kể từ ngày thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

Sau khi điền xong, tích chọn Thông báo phát hành hóa đơn và ấn Tiếp tục.

Lựa chọn thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Sau đó, các bạn nộp Thông báo phát hành hóa đơn bằng cách vào mục “Nộp tờ khai” và tải lên file thông báo định dạng XML đã tải về khi nãy.

Công việc nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử cũng tương tự việc nộp tờ khai thuế GTGT.

Bước 3: Nộp quyết định sử dụng, thông báo phát hành hóa đơn điện tử và hóa đơn mẫu bản word

3 bản mẫu trên phải được scan với định dạng word.

Sau bước 2, vẫn trên cổng thông tin điện tử nhantokhai.gdt.gov.vn, bạn chọn chuyên mục: Tra cứu

Ở dòng Tờ khai, bạn lựa chọn TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn

nộp thông báo phát hành hóa đơn

Cuối cùng, bạn chỉ cần lựa chọn file word đính kèm và ấn ký nộp là xong quy trình rồi.

ký nộp thông báo phát hành hóa đơn

Sau 2 ngày làm việc nữa, bạn có thể kiểm tra xem hóa đơn đã được phát hành chưa để sử dụng bằng cách truy cập http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html để kiểm tra hóa đơn đã có đầy đủ thông tin chưa (nếu có là đã được phép sử dụng rồi đấy).

Còn nếu chưa có kết quả thì bạn nên in ngay một bản cứng để gửi trực tiếp đến Cơ quan thuế.

Như vậy là đã hoàn thành toàn bộ thủ tục lập, đăng ký thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng lần đầu.

Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần 2

Nếu doanh nghiệp, tổ chức bạn đã từng lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu thì ở lần thứ 2, mọi chuyện sẽ trở nên cực đơn giản.

Nếu như không có sự thay đổi về nội dung hay hình thức mẫu hóa đơn thì bạn sẽ không cần phải gửi kèm theo hóa đơn mẫu mà chỉ cần làm thông báo phát hành hóa đơn thôi.

Các bước còn lại làm y như thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu. Nếu ở những bước này, bạn thấy thắc mắc, khó hiểu, khó thao tác gì thì hãy liên hệ để bên EasyInvoice hỗ trợ nhé.

Như vậy, trên đây EasyInvoice đã hướng dẫn các bạn chi tiết từng bước lập và thông báo phát hành hóa đơn điện tử tới Cơ quan thuế qua mạng. Và để chắc chắn sau 2 ngày (không tính ngày nghỉ) bạn nhớ kiểm tra nhé.

EasyInvoice xin chúc các bạn thực hiện thành công việc thông báo phát hành hóa đơn.

Tags:

Sử dụng ngay
Hóa đơn điện tử Easyinvoice

Tư vấn hóa đơn điện tử

0981 772 388 0919 510 089

Hỗ trợ kỹ thuật & CSKH

1900 56 56 53 0961 949 588
0981 772 388