Từ ngày 01/7/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, quy định rõ đối tượng và loại hóa đơn điện tử phải áp dụng đối với từng lĩnh vực kinh doanh. Vậy những loại hình dịch vụ bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử? Hãy cùng hóa đơn điện tử EasyInvoice tìm hiểu trong bài viết dưới đây. 

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Theo Điều 3 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử được phân thành các loại cơ bản sau:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: là hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã trước khi người bán gửi cho người mua. Mã của cơ quan thuế bao gồm số giao dịch (dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra) và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán.
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền: là hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, được lập từ hệ thống tính tiền có kết nối dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, cho phép người mua truy xuất, kê khai thông tin hóa đơn.

Về bản chất, hóa đơn điện tử là chứng từ kế toán do người bán lập dưới dạng dữ liệu điện tử, thay thế hoàn toàn cho hóa đơn giấy, có giá trị pháp lý tương đương khi đáp ứng đầy đủ nội dung và định dạng chuẩn dữ liệu theo quy định. Hóa đơn điện tử phải phản ánh đầy đủ, trung thực nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, và người bán chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của hóa đơn đã lập.

Điểm khác biệt lớn nhất so với hóa đơn giấy là hóa đơn điện tử được kết nối trực tiếp hoặc gián tiếp với Hệ thống thông tin quản lý thuế của Cục Thuế, giúp cơ quan thuế giám sát doanh thu theo thời gian thực, đồng thời giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí in ấn, lưu trữ và rủi ro thất lạc chứng từ.

Xem thêm: Thông tư 91/2026/TT-BTC: Hướng dẫn toàn diện về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử

2. Đối tượng nào bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử?

Theo Điều 2 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử là toàn bộ tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (gọi chung là người bán), bao gồm:

• Doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam;
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, tổ hợp tác;
• Đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
• Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh;
• Tổ chức nước ngoài (bao gồm cả chủ quản nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số ở nước ngoài) có hoạt động kinh doanh trên nền tảng thương mại điện tử và các dịch vụ khác có phát sinh doanh thu tính thuế tại Việt Nam.

Cụ thể hơn, theo Điều 6, đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử được chia thành 3 nhóm chính:

Nhóm 1: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Áp dụng đối với:

• Tổ chức kinh tế, tổ chức khác.
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
• Các trường hợp có rủi ro cao về thuế theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

Nhóm 2: Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Áp dụng đối với doanh nghiệp đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin, bao gồm:

• Có phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng việc lập, tra cứu, lưu trữ và truyền dữ liệu hóa đơn.
• Hoạt động trong các lĩnh vực như: điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, cấp nước sạch, tài chính – ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, y tế, thương mại điện tử, siêu thị, thương mại, vận tải, tài sản mã hóa, dịch vụ hỗ trợ giao dịch trên sàn giao dịch các-bon…

Nhóm 3: Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Bắt buộc áp dụng đối với:

• Tổ chức kinh tế.
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.

Có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng, như:

• Nhà hàng, quán ăn, quán cà phê.
• Cửa hàng bán lẻ, siêu thị.
• Khách sạn, dịch vụ lưu trú.
• Dịch vụ giải trí và các ngành nghề bán hàng trực tiếp khác.

Lưu ý: Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 01 tỷ đồng/năm trở lên hoặc có hoạt động bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng bắt buộc phải sử dụng:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; hoặc
• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

Quy định này được áp dụng kể cả trường hợp trước đó thuộc diện được miễn sử dụng hóa đơn điện tử.

Xem ngay: Top 5 đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử tốt nhất 2026

3. Các loại hình dịch vụ bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Với nhóm doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định khá chi tiết, tùy theo tính chất dịch vụ mà doanh nghiệp sẽ thuộc nhóm sử dụng hóa đơn có mã, không có mã, hoặc hóa đơn từ máy tính tiền. Có thể chia thành các nhóm sau:

3.1. Nhóm dịch vụ được ưu tiên dùng hóa đơn điện tử không có mã cơ quan thuế (nếu đáp ứng điều kiện hạ tầng CNTT)

Theo Điều 6.1b, các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ thuộc những lĩnh vực sau, nếu có hệ thống công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu, được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:

• Dịch vụ bưu chính, viễn thông
• Dịch vụ tài chính ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm
• Dịch vụ tài sản mã hóa, dịch vụ hỗ trợ giao dịch trên sàn giao dịch các-bon
• Dịch vụ y tế
• Dịch vụ vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy
• Dịch vụ cung cấp điện, nước sạch

3.2. Nhóm dịch vụ bắt buộc dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Theo Điều 6.1c, các loại hình dịch vụ có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng (đối tượng B2C, giao dịch nhỏ lẻ, thường xuyên) thuộc diện bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, bao gồm:

• Dịch vụ ăn uống, nhà hàng
• Dịch vụ khách sạn, lưu trú
• Dịch vụ vận tải hành khách (trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác là hàng hóa bán ra)
• Dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ
• Dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí
• Hoạt động chiếu phim
• Dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo quy định về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam
• Hoạt động bán lẻ tại trung tâm thương mại, siêu thị (trừ ô tô, mô tô, xe máy)

3.3. Nhóm dịch vụ có quy định riêng về thời điểm và phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn

Ngoài việc xác định loại hóa đơn, Nghị định còn liệt kê một loạt ngành dịch vụ có đặc thù về đối soát số liệu định kỳ với khách hàng, đối tác, nên được áp dụng cơ chế lập hóa đơn theo kỳ (không quá ngày 07 của tháng sau hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước), bao gồm:

• Dịch vụ hỗ trợ trực tiếp vận tải hàng không, cung ứng nhiên liệu hàng không
• Dịch vụ hỗ trợ vận tải đường sắt, đường thủy
• Dịch vụ truyền hình, quảng cáo truyền hình
• Dịch vụ thương mại điện tử
• Dịch vụ bưu chính và chuyển phát (bao gồm dịch vụ đại lý, thu hộ, chi hộ)
• Dịch vụ viễn thông (bao gồm viễn thông giá trị gia tăng)
• Dịch vụ logistic, dịch vụ hoa tiêu hàng hải
• Dịch vụ công nghệ thông tin, nền tảng số, dịch vụ trung gian thanh toán
• Dịch vụ ngân hàng (trừ hoạt động cho vay), chuyển tiền quốc tế
• Dịch vụ chứng khoán, dịch vụ tài sản mã hóa, dịch vụ hỗ trợ giao dịch sàn các-bon
• Xổ số điện toán, thu phí sử dụng đường bộ, dịch vụ bảo hiểm
• Dịch vụ bảo vệ, cung cấp suất ăn công nghiệp
• Dịch vụ thông tin tín dụng
• Kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi, xe hợp đồng, xe mô tô hai bánh có sử dụng phần mềm kết nối vận tải

Đây là nhóm ngành dịch vụ có tần suất giao dịch cực lớn nên Nghị định cho phép linh hoạt về thời điểm lập hóa đơn theo kỳ đối soát, thay vì phải xuất từng hóa đơn ngay tại thời điểm phát sinh giao dịch.

Xem ngay: Hướng dẫn cách xuất hóa đơn từ máy tính tiền đúng quy định

4. Những trường hợp phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Theo Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền được áp dụng trong các trường hợp sau:

Bắt buộc theo lĩnh vực kinh doanh

Tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng thuộc các lĩnh vực sau phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền:

• Trung tâm thương mại, siêu thị.
• Hoạt động bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và các loại xe có động cơ khác).
• Dịch vụ ăn uống, nhà hàng, khách sạn.
• Dịch vụ vận tải hành khách và dịch vụ hỗ trợ trực tiếp vận tải đường bộ.
• Dịch vụ nghệ thuật, vui chơi giải trí, chiếu phim.
• Các dịch vụ phục vụ cá nhân khác.

Bắt buộc theo ngưỡng doanh thu

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu trên 01 tỷ đồng/năm phải sử dụng một trong hai loại hóa đơn sau:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; hoặc
• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

Trường hợp không phải đăng ký thêm hóa đơn từ máy tính tiền

Tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế theo đúng quy định thì không phải đăng ký thêm hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Nguyên tắc đối với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Theo khoản 9 Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền phải đáp ứng các yêu cầu sau:

• Có thể nhận biết là hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối, truyền dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
• Không bắt buộc có chữ ký số của người bán.
• Hóa đơn vẫn được xem là hóa đơn, chứng từ hợp pháp để xác định chi phí được trừ khi tính thuế nếu dữ liệu đã được truyền và tra cứu trên Hệ thống thông tin quản lý thuế.

Lưu ý: Mặc dù không bắt buộc có chữ ký số, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền vẫn có đầy đủ giá trị pháp lý khi đáp ứng các điều kiện theo quy định.

Xem ngay: Cách Xuất Hóa Đơn Khởi Tạo Từ Máy Tính Tiền Trên Easyinvoice

5. Những lưu ý khi triển khai hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp dịch vụ

Do đặc thù có nhiều giao dịch phát sinh mỗi ngày, nhiều điểm bán và nhiều kênh bán hàng, doanh nghiệp dịch vụ cần lưu ý một số vấn đề sau khi triển khai hóa đơn điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP:

Xác định đúng loại hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp cần rà soát mô hình kinh doanh để lựa chọn loại hóa đơn phù hợp:

• Bán trực tiếp cho người tiêu dùng (B2C) có thể thuộc diện bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
• Giao dịch chủ yếu với doanh nghiệp, tổ chức (B2B) sẽ áp dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế theo quy định.

Việc lựa chọn đúng ngay từ đầu sẽ giúp tránh phải thay đổi phương thức sử dụng hóa đơn sau này.

