Hóa đơn là một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh, giúp hộ kinh doanh cá thể quản lý chi phí, chứng minh nguồn gốc hàng hóa và thực hiện nghĩa vụ thuế một cách minh bạch. Đặc biệt, hóa đơn đầu vào đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát chi phí và hạn chế rủi ro tài chính. Bài viết dưới đây của hóa đơn điện tử EasyInvoice sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của hóa đơn đầu vào đối với hộ kinh doanh cá thể.

1. Hóa đơn đầu vào là gì? Phân biệt với hóa đơn đầu ra

Hóa đơn đầu vào là hóa đơn mà hộ kinh doanh nhận được từ nhà cung cấp khi mua hàng hóa, dịch vụ để phục vụ hoạt động kinh doanh. Đây là chứng từ ghi nhận chi phí, giúp doanh nghiệp hay hộ kinh doanh chứng minh được nguồn gốc, giá trị của hàng hóa, dịch vụ đã mua.

Ngược lại, hóa đơn đầu ra là hóa đơn mà hộ kinh doanh xuất cho khách hàng khi bán sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ. Trong khi hóa đơn đầu ra giúp ghi nhận doanh thu, hóa đơn đầu vào giúp ghi nhận chi phí và quản lý tài chính hiệu quả.

2. Hoá đơn đầu vào của hộ kinh doanh cá thể có bắt buộc không?

2.1 Trường hợp bắt buộc hóa đơn đầu vào của hộ kinh doanh

Theo quy định hiện hành, hộ kinh doanh không bắt buộc phải lấy hóa đơn đầu vào trong mọi trường hợp, nhưng sẽ bắt buộc nếu rơi vào một trong các tình huống sau:

• Cần chứng minh chi phí đầu vào hợp lệ khi làm việc với cơ quan thuế (kiểm tra, thanh tra…).
• Muốn ghi nhận chi phí để xác định thu nhập tính thuế (đặc biệt với hộ kinh doanh kê khai thuế theo phương pháp kê khai).
• Khi nhập hàng hóa có giá trị lớn (trên 20 triệu) và cần thể hiện rõ nguồn gốc xuất xứ.

Nếu không có hóa đơn, chi phí đó có thể không được công nhận và không được tính vào chi phí hợp lý, làm tăng số thuế phải nộp.

2.2. Trường hợp không bắt buộc hóa đơn đầu vào của hộ kinh doanh

Trong nhiều trường hợp, hộ kinh doanh theo phương pháp khoán hoặc kinh doanh quy mô nhỏ vẫn có thể mua bán không cần hóa đơn đầu vào:

• Nhập hàng từ chợ, làng nghề, nơi không xuất hóa đơn.
• Mua hàng số lượng nhỏ, giá trị thấp.
• Hoạt động kinh doanh không nằm trong diện kiểm tra thường xuyên của cơ quan thuế.

Tuy nhiên, bạn vẫn nên yêu cầu hóa đơn đầu vào để tránh rủi ro khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình nguồn gốc hàng hóa.

3. Lợi ích của việc lấy và quản lý hóa đơn đầu vào

Việc lấy và quản lý hóa đơn đầu vào mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

• Quản lý chi phí hiệu quả: Hóa đơn đầu vào giúp hộ kinh doanh theo dõi chi phí mua nguyên vật liệu, hàng hóa và dịch vụ, từ đó tối ưu hóa ngân sách.
• Bảo vệ quyền lợi khi phát sinh tranh chấp: Khi xảy ra vấn đề với nhà cung cấp, hóa đơn đầu vào là bằng chứng pháp lý quan trọng.
• Minh bạch trong quản lý thuế: Hóa đơn đầu vào là chứng từ xác nhận chi phí hợp pháp, giúp việc kê khai thuế chính xác nếu hộ kinh doanh chuyển sang hình thức kê khai thuế theo phương pháp thực tế.
• Hỗ trợ kiểm soát hàng hóa và dịch vụ: Ghi nhận đầy đủ các giao dịch đầu vào giúp quản lý tồn kho và chất lượng dịch vụ tốt hơn.

Xem thêm: Từ 01/01/2026: Hộ Kinh Doanh Phải Kê Khai Thuế Thay Vì Nộp Thuế Khoán – Cần Chuẩn Bị Gì?

4. Thủ tục nhận hoá đơn đầu vào của hộ kinh doanh cá thể

Ngày 07/11/2025, Cục Thuế đã có hướng dẫn thủ tục nhận hóa đơn đầu vào của hộ kinh doanh cá thể, cụ thể như sau:

Quy trình nhận hóa đơn đầu vào của hộ kinh doanh cá thể là bước quan trọng để đảm bảo rằng tất cả các chi phí mua hàng hóa và dịch vụ được ghi nhận và quản lý đúng cách. Dưới đây là các bước chi tiết để hộ kinh doanh thực hiện quy trình này:

Bước 1: Chuẩn bị trước khi nhận hóa đơn đầu vào

Trước khi thực hiện giao dịch, hãy thỏa thuận với nhà cung cấp về việc cung cấp hóa đơn đầu vào và các yêu cầu liên quan (như hình thức hóa đơn, thông tin cần thiết). Đảm bảo rằng hộ kinh doanh của bạn đã đăng ký mã số thuế và có thể nhận hóa đơn hợp lệ.

Bước 2: Nhận hoá đơn đầu vào

Khi thực hiện giao dịch mua hàng hóa hoặc dịch vụ, yêu cầu nhà cung cấp cấp hóa đơn đầu vào. Hóa đơn có thể là hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử tùy thuộc vào quy định và thỏa thuận với nhà cung cấp. Khi nhận hóa đơn, hãy kiểm tra các thông tin sau:

• Thông tin bên bán: Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên bán.
• Thông tin bên mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế của hộ kinh doanh cá thể.
• Thông tin hàng hóa/dịch vụ: Tên hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, tổng số tiền.
• Thông tin hóa đơn: Ngày tháng năm lập hóa đơn, số hóa đơn.
• Chữ ký và dấu (nếu áp dụng): Đảm bảo hóa đơn có chữ ký của người lập hóa đơn và dấu của bên bán (nếu yêu cầu).

Bước 3: Xử lý hoá đơn đầu vào

Nhập thông tin từ hóa đơn vào hệ thống kế toán hoặc phần mềm quản lý tài chính của hộ kinh doanh. Đây là bước quan trọng để theo dõi và quản lý chi phí.

Lưu trữ hóa đơn đầu vào một cách an toàn. Đối với hóa đơn giấy, cần bảo quản cẩn thận và sắp xếp theo thứ tự để dễ dàng truy xuất khi cần. Đối với hóa đơn điện tử, lưu trữ trên hệ thống phần mềm hoặc máy chủ theo yêu cầu pháp luật.

Bước 4: Kê khai thuế

Sử dụng hóa đơn đầu vào để kê khai thuế GTGT (nếu áp dụng) và tính toán chi phí trong báo cáo thuế. Đảm bảo hóa đơn được kê khai đúng trong các tờ khai thuế định kỳ và báo cáo tài chính.

Xem thêm: Hộ Kinh Doanh Không Có Hóa Đơn Đầu Vào Thì Có Được Xuất Hóa Đơn Bán Ra Không?

5. Rủi ro khi không lấy hóa đơn đầu vào đối với hộ kinh doanh

Ngày 07/11/2025, Cục Thuế đã có nội dung nêu rõ những rủi ro khi hộ kinh doanh không lấy hóa đơn đầu vào như sau:

Nếu hộ kinh doanh không lấy hóa đơn khi mua hàng, sẽ phải đối mặt với nhiều rủi ro nghiêm trọng cả về pháp lý lẫn tài chính.

Thứ nhất, việc không có hóa đơn khiến hộ kinh doanh không thể chứng minh được nguồn gốc hợp pháp của hàng hóa khi cơ quan chức năng tiến hành kiểm tra, dễ bị xem là đang kinh doanh hàng hóa không rõ nguồn gốc. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến uy tín và hình ảnh của hộ kinh doanh mà còn tiềm ẩn nguy cơ bị tịch thu hàng hóa nếu không xuất trình được chứng từ hợp lệ.

Bên cạnh đó, khi không có hóa đơn, hộ kinh doanh không được ghi nhận chi phí hợp lệ, dẫn đến việc không thể kê khai giảm trừ thuế hoặc tính đúng lợi nhuận thực tế, từ đó có thể bị cơ quan thuế truy thu hoặc xử phạt hành chính vì kê khai không đúng quy định.

Thứ hai, việc thường xuyên mua bán hàng hóa mà không lấy hóa đơn còn có thể bị nghi ngờ liên quan đến hành vi trốn thuế, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín và tính pháp lý trong hoạt động kinh doanh.

Ngoài ra, theo quy định tại Nghị định 98/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm trong hoạt động thương mại và Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế và hóa đơn, hàng hóa không có hóa đơn, chứng từ hợp pháp sẽ bị xem là hàng hóa không rõ nguồn gốc, xuất xứ. Tùy theo mức độ vi phạm, hộ kinh doanh có thể bị phạt hành chính, tịch thu hàng hóa, thậm chí bị truy cứu trách nhiệm hình sự nếu có dấu hiệu gian lận hoặc trốn thuế nghiêm trọng.

EasyInvoice sẵn sàng đồng hành cùng hộ kinh doanh trên hành trình chuyển đổi – giúp việc kê khai thuế trở nên đơn giản, chính xác và thuận tiện hơn bao giờ hết.

Trên đây Hóa đơn điện tử EasyInvoice đã cung cấp thông tin về “Tầm quan trọng của hóa đơn đầu vào đối với hộ kinh doanh cá thể“. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc. Nếu còn câu hỏi khác cần được tư vấn, hỗ trợ vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 0869 425 631 đội ngũ của chúng tôi sẽ giải đáp nhanh chóng và chi tiết nhất.

Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, quy định việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế 

SoftDreams ra mắt Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos hỗ trợ Quý khách hàng trong nghiệp vụ sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Nếu Quý khách hàng cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay cho đội ngũ chuyên nghiệp của SoftDreams, chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

EASYPOS – Phần mềm Quản lý bán hàng đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ như:

• Liên kết trực tiếp với cơ quan thuế
• Tự động đồng bộ đơn hàng thành hóa đơn, chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế theo Thông tư 32/2025/TT-BTC
• Cập nhật sớm nhất những chính sách mới của cơ quan thuế
• Tạo và in đơn hàng ngay cả khi có hoặc không có kết nối mạng. 
• Thiết lập mẫu vé in theo mong muốn của DN & HKD.
• Tích hợp hệ sinh thái đa kênh như: Hóa đơn điện tử EasyInvoice, Phần mềm kế toán EasyBooks và chữ ký số EasyCA
• Tự động thống kê báo cáo chi tiết về doanh thu, lợi nhuận, chi phí… mỗi ngày
• Tự động hóa nghiệp vụ nhập liệu và lưu trữ thông tin đơn hàng

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG EASYPOS NGAY

Video giới thiệu Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử

Zalo tư vấn mua hàng: https://zalo.me/softdreams

Website: https://easyinvoice.vn/

Email: info@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn