Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo hóa đơn hợp lệ và tuân thủ đúng quy định pháp luật. Nhất là trong bối cảnh hóa đơn điện tử ngày càng phổ biến trong các giao dịch kinh doanh tại Việt Nam. Tại bài viết này, phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về loại hóa đơn này cùng cách tra cứu dễ hiểu nhất. 

1. Hóa đơn điện tử hợp lệ là gì?

Hóa đơn điện tử hợp lệ là hóa đơn đáp ứng đầy đủ các điều kiện về tính hợp pháp, hợp lý và hợp lệ theo quy định tại khoản 7 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể, một hóa đơn điện tử được coi là hợp pháp khi:

• Đúng định dạng: Hóa đơn phải tuân thủ định dạng văn bản XML theo tiêu chuẩn được quy định tại Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Quyết định 1450/QĐ-TCT ngày 07/10/2021 của Tổng cục Thuế.
• Đăng ký sử dụng: Hóa đơn phải được doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh đăng ký sử dụng và được cơ quan thuế chấp nhận trước khi đưa vào sử dụng.
• Đúng thời điểm và nội dung: Hóa đơn cần được lập đúng thời điểm, đầy đủ và chính xác các nội dung theo quy định pháp luật.
• Mã của cơ quan thuế:
  • Đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế, hóa đơn phải được cấp mã trước khi giao cho bên mua.
  • Đối với hóa đơn không có mã, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh chỉ được sử dụng sau khi nhận được thông báo chấp nhận từ cơ quan thuế.

Việc đảm bảo hóa đơn điện tử hợp lệ không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định mà còn tránh được các rủi ro pháp lý trong quá trình giao dịch.

Xem ngay: Hướng Dẫn Tra Cứu Hóa Đơn Điện Tử Theo Thông Tư 32/2025/TT-BTC

2. Hướng dẫn kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử

Để kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử, bạn có thể thực hiện thông qua hai phương pháp chính: tra cứu trên website của Tổng cục Thuế hoặc tra cứu qua hệ thống hóa đơn điện tử.

Tra cứu hóa đơn qua trang hệ thống hóa đơn điện tử

Đối với những người lựa chọn tra cứu hóa đơn điện tử tại website hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế thì làm theo các bước dưới đây:

Bước 1: Truy cập website: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/.

Bước 2: Nhập mã số thuế, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tổng tiền thuế, tổng tiền thanh toán và mã captcha rồi click vào mục “tìm kiếm”.

Bước 3: Kiểm tra kết quả thông tin về hóa đơn tra cứu.

Khi kết quả thông tin về hóa đơn hợp lệ, bạn sẽ thấy được dòng thông tin về trạng thái xử lý hóa đơn hiển thị là “Đã cấp mã hóa đơn”

Trường hợp thông báo hiển thị là “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm” thì khi đó hóa đơn của bạn không tồn tại. Lúc này, bạn cần kiểm tra lại thông tin mà mình đã đăng xem đã đúng hay chưa và thực hiện thao tác tìm kiếm lại.

Tra cứu hóa đơn điện tử qua Tổng cục Thuế

Để tra cứu hóa đơn điện tử tổng cục thuế bạn thực hiện theo 3 bước sau:

• Bước 1: Truy cập website tra cứu thông tin hóa đơn
• Bước 2: Nhập các thông tin hóa đơn cần tra cứu gồm:
  • Mã số thuế người bán HHDV (Thực hiện tra cứu mã số doanh nghiệp nếu bạn không nhớ chính xác)
  • Mẫu số
  • Ký hiệu hóa đơn
  • Số hóa đơn
  • Nhập mã xác thực

• Bước 3: Chọn “Tìm kiếm”. Hệ thống sẽ hiển thị kết quả sẽ hiển thị trên màn hình gồm các thông tin:
  • Người bán HHDV
  • Địa chỉ
  • Trạng thái hoạt động
  • Cơ quan thuế quản lý

Trường hợp kết quả trả về là “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm” thì hóa đơn không tồn tại.

Tìm hiểu thêm: Hóa Đơn Có Hợp Lệ Không Khi Chữ Ký Số Không Có Ngày Ký?

3. Câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử

Ngoài nắm bắt cách tra cứu và kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử, bạn có thể tham khảo thêm một vài câu hỏi thường gặp mà các doanh nghiệp đưa ra dưới đây:

Hóa đơn điện tử không có mã cơ quan thuế có hợp lệ không?

Theo khoản 1 Điều 18 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế vẫn được coi là hợp lệ, cụ thể: 

“Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sau khi nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế.”

Dựa vào khoản 7 điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn hợp pháp thì:

“Hóa đơn, chứng từ hợp pháp là hóa đơn, chứng từ đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.”

Tóm lại, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế vẫn hợp lệ nếu nhận được sự chấp nhận của cơ quan thuế và tuân thủ đúng các quy định pháp luật.

Xử lý thế nào nếu nhận được hóa đơn điện tử không hợp lệ?

Nếu phát hiện hóa đơn không hợp lệ (hóa đơn từ chối cấp mã hoặc hóa đơn không đáp ứng yêu cầu pháp lý), bạn có thể xử lý theo các bước sau:

• Truy cập phân hệ Quản lý hóa đơn: Vào tab “Quy trình” và chọn “Xử lý hóa đơn không hợp lệ”.
• Thêm hóa đơn cần xử lý:
  • Nhấn nút “Thêm” tại giao diện xử lý hóa đơn.
  • Nhập khoảng thời gian để tìm kiếm các hóa đơn không hợp lệ.
  • Nhấn “Lấy dữ liệu” để hệ thống hiển thị danh sách hóa đơn không hợp lệ.
• Chọn hóa đơn cần xử lý:
  • Sử dụng biểu tượng kính lúp hoặc mũi tên để chọn hóa đơn.
  • Kiểm tra thông tin hóa đơn, nhập lý do xử lý và chỉnh sửa ngày xử lý (nếu cần).
• Lưu thông tin: Nhấn “Cất” để lưu. Hóa đơn sau khi xử lý sẽ được cập nhật trạng thái “Đã xử lý” để tránh nhầm lẫn.

Việc xử lý hóa đơn không hợp lệ giúp đảm bảo số liệu kế toán chính xác và tuân thủ quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 32/2025/TT-BTC, và Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Hóa đơn điện tử có cần in ra để lưu trữ không?

Theo khoản 2 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử không bắt buộc phải in ra giấy để lưu trữ. Doanh nghiệp chỉ cần lưu trữ dưới dạng điện tử, đảm bảo sẵn sàng in ra giấy hoặc tra cứu khi có yêu cầu từ cơ quan thuế, kiểm toán, thanh tra, hoặc các cơ quan liên quan.

Tuy nhiên, theo khoản 1 Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử cần được in ra giấy trong các trường hợp:

• Có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
• Yêu cầu từ cơ quan thuế, kiểm toán, thanh tra, hoặc điều tra.
• Hóa đơn được in ra chỉ có giá trị để ghi sổ, theo dõi, không có giá trị để giao dịch hoặc thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. 

Việc kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử là bước quan trọng giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật và đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch. Bằng cách tra cứu trên website của Tổng cục Thuế hoặc hệ thống hóa đơn điện tử, bạn có thể dễ dàng xác minh thông tin hóa đơn. 

Tìm hiểu thêm: Hướng Dẫn Tra Cứu Hóa Đơn Xăng Theo Số Hóa Đơn

Trên đây Hóa đơn điện tử EasyInvoice đã cung cấp thông tin về “Hướng Dẫn Kiểm Tra Tính Hợp Lệ Của Hóa Đơn Điện Tử“. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc. Nếu còn câu hỏi khác cần được tư vấn, hỗ trợ vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 0869 425 631 đội ngũ của chúng tôi sẽ giải đáp nhanh chóng và chi tiết nhất.

Đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice để khám phá giải pháp hóa đơn điện tử tiện lợi, tích hợp tạo hóa đơn từ máy tính tiền cùng nhiều ưu đãi hấp dẫn

————————–

Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, quy định việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế 

SoftDreams ra mắt Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos hỗ trợ Quý khách hàng trong nghiệp vụ sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Nếu Quý khách hàng cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay cho đội ngũ chuyên nghiệp của SoftDreams, chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

EASYPOS – Phần mềm Quản lý bán hàng đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ như:

• Liên kết trực tiếp với cơ quan thuế
• Tự động đồng bộ đơn hàng thành hóa đơn, chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế theo Thông tư 32/2025/TT-BTC
• Cập nhật sớm nhất những chính sách mới của cơ quan thuế
• Tạo và in đơn hàng ngay cả khi có hoặc không có kết nối mạng. 
• Thiết lập mẫu vé in theo mong muốn của DN & HKD.
• Tích hợp hệ sinh thái đa kênh như: Hóa đơn điện tử EasyInvoice, Phần mềm kế toán EasyBooks và chữ ký số EasyCA
• Tự động thống kê báo cáo chi tiết về doanh thu, lợi nhuận, chi phí… mỗi ngày
• Tự động hóa nghiệp vụ nhập liệu và lưu trữ thông tin đơn hàng

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG EASYPOS NGAY

Video giới thiệu Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử

Điện thoại: 0869 425 631

Website: https://easyinvoice.vn/

Email: info@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn