“Làm sao biết được hoàn thuế thu nhập cá nhân?” là câu hỏi mà hàng nghìn người lao động thắc mắc mỗi mùa quyết toán. Nhiều người nộp thuế cả năm nhưng không biết mình có được hoàn lại hay không, hoàn bao nhiêu. Bài viết dưới đây hoá đơn điện tử EasyInvoice sẽ hướng dẫn bạn cách kiểm tra nhanh và chính xác nhất.

1. Khi nào cá nhân được hoàn thuế TNCN?

Căn cứ theo Luật Thuế TNCN 2025, cá nhân sẽ được cơ quan thuế thực hiện hoàn trả số tiền thuế đã nộp nếu thỏa mãn các điều kiện sau:

1.1. Đối tượng được xét hoàn thuế

Cá nhân thuộc một trong các tình huống cụ thể dưới đây sẽ được quyền yêu cầu hoàn thuế:

• Số thuế đã đóng lớn hơn số thuế thực tế: Sau khi thực hiện quyết toán, nếu tổng số thuế TNCN đã tạm nộp trong năm cao hơn mức thuế phải nộp theo quy định, phần chênh lệch thừa sẽ được hoàn lại.
• Thu nhập chưa tới mức chịu thuế nhưng đã nộp thuế: Dành cho những cá nhân có thu nhập trong năm tài chính thấp hơn ngưỡng phải đóng thuế (do làm việc không thường xuyên, hợp đồng ngắn hạn…) nhưng vẫn bị khấu trừ thuế tại nguồn trước đó.
• Theo quyết định đặc biệt: Các tình huống khác được quy định bởi pháp luật hoặc theo phê duyệt từ các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.

1.2. Điều kiện về mã số thuế (MST)

Cá nhân phải sở hữu mã số thuế cá nhân chính thức tại thời điểm nộp đơn yêu cầu hoàn thuế. Nếu chưa có MST trước khi thực hiện thủ tục, cơ quan thuế sẽ từ chối giải quyết hồ sơ.

1.3. Thủ tục và hồ sơ yêu cầu

Việc hoàn thuế yêu cầu cá nhân phải chủ động:

• Lập và gửi hồ sơ quyết toán thuế năm đúng quy định.
• Xác nhận rõ nguyện vọng hoàn thuế bằng cách tích chọn vào mục “Hoàn thuế” trên tờ khai quyết toán.
• Cung cấp đầy đủ các chứng từ, giấy tờ chứng minh số thuế đã nộp thừa.

Lưu ý về việc ủy quyền: Nếu bạn chỉ có thu nhập duy nhất tại một đơn vị và đã thực hiện ủy quyền quyết toán cho công ty, thì tổ chức này sẽ có trách nhiệm thay mặt bạn thực hiện các thủ tục hoàn thuế liên quan.

Xem ngay: Hướng dẫn hoàn thuế thu nhập cá nhân online

2. Làm sao biết được hoàn thuế thu nhập cá nhân?

Việc xác định một cá nhân có được hoàn thuế hay không dựa trên kết quả so sánh giữa số thuế thực tế đã đóng và số thuế phải nộp sau khi thực hiện quyết toán năm.

Công thức chung:

Tiền hoàn thuế = Thuế đã bị khấu trừ trong năm − Thuế thực tế phải nộp cả năm

Nếu kết quả dương tức là bạn đang nộp thừa và được hoàn lại. Nếu kết quả bằng 0 hoặc âm thì bạn không có hoàn thuế (hoặc còn thiếu).

Vậy “thuế thực tế phải nộp” tính như thế nào?

Cách tính thuế thực tế phải nộp khi quyết toán năm 2025

Việc tính thuế được thực hiện theo 2 bước cơ bản.

Bước 1: Tính thu nhập tính thuế cả năm:

Thu nhập tính thuế = Tổng thu nhập chịu thuế − Các khoản giảm trừ

Trong đó các khoản giảm trừ bao gồm:

• Giảm trừ bản thân: 11 triệu đồng/tháng (132 triệu/năm)
• Giảm trừ mỗi người phụ thuộc: 4,4 triệu đồng/tháng
• Bảo hiểm bắt buộc (BHXH, BHYT, BHTN) người lao động đã đóng

Bước 2: Tính thuế phải nộp:

Thuế phải nộp = Thu nhập tính thuế bình quân tháng × Thuế suất (biểu lũy tiến 7 bậc) × 12

Biểu thuế lũy tiến 7 bậc đang áp dụng cho năm 2025 như sau:

→ Nếu công ty đã khấu trừ nhiều hơn con số này trong năm, phần chênh lệch chính là tiền hoàn thuế của bạn.

Mức giảm trừ và biểu thuế áp dụng từ năm 2026

Từ năm 2026, mức giảm trừ gia cảnh sẽ được điều chỉnh tăng như sau:

• Giảm trừ bản thân: 15,5 triệu đồng/tháng
• Giảm trừ cho mỗi người phụ thuộc: 6,2 triệu đồng/tháng

Đồng thời, biểu thuế TNCN cũng được điều chỉnh còn 5 bậc:

3. Cách tra cứu hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân

Hiện nay có 3 cách tra cứu hồ sơ hoàn thuế TNCN phổ biến nhất, tùy vào thiết bị và mức độ quen thuộc với công nghệ mà bạn có thể chọn cách phù hợp.

Cách 1: Tra cứu qua ứng dụng eTax Mobile (Khuyên dùng)

Từ năm 2026, hoàn thuế tự động đã được triển khai toàn quốc qua ứng dụng eTax Mobile, với thời gian xử lý chỉ khoảng 3 ngày làm việc nếu hồ sơ đủ điều kiện.

Điều kiện để tra cứu được: Bạn có tài khoản eTax Mobile đăng nhập bằng mã số thuế cá nhân hoặc tài khoản VNeID mức 2, thông tin kê khai trùng khớp với dữ liệu của cơ quan thuế.

Các bước thực hiện:

• Bước 1: Tải ứng dụng eTax Mobile từ App Store (iOS) hoặc Google Play (Android). Đăng nhập bằng mã số thuế + mật khẩu, hoặc tài khoản định danh điện tử VNeID.
• Bước 2: Tại màn hình chính, chọn mục “Hỗ trợ quyết toán thuế TNCN” → chọn “Hỗ trợ lập tờ khai quyết toán”.
• Bước 3: Chọn năm quyết toán, nhấn “Tra cứu” để hệ thống tổng hợp dữ liệu về thu nhập và số thuế đã khấu trừ trong năm đó. Sau đó nhấn “Tạo tờ khai 02/QTT-TNCN gợi ý”, hệ thống sẽ tự động lấy dữ liệu thu nhập và khấu trừ từ tổ chức chi trả đã gửi lên.
• Bước 4: Kiểm tra kỹ số liệu. Nếu có sai lệch, cần liên hệ đơn vị chi trả để điều chỉnh trước khi nộp tờ khai.
• Bước 5: Kéo xuống cuối tờ khai, xem mục “Tổng số thuế nộp thừa trong kỳ” – đây chính là số tiền hoàn thuế dự kiến, được hệ thống tự động tính dựa trên hồ sơ đã nộp.
• Bước 6: Nếu có số tiền được hoàn, hệ thống sẽ hiển thị màn hình nhập thông tin hoàn trả, bao gồm: số tiền hoàn trả, hình thức hoàn trả (chuyển khoản hoặc tiền mặt nếu số tiền ≤ 5 triệu đồng), số tài khoản ngân hàng và các thông tin liên quan.
• Bước 7: Đính kèm ít nhất 1 tài liệu phụ lục (chứng từ khấu trừ, hợp đồng lao động…), xác thực bằng mã OTP gửi về điện thoại, nhấn “Xác nhận” để hoàn tất.

Cách 2: Tra cứu qua Cổng dịch vụ công ngành Thuế

Truy cập https://dichvucong.gdt.gov.vn và đăng nhập bằng tài khoản thuế điện tử hoặc tài khoản định danh điện tử.

Các bước tra cứu tình trạng hồ sơ:

• Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống tại địa chỉ trên.
• Bước 2: Vào mục “Tra cứu hồ sơ” → chọn “Giấy đề nghị hoàn khoản thu ngân sách Nhà nước”.
• Bước 3: Hệ thống sẽ hiển thị kết quả bao gồm: kỳ hoàn thuế, loại giấy đề nghị, lần nộp, ngày và nơi nộp, và trạng thái xử lý.
• Bước 4: Để xem kết quả hoàn thuế, chọn mục “Thông báo” → chọn “Mã giao dịch điện tử” để tải thông báo về máy và xem nội dung phản hồi từ cơ quan thuế.

Lưu ý: Chỉ thực hiện nộp hồ sơ khi trạng thái thủ tục hành chính hiển thị “Đã kiểm tra thông tin kê khai – Đạt”.

Cách 3: Tra cứu trực tiếp tại Chi cục Thuế

Nếu bạn không quen thao tác online, có thể đến trực tiếp bộ phận hỗ trợ người nộp thuế tại Chi cục Thuế nơi đăng ký. Cơ quan thuế sẽ tiếp nhận, đóng dấu, kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ và viết phiếu hẹn trả kết quả cho người nộp thuế.

Thời gian xử lý hoàn thuế thông thường là 6-15 ngày làm việc kể từ ngày hồ sơ hợp lệ. Nếu sau 15 ngày tra cứu vẫn chưa có kết quả, nên liên hệ trực tiếp với chi cục thuế để kiểm tra.

Xem ngay: Chưa Nhận Được Tiền Hoàn Thuế Phải Làm Sao

4. Dấu hiệu cho thấy bạn chắc chắn đang nộp thừa thuế

Nếu bạn rơi vào một trong các trường hợp dưới đây, rất có thể bạn đang có khoản tiền hoàn thuế chờ được nhận lại:

• Thu nhập cả năm dưới ngưỡng chịu thuế nhưng vẫn bị khấu trừ hàng tháng: Với kỳ quyết toán năm 2025, ngưỡng thu nhập chịu thuế là trên 132 triệu đồng/năm (11 triệu đồng/tháng) với người không có người phụ thuộc. Thu nhập thấp hơn mức này mà vẫn bị trừ thuế thì bạn sẽ được hoàn lại số tiền đã nộp.
• Đăng ký người phụ thuộc muộn hoặc chưa đăng ký: Mỗi người phụ thuộc được giảm trừ 4,4 triệu đồng/tháng. Đăng ký càng trễ, số thuế khấu trừ thừa càng lớn.
• Không làm việc đủ 12 tháng trong năm: Nghỉ việc giữa năm hoặc mới đi làm từ giữa năm khiến thuế tạm nộp theo tháng cao hơn thực tế khi tính lại cả năm.
• Công ty chưa cập nhật đúng mức giảm trừ: Mức giảm trừ gia cảnh áp dụng cho năm 2025 là 11 triệu đồng/tháng cho bản thân và 4,4 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc. Nếu kế toán công ty áp dụng sai mức, phần chênh lệch đó chính là tiền hoàn thuế của bạn.

5. Những nhầm lẫn thường gặp khi xác định hoàn thuế

Nhiều người bỏ lỡ quyền lợi hoàn thuế hoặc làm hồ sơ sai chỉ vì những hiểu lầm rất phổ biến sau đây:

• Trường hợp 1: Nghĩ rằng công ty đã quyết toán thay thì không cần làm gì thêm: Cá nhân có thu nhập từ hai nơi trở lên hoặc muốn đề nghị hoàn thuế bắt buộc phải tự quyết toán, công ty chỉ xử lý phần thu nhập tại chính họ.
• Trường hợp 2: Lo ngại nộp sai cơ quan thuế sẽ bị hủy hồ sơ: Nếu nộp nhầm nơi, cơ quan thuế tiếp nhận có trách nhiệm hỗ trợ chuyển hồ sơ đến đúng nơi có thẩm quyền, bạn không cần rút về nộp lại.
• Trường hợp 3: Cho rằng sai sót nhỏ trong thông tin không ảnh hưởng: Sai mã số thuế, thông tin CCCD không khớp, hoặc người phụ thuộc sai thông tin là những lý do phổ biến khiến hồ sơ bị từ chối hoặc treo vô thời hạn.
• Trường hợp 4: Nghĩ rằng không cần quyết toán vẫn được hoàn thuế: Tiền hoàn thuế sẽ không tự động về tài khoản, NLĐ phải chủ động làm hồ sơ mới nhận được.

Trải nghiệm ngay Phần mềm chứng từ khấu trừ thuế TNCN EasyPit – giải pháp lập và quản lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN đơn giản, chính xác và tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp.

Trên đây Hóa đơn điện tử EasyInvoice đã cung cấp thông tin về “Làm sao biết được hoàn thuế thu nhập cá nhân?“. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc. Nếu còn câu hỏi khác cần được tư vấn, hỗ trợ vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 1900 3369 đội ngũ của chúng tôi sẽ giải đáp nhanh chóng và chi tiết nhất.

Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, quy định việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế 

SoftDreams ra mắt Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos hỗ trợ Quý khách hàng trong nghiệp vụ sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Nếu Quý khách hàng cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay cho đội ngũ chuyên nghiệp của SoftDreams, chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

EASYPOS – Phần mềm Quản lý bán hàng đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ như:

• Liên kết trực tiếp với cơ quan thuế
• Tự động đồng bộ đơn hàng thành hóa đơn, chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế theo Thông tư 32/2025/TT-BTC
• Cập nhật sớm nhất những chính sách mới của cơ quan thuế
• Tạo và in đơn hàng ngay cả khi có hoặc không có kết nối mạng. 
• Thiết lập mẫu vé in theo mong muốn của DN & HKD.
• Tích hợp hệ sinh thái đa kênh như: Hóa đơn điện tử EasyInvoice, Phần mềm kế toán EasyBooks và chữ ký số EasyCA
• Tự động thống kê báo cáo chi tiết về doanh thu, lợi nhuận, chi phí… mỗi ngày
• Tự động hóa nghiệp vụ nhập liệu và lưu trữ thông tin đơn hàng

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG EASYPOS NGAY

Video giới thiệu Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử

Zalo tư vấn mua hàng: https://zalo.me/softdreams

Website: https://easyinvoice.vn/

Email: info@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn