Biên bản thu hồi hóa đơn điện tử mới nhất là giải pháp tối ưu giúp minh bạch hóa các giao dịch chưa kê khai thuế. Chỉ cần nắm chắc điều kiện áp dụng và hoàn thiện đầy đủ nội dung biên bản theo hướng dẫn nêu trên, doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm khi thực hiện hủy và thay thế hóa đơn. Cùng phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvocie hiểu rõ hơn về loại biên bản này bên dưới đây. 

1. Biên bản thu hồi hóa đơn điện tử là gì?

Biên bản thu hồi hóa đơn điện tử là văn bản pháp lý được lập bởi sự thỏa thuận giữa bên bán và bên mua. Mục đích của biên bản này là xác nhận việc thu hồi các hóa đơn điện tử đã phát hành nhưng có sai sót, làm cơ sở để hủy hóa đơn cũ và lập hóa đơn mới thay thế.

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, việc lập biên bản là bước bắt buộc để đảm bảo tính minh bạch, chứng minh sự đồng thuận của hai bên trước khi thực hiện thao tác hủy trên phần mềm hóa đơn điện tử.

2. Khi nào cần lập biên bản thu hồi hóa đơn điện tử?

Không phải mọi lỗi sai đều thực hiện thu hồi. Việc lập biên bản thu hồi thường áp dụng cho các trường hợp sai sót lớn và thỏa mãn các điều kiện sau:

• Hóa đơn đã lập và gửi cho người mua: Nhưng thực tế chưa giao hàng hóa hoặc chưa cung ứng dịch vụ.
• Chưa kê khai thuế: Cả bên bán và bên mua đều chưa thực hiện kê khai thuế cho hóa đơn có sai sót đó.
• Sai sót thông tin quan trọng: Các lỗi về tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, đơn giá, thành tiền hoặc phương thức thanh toán mà không thể điều chỉnh đơn giản.

Lưu ý: Nếu hóa đơn đã kê khai thuế, doanh nghiệp phải thực hiện phương thức Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc Hóa đơn thay thế theo quy trình khác, không đơn thuần là thu hồi và hủy.

Xem thêm: Mẫu Hóa Đơn Khởi Tạo Từ Máy Tính Tiền

3. Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn điện tử mới nhất 2026

Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn điện tử mới nhất 2026 vẫn theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP (cập nhật bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), không có mẫu bắt buộc thống nhất nhưng phải đầy đủ nội dung cơ bản. 

Tải ngay: Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn điện tử

4. Những sai sót thường gặp khi thu hồi hóa đơn

Những sai sót thường gặp khi thu hồi hóa đơn điện tử chủ yếu liên quan đến quy trình lập biên bản và xử lý hóa đơn sai sót, dẫn đến rủi ro pháp lý hoặc bị cơ quan thuế từ chối.

• Sai thông tin người mua: tên công ty, mã số thuế (MST), địa chỉ, phương thức thanh toán, dù giá trị hàng hóa đúng.
• Lỗi nội dung khác: sai số lượng, đơn giá, thành tiền, hoặc thông tin hàng hóa/dịch vụ không chính xác, phát hiện sau khi giao hóa đơn nhưng trước kê khai thuế.
• Thiếu chữ ký bên mua: biên bản không hợp lệ, không chứng minh được sự đồng thuận hai bên.
• Không ghi rõ số hóa đơn thu hồi: thiếu số, ký hiệu, ngày lập cụ thể, dẫn đến khó đối chiếu.
• Nội dung biên bản không đầy đủ: thiếu lý do thu hồi chi tiết, cam kết trách nhiệm, hoặc không lập bảng kê nếu thu hồi nhiều hóa đơn.

Hiểu rõ về lập biên bản thu hồi hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp minh bạch trong sổ sách mà còn hạn chế tối đa các rủi ro về xử phạt hành chính trong lĩnh vực thuế. Hãy luôn cập nhật các nghị định mới nhất để đảm bảo tính tuân thủ pháp luật.

Dùng thử EasyInvoice – phần mềm hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, giúp hộ kinh doanh kê khai thuế và quản lý hóa đơn dễ dàng, chính xác hơn.

Trên đây Hóa đơn điện tử EasyInvoice đã cung cấp thông tin về “Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn điện tử“. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc. Nếu còn câu hỏi khác cần được tư vấn, hỗ trợ vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 1900 3369 đội ngũ của chúng tôi sẽ giải đáp nhanh chóng và chi tiết nhất.

Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, quy định việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế 

SoftDreams ra mắt Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos hỗ trợ Quý khách hàng trong nghiệp vụ sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Nếu Quý khách hàng cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay cho đội ngũ chuyên nghiệp của SoftDreams, chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

EASYPOS – Phần mềm Quản lý bán hàng đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ như:

• Liên kết trực tiếp với cơ quan thuế
• Tự động đồng bộ đơn hàng thành hóa đơn, chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế theo Thông tư 32/2025/TT-BTC
• Cập nhật sớm nhất những chính sách mới của cơ quan thuế
• Tạo và in đơn hàng ngay cả khi có hoặc không có kết nối mạng. 
• Thiết lập mẫu vé in theo mong muốn của DN & HKD.
• Tích hợp hệ sinh thái đa kênh như: Hóa đơn điện tử EasyInvoice, Phần mềm kế toán EasyBooks và chữ ký số EasyCA
• Tự động thống kê báo cáo chi tiết về doanh thu, lợi nhuận, chi phí… mỗi ngày
• Tự động hóa nghiệp vụ nhập liệu và lưu trữ thông tin đơn hàng

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG EASYPOS NGAY

Video giới thiệu Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử

Zalo tư vấn mua hàng: https://zalo.me/softdreams

Website: https://easyinvoice.vn/

Email: info@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn