Với việc phạm 5 sai sót thường gặp khi xuất hóa đơn thương mại, doanh nghiệp phải đối mặt với các hậu quả như: không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào; bị xử phạt hành chính, truy thu thuế… Việc phạm lỗi xảy ra phần lớn do kế toán chủ quan và lạm dụng các thao tác thủ công. Hiểu rõ hơn về các sai sót này qua bài viết tại phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice dưới đây bạn nhé!

1. Tại sao doanh nghiệp thương mại dễ xảy ra sai sót khi xuất hóa đơn?

Doanh nghiệp thương mại dễ xảy ra sai sót khi xuất hóa đơn chủ yếu vì quy trình lập hóa đơn thiếu chuyên trách, không đồng nhất giữa các bộ phận, khó cập nhật thường xuyên nhập–xuất–tồn,… Việc sai sót này tạo nên những rủi ro tài chính và khiến doanh nghiệp phải đối mặt với các vấn đề như: 

• Không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
• Bị loại bỏ chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN.
• Bị xử phạt hành chính, truy thu thuế và bị đưa vào diện doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế.

2. 5 sai sót thường gặp khi xuất hóa đơn ngành thương mại

Dưới đây là 5 sai sót mà doanh nghiệp thường gặp phải khi xuất hóa đơn ngành thương mại mà các kế toán có thể tham khảo: 

Sai sót 1: Ghi sai thông tin người mua

Nguyên nhân do kế toán nhập liệu thủ công, chưa kiểm tra kỹ hợp đồng/mã khách hàng, hoặc do thông tin không được đồng bộ giữa bộ phận bán hàng và bộ phận kế toán.

• Sai sót thường thấy: Ghi sai tên công ty, sai mã số thuế hoặc địa chỉ của người mua hàng.
• Hậu quả: Hóa đơn bị tính là không hợp lệ, người mua không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và doanh nghiệp có rủi ro bị cơ quan thuế nghi ngờ, coi là hóa đơn “ma”.

Sai sót 2: Xuất sai thời điểm lập hóa đơn

Sai sót xảy ra khi kế toán có thói quen lập dồn hóa đơn vào cuối ngày hoặc cuối tuần, không tiến hành lập ngay khi giao hàng hóa hoặc hoàn thành dịch vụ.

• Quy định pháp lý: Theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn phải được lập tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng hàng hóa hoặc hoàn thành cung cấp dịch vụ.
• Hậu quả: Doanh nghiệp bị cơ quan thuế xử phạt hành chính do hành vi chậm xuất hóa đơn, xuất hóa đơn “sống” hoặc hóa đơn “khống”.

Sai sót 3: Ghi sai tên hàng hóa, đơn vị tính hoặc số lượng

Điều này xảy ra khi mô tả hàng hóa thiếu chính xác, không trùng khớp và nhất quán với các chứng từ vận tải quốc tế/nội địa như Packing List, Booking, Bill of Lading (BL).

• Sai sót thường thấy: Khai sai mô tả hàng hóa; áp sai mã HS code (gây ảnh hưởng trực tiếp đến thuế suất và kiểm tra chuyên ngành); số lượng kiện hàng thực tế không khớp với hóa đơn.
• Hậu quả: Cơ quan Hải quan từ chối thông quan tờ khai, yêu cầu kiểm tra bổ sung, doanh nghiệp đối mặt với nguy cơ bị truy thu thuế hoặc phạt hành chính nặng.

Sai sót 4: Áp dụng sai thuế suất GTGT

Việc áp dụng sai thuế suất thường là vì doanh nghiệp không cập nhật kịp thời các chính sách, nghị định mới về thuế suất; nhầm lẫn giữa các nhóm hàng hóa – dịch vụ được giảm thuế hoặc áp sai chính sách thuế đặc thù.

• Sai sót thường thấy: Áp sai mức thuế suất cho hàng hóa (ví dụ: áp 8% thay vì 10% hoặc ngược lại); thiếu hiển thị đầy đủ các thông tin bắt buộc như giá trị hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị, loại tiền tệ.
• Hậu quả: Bị xử phạt hành chính và truy thu số thuế thiếu. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể phải chịu thêm thuế TNDN nếu doanh thu ghi nhận cao hơn thực tế.

Sai sót 5: Không kiểm tra hóa đơn trước khi phát hành

Lỗi xảy ra khi kế toán có tâm lý chủ quan, lười soát lỗi, lạm dụng thao tác thủ công, chưa thành thạo phần mềm hoặc doanh nghiệp hoàn toàn không có quy trình kiểm soát hai cấp. Hậu quả, doanh nghiệp bị loại bỏ chi phí khấu trừ thuế. 

Ngoài ra, hóa đơn sai sót sau khi phát hành không thể sửa đổi ngay. Doanh nghiệp nếu không chủ động phát hiện và điều chỉnh kịp thời theo quy định, mức phạt hành chính có thể dao động từ vài triệu đến hàng chục triệu đồng.

Tìm hiểu thêm: Hóa đơn đầu vào bị tẩy xóa có được hoàn thuế GTGT không?

3. EasyInvoice – Giải pháp hạn chế sai sót khi xuất hóa đơn cho doanh nghiệp thương mại

Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một công cụ tối ưu để làm bảo hiểm cho quy trình xuất hóa đơn, EasyInvoice chính là sự lựa chọn hàng đầu nhờ những ưu điểm vượt trội:

• Tự động hóa & Giảm thiểu 98% sai sót con người: Hệ thống tự động đồng bộ hóa đơn đầu vào, đầu ra và tự kiểm tra tính hợp lệ – hợp pháp. Hỗ trợ upload hàng loạt thông tin sản phẩm, mã khách hàng từ file excel, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu tối đa sai sót do thao tác thủ công.
• Quản lý quy trình khép kín & Linh hoạt: Dễ dàng tạo lập, phát hành, điều chỉnh, thay thế hoặc hủy bỏ hóa đơn khi phát hiện sai sót chỉ với vài thao tác. Hỗ trợ chuyển đổi linh hoạt từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy phục vụ việc lưu thông hàng hóa trên đường hoặc lưu trữ nội bộ.
• Ký số hàng loạt & Phát hành đa nền tảng: Cho phép ký số và phát hành hóa đơn hàng loạt nhanh chóng, giúp giải quyết bài toán nghẽn lệnh vào mùa cao điểm. Phần mềm thao tác mượt mà trên Mobile, Website và Desktop giúp kế toán làm việc mọi lúc mọi nơi.
• Tích hợp hệ thống & Tuân thủ pháp lý tuyệt đối: Luôn tự động cập nhật các phiên bản mới nhất theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Tích hợp hoàn hảo với các phần mềm kế toán, phần mềm quản lý bán hàng phổ biến và hỗ trợ xuất hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền theo đúng chuẩn quy định.
• Bảo mật an toàn & Tự động hạch toán: Dữ liệu được bảo mật tuyệt đối, chống làm giả, xóa bỏ hoàn toàn nỗi lo cháy, mất hay thất lạc hóa đơn. Tự động tổng hợp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, tờ khai thuế GTGT, hỗ trợ xuất file XLS, XML gửi cơ quan Thuế nhanh chóng.
• Phân quyền linh hoạt: Không giới hạn số máy truy cập, cho phép phân quyền chi tiết cho từng nhân sự để tối ưu hóa tính bảo mật nội bộ.

Sai sót khi xuất hóa đơn trong ngành thương mại là điều khó tránh khỏi nếu doanh nghiệp vẫn duy trì các phương thức quản lý thủ công, rời rạc. Việc chủ động chuyển đổi sang các giải pháp hóa đơn điện tử thông minh là bước đi chiến lược để bảo vệ doanh nghiệp trước các rủi ro pháp lý và tài chính nghiêm trọng. 

Dùng thử EasyInvoice – phần mềm hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, giúp hộ kinh doanh kê khai thuế và quản lý hóa đơn dễ dàng, chính xác hơn.

Trên đây Hóa đơn điện tử EasyInvoice đã cung cấp thông tin về “hóa đơn giá trị gia tăng“. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc. Nếu còn câu hỏi khác cần được tư vấn, hỗ trợ vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 1900 3369 đội ngũ của chúng tôi sẽ giải đáp nhanh chóng và chi tiết nhất.

Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, quy định việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế 

SoftDreams ra mắt Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos hỗ trợ Quý khách hàng trong nghiệp vụ sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Nếu Quý khách hàng cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay cho đội ngũ chuyên nghiệp của SoftDreams, chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

EASYPOS – Phần mềm Quản lý bán hàng đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ như:

• Liên kết trực tiếp với cơ quan thuế
• Tự động đồng bộ đơn hàng thành hóa đơn, chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế theo Thông tư 32/2025/TT-BTC
• Cập nhật sớm nhất những chính sách mới của cơ quan thuế
• Tạo và in đơn hàng ngay cả khi có hoặc không có kết nối mạng. 
• Thiết lập mẫu vé in theo mong muốn của DN & HKD.
• Tích hợp hệ sinh thái đa kênh như: Hóa đơn điện tử EasyInvoice, Phần mềm kế toán EasyBooks và chữ ký số EasyCA
• Tự động thống kê báo cáo chi tiết về doanh thu, lợi nhuận, chi phí… mỗi ngày
• Tự động hóa nghiệp vụ nhập liệu và lưu trữ thông tin đơn hàng

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG EASYPOS NGAY

Video giới thiệu Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử

Zalo tư vấn mua hàng: https://zalo.me/softdreams

Website: https://easyinvoice.vn/

Email: info@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn