Chữ ký số (Token USB) là gì? Miễn ký số hóa đơn điện tử khi nào?

Chữ ký số là gì? Những điều bạn cần biết về Chữ ký số Token

Bởi EasyInvoice.vn - 07/10/2019 3317 lượt xem

Việc sử dụng chữ ký số trong thời đại 4.0 được xem là điều tất yếu và bắt buộc, chính vì vậy bài viết này của chúng tôi sẽ cùng các bạn đi làm rõ mọi điều quan trọng về chữ ký số.

Chữ ký số là công cụ điện tử quan trọng giúp bạn có thể kê khai, nộp tờ khai thuế và nộp thuế điện tử.

chữ ký số token
Chữ ký số hay được gọi với tên khác là Token (USB token)

Chữ ký số là gì?

Định nghĩa chữ ký số

Chữ ký số (Token USB) là một loại chữ ký điện tử dùng để ký hóa đơn điện tử. Tương tự như chữ ký thường sử dụng để ký hóa đơn giấy vậy.

Chữ ký số hoàn thiện là sự kết hợp của một cặp khóa bí mậtkhóa công khai được mã hóa dữ liệu gồm thông tin doanh nghiệp và mã số thuế.

Chữ ký số được ký trên các loại văn bản và tài liệu số như: word, excel, pdf… Những tài liệu này dùng để nộp thuế qua mạng, khai hải quan điện tử và thực hiện các giao dịch điện tử khác.

Nhiều bạn thường nhầm lẫn hai khái niệm chữ ký sốchữ ký điện tử với nhau và sử dụng chung khái niệm. Thực chất, chữ ký số chỉ là một loại trong chữ ký điện tử.

Và để bạn có thể hiểu hơn về chữ ký số, chúng tôi sẽ giải thích các khái niệm đi kèm chữ ký số.

Giải thích các khái niệm trong chữ ký số

Khóa bí mật là khóa được dùng để tạo chữ ký số.

Khóa công khai là khóa được sử dụng để kiểm tra chữ ký số, được tạo bởi khóa bí mật tương ứng trong cặp khóa.

Ký số là việc đưa khóa bí mật vào một chương trình phần mềm để tự động tạo và gắn chữ ký số vào thông điệp dữ liệu.

Người ký là thuê bao dùng đúng khóa bí mật của mình để ký số vào một thông điệp dữ liệu dưới tên của mình.

Người nhận là tổ chức, cá nhân nhận được thông điệp dữ liệu được ký số bởi người ký, sử dụng chứng thư số của người ký đó để kiểm tra chữ ký số trong thông điệp dữ liệu nhận được và tiến hành các hoạt động, giao dịch có liên quan.

Chữ ký số dùng để làm gì?

chữ ký số để làm gì
Chữ ký số bạn có thể ký trong các giao dịch thư điện tử, ký vào các email

Chữ ký số đem đến rất nhiều công dụng cho đơn vị sử dụng, cụ thể:

– Chữ ký số có thể thay thế cho chữ ký tay trong mọi giao dịch thương mai điện tử ở môi trường số giúp hoạt động giao dịch được diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm.

– Đối với cá nhân, chữ ký số tương đương giá trị pháp lý với chữ ký tay, đối với tổ chức/doanh nghiệp chữ ký số tương đương với con dấu và chữ ký của người đại diện pháp luật.

– Với chữ ký số bạn có thể ký trong các giao dịch thư điện tử, ký vào các email nhằm giúp khách hàng biết có phải bạn là người gửi thư hay không.

– Bạn có thể dùng chữ ký số để đầu tư chứng khoán trực tiếp, mua hàng, thanh toán, chuyển tiền trực tuyến mà không sợ bị mất cắp.

– Khi thực hiện kê khai thuế trực tuyến hay thông quan trực tuyến thì không cần phải in ấn các tờ kê khai, đóng dấu hay phải đến cơ quan thuế để giải quyết

– Đóng bảo hiểm bạn cũng có thể đóng bằng chữ ký số

– Có thể ký hợp đồng điện tử với khách hàng trực tuyến thông qua hợp đồng điện tử mà không cần phải gặp mặt.

– Bên cạnh đó, bạn có thể sử dụng sử dụng chữ ký s với các ứng dụng quản lý của doanh nghiệp của mình với mức độ tin cậy, bảo mật và xác thực cao hơn rất nhiều.

Các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số

Để chữ ký số có thể sử dụng, không thể thiếu chứng thư số. Dưới đây là 15 đơn vị đã được cấp phép tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số:

15. Công ty Cổ phần Đầu tư Công nghệ và Thương mại Softdreams (EASYCA)

+ Giấy phép số:

+ Ngày cấp: 21/2/2020

+ Thời hạn: 10 năm

1. Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT-CA)

+ Giấy phép số: 595/GP-BTTTT+ Ngày cấp: 27/11/2017

+ Thời hạn: 05 năm2. Công ty cổ phần Công nghệ thẻ Nacencomm (CA2)

+ Giấy phép số: 425/GP-BTTTT

+ Ngày cấp: 27/8/2015

+ Thời hạn: 05 năm3. Công ty cổ phần BKAV (BKAV-CA)

+ Giấy phép số: 57/GP-BTTTT+ Ngày cấp: 17/3/2015

+ Thời hạn: 10 năm

4. Tập đoàn Viễn thông quân đội Viettel (VIETTEL-CA)

+ Giấy phép số: 498/GP-BTTTT+ Ngày cấp: 28/9/2015

+ Thời hạn: 5 năm

5. Công ty cổ phần Hệ thống Thông tin FPT (FPT-CA)

+ Giấy phép số: 527/GP-BTTTT+ Ngày cấp: 12/10/2015

+ Thời hạn: 5 năm

6. Công ty Cổ phần Viễn thông New-Telecom (NEWTEL-CA)

+ Giấy phép số: 225/GP-BTTTT+ Ngày cấp: 22/5/2017

+ Thời hạn: 5 năm

7. Công ty Cổ phần Chứng số an toàn (SAFE-CA)

+ Giấy phép số: 424/GP-BTTTT+ Ngày cấp: 07/9/2017

+ Thời hạn: 5 năm

8. Công ty Cổ phần Chữ ký số ViNa (Smartsign)

+ Giấy phép số: 496/GP-BTTTT+ Ngày cấp: 04/11/2016

+ Thời hạn: 5 năm

9. Công ty Cổ phần Công nghệ Tin học EFY Việt Nam (EFY-CA)

+ Giấy phép số: 153/GP-BTTTT+ Ngày cấp: 05/4/2018

+ Thời hạn: 5 năm

10. Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS (TrustCA)

+ Giấy phép số: 10/GP-BTTTT+ Ngày cấp: 08/01/2019

+ Thời hạn: 10 năm

11. Công ty Cổ phần MISA (MISA-CA)

+ Giấy phép số: 184/GP-BTTTT+ Ngày cấp: 16/5/2019

+ Thời hạn: 10 năm

12. Công ty Cổ phần Tập đoàn Công nghệ CMC (CMC-CA)

+ Giấy phép số: 186/GP-BTTTT+ Ngày cấp: 16/5/2019

+ Thời hạn: 10 năm

Mua chữ ký số ở đâu?

Các đơn vị cung cấp chữ ký số hiện nay đều đã được cấp phép nên các bạn có thể yên tâm lựa chọn một đơn vị trong số những đơn vị kia.

Tuy vậy chất lượng dịch vụ chăm sóc và hướng dẫn khách hàng sử dụng ở mỗi đơn vị sẽ có sự khác nhau.

Công ty Công nghệ Softdreams là đơn vị thứ 15 được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số. Tuy không phải đầu tiên nhưng dịch vụ chăm sóc khách hàng tận tình của Easyinvoice đã được biết tới từ dịch vụ hóa đơn điện tử của chúng tôi.

Và nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một đơn vị cung cấp chữ ký số chất lượng, uy tín và đảm bảo thì EASYCA chính là sự lựa chọn tốt nhất dành cho bạn.

Các trường hợp sử dụng chữ ký số để ký hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử và chữ ký số đã không còn quá xa lạ đối với mỗi doanh nghiệp, việc sử dụng chữ ký số để ký hóa đơn điện tử cần có sự tuân thủ theo quy định của pháp luật.

Vậy khi sử dụng chữ ký số để ký hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần có những lưu ý gì?

1. Những trường hợp không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán

Căn cứ dự thảo thông tư hướng dẫn thi hành Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử được Bộ Tài chính hoàn thiện lấy ý kiến vừa qua, có quy định những trường hợp không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán nhằm đảm bảo đơn giản hóa các nội dung trên hóa đơn điện tử.

Cụ thể:

– Các trường hợp cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng không thông qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế thì trên hóa đơn điện tử khôn bắt buộc phải có một số chỉ tiêu, trong đó có chữ ký điện tử của người bán và người mua.

– Các loại tem, vé, thẻ điện tử cũng không cần thiết phải có chữ ký của người bán và chữ ký của người mua.

trường hợp không cần chữ ký số
Người mua không phải là đơn vị kế toán thì không cần có chữ ký điện tử của người mua

2. Trường hợp miễn chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử

* Hóa đơn không có chữ ký điện tử của bên mua có hợp lệ không?

Căn cứ theo Khoản 2 Điều 1 Nghị định 04/2014/NĐ-CP sửa đổi Khoản 5 Điều 5 Nghị định 51/2010/NĐ-CP quy định thì hóa đơn điện tử không có chữ ký điện tử của bên mua có giá trị pháp lý khi nếu thuộc 1 trong các trường hợp:

– Người mua không phải là đơn vị kế toán thì không cần có chữ ký điện tử của người mua

– Người mua là đơn vị kế toán, nếu có các hồ sơ hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu… để chứng minh hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa 2 bên thì trên hóa đơn điện tử cũng không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.

Ngoài ra, trong trường hợp hóa đơn cần có chữ ký điện tử mà người mua hàng không có thì có thể tải SignOffline (Chữ ký số, chữ ký điện tử Offline) về máy và và cắm token chữ ký số của công ty vào, chọn thư mục, file cần ký. Sau đó đưa file vào danh sách file chưa ký và nhấn nút ký file.

Theo đó, nếu hóa đơn điện tử không có chữ ký điện tử thuộc hai trường hợp nêu trên thì vẫn hoàn toàn hợp lệ. Tuy nhiên, trong trường hợp phát sinh sai sót khi lập hóa đơn điện tử cần biên bản điều chỉnh hóa đơn, tiêu hủy hóa đơn thì nhất thiết phải có đầy đủ chữ ký điện tử của cả người bán và người mua.

* Khi nào người mua được miễn trừ chữ ký điện tử trên hóa đơn điện tử?

Để được miễn chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp cần gửi công văn lên cơ quan thuế để xin không hay khi thỏa mãn điều kiện trên thì được tự động áp dụng? Đó là băn khoăn của rất nhiều doanh nghiệp mà hóa đơn điện tử EasyInvoice nhận được.

Trả lời doanh nghiệp về vấn đề này, với doanh nghiệp muốn miễn trừ chữ ký điện tử của người mua thì doanh nghiệp phải có công văn yêu cầu gửi lên cơ quan thuế trực thuộc và phải được cơ quan thuế đồng ý mới được miễn trừ. Hơn nữa, việc miễn trừ này cũng sẽ được Cục thuế xem xét đối với từng trường hợp phát sinh cụ thể và từng điều kiện đáp ứng của mỗi doanh nghiệp.

* Chữ ký số hết hạn có ký được hóa đơn điện tử không?

Trường hợp chữ ký số hết hạn doanh nghiệp sẽ không ký được trên hóa đơn điện tử. Khi đó, doanh nghiệp cần thực hiện gia hạn chữ ký số, sau khi gia hạn và cập nhật chứng thư điện tử thành công thì mới xác thực, ký hóa đơn bình thường.

* Có thể sử dụng nhiều chữ ký số để xác thực hóa đơn điện tử được không?

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể dùng nhiều chữ ký số để lập và xác nhận hóa đơn. Tuy nhiên, để đảm bảo tính hợp pháp, các chữ ký số của doanh nghiệp phải đảm bảo tính hợp lệ và được cập nhật trên hệ thống của Tổng cục thuế.

* Khi nào người mua được miễn trừ chữ ký số?

Doanh nghiệp muốn miễn trừ chữ ký điện tử của người mua thì doanh nghiệp phải có công văn yêu cầu gửi lên cơ quan thuế trực thuộc và phải được cơ quan thuế đồng ý mới được miễn trừ. Hơn nữa, việc miễn trừ này cũng sẽ được Cục thuế xem xét đối với từng trường hợp phát sinh cụ thể và từng điều kiện đáp ứng của mỗi doanh nghiệp.

Trên là câu trả lời cho thắc mắc về “chữ ký số điện tử hết hạn có ký được hóa đơn điện tử không” và một số trường hợp sử dụng chữ ký số trong hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp cần nắm được.

Hy vọng, bài viết này đã giải đáp được phần nào những thắc mắc của doanh nghiệp trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử. Nếu bạn đang có những băn khoăn về hóa đơn điện tử nhưng chưa được giải đáp, hãy gửi câu hỏi về hòm thư của chúng tôi theo địa chỉ: contact@softdreams.vn hoặc comment trực tiếp dưới bài viết này để được hỗ trợ ngay!

 

ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ EASYINVOICE

 

Để được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp vui lòng liên hệ

Điện thoại: 0981 772 388 – 1900 56 56 53

Email: contact@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn

 

Tags:

Sử dụng ngay
Hóa đơn điện tử Easyinvoice

Tư vấn hóa đơn điện tử

0981 772 388 0919 510 089

Hỗ trợ kỹ thuật & CSKH

1900 56 56 53 0961 949 588
0981 772 388