Hóa đơn giá trị gia tăng là một loại hóa đơn vẫn được áp dụng hiện nay. Trong quá trình lập và sử dụng hóa đơn này vẫn có thể phát sinh nhiều lỗi sai sót.

Việc hủy hóa đơn giá trị gia tăng cũng là điều mà nhiều bạn làm kế toán, doanh nghiệp quan tâm.

Trong bài viết này, cùng EasyInvoice tìm hiểu về hóa đơn giá trị gia tăng là gì và cách hủy hóa đơn GTGT theo hướng dẫn trong Thông tư 39 của Bộ Tài chính.

Hóa đơn giá trị gia tăng là gì?

Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) là hóa đơn được áp dụng cho người bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.

Các hoạt động sử dụng hóa đơn GTGT bao gồm:

• Cung cấp hàng hóa và dịch vụ trong nội địa
• Hoạt động vận tải quốc tế
• Xuất hàng hóa vào khu phi thuế quan và các trường hợp coi như là xuất khẩu
• Xuất khẩu hàng hóa và dịch vụ ra nước ngoài

Hóa đơn giá trị gia tăng tiếng Anh là VAT Invoice (Value Added Tax Invoice) và thường hay được gọi tắt là hóa đơn VAT.

Lưu ý: Khi nhắc đến hóa đơn giá trị gia tăng chúng ta sẽ thường nghĩ hay tới hóa đơn đỏ. Tuy nhiên bản chất đây không phải là một loại hóa đơn. Bởi lẽ gọi hóa đơn đỏ là vì màu sắc của loại hóa đơn. Hóa đơn bán hàng trực tiếp cũng có màu đỏ (hồng) như vậy.

Và để biết rõ hơn về hóa đơn đỏ, các bạn có thể tham khảo trong bài viết Hóa đơn đỏ là gì

Hóa đơn giá trị gia tăng hợp lệ

Để tìm hiểu về các nguyên tắc và điều kiện để hóa đơn giá trị gia tăng được coi là hợp lệ, bạn có thể tham khảo bài viết hóa đơn điện tử hợp lệ.

Bài viết cung cấp những tiêu chí và nội dung cần phải có để hóa đơn VAT được coi là hợp lệ. Người làm kế toán và các doanh nghiệp nên tham khảo.

Thủ tục hủy hóa đơn giá trị gia tăng

Trước hết, các bạn cần phải xác định rõ ràng các khái niệm dưới đây:

Thứ nhất, hủy hóa đơn có nghĩa là doanh nghiệp không còn nhu cầu sử dụng hóa đơn do nhiều lý do.

Thứ hai, xóa bỏ hóa đơn có nghĩa là hóa đơn viết sai nhưng chưa xé khỏi cuống, có thể gạch chéo 3 liên hoặc thu hồi và xuất tờ khác thay thế.

2.1. Hóa đơn được xác định là đã hủy

Các loại hóa đơn in thử, in sai, in thừa, in hỏng, in trùng… các bản phim, bản kẽm và các công cụ có tính năng tương tự trong việc tạo hóa đơn đặt in khi không còn nguyên bản (các tờ hóa đơn không còn nguyên, chữ trên hóa đơn không còn có thẻ lắp ghép, sao chụp hay khôi phục nguyên bản) thì được xác định là đã hủy xong.

Đối với hóa đơn tự in: Nếu có can thiệp vào để phần mềm tạo hóa đơn không thể tiếp tục tạo ra hóa đơn thì được xác định là đã hủy

2.2. Các trường hợp hủy hóa đơn

Các trường hợp ĐƯỢC PHÉP và KHÔNG ĐƯỢC PHÉP hủy hóa đơn bao gồm:

1. Hóa đơn đặt in bị in sai, in trùng hay thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng.

2. Các cá nhân, tổ chức có hóa đơn tồn và không có nhu cầu tiếp tục sử dụng thì phải hủy hóa đơn.

Trong trường hợp này, kể từ ngày thông báo với Cơ quan thuế thì chậm nhất 30 ngày phải hủy.

Nếu Cơ quan thuế thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ việc thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế) thì phải hủy hóa đơn chậm nhất 10 ngày từ ngày Cơ quan thuế thông báo hoặc từ ngày tìm được hóa đơn mất.

3. Hủy các loại hóa đã lập của đơn vị kế toán theo quy định trong pháp luật về kế toán.

4. Không được hủy hóa đơn chưa lập nếu là tang vật, vật chứng của các vụ án.

2.3. Thủ tục hủy hóa đơn giá trị gia tăng

Để tiến hành thủ tục hủy hóa đơn, các tổ chức thực hiện theo các bước sau.

Bước 1: Tiến hành lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy

Bước 2: Thành lập Hội đồng hủy hóa đơn (áp dụng nếu đơn vị hủy hóa đơn là tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp).

Hội đồng này cần phải có đại diện là lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức.

Hộ và cá nhân kinh doanh sẽ không phải thành lập hội đồng khi hủy hóa đơn.

Bước 3: Các thành viên trong hội đồng hủy hóa đơn sẽ ký vào biên bản hủy hóa đơn và nếu có sai sót sẽ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật.

Lưu ý: Hồ sơ hủy hóa đơn phải bao gồm:

• Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn (đương nhiên hộ và cá nhân kinh doanh không phải thực hiện điều này).
• Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy (ghi chi tiết tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn cần hủy từ số … đến số … hoặc từng số hóa đơn nếu nó không liên tục).
• Biên bản hủy hóa đơn
• Thông báo kết quả hủy hóa đơn với các nội dung: Loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy (từ số … đến số …), lý do hủy, ngày giờ, phương pháp hủy (theo mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm Thông tư 39/2014).

Bước 4: Thực hiện một trong các phương pháp hủy hóa đơn:

• Cắt góc (góc dưới bên phải, góc phần chữ ký của thủ trưởng đơn vị)
• Đốt
• Xé nhỏ

Trong đó, tối ưu nhất nên lựa chọn là phương pháp cắt góc các bạn nhé. Nhưng cũng có những nơi yêu cầu phải đốt hoặc xé nhỏ.

Lưu ý thêm lần nữa:

– Các hóa đơn hủy được đưa vào cột số hóa đơn hủy trong báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

– Các biểu mẫu trên (trừ kết quả hủy hóa đơn) lưu tại doanh nghiệp để sau này có gì còn giải trình nhé.

– Thông báo kết quả hủy hóa đơn cần được in làm 2 bản: 1 bản lưu tại doanh nghiệp, 1 bản thì các bạn nộp cho Cơ quan thuế. Còn nộp cho Cơ quan thuế như thế nào thì mời đọc tiếp phần dưới.

2.4. Hướng dẫn nộp thông báo kết quả hủy hóa đơn GTGT

Chậm nhất là sau 5 ngày kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn, đơn vị hủy hóa đơn GTGT cần phải nộp thông báo kết quả hủy hóa đơn cho Cơ quan thuế.

Dưới đây là 2 cách để nộp thông báo kết quả hủy hóa đơn cho Cơ quan thuế, đó là

4.1. Nộp trực tiếp

Doanh nghiệp thực hiện in 1 bản lưu tại doanh nghiệp và 1 bản gửi trực tiếp tới Cơ quan thuế. Đơn vị cần gửi Thông báo kết quả hủy hóa đơn cho Cơ quan thuế theo như ảnh dưới.

Hoặc download mẫu thông báo kết quả hủy hóa đơn

Thông báo kết quả hủy hóa đơn theo Mẫu TB03/AC – Thông tư 39/2014 của Bộ Tài chính

4.2. Nộp qua mạng trực tuyến

Sử dụng phần mềm HTKK để kết xuất file XML và nộp qua mạng. (Nếu bạn chưa có phần mềm HTKK có thể truy cập https://easyinvoice.vn/tai-nguyen > Phần mềm hỗ trợ để donwload nhé)

Truy cập phần mềm HTKK > Hóa đơn > Thông báo kết quả hủy hóa đơn (TB03/AC)

Điền đầy đủ thông tin và ấn kết xuất XML > Nộp qua mạng như cách nộp tờ khai thuế qua mạng.

Trên đây EasyInvoice đã trình bày những hướng dẫn cụ thể về quy trình thủ tục hủy hóa đơn giá trị gia tăng. Nếu bạn đọc còn điều gì thắc mắc vui lòng để lại bình luận hoặc góp ý tới của chúng tôi tại địa chỉ:

Fanpage Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn

Email: contact@softdreams.vn

Cảm ơn các bạn đã đọc bài viết!