E-Invoicing là gì? Thông tin tổng quan về hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử (E-Invoicing) là gì? Tổng quan những thông tin quan trọng về hóa đơn điện tử

Bởi EasyInvoice.vn - 23/10/2019 3793 lượt xem

Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn bắt buộc phải sử dụng và trong thời gian tới nó sẽ thay thế hoàn toàn cho hóa đơn giấy.

Chính vì vậy, các doanh nghiệp cần nắm rõ những điều quan trọng về loại hóa đơn này, đặc biệt là những bạn làm kế toán, quản lý hóa đơn, thuế cho doanh nghiệp.

Trong bài viết này, EasyInvoice sẽ chia sẻ khái niệm dễ hiểu nhất về hóa đơn điện tử và toàn bộ những điều bạn cần biết về hóa đơn điện tử từ khái niệm cho tới những điều chi tiết nhất.

Và ở phần cuối bài viết, chúng tôi sẽ tổng hợp toàn bộ các bài viết hữu ích về hóa đơn điện tử để các bạn có thể tìm hiểu thêm về những điều có thể mình chưa biết nhé.

hóa đơn điện tử là gì
Hóa đơn điện tử là gì?

Ok, vậy chúng ta cùng tới mục đầu tiên, giải thích khái niệm hóa đơn điện tử là gì?

I. Hóa đơn điện tử là gì?

Khái niệm hóa đơn điện tử theo thông tư 32/2011/TT-BTC:

Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Tuy nhiên, bạn cũng có thể hiểu một cách đơn giản rằng:

Hóa đơn điện tử (Electronic Invoice hay viết tắt là E-Invoice, E-Invoicing, E-Invoices) là loại hóa đơn sử dụng tương tự như hóa đơn giấy truyền thống, nhưng được tạo ra và sử dụng trên máy tính, mạng internet.

Hóa đơn điện tử có thể chuyển đổi sang chứng từ hóa đơn giấy khi cần thiết.

Xem thêm về: Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy

Tương tự hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử cũng bao gồm các loại hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng và các loại khác như: Tem, vé, phiếu thu tiền bảo hiểm, phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng.

Vậy hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử có gì khác nhau?

II. Sự khác biệt giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy

hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy

1. So sánh hóa đơn điện tử & hóa đơn giấy

Hóa đơn điện tử ra đời để thay thế cho hóa đơn giấy, chính vì vậy nó phải mang những đặc điểm tối ưu cũng như những lợi ích thiết thực so với hóa đơn truyền thống.

Và để thấy rõ hơn những ưu điểm này, các bạn hãy tham khảo trực tiếp trong bảng so sánh giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy bên dưới:

Đặc điểm so sánh Hóa đơn điện tử Hóa đơn giấy
Ký hiệu/Số Serial VC/15E VC/15P
Liên Không có liên

GTKT0/001

Có 3 liên GTGK3/001:

  • Liên 1, liên 3: Giữ lại
  • Liên 2: Giao khách
Chữ ký Sử dụng chữ ký điện tử Ký tay
Hình thức lưu trữ Lưu trữ bằng các thiết bị điện tử hoặc lưu bản cứng hóa đơn giấy. Lưu kho các bản cứng của hóa đơn giấy.
Tra cứu hóa đơn Tra cứu trên thiết bị điện tử, thông qua mạng  Thông qua kho lưu trữ

Như vậy, thông qua bảng so sánh có thể thấy được sự khác biệt cũng như một số ưu điểm của hóa đơn điện tử như:

– Chỉ có một bản duy nhất (không có các liên như hóa đơn giấy): Giảm bớt quy trình thủ tục

– Sử dụng chữ ký điện tử (công nghệ hóa).

– Lưu trữ và tra cứu trên các thiết bị điện tử (tránh hỏng hóc, mất cắp, rủi ro về hóa đơn không đáng có).

2. Có thể sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy không?

Trả lời: Có thể sử dụng đồng thời

Sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy
                                       Có thể sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy

Tuy nhiên, khi doanh nghiệp của bạn sử dụng song song 2 loại hóa đơn này cần có những lưu ý sau đây:

– Người làm kế toán không được thực hiện xuất bằng cả 2 hình thức hóa đơn đối với 1 đơn hàng.

Ví dụ đơn hàng này đã sử dụng hóa đơn điện tử thì không được sử dụng hóa đơn đặt in, tự in và ngược lại.

– Có thể sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy với các đơn hàng hay dịch vụ khác nhau.

Ví dụ: Mặt hàng B sử dụng hóa đơn điện tử trong khi mặt hàng A lại sử dụng hóa đơn giấy.

– Lưu ý về mặt thời gian và quy định để tránh những vi phạm không đáng có.

III. Lợi ích của hóa đơn điện tử

Thông qua những lợi ích đạt được khi thử nghiệm hình thức hóa đơn điện tử từ năm 2011 mà Bộ tài chính và Chính phủ đã có những văn bản pháp luật khuyến khích doanh nghiệp chuyển đổi sang sử dụng hình thức hóa đơn mới này.

Vậy lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử là gì?

Đó chính là:

– Tiết kiệm chi phí (so với chi phí lớn về vận chuyển và bảo quản hóa đơn giấy).

– Độ an toàn và tính bảo mật cao: Các hóa đơn điện tử được lập, quản lý, lưu trữ trên hệ thống phần mềm, có thể trích xuất trực tiếp trên phần mềm, nâng cao độ an toàn, tránh rủi ro hỏng hóc, cháy nổ và đặc biệt là đẩy lùi nạn làm giả hóa đơn.

– Tiết kiệm thời gian (so với việc phải tiến hành các thủ tục hành chính tại Cơ quan thuế thì nay bạn chỉ cần ngồi một chỗ và thực hiện toàn bộ công việc qua mạng online).

– Gửi hóa đơn theo nhiều phương thức (tin nhắn SMS, email…).

Và để rõ hơn, EasyInvoice mời bạn tham khảo 5 lợi ích của hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp

IV. Các giai đoạn sử dụng hóa đơn điện tử

Lộ trình các doanh nghiệp chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử sẽ được chia làm các mốc rõ ràng từ ngày Nghị định 119 có hiệu lực thi hành (tức ngày 1/11/2018) cho tới khi 100% doanh nghiệp chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử.

Lộ trình này sẽ được chia làm 2 giai đoạn cụ thể đó là:

– Giai đoạn từ 1/11/2018 tới ngày 31/10/2020.

– Giai đoạn từ ngày 1/11/2020 trở đi

Để biết chính xác các hoạt động tại mỗi giai đoạn, mời bạn đọc tại bài viết lộ trình bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

V. Cá nhân, tổ chức nào bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử?

Quy định về các cá nhân, tổ chức bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử cũng được Chính phủ quy định rất rõ trong Nghị định 119, cụ thể bao gồm 2 nhóm đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử, đó là:

– Nhóm đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử trả phí

– Nhóm đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử miễn phí

Hoặc cũng có thể chia làm 2 nhóm khác như:

– Nhóm đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế

– Nhóm đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã

Chi tiết từng nhóm đối tượng này được EasyInvoice tổng hợp tại bài viết: Đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.

VI. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào?

Để bắt đầu sử dụng, cần phải tiến hành đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với Cơ quan thuế thông qua Cổng thông tin điện tử Tổng cục thuế Việt Nam.

Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử được chia làm 2 phần với:

– Đăng ký hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế

– Đăng ký hóa đơn điện tử không có mã

Chi tiết về hồ sơ, thủ tục các bước cụ thể bạn có thể tham khảo trong bài viết: Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử.

VII. Văn bản pháp luật về hóa đơn điện tử

Khi sử dụng hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp cần chú ý đến quy định trong các văn bản pháp quy về hóa đơn điện tử.

Hiện tại, có 3 văn bản pháp luật quy định về hóa đơn điện tử, bao gồm Thông tư 32/2011/TT-BTC, Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ và thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Nghị định 119.

Trong bài viết quy định về hóa đơn điện tử, EasyInvoice đã đề cập 7 quy định quan trọng nhất bạn nên tham khảo.

V. Tổng hợp những bài viết khác hướng dẫn về hóa đơn điện tử

Bởi vì những thông tin liên quan đến hóa đơn điện tử là cực kỳ nhiều, chính vì vậy mà EasyInvoice đã có những bài viết hướng dẫn chi tiết từng phần về loại hóa đơn này.

Dưới đây chính là danh sách cùng đường dẫn đến những bài viết đó.

1. Lập và phát hành hóa đơn điện tử

2. Hóa đơn điện tử hợp lệ là gì

3. Hướng dẫn lập hóa đơn điện tử điều chỉnh

4. Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

5. Hướng dẫn in hóa đơn điện tử

6. Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót

7. Cách hủy hóa đơn điện tử

8. Lưu trữ hóa đơn điện tử

9. Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử

10. Số lượng hóa đơn tối thiểu của doanh nghiệp

11. Điều kiện đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử

12. Nguyên tắc quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử

Trên đây là một bài viết tổng hợp thông tin và kiến thức về hóa đơn điện tử. Nếu như các bạn còn điều gì thắc mắc vui lòng để lại góp ý ở phần bình luận hoặc gửi inbox tới fanpage của EasyInvoice nhé.

 

DÙNG THỬ PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ MIỄN PHÍ

Để được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp vui lòng liên hệ

Điện thoại: 0981 772 388 – 1900 56 56 53

Email: contact@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn

Tags:

Sử dụng ngay
Hóa đơn điện tử Easyinvoice

Tư vấn hóa đơn điện tử

0981 772 388 0919 510 089

Hỗ trợ kỹ thuật & CSKH

1900 56 56 53 0961 949 588
0981 772 388