Hóa đơn đầu ra là loại hóa đơn do doanh nghiệp (bên bán) lập và phát hành khi có hoạt động bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Doanh nghiệp sẽ tối ưu quy trình vận hành và tránh được những án phạt hành chính không đáng có nếu nắm rõ các quy định về về thời gian và nội dung bắt buộc. Kế toán có thể nắm bắt về hóa đơn đầu ra qua bài viết tại phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice bên dưới. 

1. Hóa đơn đầu ra là gì?

Hóa đơn đầu ra là hóa đơn do doanh nghiệp (bên bán) lập và phát hành khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Loại hóa đơn này được dùng để ghi nhận doanh thu và làm căn cứ kê khai thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp. Trên hóa đơn đầu ra thể hiện đầy đủ các nội dung: tên hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế… của giao dịch bán hàng mà doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng/đối tác.

2. Khi nào phải xuất hóa đơn đầu ra?

Doanh nghiệp phải xuất hóa đơn đầu ra đúng thời điểm lập hóa đơn theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/07/2026, thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP), không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Dưới đây là chi tiết thời điểm lập hóa đơn cho từng trường hợp cụ thể:

Bán hàng hóa

• Thời điểm lập: Là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua.
• Lưu ý: Dù đã thu tiền, chưa thu tiền, hay chỉ mới giao hàng một phần thì doanh nghiệp vẫn phải xuất hóa đơn ngay cho phần hàng hóa đã giao tại thời điểm đó.

Cung cấp dịch vụ (thông thường)

• Thời điểm lập: Là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ.
• Trường hợp đặc biệt: Nếu doanh nghiệp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn chính là thời điểm thu tiền.
• Ngoại trừ: Một số dịch vụ đặc thù như kế toán, kiểm toán, tư vấn thuế/tài chính, thẩm định giá, khảo sát, thiết kế, tư vấn giám sát, lập dự án đầu tư xây dựng thì vẫn áp dụng nghiêm ngặt nguyên tắc “thời điểm hoàn thành dịch vụ” (không tính theo thời điểm thu tiền trước).

Giao hàng nhiều lần / bàn giao từng hạng mục, công đoạn

Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải xuất hóa đơn riêng cho khối lượng và giá trị tương ứng của lần đó. Đặc biệt quan trọng với ngành xây dựng, xây lắp: khi nghiệm thu từng hạng mục hoặc giai đoạn thanh toán, kế toán phải xuất hóa đơn cho phần giá trị được chấp nhận thanh toán ngay tại thời điểm đó, không đợi đến khi toàn bộ công trình hoàn thành.

Một số trường hợp đặc thù khác

• Xuất khẩu hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan.
• Cho thuê tài sản, văn phòng: Áp dụng theo kỳ thanh toán hoặc kỳ hoàn thành cung cấp dịch vụ. Nếu có thu tiền trước thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền của từng kỳ.
• Dịch vụ liên tục (điện, nước, viễn thông, truyền hình…): Xuất hóa đơn theo kỳ tính cước hoặc kỳ thanh toán được xác định cụ thể trên hợp đồng.

Xem ngay: Thông tư 91/2026/TT-BTC: Hướng dẫn toàn diện về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử

3. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn đầu ra

Nội dung bắt buộc trên hóa đơn đầu ra được quy định chi tiết tại Điều 10 và Phụ lục kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, cùng Thông tư 91/2026/TT-BTC (có hiệu lực từ 01/07/2026).

Thông tin về loại hóa đơn và ký hiệu, số hóa đơn

• Tên loại hóa đơn: Ví dụ “HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG”, “HÓA ĐƠN BÁN HÀNG”, “HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG KÈM TỜ KHAI HOÀN THUẾ”, “TEM, VÉ, THẺ”…
• Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn theo quy định của cơ quan thuế.
• Số thứ tự hóa đơn: Ghi bằng chữ số Ả-rập, tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 (hoặc ngày bắt đầu sử dụng) và kết thúc ngày 31/12 hàng năm, tối đa đến 99.999.999.

Thông tin người bán

• Tên người bán (tên doanh nghiệp/tổ chức/hộ kinh doanh/cá nhân kinh doanh).
• Địa chỉ người bán.
• Mã số thuế người bán.
• Trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh dùng chung một mã số thuế cho nhiều địa điểm kinh doanh: hóa đơn phải thể hiện rõ tên, mã, địa chỉ của từng địa điểm kinh doanh phát sinh giao dịch.

Thông tin người mua

• Tên người mua.
• Địa chỉ người mua.
• Mã số thuế người mua (nếu người mua là tổ chức, doanh nghiệp) hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách hoặc số định danh cá nhân (đối với cá nhân) theo quy định hiện hành.

Nội dung hàng hóa, dịch vụ và các chỉ tiêu tiền tệ – thuế

Đây là phần “chi tiết giao dịch”, bắt buộc phải thể hiện đầy đủ:

• Tên hàng hóa, dịch vụ (phải ghi bằng tiếng Việt; nếu nhiều chủng loại phải liệt kê chi tiết hoặc kèm phụ lục/bảng kê theo quy định).
• Đơn vị tính (cái, kg, m2, giờ, dịch vụ,…).
• Số lượng hàng hóa, dịch vụ.
• Đơn giá (chưa thuế).
• Thành tiền chưa thuế GTGT (số lượng × đơn giá, hoặc theo thỏa thuận).
• Thuế suất thuế GTGT (%) áp dụng cho từng loại hàng hóa, dịch vụ.
• Tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất.
• Tổng cộng tiền thuế GTGT.
• Tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT (tổng giá thanh toán).

Chữ ký trên hóa đơn

• Đối với hóa đơn giấy: Phải có chữ ký của người bán, dấu của người bán (nếu có), và chữ ký của người mua (nếu có).
• Đối với hóa đơn điện tử: Phải có chữ ký số của người bán theo quy định về giao dịch điện tử; chữ ký người mua thường không bắt buộc trong nhiều trường hợp (tùy loại hóa đơn và quy định cụ thể).

Xem thêm: Các loại hình dịch vụ bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP

4. Mức xử phạt khi làm mất hoá đơn đầu ra

Việc làm mất hóa đơn đầu ra (liên 2 – liên dành cho người mua) bị xử phạt theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP, hiệu lực từ 16/01/2026, và Nghị định 291/2026/NĐ-CP).

5. Kê khai dư hóa đơn đầu ra xử lý thế nào?

Khi phát hiện mình đã kê khai dư hóa đơn đầu ra (khai thừa doanh thu và thừa số thuế GTGT đầu ra so với thực tế), kế toán cần tiến hành xử lý bằng cách kê khai bổ sung, điều chỉnh trước khi cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra, thanh tra.

Bước 1: Xác định thời điểm phát hiện sai sót

Trường hợp 1: Phát hiện trong thời hạn nộp tờ khai thuế của kỳ đó

• Doanh nghiệp chỉ cần lập lại tờ khai thuế GTGT mới (tờ khai thay thế) cho kỳ bị sai rồi nộp lại cho cơ quan thuế.
• Thực hiện điều chỉnh giảm các chỉ tiêu liên quan đến doanh thu và thuế GTGT đầu ra về đúng số liệu thực tế.

Trường hợp 2: Phát hiện sau khi hết thời hạn nộp tờ khai thuế

• Doanh nghiệp phải tiến hành lập tờ khai bổ sung (Mẫu 01/KHBS) cho kỳ tính thuế có sai sót đó.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ khai bổ sung

Hồ sơ chuẩn chỉnh gửi lên cơ quan thuế bao gồm:

• Tờ khai thuế GTGT của kỳ bị sai đã được điều chỉnh lại số liệu đúng.
• Bản giải trình khai bổ sung, điều chỉnh (Mẫu 01/KHBS) nhằm làm rõ phần chênh lệch số thuế phát sinh.
• Các tài liệu giải thích, chứng từ liên quan đính kèm (Hợp đồng kinh tế, hóa đơn điều chỉnh, biên bản đối chiếu số liệu…).

Lưu ý về thời hạn: Doanh nghiệp có quyền nộp hồ sơ khai bổ sung vào bất kỳ ngày làm việc nào (không phụ thuộc vào thời hạn nộp tờ khai của kỳ tiếp theo) trong vòng 10 năm kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ bị sai, miễn là trước khi cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra, kiểm tra thuế tại trụ sở.

Hóa đơn đầu ra sẽ phản ánh doanh thu và nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp đối với Nhà nước. Nắm vững các nguyên tắc vàng về thời điểm xuất hóa đơn, tính hợp lệ của nội dung cũng như quy trình xử lý sai sót sẽ giúp doanh nghiệp luôn chủ động và tự tin trong mọi kỳ quyết toán thuế. 

EasyInvoice giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nhanh chóng, đáp ứng đầy đủ quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Phần mềm hỗ trợ phát hành hóa đơn chính xác, kết nối trực tiếp với cơ quan Thuế và tối ưu quy trình bán hàng cho nhiều ngành nghề.

EasyInvoice – Giải pháp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

• Đáp ứng đầy đủ quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
• Giao diện trực quan, dễ sử dụng, giúp phát hành hóa đơn nhanh chóng ngay trên máy tính tiền.
• Hỗ trợ phát hành hàng loạt hóa đơn, giảm thời gian xử lý và hạn chế sai sót.
• Tự động truyền dữ liệu hóa đơn đến Hệ thống thông tin quản lý thuế của Cục Thuế 24/7.
• Gửi hóa đơn điện tử qua email, SMS và nhiều phương thức khác ngay sau khi phát hành.
• Hỗ trợ tạo, phát hành và quản lý hóa đơn trên cả máy tính và thiết bị di động, giúp doanh nghiệp làm việc mọi lúc, mọi nơi.

Đăng ký dùng thử EasyInvoice ngay hôm nay để trải nghiệm giải pháp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nhanh chóng, an toàn và luôn cập nhật theo quy định mới nhất.

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ KHỞI TẠO TỪ MÁY TÍNH TIỀN

Video giới thiệu Phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử

Zalo tư vấn mua hàng: https://zalo.me/softdreams

Website: https://easyinvoice.vn/

Email: info@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn