Doanh nghiệp siêu nhỏ xuất hóa đơn có thể lựa chọn một trong ba hình thức phù hợp với mô hình hoạt động của mình. Khi đã nắm rõ quy trình xuất hóa đơn cùng các lưu ý quan trọng khác, bạn hoàn toàn có thể làm chủ công việc kinh doanh của mình. Bạn có thể tham khảo chi tiết về việc xuất hóa đơn này thông qua bài viết của hóa đơn điện tử EasyInvoice ngay bên dưới đây. 

1. Doanh nghiệp siêu nhỏ là gì?

Doanh nghiệp siêu nhỏ là loại hình doanh nghiệp có quy mô rất nhỏ về lao động, doanh thu và/hoặc tổng nguồn vốn. Quy mô này được xác định dựa trên các tiêu chí cụ thể được quy định tại Luật Hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa, cùng các văn bản hướng dẫn thi hành (điển hình là Nghị định 80/2021/NĐ-CP). Việc phân loại rõ ràng giúp Nhà nước có các chính sách hỗ trợ phù hợp, đồng thời áp dụng các chế độ kế toán – thuế đơn giản hóa dành riêng cho đối tượng này.

2. Doanh nghiệp siêu nhỏ có bắt buộc xuất hóa đơn không?

Có, doanh nghiệp siêu nhỏ bắt buộc phải xuất hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ từ năm 2026, tương tự như mọi loại hình doanh nghiệp khác. Từ ngày 01/01/2026, toàn bộ doanh nghiệp (bao gồm cả doanh nghiệp siêu nhỏ) phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Luật Quản lý thuế. Doanh nghiệp siêu nhỏ có thể lựa chọn một trong các hình thức hóa đơn điện tử sau:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế (nếu đáp ứng điều kiện về phần mềm, hạ tầng CNTT);
• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế (áp dụng bắt buộc từ 01/06/2025 đối với một số đối tượng bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng, và mở rộng dần).

Xem thêm: Doanh nghiệp siêu nhỏ khác doanh nghiệp nhỏ như thế nào?

3. Doanh nghiệp siêu nhỏ được sử dụng loại hóa đơn nào?

Theo Thông tư 58/2026/TT-BTC hướng dẫn về chứng từ kế toán, ghi sổ kế toán, lập và trình bày Báo cáo tài chính của doanh nghiệp siêu nhỏ, việc xác định nghĩa vụ thuế sẽ được thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế.

Cụ thể, hướng dẫn doanh nghiệp siêu nhỏ nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và nộp thuế TNDN trên thu nhập tính thuế được quy định chi tiết tại Điều 8 Thông tư 58/2026/TT-BTC như sau:

3.1 Chứng từ kế toán

Doanh nghiệp siêu nhỏ sử dụng:

• Hóa đơn.
• Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn.
• Các chứng từ kế toán khác theo quy định của pháp luật kế toán và pháp luật thuế.

Các chứng từ này là căn cứ pháp lý để xác định các khoản doanh thu, thu nhập, chi phí cũng như số thuế GTGT, thuế TNDN phải nộp hoặc đã nộp trong kỳ.

3.2 Hệ thống sổ kế toán áp dụng

Trường hợp này, doanh nghiệp siêu nhỏ áp dụng các sổ kế toán theo danh mục cụ thể dưới đây:

Xem thêm: Bộ chứng từ hóa đơn đầu ra cập nhật theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP

4. Hướng dẫn doanh nghiệp siêu nhỏ xuất hóa đơn điện tử

Mỗi lần phát sinh giao dịch bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp thực hiện xuất hóa đơn theo 4 bước chuẩn hóa sau:

Bước 1: Tạo hóa đơn

Nhập đầy đủ và chính xác các thông tin giao dịch bao gồm: Tên, địa chỉ, MST người mua (nếu có); tên hàng hóa/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá; thuế suất GTGT (0%, 5%, 8%, 10%… tùy loại mặt hàng); hình thức thanh toán (chuyển khoản, tiền mặt…).

