07 khó khăn khi kế toán quản lý hóa đơn đầu vào bằng Excel

Những khó khăn mà kế toán gặp phải khi quản lý hóa đơn đầu vào bằng Excel là gì? Do những hóa đơn đầu vào cần việc lưu trữ trong thời gian dài, liệu kế toán quản lý những hóa đơn đầu vào đó bằng Excel có những cản trở nào? Hãy tìm hiểu ngay bài viết dưới đây.

1. Khó quản lý do phải lập nhiều Sheet cho các tháng

Nếu doanh nghiệp sản xuất mỗi tháng lên đến hàng trăm đơn hàng nhập nguyên vật liệu, mua sắm máy móc thiết bị,… thì kế toán hàng tháng sẽ phải quản lý hàng trăm nội dung hạch toán cùng các hóa đơn, chứng từ đính kèm file trên Excel.

Chính vì thế mà dẫn đến tình trạng khó quản lý hóa đơn đầu vào do số lượng các sheet ngày một tăng. Chưa kể, nếu có nhân sự mới thì đây sẽ là điều khó khăn đối với họ trong việc quản lý dữ liệu để bảo vệ quyền lợi về thuế cho doanh nghiệp.

2. Tra cứu và tìm kiếm hóa đơn gặp nhiều khó khăn, mất nhiều thời gian

Thời gian càng nhiều thì số lượng dữ liệu trong bảng tính Excel ngày một tăng lên khiến kế toán rất khó khăn trong việc tra cứu và tìm kiếm thông tin hóa đơn đầu vào ở những thời điểm trước.

>>> Xem thêm: Quy định về xử lý hóa đơn đầu vào kê khai sót năm 2021

3. Quản lý nhiều mối như Excel, kho lưu trữ hóa đơn giấy

Khi mua hàng hóa, kê toán phải tiến hành hạch toán trên Excel để theo dõi sau khi nhận được hóa đơn của bên bán. Nhưng việc hạch toán trên Excel chỉ mang tính quản lý và thống kê. Còn thực tế thì kế toán vẫn phải lưu lại hóa đơn gốc. Việc làm này sẽ dễ khiến kế toán làm thất lạc dữ liệu thường xuyên mà không rõ nguyên nhân.

4. Tính bảo mật thấp – dữ liệu dễ bị mất

Quản lý và lưu trữ dữ liệu bằng excel đồng nghĩa với việc kế toán phải quản lý dữ liệu trên phần cứng của máy tính. Điều này dễ mang đến rủi ro về việc mất dữ liệu, dữ liệu được nhập mà chưa lưu làm kế toán phải nhập lại nhiều lần hay xóa nhầm bảng tính theo dõi phải nhập lại.

5. Dễ phát sinh sai sót trong quá trình nhập liệu bằng tay

Những thông tin về người bán, số lượng đơn hàng, đơn giá, thành tiền,… nếu nhập liệu bằng tay sẽ rất dễ gây ra sai sót, làm ảnh hưởng lớn đến khoản thuế đầu vào được khấu trừ của doanh nghiệp.

6. Lập báo cáo tài chính thủ công từ nhiều bảng tính dẫn đến sai sót

Thông thường, nếu kế toán làm báo cáo tài chính nhập liệu từ các sheet tuần/tháng khác nhau rất dễ dẫn đến sai số. Trong quá trình gửi để ban lãnh đạo xem xét có thể xảy ra tình trạng tam soa thất bản.

>> ĐỌC THÊM: Hướng dẫn kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn đầu vào

7. Không tích hợp được với các ứng dụng khác

Việc quản lý hóa đơn đầu vào bằng Excel làm cho kế toán không thể tích hợp được với các ứng dụng khác như: mua hàng, quản lý nhà cung cấp hay quản lý tài sản thiết bị,…

Trên đây là 07 khó khăn mà kế toán gặp phải khi quản lý hóa đơn đầu vào bằng Excel. Liệu với công nghệ 4.0 đi kèm với hóa đơn điện tử hiện nay, thì phần mềm điện tử nào quản lý và lưu trữ hóa đơn đầu vào giúp loại bỏ gánh nặng cho kế toán không?

Phần mềm xử lý hóa đơn điện tử EasyIN: Lưu trữ tự động – Quản lý tập trung trên 1 hệ thống – Tiết kiệm 80% thời gian xử lý cho kế toán

• Hệ thống tự động phân tích và kiểm tra hoá đơn đầu vào đúng sai;
• Tự động nhập liệu, upload nhanh chóng và chính xác cùng lúc nhiều hóa đơn;
• Tự động đồng bộ với các phần mềm kế toán giúp tiết kiệm thời gian xử lý công việc;
• Lưu trữ hóa đơn an toàn với công nghệ bảo mật nhiều lớp, dễ dàng quản lý, tra cứu hóa đơn đầu vào;
• Hỗ trợ báo cáo tổng hợp hóa đơn đầu vào – đầu ra, kết xuất báo cáo danh sách hóa đơn đầu vào đơn giản;
• Giao diện thân thiện, có Mobile App giúp tối ưu hoá trải nghiệm người dùng;

Đặc biệt, đội ngũ chuyên môn của EasyIN cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

Dùng thử phần mềm quản lý và lưu trữ hóa đơn đầu vào EasyIN >>> TẠI ĐÂY <<<

———————

LIÊN HỆ ĐỂ ĐƯỢC HỖ TRỢ NGAY VỀ SẢN PHẨM

Hotline: 0981 772 388 – 1900 56 56 53

Email: contact@softdreams.vn

Website: easyinvoice.vn

Facebook: Phần mềm hóa đơn điện tử – EasyInvoice