Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Bởi EasyInvoice.vn - 07/10/2019 447 lượt xem

Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy là nghiệp vụ thường xuyên của kế toán cần phải thực hiện khi có yêu cầu từ phía người mua, lưu trữ hay khi có hàng hóa vận chuyển trên đường.

Vậy khi thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, kế toán cần nắm chắc về cách chuyển đổi và ghi nhớ những lưu ý cần thiết trong khi chuyển đổi để tránh những sai sót.

I. Mục đích chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo quy định

chuyển hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để làm gì?

Căn cứ theo Khoản 1 Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC thì việc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy sẽ được thực hiện khi người bán hàng hóa cần chuyển đổi để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa (hữu hình) trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một lần duy nhất.

Bên cạnh đó, việc chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa cũng cần được đảm bảo các quy định tại các khoản 2,3,4 Điều 12 của Thông tư. Đồng thời, phải có chữ ký và đóng dấu người đại diện theo pháp luật của người bán.

Thêm nữa, chuyển đổi sang hóa đơn giấy cũng nhằm mục đích cho việc phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật kế toán.

II. Nguyên tắc và điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn
Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử là gì?

Khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy với mục đích chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa, hóa đơn điện tử chuyển đổi phải đảm bảo tuyệt đối các điều kiện sau:

– Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc

– Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

– Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

– Giá trị pháp lý của các hoá đơn điện tử chuyển đổi.

Đồng thời, để hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý cần đáp ứng được yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

Căn cứ theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC hóa đơn điện tử chuyển đổi cần có dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.

Theo đó, doanh nghiệp có nhu cầu chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy cần tuân thủ các quy định tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC nhằm tránh những sai sót không đáng có.

III. Phân biệt hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy

Hóa đơn giấy là một hình thức hóa đơn truyền thống được tất cả các doanh nghiệp sử dụng trong những năm vừa qua. Tuy nhiên, hình thức hóa đơn giấy đang không còn phù hợp với thời kỳ công nghệ số cũng như nhiều hạn chế mà nó gây ra.

Thay vào đó, ngành Thuế tích cực đẩy mạnh các doanh nghiệp chuyển đổi sang dùng hóa đơn điện tử nhằm khắc phục những hạn chế mà hóa đơn giấy gây ra cũng như phù hợp với xu hướng thời kỳ công nghệ số

Với linh hoạt về tính năng cũng như ưu điểm về sử dụng thì hóa đơn điện tử có thể chuyển đổi sang hóa đơn giấy. Hãy cùng chúng tôi phân biệt hóa đơn được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử với hóa đơn giấy thế nào để hiểu rõ hơn về hóa đơn chuyển đổi.

Về ký hiệu trên hóa đơn: điểm khác biệt đó là số seri. Số seri trên hóa đơn giấy có ký hiệu là VC/15P còn trên hóa đơn điện tử là VC/15E

Về chữ ký trên hóa đơn: về chữ ký trên hóa đơn thì hóa đơn giấy thông thường sử dụng chữ tay thông thường. Đối với hóa đơn điện tử thì dùng chữ ký số. Chữ ký số trên hóa đơn điện tử có khả năng xác định nguồn gốc của hóa đơn đó.

Về liên của hóa đơn: hóa đơn giấy thông thường có nhiều liên 2 hoặc 3 liên trong đó 1 liên được viết qua giấy than và nội dung của các liên này phải giống nhau. Với hóa đơn điện tử thì nói không với liên.

IV. Cách chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy trên phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice

Dưới đây sẽ là hướng dẫn chi tiết về cách chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn trên hệ thống phần mềm của EasyInvoice.

Tại menu dọc “Chuyển đổi hóa đơn” click chọn “Chuyển đổi hóa đơn”

Chuyển sang màn hình “Chuyển đổi hóa đơn”. Màn hình cung cấp các chức năng:

*Chức năng Tìm kiếm

– Tìm kiếm theo “Mẫu số”

– Theo “Ký hiệu”

– Theo “Ký hiệu”

– Theo “Số hóa đơn”

– Theo “ Từ ngày HD – Đến ngày HD”

– Theo “ Tên KH, Mã KH”

* Chức năng “Chuyển đổi chứng minh nguồn gốc”:

Tại màn hình “Danh sách hóa đơn “và tích chọn vào hóa đơn muốn chuyển đổi chứng minh nguồn gốc:

Click button để thực hiện bạn chuyển sang màn hình chi tiết rồi click tiếp button  để chuyển sang màn hình thực hiện In hóa đơn.

Tại đây thông tin hóa đơn được giữ nguyên, hiển thị thêm dòng text “ Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa

– Sau khi chuyển đổi thành công trạng thái chuyển đổi của hóa đơn sẽ đổi thành chức năng “xem chi tiết”

*Lưu ý:

– Mỗi hóa đơn chỉ được chuyển đổi chứng minh nguồn gốc xuất xứ 1 lần nhưng vẫn thực hiện “Chuyển đổi lưu trữ”  được.

* Chức năng Chuyển đổi lưu trữ:

Tại màn hình “Danh sách hóa đơn “và tích chọn vào hóa đơn muốn chuyển đổi lưu trữ:

Click button để thực hiện và chuyển sang màn hình chi tiết, sau đó click tiếp button   và chuyển sang màn hình để thực hiện In hóa đơn

Tại đây thông tin hóa đơn được giữ nguyên , hiển thị thêm dòng text “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử để lưu trữ

 

Lưu ý:

Hóa đơn có thể chuyển đổi lưu trữ được nhiều lần

Trường hợp > 10 bản ghi cung cấp chức năng phân trang

Trên đây là cách phân biệt cũng như nguyên tắc, điều kiện chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Nếu có bất kỳ những thắc mắc nào về hóa đơn điện tử hay muốn trải nghiệm những tính năng của phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice hãy liên hệ ngay với chúng tôi theo Hotline 0981 772 388 – 1900 56 56 53.

DÙNG THỬ: PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ EASYINVOICE

 

Để được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp vui lòng liên hệ

Điện thoại: 0981 772 388 – 1900 56 56 53

Email: contact@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn

Tags:

Sử dụng ngay
Hóa đơn điện tử Easyinvoice

Tư vấn hóa đơn điện tử

0981 772 388 0919 510 089

Hỗ trợ kỹ thuật & CSKH

1900 56 56 53 0961 949 588
0981 772 388