Hóa đơn điện tử là gì? Tổng hợp mẫu hóa đơn điện tử đẹp

Hóa đơn điện tử là gì? Tổng hợp Các mẫu hóa đơn điện tử đẹp & hợp lệ

Bởi EasyInvoice.vn - 23/10/2019 988 lượt xem

Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn bắt buộc phải sử dụng và trong thời gian tới nó sẽ thay thế hoàn toàn cho hóa đơn giấy.

Chính vì vậy, các doanh nghiệp cần nắm rõ những điều quan trọng về loại hóa đơn này, đặc biệt là những bạn làm kế toán, quản lý hóa đơn, thuế cho doanh nghiệp.

Trong bài viết này, EasyInvoice sẽ chia sẻ khái niệm chuẩn nhất về hóa đơn điện tử và n điều bạn cần biết về hóa đơn điện tử.

Và ở phần cuối bài viết, chúng tôi sẽ tổng hợp toàn bộ các bài viết hữu ích về hóa đơn điện tử để các bạn có thể tìm hiểu thêm về những điều có thể mình chưa biết nhé.

hóa đơn điện tử là gì
Hóa đơn điện tử là gì?

Ok, vậy chúng ta cùng tới mục đầu tiên, giải thích khái niệm hóa đơn điện tử là gì?

I. Hóa đơn điện tử là gì?

Khái niệm hóa đơn điện tử theo thông tư 32/2011/TT-BTC:

Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Bạn cũng có thể hiểu một cách đơn giản rằng:

Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn sử dụng tương tự như hóa đơn giấy truyền thống, tuy nhiên hóa đơn này sẽ được tạo ra và sử dụng trên máy tính, mạng internet.

Và cũng giống hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử cũng bao gồm các loại hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng và các loại khác như: Tem, vé, phiếu thu tiền bảo hiểm, phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng. Hình thức và nội dung của các loại hóa đơn này sẽ được lập theo thông lệ quốc tế và theo quy định của pháp luật có liên quan.

II. So sánh hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy

hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy

1. So sánh hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy

Hóa đơn điện tử ra đời để thay thế cho hóa đơn giấy, chính vì vậy nó phải mang những đặc điểm tối ưu cho người, đơn vị sử dụng so với hóa đơn giấy.

Trong phần này, chúng ta cùng đến với so sánh giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy nhé.

Đặc điểm so sánh Hóa đơn điện tử Hóa đơn giấy
Ký hiệu/Số Serial VC/15E VC/15P
Liên Không có liên

GTKT0/001

Có 3 liên GTGK3/001:

  • Liên 1, liên 3: Giữ lại
  • Liên 2: Giao khách
Chữ ký Sử dụng chữ ký điện tử Ký tay
Hình thức lưu trữ Lưu trữ bằng các thiết bị điện tử hoặc lưu bản cứng hóa đơn giấy. Lưu kho các bản cứng của hóa đơn giấy.
Tra cứu hóa đơn Tra cứu trên thiết bị điện tử, thông qua mạng  Thông qua kho lưu trữ

Như vậy, thông qua bảng so sánh có thể thấy được sự khác biệt cũng như một số ưu điểm của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy.

2. Có thể sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy không?

Trả lời: Có thể sử dụng đồng thời

Sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy
Có thể sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy

Tuy nhiên, khi sử dụng song song 2 loại hóa đơn này cần có những lưu ý sau đây:

– Người làm kế toán không được thực hiện xuất bằng cả 2 hình thức hóa đơn đối với 1 đơn hàng.

Ví dụ đơn hàng này đã sử dụng hóa đơn điện tử thì không được sử dụng hóa đơn đặt in, tự in và ngược lại.

– Có thể sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy với các đơn hàng hay dịch vụ khác nhau.

Ví dụ: Mặt hàng B sử dụng hóa đơn điện tử trong khi mặt hàng A lại sử dụng hóa đơn giấy.

– Lưu ý về mặt thời gian và quy định để tránh những vi phạm không đáng có.

II. Các mẫu hóa đơn điện tử đẹp và hợp lệ

Hiện nay trong kho lưu trữ của EasyInvoice có tới hơn 80 mẫu hóa đơn điện tử đẹp và hợp lệ. Dưới đây là một số mẫu tiêu biểu.

Bạn có thể download về sử dụng hoặc chỉnh sửa online tại: http://online.easyinvoice.vn

Mẫu hóa đơn bán hàng điện tử đẹp

mẫu hóa đơn bán hàng song ngữ

mẫu hóa đơn điện tử bán hàng đẹp

mẫu hóa đơn điện tử bán hàng

mẫu hóa đơn điện tử bán hàng song ngữ

mẫu hóa đơn điện tử đẹp

mẫu hóa đơn điện tử Easyinvoice

mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ

mẫu hóa đơn điện tử song ngữ

mẫu hóa đơn gtgt điện tử

mẫu hóa đơn giá trị gia tăng song ngữ

mẫu phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý

phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Mẫu hóa đơn bán hàng điện tử

IV. Hóa đơn điện tử có mã xác thực

Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, bạn cần xác định nó bao gồm 2 loại đó là: Hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuếhóa đơn điện tử không có mã.

Vậy cụ thể hai loại hóa đơn điện tử này ra sao? Cùng tìm hiểu với EasyInvoice nhé.

1. Hóa đơn điện tử có mã xác thực là gì?

Hiểu một cách đơn giản,

Hóa đơn điện tử có mã xác thực là loại hóa đơn được cấp mã xác thực và số xác thực thông qua hệ thống xác thực của Cơ quan thuế.

Trong đó:

Mã xác thựcsố xác thực là chuỗi các ký tự được mã hóa và cung cấp bởi hệ thống xác thực của Tổng cục thuế dựa trên các thông tin hóa đơn bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp.

hóa đơn điện tử có mã xác thực của Cơ quan thuế
Hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế có Số xác thực và Mã xác thực ở trên

Ngoài 2 chuỗi trên thì trên hóa đơn điện tử có mã xác thực sẽ có thêm 1 mã QR nằm trên góc phải bên trên của hóa đơn. Thông qua các thiết bị điện tử cài phần mềm đọc mã QR, người sử dụng có thể đọc và kiểm tra nhanh các thông tin trên hóa đơn.

Với loại hóa đơn này, người bán phải ký điện tử trên hóa đơn khi Cơ quan thuế cấp mã và số hóa đơn xác thực.

Số 0 trong ký hiệu mẫu số hóa đơn để thể hiện số liên hóa đơn và trên hóa đơn điện tử có mã xác thực không phải có tên liên hóa đơn.

Doanh nghiệp có thể phát hành hóa đơn điện tử có mã xác thực của CQT sau khi đã đăng ký phát hành thành công trên phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục thuế (VAN).

Với hóa đơn điện tử có mã xác thực, doanh nghiệp sẽ không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

Bên bán và bên mua đều có thể kiểm tra kết quả xác thực hóa đơn thông qua việc truy cập cổng thông tin điện tử Tổng cục thuế và nhập các thông tin về hóa đơn điện tử có mã xác thực của Cơ quan thuế.

  • Tham khảo: Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử để biết cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã và không mã của Cơ quan thuế cũng như đối tượng được đăng ký các loại hóa đơn này nhé.

2. Mô hình cấp mã xác thực

Khi doanh nghiệp tham gia sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực, dựa vào quy mô của doanh nghiệp sẽ có các mô hình cấp mã xác thực riêng, cụ thể là:

2.1. Mô hình cấp mã xác thực hóa đơn tập trung

Là mô hình sử dụng hệ thống các thiết bị cấp mã xác thực và ứng dụng công nghệ thông tin đặt tại Tổng cục thuế để cấp mã xác thực cho hóa đơn của các doanh nghiệp.

2.2. Mô hình cấp mã xác thực hóa đơn phân tán

Là loại mô hình cấp mã xác thực sử dụng các thiết bị cấp mã xác thực và ứng dụng công nghệ thông tin của Tổng cục thuế nhưng được đặt tại doanh nghiệp.

Và để hình dung cho dễ, mời bạn tham khảo qua hệ thống sau:

Mô hình cấp mã xác thực của Cơ quan thuế
Mô hình về hệ thống cấp mã xác thực của Cơ quan thuế

2.3. Điều kiện tham gia vào hệ thống hóa đơn điện tử có mã xác thực của Tổng cục thuế

Doanh nghiệp cần phải thỏa mãn các điều kiện sau đây nếu muốn tham gia vào hệ thống trên của Tổng cục Thuế, đó là:

– Doanh nghiệp đang hoạt động và đã được cấp mã số thuế.

– Doanh nghiệp sở hữu chứng thư số theo quy định của pháp luật. Chứng thư số phải có thông tin về mã số thuế và đang trong thời gian còn hiệu lực.

– Doanh nghiệp hoạt động tại địa bàn có khả năng truy cập và sử dụng mạng Internet.

Sau khi doanh nghiệp tham gia vào hệ thống hóa đơn điện tử có mã xác thực của Tổng tục thuế thì có thể sử dụng các phần mềm để lập hóa đơn như:

  • Phần mềm ICA do Tổng cục thuế cung cấp
  • Phần mềm LHD lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp
  • Các phần mềm do đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử như phần mềm Easyinvoice của Công ty Softdreams Việt Nam.

3. Hướng dẫn đăng ký hóa đơn điện tử có mã xác thực của Cơ quan thuế

Hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực

Các đối tượng phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của Cơ quan thuế bao gồm:

– Các đơn vị, tổ chức và doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế

– Các doanh nghiệp có hành vi vi phạm đến việc sử dụng hóa đơn bất hợp pháp

– Các doanh nghiệp mới thành lập có thông báo sử dụng hóa đơn điện tử từ Tổng cục thuế

Và để biết cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của Cơ quan thuế, bạn có thể tham khảo Mục 1 bài viết Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử và dành cho cả các đối tượng đăng ký hóa đơn điện tử không mã.

V. Tổng hợp các bài viết chi tiết hướng dẫn về hóa đơn điện tử

Bởi vì những thông tin liên quan đến hóa đơn điện tử là cực kỳ nhiều, chính vì vậy mà EasyInvoice đã có những bài viết hướng dẫn chi tiết từng phần về hóa đơn điện tử.

Dưới đây chính là danh sách cùng đường dẫn đến những bài viết đó.

1. Lộ trình bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

2. Đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

3. Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP

4. Toàn bộ các Quy định về hóa đơn điện tử

5. Lập và phát hành hóa đơn điện tử

6. Hóa đơn điện tử hợp lệ

7. Hóa đơn điện tử điều chỉnh

8. Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

9. Hướng dẫn in hóa đơn điện tử

10. Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót

11. Cách hủy hóa đơn điện tử

12. Lưu trữ hóa đơn điện tử

13. Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử

14. Số lượng hóa đơn tối thiểu của doanh nghiệp

15. Điều kiện đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử

16. Nguyên tắc quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử

Trên đây là một bài viết tổng hợp thông tin và kiến thức về hóa đơn điện tử. Nếu như các bạn còn điều gì thắc mắc vui lòng để lại góp ý ở phần bình luận hoặc gửi inbox tới fanpage của EasyInvoice nhé.

 

DÙNG THỬ PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ MIỄN PHÍ

Để được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp vui lòng liên hệ

Điện thoại: 0981 772 388 – 1900 56 56 53

Email: contact@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn

Tags:

Sử dụng ngay
Hóa đơn điện tử Easyinvoice

Tư vấn hóa đơn điện tử

0981 772 388 0919 510 089

Hỗ trợ kỹ thuật & CSKH

1900 56 56 53 0961 949 588
0981 772 388