Chữ ký số là gì? Chữ ký số dùng để làm gì?

Chữ ký số là một trong những công cụ điện tử có vai trò quan trọng trong thời đại số hiện nay với chức năng hỗ trợ kê khai, nộp tờ khai và nộp thuế điện tử. Ngoài ra còn khá nhiều vai trò khác của chữ ký số mà bạn có thể tìm hiểu chi tiết trong bài viết sau.

Chữ ký số là gì?

Chữ ký số (còn được biết tới với cái tên Token USB) là loại chữ ký điện tử sử dụng để thay thế cho chữ ký thường bằng tay trên các thiết bị điện tử số, các văn bản và tài liệu số. Thông thường các tài liệu này được dùng để kê khai, nộp thuế qua mạng, khai hải quan điện tử và các giao dịch số khác.

Thường chúng ta sẽ hiểu chữ ký số và chữ ký điện tử là một. Tuy nhiên không hẳn là vậy bởi khái niệm chữ ký điện tử rất rộng và chữ ký số chỉ là một loại phổ biến trong chữ ký điện tử.

Chữ ký số bao gồm khóa bí mật và khóa công khai được mã hóa dữ liệu bao gồm các thông tin về doanh nghiệp và mã số thuế doanh nghiệp.

Các khái niệm quan trọng trong chữ ký số

Có một số khái niệm khi tìm hiểu và sử dụng chữ ký số mà bạn cần biết, đó là:

• Khóa bí mật: Khóa được dùng để tạo chữ ký số;
• Khóa công khai: Khóa được sử dụng để kiểm tra chữ ký số, được tạo bởi khóa bí mật tương ứng trong cặp khóa;
• Ký số: Việc đưa khóa bí mật vào một chương trình phần mềm để tự động tạo và gắn chữ ký số vào thông điệp dữ liệu;
• Người ký: thuê bao dùng đúng khóa bí mật của mình để ký số vào một thông điệp dữ liệu dưới tên của mình;
• Người nhận: Các tổ chức, cá nhân nhận được thông điệp dữ liệu được ký số bởi người ký, sử dụng chứng thư số của người ký đó để kiểm tra chữ ký số trong thông điệp dữ liệu nhận được và tiến hành các hoạt động, giao dịch có liên quan;

Công dụng của chữ ký số

Chữ ký số dùng để làm gì?

Như đã đề cập ở phần đầu bài viết, chữ ký số dùng để ký những văn bản quan trọng trên thiết bị điện tử, cụ thể công dụng của chữ ký số bao gồm:

• Thay thế cho chữ ký tay trong các giao dịch thương mại điện tử trên môi trường số, giúp hoạt động giao dịch có thể diễn ra nhanh chóng và tiết kiệm thời gian;
• Với các cá nhân, chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay;
• Với các tổ chức, doanh nghiệp, chữ ký số có giá trị tương đương con dấu và chữ ký của người đại diện pháp luật;
• Chữ ký số giúp bạn ký trong các giao dịch thư điện tử, ký vào mail để xác nhận người gửi thư cho khách hàng;
• Chữ ký số có thể giúp bạn đầu tư chứng khoán trực tiếp, mua hàng, thanh toán và chuyển tiền trực tiếp một cách bảo mật, an toàn;
• Không cần phải in ấn các tờ kê khai hay đến cơ quan thuế để giải quyết khi thực hiện kê khai thuế trực tuyến hoặc thông quan trực tuyến;
• Đóng bảo hiểm;
• Ký hợp đồng điện tới với khách hàng trực tuyến thông qua hợp đồng điện tử;
• Có thể sử dụng chữ ký số với các ứng dụng quản lý của doanh nghiệp với mức độ tin cậy, bảo mật và tính xác thực cao;

Danh sách các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số

Để chữ ký số có thể sử dụng, không thể thiếu chứng thư số.

Trong số 15 đơn vị đã được cấp phép hoạt động trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ chứng thực điện tử thì Công ty Softdreams là đơn vị mới nhất.

15. Công ty Cổ phần Đầu tư Công nghệ và Thương mại Softdreams (EASYCA)

• Giấy phép số: 61/GP-BTTTT;
• Ngày cấp: 21/2/2020;
• Thời hạn: 10 năm;
• Website: https://easyca.vn

Tiếp đó là 14 đơn vị đầu tiên được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép, bao gồm:

1. Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT-CA)

• Giấy phép số: 425/GP-BTTTT;
• Ngày cấp: 27/8/2015;
• Thời hạn: 05 năm;

3. Công ty cổ phần BKAV (BKAV-CA)

• Giấy phép số: 57/GP-BTTTT;
• Ngày cấp: 17/3/2015;
• Thời hạn: 10 năm;

4. Tập đoàn Viễn thông quân đội Viettel (VIETTEL-CA)

• Giấy phép số: 498/GP-BTTTT;
• Ngày cấp: 28/9/2015;
• Thời hạn: 5 năm;

5. Công ty cổ phần Hệ thống Thông tin FPT (FPT-CA)

• Giấy phép số: 527/GP-BTTTT;
• Ngày cấp: 12/10/2015;
• Thời hạn: 5 năm;

6. Công ty Cổ phần Viễn thông New-Telecom (NEWTEL-CA)

• Giấy phép số: 225/GP-BTTTT;
• Ngày cấp: 22/5/2017;
• Thời hạn: 5 năm;

7. Công ty Cổ phần Chứng số an toàn (SAFE-CA)

• Giấy phép số: 424/GP-BTTTT;
• Ngày cấp: 07/9/2017;
• Thời hạn: 5 năm;

8. Công ty Cổ phần Chữ ký số ViNa (Smartsign)

• Giấy phép số: 496/GP-BTTTT;
• Ngày cấp: 04/11/2016;
• Thời hạn: 5 năm;

9. Công ty Cổ phần Công nghệ Tin học EFY Việt Nam (EFY-CA)

• Giấy phép số: 153/GP-BTTTT;
• Ngày cấp: 05/4/2018;
• Thời hạn: 5 năm;

10. Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS (TrustCA)

Mua chữ ký số ở đâu?

Tùy theo nhu cầu và các điều kiện khác, bạn có thể lựa chọn một trong những đơn vị phía trên để sử dụng dịch vụ chữ ký số. Sự khác biệt phần lớn tới từ dịch vụ chăm sóc khách hàng giữa các đơn vị.

Công ty Công nghệ Softdreams là đơn vị thứ 15 được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số. Tuy không phải đơn vị đầu tiên nhưng dịch vụ chăm sóc khách hàng tận tình của Easyinvoice đã được biết tới từ khi chúng tôi cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử ra thị trường.

ếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một đơn vị cung cấp chữ ký số chất lượng, uy tín và đảm bảo mọi mặt về dịch vụ chăm sóc và hướng dẫn thì EASYCA của Softdreams chính là sự lựa chọn tốt nhất dành cho bạn.

Các trường hợp sử dụng chữ ký số để ký hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử và chữ ký số đã không còn quá xa lạ đối với mỗi doanh nghiệp, việc sử dụng chữ ký số để ký hóa đơn điện tử cần có sự tuân thủ theo quy định của pháp luật.

Vậy khi sử dụng chữ ký số để ký hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần có những lưu ý gì?

1. Những trường hợp không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán 

Căn cứ dự thảo thông tư hướng dẫn thi hành Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử được Bộ Tài chính hoàn thiện lấy ý kiến vừa qua, có quy định những trường hợp không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán nhằm đảm bảo đơn giản hóa các nội dung trên hóa đơn điện tử.

Cụ thể:

– Các trường hợp cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng không thông qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế thì trên hóa đơn điện tử khôn bắt buộc phải có một số chỉ tiêu, trong đó có chữ ký điện tử của người bán và người mua.

– Các loại tem, vé, thẻ điện tử cũng không cần thiết phải có chữ ký của người bán và chữ ký của người mua.

2. Trường hợp miễn chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử

* Hóa đơn không có chữ ký điện tử của bên mua có hợp lệ không?

Căn cứ theo Khoản 2 Điều 1 Nghị định 04/2014/NĐ-CP sửa đổi Khoản 5 Điều 5 Nghị định 51/2010/NĐ-CP quy định thì hóa đơn điện tử không có chữ ký điện tử của bên mua có giá trị pháp lý khi nếu thuộc 1 trong các trường hợp:

– Người mua không phải là đơn vị kế toán thì không cần có chữ ký điện tử của người mua;

– Người mua là đơn vị kế toán, nếu có các hồ sơ hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu… để chứng minh hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa 2 bên thì trên hóa đơn điện tử cũng không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua;

Ngoài ra, trong trường hợp hóa đơn cần có chữ ký điện tử mà người mua hàng không có thì có thể tải SignOffline (Chữ ký số, chữ ký điện tử Offline) về máy và và cắm token chữ ký số của công ty vào, chọn thư mục, file cần ký. Sau đó đưa file vào danh sách file chưa ký và nhấn nút ký file.

Theo đó, nếu hóa đơn điện tử không có chữ ký điện tử thuộc hai trường hợp nêu trên thì vẫn hoàn toàn hợp lệ. Tuy nhiên, trong trường hợp phát sinh sai sót khi lập hóa đơn điện tử cần biên bản điều chỉnh hóa đơn, tiêu hủy hóa đơn thì nhất thiết phải có đầy đủ chữ ký điện tử của cả người bán và người mua.

* Khi nào người mua được miễn trừ chữ ký điện tử trên hóa đơn điện tử?

Để được miễn chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp cần gửi công văn lên cơ quan thuế để xin không hay khi thỏa mãn điều kiện trên thì được tự động áp dụng? Đó là băn khoăn của rất nhiều doanh nghiệp mà hóa đơn điện tử EasyInvoice nhận được.

Trả lời doanh nghiệp về vấn đề này, với doanh nghiệp muốn miễn trừ chữ ký điện tử của người mua thì doanh nghiệp phải có công văn yêu cầu gửi lên cơ quan thuế trực thuộc và phải được cơ quan thuế đồng ý mới được miễn trừ. Hơn nữa, việc miễn trừ này cũng sẽ được Cục thuế xem xét đối với từng trường hợp phát sinh cụ thể và từng điều kiện đáp ứng của mỗi doanh nghiệp.

* Chữ ký số hết hạn có ký được hóa đơn điện tử không?

Trường hợp chữ ký số hết hạn doanh nghiệp sẽ không ký được trên hóa đơn điện tử. Khi đó, doanh nghiệp cần thực hiện gia hạn chữ ký số, sau khi gia hạn và cập nhật chứng thư điện tử thành công thì mới xác thực, ký hóa đơn bình thường.

* Có thể sử dụng nhiều chữ ký số để xác thực hóa đơn điện tử được không?

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể dùng nhiều chữ ký số để lập và xác nhận hóa đơn. Tuy nhiên, để đảm bảo tính hợp pháp, các chữ ký số của doanh nghiệp phải đảm bảo tính hợp lệ và được cập nhật trên hệ thống của Tổng cục thuế.

* Khi nào người mua được miễn trừ chữ ký số?

Doanh nghiệp muốn miễn trừ chữ ký điện tử của người mua thì doanh nghiệp phải có công văn yêu cầu gửi lên cơ quan thuế trực thuộc và phải được cơ quan thuế đồng ý mới được miễn trừ. Hơn nữa, việc miễn trừ này cũng sẽ được Cục thuế xem xét đối với từng trường hợp phát sinh cụ thể và từng điều kiện đáp ứng của mỗi doanh nghiệp.

Trên là câu trả lời cho thắc mắc về “chữ ký số điện tử hết hạn có ký được hóa đơn điện tử không” và một số trường hợp sử dụng chữ ký số trong hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp cần nắm được.

Hy vọng, bài viết này đã giải đáp được phần nào những thắc mắc của doanh nghiệp trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử. Nếu quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu và sử dụng hóa đơn điện tử EasyInvoice, vui lòng liên hệ cho chúng tôi nhé!

Hóa đơn điện tử EasyInvoice – Giải pháp số hóa giấy tờ số 1 hiện nay

Quý doanh nghiệp nhanh tay đăng ký để trải nghiệm miễn phí phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice:

• Tiết kiệm 90% thời gian – chi phí in ấn, vận chuyển, bảo quản và lưu trữ hóa đơn doanh nghiệp;
• Bảo mật dữ liệu an toàn tuyệt đối, chống làm giả, không lo cháy, thất lạc hay mất hóa đơn;
• Gửi nhận hóa đơn ngay sau khi phát hành, thu nợ – quyết toán đơn giản, nhanh gọn;
• Tra cứu hóa đơn mọi lúc, mọi nơi. Tự động tổng hợp tờ khai thuế, hạch toán điện tử;

———————

LIÊN HỆ ĐỂ ĐƯỢC HỖ TRỢ NGAY VỀ SẢN PHẨM

Hotline: 0981 772 388 – 1900 56 56 53

Email: contact@softdreams.vn

Website: easyinvoice.vn

Facebook: Hóa đơn điện tử – EasyInvoice