Doanh nghiệp quản lý hóa đơn đầu vào thủ công có bất cập gì?

Những bất cập nhìn thấy và không nhìn thấy trong doanh nghiệp khi quản lý hóa đơn đầu vào thủ công đó chính là bộ phận kế toán và bộ phận ban điều hành công ty. Chi tiết hãy đọc ngay bài viết dưới đây.

1. Quản lý hóa đơn đầu vào thủ công gây bất cập với bộ phận kế toán

a) Việc lưu trữ thủ công, quản lý và theo dõi qua bảng tính excel tiêu tốn 60% thời gian làm việc của kế toán

Với việc quản lý thủ công thì sau khi nhận hóa đơn giấy từ nhà cung cấp, kế toán hạch toán bằng cách nhập liệu thủ công vào bảng tính excel để theo dõi. Các chứng từ gốc được lưu trữ bằng cách kẹp vào sổ hóa đơn theo từng tháng/quý/năm.

Theo thời gian, số lượng chứng từ, hóa đơn ngày một nhiều hơn dẫn đến việc quản lý, tra cứu hóa đơn đầu vào sẽ trở nên khó khăn và mất nhiều thời gian của người làm kế toán.

b) Mặc dù nhận hóa đơn đầu vào điện tử qua email nhưng vẫn phải in ra giấy để lưu trữ làm hóa đơn lưu trữ rời rạc, thiếu nhất quán và khó tra cứu khi cần thiết

Đối với các nhà cung cấp sử dụng hóa đơn điện tử, khi doanh nghiệp mua hàng sẽ nhận được hóa đơn đầu vào qua email. Việc doanh nghiệp quản lý hóa đơn đầu vào thủ công, thì kế toán vẫn phải in hóa đơn đầu vào đó ra giấy để lưu trữ và nhập liệu thủ công vào bảng tính excel hoặc phần mềm kế toán.

Bên cạnh đó, dữ liệu được lưu trữ ở nhiều nơi như email, hóa đơn bản sao lưu trữ, bảng excel, phần mềm kế toán,… thường sẽ gây ra việc thiếu nhất quán, tam sao thất bản, sai sót hoặc thất lạc dữ liệu, khó khăn khi tra cứu.

c) Dễ gây ra việc sai sót gây tổn hại cho doanh nghiệp do mất thời gian kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn hoặc không có phương pháp kiểm tra

Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn là việc kế toán cần làm khi nhận được hóa đơn đầu vào từ nhà cung cấp, mục đích để xác nhận hóa đơn mua hàng có đúng quy định hay không. Nhiều kế toán không có phương pháp kiểm tra dẫn đến những sai sót, giả mạo hóa đơn gây nên tổn thất cho doanh nghiệp.

d) Mất thời gian trong việc phải nhập tay hóa đơn từ email lên phần mềm kế toán

Quy trình nhập liệu hóa đơn bằng cách này thường ít xảy ra vấn đề đối với các doanh nghiệp ít xảy ra phát sinh nhiệm vụ trong kỳ. Nhưng đối với các doanh nghiệp sản xuất, nghiên cứu, công nghệ,… thì việc mua nhiều hàng hóa, nguyên vật liệu sẽ gây nên những vấn đề sau:

• Mất thời gian để nhập số liệu;
• Dễ xảy ra tình trạng nhập thiếu hóa đơn, nhập hóa đơn 2 lần;
• Sai sót trong quá trình nhập liệu;
• Khó theo dõi hóa đơn đầu vào qua email vì bị trôi hoặc chồng chéo giữa các email khác;
• Tốn quá nhiều thời gian của kế toán;

>>>> Xem thêm:

• Phần mềm hóa đơn đầu vào có vai trò gì trong quản lý doanh nghiệp?
• 3 giải pháp giúp kế toán làm việc tại nhà hiệu quả khi giãn cách

2. Quản lý hóa đơn đầu vào thủ công gây bất cập đối với lãnh đạo điều hành công ty

a) Chi phí thời gian và nhân sự

Như đã nói ở trên, quản lý hóa đơn đầu vào thủ công tiêu tốn rất nhiều thời gian của kế toán, cụ thể:

• Kế toán phải tạo email riêng để nhận hóa đơn đầu vào từ các nhà cung cấp hoặc nhận hóa đơn giấy qua chuyển phát;
• Việc kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn bằng mắt thường gây ra sai sót và phải yêu cầu nhà cung cấp chỉnh sửa gửi lại nhiều lần. Thậm chí, khi kế toán không phát hiện ra lỗi sai và hạch toán sẽ gây tổn thất nặng cho doanh nghiệp;
• Phải nhập tay dẽ liệu từ hóa đơn vào bảng tính excel hoặc phần mềm kế toán để theo dõi;

=> Có thể thấy, quản lý hóa đơn đầu vào theo cách thủ công gây lãng phí nhiều thời gian và nhân sự cho doanh nghiệp. Phần mềm quản lý và lưu trữ hóa đơn đầu vào sẽ giúp kế toán xử lý khối lượng công việc đó nhanh chóng, chính xác hơn gấp nhiều lần so với cách thủ công.

b) Chi phí in ấn và lưu trữ chứng từ

Việc in ấn ra giấy để lưu trữ hóa đơn đầu vào cùng những chi phí như không gian lưu trữ hay thời gian nhan sự quản lý được coi là những khoản lãng phí lớn, đòi hỏi ban lãnh đạo phải có biện pháp giải quyết kịp thời.

c) Lãng phí chi phí quản lý dữ liệu

Theo thời gian thì số lượng chứng từ giấy sẽ tăng lên, đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải tăng chi phí để quản lý dữ liệu, chứng từ ,…

d) Khó kiểm soát dữ liệu hóa đơn, quản lý chồng chéo thông tin từ nhiều nguồn không nhất quán

Tình trạng chung của tát cả doanh nghiệp quản lý hóa đơn đầu vào thủ công đó chính là thiếu nhất quán. Việc dữ liệu được quản lý từ nhiều nguồn như email, excel, phần mềm kế toán,… gây nên khó khăn trong việc quản lý chứng từ gốc khi cần để giải trình với Cơ quan Thuế hoặc sai sót trong khi làm báo cáo tài chính.

e) Không nắm bắt được chính xác tình hình tài chính – kế toán thực của công ty

Việc báo cáo tài chính sai lệch khiến ban quản trị công ty không thể nắm bắt được chính xác tình trạng hoạt động tài chính, sản xuất, kinh doanh hiện tại.

f) Chịu tổn thất khi kế toán làm sai, làm việc với năng suất thấp

Nhập liệu thủ công, quản lý bằng sổ sách, bảng tính thủ công khiến kế toán không tránh khỏi tình trạng sai sót hay làm thất lạc hóa đơn,…dẫn đến tổn thất cho công ty. Cụ thể như chi phí nộp phạt sau, chi phí năng suất làm việc thấp của kế toán,…

>>> Có thể bạn muốn biết: Phần mềm hóa đơn đầu vào EasyIN có những tính năng vượt trội nào?

3. Lý do doanh nghiệp cần quản lý hóa đơn đầu vào EasyIN

Đơn giản, hiệu suất cao

Tự động nhập liệu đến 95%, cho phép tìm kiếm – tra cứu hoá đơn nhanh chóng và đơn giản.

Giảm thiểu mọi rủi ro

Tự động kiểm tra tính hợp pháp hóa đơn, trạng thái bên bán, chứng thư số và đưa ra những cảnh báo tức thời.

Tiết kiệm tối ưu

Giúp doanh nghiệp tiết kiệm đến 90% chi phí và thời gian quản lý, lưu trữ hóa đơn bán ra và hoá đơn mua vào

Giá thành hợp lý

EasyIN không giới hạn thời gian sử dụng – số máy – số điểm truy cập, phần mềm không chịu thuế VAT.

SoftDreams hy vọng, với những nỗ lực hoàn thiện và phát triển cải tiến sản phẩm không ngừng này có thể giúp cho kế toán, doanh nghiệp tối ưu hoá quá trình làm việc cũng như tối ưu chi phí, thời gian thực hiện nghiệp vụ.

Đặc biệt, đội ngũ chuyên môn của EasyIN cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

Dùng thử phần mềm quản lý và lưu trữ hóa đơn đầu vào EasyIN >>> TẠI ĐÂY <<<

———————

LIÊN HỆ ĐỂ ĐƯỢC HỖ TRỢ NGAY VỀ SẢN PHẨM

Hotline: 0981 772 388 – 1900 56 56 53

Email: contact@softdreams.vn

Website: easyinvoice.vn

Facebook: Phần mềm hóa đơn điện tử – EasyInvoice