Lập hóa đơn đúng thời điểm

Thời điểm lập hóa đơn phụ thuộc vào từng loại hình kinh doanh. Doanh nghiệp cần nắm rõ quy định để xuất hóa đơn đúng thời hạn, đặc biệt đối với:

• Nhà hàng, khách sạn, dịch vụ ăn uống, giải trí.
• Các dịch vụ đối soát theo kỳ như viễn thông, thương mại điện tử, vận tải…

Đồng thời nên xây dựng quy trình đối soát nội bộ để hạn chế sai sót trong quá trình xuất hóa đơn.

Đảm bảo hạ tầng công nghệ đáp ứng quy định

Doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm có khả năng:

• Lập, tra cứu và lưu trữ hóa đơn điện tử.
• Kết nối, truyền dữ liệu ổn định đến cơ quan thuế.
• Đồng bộ với hệ thống bán hàng và kế toán khi cần thiết.

Đây là điều kiện quan trọng để triển khai hóa đơn điện tử đúng quy định.

Chuẩn bị phương án xử lý khi xảy ra sự cố

Khi hệ thống gặp lỗi khiến không thể lập hoặc truyền hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần nhanh chóng liên hệ cơ quan thuế hoặc đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để được hỗ trợ, tránh làm gián đoạn hoạt động kinh doanh hoặc phát hành hóa đơn không đúng quy định.

Rà soát hóa đơn, chứng từ còn tồn

Doanh nghiệp nên kiểm kê toàn bộ hóa đơn, biên lai giấy đang sử dụng và xây dựng kế hoạch chuyển đổi theo quy định chuyển tiếp, tránh tiếp tục sử dụng các loại hóa đơn đã hết hiệu lực hoặc tiêu hủy không đúng thời hạn.

Đào tạo nhân viên tại các điểm bán

Đối với nhà hàng, khách sạn, cửa hàng bán lẻ, siêu thị…, nhân viên bán hàng và thu ngân cần được hướng dẫn đầy đủ về quy trình lập hóa đơn điện tử. Việc xuất hóa đơn đầy đủ, đúng thời điểm không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định mà còn hạn chế rủi ro bị khách hàng phản ánh hoặc bị xử phạt do không xuất hóa đơn theo quy định.

6. EasyInvoice giải pháp quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả

Trước yêu cầu mới của Nghị định 254/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp cần một giải pháp hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, giúp triển khai nhanh, vận hành ổn định và giảm thiểu rủi ro về thuế. 

EasyInvoice được cập nhật đầy đủ theo quy định mới và sở hữu nhiều tính năng nổi bật như:

• Đáp ứng đầy đủ các loại hóa đơn điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
• Kết nối trực tiếp với Hệ thống thông tin quản lý thuế, truyền dữ liệu nhanh chóng và chính xác.
• Hỗ trợ lập hóa đơn theo kỳ đối soát, phù hợp với doanh nghiệp dịch vụ có nhiều giao dịch.
• Tích hợp với phần mềm kế toán EasyBooks, phần mềm bán hàng (EasyPos) và nhiều hệ thống quản lý khác.
• Báo cáo, thống kê trực quan, giúp quản lý hóa đơn và doanh thu hiệu quả.
• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, phù hợp với cả kế toán và nhân viên bán hàng.
• Hỗ trợ 24/7, đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình triển khai và sử dụng.

Hy vọng bài viết đã giúp bạn nắm rõ các loại hình dịch vụ bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, từ đó áp dụng đúng quy định và hạn chế rủi ro trong quá trình kinh doanh.

EasyInvoice giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nhanh chóng, đáp ứng đầy đủ quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Phần mềm hỗ trợ phát hành hóa đơn chính xác, kết nối trực tiếp với cơ quan Thuế và tối ưu quy trình bán hàng cho nhiều ngành nghề.

EasyInvoice – Giải pháp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

• Đáp ứng đầy đủ quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
• Giao diện trực quan, dễ sử dụng, giúp phát hành hóa đơn nhanh chóng ngay trên máy tính tiền.
• Hỗ trợ phát hành hàng loạt hóa đơn, giảm thời gian xử lý và hạn chế sai sót.
• Tự động truyền dữ liệu hóa đơn đến Hệ thống thông tin quản lý thuế của Cục Thuế 24/7.
• Gửi hóa đơn điện tử qua email, SMS và nhiều phương thức khác ngay sau khi phát hành.
• Hỗ trợ tạo, phát hành và quản lý hóa đơn trên cả máy tính và thiết bị di động, giúp doanh nghiệp làm việc mọi lúc, mọi nơi.

Đăng ký dùng thử EasyInvoice ngay hôm nay để trải nghiệm giải pháp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nhanh chóng, an toàn và luôn cập nhật theo quy định mới nhất.

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ KHỞI TẠO TỪ MÁY TÍNH TIỀN

Video giới thiệu Phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử

Zalo tư vấn mua hàng: https://zalo.me/softdreams

Website: https://easyinvoice.vn/

Email: info@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn