Những điều công ty mới sử dụng cần biết về hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là gì? Vì sao nên sử dụng hóa đơn điện tử ngay?

Bởi EasyInvoice.vn - 23/10/2019 8531 lượt xem

Hóa đơn điện tử là hình thức hóa đơn mà các tổ chức kinh doanh hàng hóa, dịch vụ bắt buộc phải sử dụng và trong thời gian tới và nó sẽ thay thế hoàn toàn cho hóa đơn giấy.

Chính vì vậy, các doanh nghiệp cần nắm rõ những thông tin quan trọng về loại hóa đơn này, đặc biệt là những bạn làm kế toán, quản lý hóa đơn, thuế cho doanh nghiệp.

Trong bài viết này, EasyInvoice sẽ chia sẻ những điều bạn cần biết về hoá đơn điện tử một cách chi tiết nhất.

Tuy nhiên, trước đó chúng ta cần phải hiểu hơn về khái niệm hóa đơn điện tử là gì?

hóa đơn điện tử là gì

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử (tên tiếng Anh là Electronic Invoice hay E-Invoice, E-Invoicing, E-Invoices) là một hình thức hóa đơn trên nền tảng điện tử, đã được sử dụng phổ biến tại nước ngoài từ rất lâu.

Tại Việt Nam, hóa đơn điện tử mới được đưa vào sử dụng khoảng 10 năm tuy nhiên vẫn còn nhiều doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh vẫn chưa chuyển đổi sang sử dụng. Nguyên nhân chính là do các doanh nghiệp này ngại thay đổi vì sợ hình thức hóa đơn mới phức tạp, mất nhiều thời gian để làm quen mặc cho hình thức hóa đơn này rất tối ưu và mang lại nhiều lợi ích.

Theo thông tư 32/2011/TT-BTC:

Khái niệm: Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý thông qua phương tiện là các thiết bị điện tử.

Loại hóa đơn này được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Mặc dù hóa đơn điện tử rất tối ưu nhưng đôi khi trong vài trường hợp vẫn cần chứng từ dạng giấy, ví dụ như khi cần chứng minh nguồn gốc xuất xứ và đó là lúc chúng ta cần chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để sử dụng.

>> Xem ngay hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Các loại hóa đơn điện tử hiện nay

Thừa hưởng đầy đủ tính chất của hóa đơn giấy, các loại hóa đơn điện tử bao gồm:

+ Hóa đơn xuất khẩu: là loại hóa đơn được sử dụng trong các hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hóa và cung ứng dịch vụ ra thị trường nước ngoài hay xuất vào khu phi thuế quan cùng một số trường hợp được coi như xuất khẩu theo quy định trong thông lệ quốc tế và pháp luật về thương mại.

+ Hóa đơn giá trị gia tăng: là loại hóa đơn được để gửi cho người mua hàng khi bên bán cung cấp hàng hóa hay dịch vụ.

+ Hóa đơn bán hàng trực tiếp: Là loại hóa đơn được sử dụng bởi các tổ chức áp dụng phương pháp nộp thuế trực tiếp và xuất hóa đơn khi cung ứng hàng hóa, dịch vụ.

+ Các loại hóa đơn khác như: Tem, vé, phiếu thu tiền bảo hiểm, phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng.

Ưu điểm của hóa đơn điện tử là gì?

HĐĐT là loại hóa đơn tiện dụng và mang lại rất nhiều lợi ích cho tổ chức, doanh nghiệp. Những lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử có thể kể tới như:

Tiết kiệm chi phí: Chi phí sử dụng hóa đơn điện tử đảm bảo thấp hơn hoàn toàn so với chi phí vận chuyển và bảo quản hóa đơn giấy.

Bảo đảm về tính bảo mật: Do được lập, quản lý và lưu trữ trên hệ thống phần mềm nên có thể trích xuất trực tiếp ngay trên phần mềm, hóa đơn điện tử có tính bảo mật cao và đề phòng được hỏng hóc, cháy nổ.

Tiết kiệm thời gian: Với hóa đơn điện tử, bạn chỉ cần ngồi một chỗ và thực hiện các công việc thông qua mạng internet. Tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại từ công ty tới Cơ quan thuế rất nhiều.

Phương thức gửi hóa đơn đa dạng: Hóa đơn điện tử được gửi theo nhiều phương thức như tin nhắn SMS, email…

Góp phần đẩy lùi nạn làm giả hóa đơn và chứng từ

Là một bản sao nhưng mang nhiều tính năng vượt trội hơn so với hóa đơn giấy. Vậy những điểm nổi bật của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy là gì? Cùng làm một phép so sánh nhỏ giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy nhé.

Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử

Trước khi chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử, các bạn cần kiểm tra xem công ty mình đã đủ điều kiện để chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử chưa nhé.

6 điều kiện cần và đủ để doanh nghiệp có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:

+ Là tổ chức kinh tế đủ điều kiện, đang thực hiện giao dịch điện tử trong kê khai thuế với CQT hoặc có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

+ Có địa điểm, đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng tốt các yêu cầu khai khác, kiểm soát, sử dụng, xử lý, bảo quản cùng lưu trữ hóa đơn điện tử.

+ Cần có đội ngũ kỹ thuật đủ trình độ với khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo lập và sử dụng hóa đơn điện tử.

+ Đã có chữ ký điện tử theo quy định

+ Có phần mềm bán hàng, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc CSDL) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.

+ Đã có các quy trình sao lưu, khôi phục và lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ như:

– Hệ thống lưu trữ dữ liệu đáp ứng hoặc được chứng minh tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.

– Có quy trình sao lưu, phục hồi dữ liệu nếu chẳng may hệ thống có gặp sự cố để đảm bảo sao lưu dữ liệu hóa đơn điện tử ra được các vật mang tin hay sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào?

Để bắt đầu sử dụng, cần phải tiến hành đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử với Cơ quan thuế thông qua Cổng thông tin điện tử Tổng cục thuế Việt Nam.

Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử được chia làm 2 phần chính đó là:

– Đăng ký hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế

– Đăng ký hóa đơn điện tử không có mã

Chi tiết về đối tượng của từng loại hoá đơn điện tử cũng như hồ sơ và thủ tục các bước cụ thể bạn có thể tham khảo trong bài viết: Hướng dẫn chi tiết cách đăng ký hóa đơn điện tử

So sánh hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy

hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy

Một số so sánh giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy

Hoá đơn điện tử ra đời để thay thế cho hóa đơn giấy, chính vì vậy nó phải mang những đặc điểm tối ưu cũng như những lợi ích thiết thực so với hóa đơn truyền thống.

Và để thấy rõ hơn những ưu điểm này, các bạn hãy tham khảo trực tiếp trong bảng so sánh giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy bên dưới:

Đặc điểm so sánh Hóa đơn điện tử Hóa đơn giấy
Ký hiệu/Số Serial VC/15E VC/15P
Liên Không có liên

GTKT0/001

Có 3 liên GTGK3/001:

  • Liên 1, liên 3: Giữ lại
  • Liên 2: Giao khách
Chữ ký Sử dụng chữ ký điện tử Ký tay
Hình thức lưu trữ Lưu trữ bằng các thiết bị điện tử hoặc lưu bản cứng hóa đơn giấy. Lưu kho các bản cứng của hóa đơn giấy.
Tra cứu hóa đơn Tra cứu trên thiết bị điện tử, thông qua mạng  Thông qua kho lưu trữ

Như vậy, thông qua bảng so sánh có thể thấy được sự khác biệt cũng như một số ưu điểm của hoá đơn điện tử như:

– Chỉ có một bản duy nhất (không có các liên như hóa đơn giấy): Giảm bớt quy trình thủ tục

– Sử dụng chữ ký điện tử (công nghệ hóa).

– Lưu trữ và tra cứu trên các thiết bị điện tử (tránh hỏng hóc, mất cắp, rủi ro về hóa đơn không đáng có).

Có thể sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy không?

Trả lời: Có thể sử dụng đồng thời cả 2 loại hóa đơn này.

Sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy
                                       Có thể sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy

Tuy nhiên, khi doanh nghiệp của bạn sử dụng song song 2 loại hóa đơn trên cần phải chú ý những điểm sau:

– Người làm kế toán không được thực hiện xuất bằng cả 2 hình thức hóa đơn đối với 1 đơn hàng. Ví dụ đơn hàng này đã sử dụng hóa đơn điện tử thì không được sử dụng hóa đơn đặt in, tự in và ngược lại.

– Chỉ được sử dụng song song hoá đơn điện tử và hóa đơn giấy với các đơn hàng hay dịch vụ khác nhau.

Ví dụ: Mặt hàng B sử dụng hóa đơn điện tử trong khi mặt hàng A lại sử dụng hóa đơn giấy.

– Lưu ý về mặt thời gian và quy định để tránh những vi phạm không đáng có.

Các giai đoạn sử dụng hoá đơn điện tử

Lộ trình các doanh nghiệp chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử sẽ được chia làm các mốc rõ ràng từ ngày Nghị định 119 có hiệu lực thi hành (tức ngày 1/11/2018) cho tới khi 100% doanh nghiệp chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử.

Lộ trình này sẽ được chia làm 2 giai đoạn cụ thể đó là:

– Giai đoạn từ 1/11/2018 tới ngày 31/10/2020.

– Giai đoạn từ ngày 1/11/2020 trở đi

Tuy nhiên theo Luật quản lý thuế năm 2019 thì các quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử sẽ có hiệu lực thi hành từ ngày 1/7/2022. Điều này đã gây ra khá nhiều tranh cãi về mốc thời gian bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử là khi nào? Là bắt đầu từ ngày 1/11/2020 hay 1/7/2022?

Hiện nay vẫn chưa có văn bản chính thức nào thay đổi thời gian theo quy định của Nghị định 119/2018/NĐ-CP, chính vì vậy thông tin về điều này vẫn chưa được chắc chắn. Tuy nhiên đứng trên lập trường của một nhà cung cấp hóa đơn điện tử, EasyInvoice cho rằng các doanh nghiệp nên sớm chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử bởi thứ nhất là tuân theo quy định của pháp luật và thứ hai là hóa đơn điện tử vô cùng dễ sử dụng, doanh nghiệp ngại chuyển đổi sang dùng nhưng đã dùng là quên ngay hóa đơn giấy.

Để biết chính xác các hoạt động tại mỗi giai đoạn, mời bạn đọc tại bài viết lộ trình bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp bạn thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử nào?

Quy định về các cá nhân, tổ chức bắt buộc phải sử dụng hoá đơn điện tử cũng được Chính phủ quy định rất rõ trong Nghị định 119, cụ thể bao gồm 2 nhóm đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử, đó là:

Nhóm đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử trả phí thông thường, bao gồm:

Nhóm 1: Các doanh nghiệp và tổ chức kinh doanh điện, xăng dầu, bưu chính, vận tải đường hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; kinh doanh nước sạch, tín dụng tài chính, bảo hiểm, y tế, thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị.

Nhóm 2: Doanh nghiệp và tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế khi mua bán hàng hóa và dịch vụ.

Nhóm 3: Doanh nghiệp và tổ chức kinh tế có rủi ro cao về thuế sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế khi bán hàng hóa và dịch vụ, không phân biệt giá trị mỗi lần bán hàng.

Nhóm 4: Các hộ và cá nhân kinh doanh đã thực hiện sổ sách kế toán, thường xuyên sử dụng 10 lao động trở lên với doanh thu hàng năm từ 3 tỷ đồng trở lên các lĩnh vực nông – lâm – thủy sản, công nghiệp và xây dựng và 10 tỷ đối với lĩnh vực thương mại và dịch vụ.

Các hộ và cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc nhưng có thực hiện sổ sách kế toán cũng như có nhu cầu thì vẫn có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với Cơ quan thuế (hóa đơn điện tử có mã).

Nhóm 5: Hộ và cá nhân kinh doanh lĩnh vực nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc, bán lẻ hàng tiêu dùng, có cung cấp các dịch vụ trực tiếp đến người dùng thuộc địa bàn có điều kiện thuận lợi thì phải triển khai thí điểm hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế được khởi tạo từ các máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với Cơ quan thuế từ năm 2018.

Dựa vào kết quả triển khai thí điểm sẽ có thể triển khai trên toàn quốc.

Nhóm 6: Hộ và cá nhân kinh doanh không đáp ứng được điều kiện như ở nhóm 4 nhưng vẫn cần hóa đơn để giao cho khách hàng.

Cơ quan thuế sẽ cấp hóa đơn điện tử có mã để giao cho khách hàng với từng lần phát sinh và hộ, cá nhân phải khai và nộp thuế trước khi Cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử dựa theo Mẫu số 6 Phụ lục Nghị định 119/2018.

Ngoài các nhóm trên, có một số đối tượng doanh nghiệp được Cơ quan thuế cung cấp miễn phí dịch vụ hóa đơn điện tử, các đối tượng doanh nghiệp này bao gồm:

1. Các doanh nghiệp nhỏ và vừa, hộ, cá nhân kinh doanh và hợp tác xã thuộc địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội khó khăn hay đặc biệt khó khăn.

2. Các doanh nghiệp nhỏ và vừa, khởi nghiệp sáng tạo theo quy định của pháp luật hoặc các hộ, cá nhân kinh doanh chuyển đổi thành doanh nghiệp trong khoảng 12 tháng kể từ ngày thành lập doanh nghiệp.

3. Các hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trước từ 3 tỷ trở nên thuộc lĩnh vực nông – lâm – thủy sản, công nghiệp và xây dựng hoặc 10 tỷ đối với lĩnh vực thương mại và dịch vụ theo quy định như nhóm thứ 4 ở trên trong thời gian 12 tháng kể từ ngày áp dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế theo quy định.

4. Các doanh nghiệp nhỏ và vừa theo giới thiệu của Ủy ban nhân dân tỉnh các thành phố trực thuộc trung ương cùng quy định của Bộ tài chính, trừ các doanh nghiệp đang hoạt động tại các khu kinh tế, khu công nghiệp và khu công nghệ cao.

5. Một số trường hợp doanh nghiệp cần khuyến khích khác theo quy định của Bộ Tài chính.

Hóa đơn điện tử có mã xác thực là gì?

Hóa đơn điện tử có mã xác thực hay còn được gọi là hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế là loại hóa đơn điện tử được CQT cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực thông qua hệ thống cấp mã xác thực cho hóa đơn của Tổng cục thuế.

Khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực, bên bán cần ký điện tử lên hóa đơn khi CQT cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực, bên cạnh đó doanh nghiệp sẽ không cần phải lập báo cáo  tình hình sử dụng hóa đơn cho loại hóa đơn điện tử có mã này.

Những câu hỏi thường gặp

Có lẽ trên đây là những điều chưa đủ để các bạn hiểu hết về hóa điện tử, EasyInvoice đã tổng hợp những câu hỏi thường gặp về hoá đơn điện tử, và bạn cũng có thể dễ dàng tiếp cận hơn trong chuyên mục: Bạn hỏi – EasyInvoice trả lời.

1/ Khi nào bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử?

Theo Nghị định 119/2018 của Chính phủ, toàn bộ các doanh nghiệp sẽ phải chuyển qua sử dụng hoá đơn điện tử từ ngày 1/11/2020.

2/ Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì?

Chúng là bản thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của hoá đơn điện tử, có dạng tương đương với một bản hóa đơn giấy thông thường.

3/ Hóa đơn chuyển đổi của hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn chuyển đổi của hóa đơn điện tử là bản hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử, phản ánh đầy đủ nội dung và tính toàn vẹn của hóa đơn điện tử.

Thêm một câu hỏi nhỏ trong phần này đó là “hóa đơn điện tử được chuyển đổi mấy lần?”

Mỗi hóa đơn điện tử chỉ được chuyển đổi 1 lần duy nhất.

4/ Hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ?

Hóa đơn điện tử hợp lệ khi đáp ứng đầy đủ điều kiện và quy định. Nó là loại hóa đơn được phép sử dụng, mang đầy đủ tính pháp lý.

5. Sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào?

Rất nhiều doanh nghiệp ngại chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử vì nghĩ nó khó sử dụng. Tuy nhiên, ngược lại với suy nghĩ đó, hóa đơn điện tử vô cùng tiện lợi mà lại dễ sử dụng, chỉ qua một vài hướng dẫn, kế toán có thể dễ dàng sử dụng.

Bên cạnh đó, Easyinvoice còn có cả một chuyên mục hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử với nhiều video, bài viết chi tiết dành cho người sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, các hỗ trợ viên luôn sẵn sàng hỗ trợ bất kì lúc nào.

Trên đây là bài viết tổng hợp một số thông tin và kiến thức về hóa đơn điện tử. Nếu như các bạn còn điều gì thắc mắc vui lòng để lại góp ý ở phần bình luận hoặc gửi inbox tới fanpage của EasyInvoice nhé.

 

 

DÙNG THỬ PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ MIỄN PHÍ

Để được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp vui lòng liên hệ

Điện thoại: 0981 772 388 – 1900 56 56 53

Email: contact@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn

Tags:

Sử dụng ngay
Hóa đơn điện tử Easyinvoice

Tư vấn hóa đơn điện tử

0981 772 388 0919 510 089

Hỗ trợ kỹ thuật & CSKH

1900 56 56 53 0961 949 588
0981 772 388