Bước 2: Ký điện tử

Sử dụng chữ ký số (USB Token hoặc chữ ký số từ xa) đã đăng ký hợp lệ để ký lên hóa đơn.

Bước 3: Gửi hóa đơn cho người mua

Gửi trực tiếp qua email, SMS hoặc cung cấp link tra cứu hóa đơn. Doanh nghiệp có thể in hoặc gửi file PDF nếu khách hàng yêu cầu (lưu ý: bản in chỉ mang tính tham khảo, giá trị pháp lý nằm ở bản điện tử đã ký và truyền lên cơ quan thuế).

Bước 4: Truyền dữ liệu lên cơ quan thuế

Hệ thống của nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử sẽ tự động truyền dữ liệu lên cơ quan thuế (thời gian truyền thường trong ngày hoặc tối đa 02 ngày làm việc kể từ ngày lập). Doanh nghiệp cần kiểm tra trạng thái “đã gửi thành công” trên cổng tra cứu của cơ quan thuế.

5. Doanh nghiệp siêu nhỏ cần lưu ý gì khi xuất hóa đơn

Để đảm bảo quyền lợi về thuế và tránh các rủi ro pháp lý, doanh nghiệp siêu nhỏ cần đặc biệt lưu ý 7 nguyên tắc sau:

Thời điểm lập hóa đơn

• Phải lập hóa đơn ngay tại thời điểm bán hàng/cung cấp dịch vụ, hoặc trước khi giao hàng/cung cấp dịch vụ nếu đã nhận tiền thanh toán trước.
• Tuyệt đối không được: Lập hóa đơn trước khi có giao dịch thực tế hoặc gộp nhiều giao dịch của các khách hàng khác nhau vào một hóa đơn (trừ trường hợp bán buôn/bán sỉ có quy định cụ thể trong hợp đồng).

Thông tin bắt buộc trên hóa đơn

Đảm bảo hóa đơn hiển thị đầy đủ các nội dung theo quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP:

• Thông tin người bán và người mua (Tên, địa chỉ, MST).
• Thông tin hàng hóa, dịch vụ (Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền).
• Thuế suất, tiền thuế GTGT và tổng số tiền thanh toán.
• Ngày lập, ký hiệu, số hóa đơn và chữ ký số của người bán.
• Lưu ý: Với khách hàng cá nhân không lấy hóa đơn, doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn và có thể ghi chú “người mua không lấy hóa đơn” để ghi nhận doanh thu đúng thực tế.

Mã số thuế người mua

• Khách hàng là doanh nghiệp, hộ kinh doanh, tổ chức: Bắt buộc phải ghi MST. Thiếu thông tin này, hóa đơn có thể bị coi là không hợp lệ và khách hàng sẽ không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
• Khách hàng là cá nhân: Không bắt buộc ghi MST (trừ trường hợp cá nhân yêu cầu để hoàn thuế, quyết toán…).

Áp dụng đúng thuế suất

Áp dụng đúng mức thuế suất GTGT quy định cho từng mặt hàng (0%, 5%, 8%, 10% hoặc đối tượng không chịu thuế). Việc áp sai thuế suất có thể dẫn đến việc doanh nghiệp bị truy thu, xử phạt hành chính, đồng thời ảnh hưởng đến quyền lợi khấu trừ thuế đầu vào của khách hàng.

Xử lý nghiêm ngặt khi hóa đơn có sai sót

Khi phát hiện hóa đơn có sai sót, doanh nghiệp tuyệt đối không tự ý xóa, sửa mà phải thực hiện theo đúng quy trình:

• Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế (ghi rõ số hóa đơn gốc và lý do sai sót).
• Lập hóa đơn hủy nếu sai sót lớn (sai số tiền, thuế suất, MST, mặt hàng…).
• Mọi hóa đơn điều chỉnh/thay thế/hủy đều phải được ký điện tử, truyền dữ liệu lên cơ quan thuế và lưu trữ cùng hóa đơn gốc.

Truyền dữ liệu và thời hạn gửi cơ quan thuế

Dữ liệu hóa đơn phải truyền lên cơ quan thuế đúng thời hạn (trong ngày hoặc tối đa 02 ngày làm việc). Doanh nghiệp cần chủ động kiểm tra cổng tra cứu hóa đơn điện tử của cơ quan thuế để đảm bảo trạng thái “đã gửi thành công”, tránh tình trạng hóa đơn bị treo, lỗi truyền dẫn.

Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử

Toàn bộ hóa đơn điện tử (bao gồm hóa đơn gốc, điều chỉnh, thay thế, hủy) phải được lưu trữ an toàn tối thiểu 10 năm. Đảm bảo dữ liệu không bị mất mát, sửa đổi trái phép và luôn sẵn sàng xuất báo cáo khi cơ quan thuế yêu cầu thanh tra, kiểm tra.

Xem thêm: Quy định về xuất hóa đơn điện tử 2026

6. EasyInvoice – Phần mềm hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp siêu nhỏ

EasyInvoice là phần mềm hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp siêu nhỏ đơn giản hóa quy trình lập, phát hành và quản lý hóa đơn, với các tính năng nổi bật:

• Lập và phát hành hóa đơn điện tử nhanh chóng, giao diện trực quan, dễ sử dụng ngay cả với doanh nghiệp có ít nhân sự kế toán.
• AI Linda – trợ lý AI tạo hóa đơn, hỗ trợ người dùng tạo hóa đơn bằng ngôn ngữ tự nhiên, từ hình ảnh, file Excel, PDF hoặc giọng nói, giảm đáng kể thao tác nhập liệu thủ công.
• Quản lý và tra cứu hóa đơn tập trung, thuận tiện theo dõi hóa đơn, phục vụ đối chiếu và kê khai.
• Kết nối với cơ quan Thuế, hỗ trợ truyền và nhận dữ liệu hóa đơn theo quy định.
• Tích hợp với phần mềm kế toán EasyBooks, giúp đồng bộ dữ liệu hóa đơn và nghiệp vụ kế toán, hạn chế nhập liệu thủ công.
• Hỗ trợ sử dụng trên máy tính và thiết bị di động, giúp doanh nghiệp chủ động quản lý hóa đơn mọi lúc, mọi nơi.
• Cập nhật theo chính sách hóa đơn điện tử mới, giúp doanh nghiệp siêu nhỏ thuận tiện hơn trong việc đáp ứng các quy định hiện hành.

Doanh nghiệp siêu nhỏ cần chủ động áp dụng hóa đơn điện tử và nắm rõ các quy định kế toán theo Thông tư 58/2026/TT-BTC. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật mà còn nâng cao tính chuyên nghiệp, tạo dựng niềm tin vững chắc đối với khách hàng và đối tác.

EasyInvoice giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nhanh chóng, đáp ứng đầy đủ quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Phần mềm hỗ trợ phát hành hóa đơn chính xác, kết nối trực tiếp với cơ quan Thuế và tối ưu quy trình bán hàng cho nhiều ngành nghề.

EasyInvoice – Giải pháp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

• Đáp ứng đầy đủ quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
• Giao diện trực quan, dễ sử dụng, giúp phát hành hóa đơn nhanh chóng ngay trên máy tính tiền.
• Hỗ trợ phát hành hàng loạt hóa đơn, giảm thời gian xử lý và hạn chế sai sót.
• Tự động truyền dữ liệu hóa đơn đến Hệ thống thông tin quản lý thuế của Cục Thuế 24/7.
• Gửi hóa đơn điện tử qua email, SMS và nhiều phương thức khác ngay sau khi phát hành.
• Hỗ trợ tạo, phát hành và quản lý hóa đơn trên cả máy tính và thiết bị di động, giúp doanh nghiệp làm việc mọi lúc, mọi nơi.

Đăng ký dùng thử EasyInvoice ngay hôm nay để trải nghiệm giải pháp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nhanh chóng, an toàn và luôn cập nhật theo quy định mới nhất.

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ KHỞI TẠO TỪ MÁY TÍNH TIỀN

Video giới thiệu Phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử

Zalo tư vấn mua hàng: https://zalo.me/softdreams

Website: https://easyinvoice.vn/

Email: info@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn