Hóa đơn GTGT là chứng từ pháp lý quan trọng nhất đối với các đơn vị kinh doanh theo phương pháp khấu trừ. Từ việc xác định đúng thời điểm xuất hóa đơn đến việc đảm bảo tính chính xác trên mẫu hóa đơn 01/GTGT-NT, tất cả đều đòi hỏi sự tỉ mỉ và hiểu biết của người làm kế toán. Tìm hiểu sâu hơn về mẫu hóa đơn này thông qua bài viết tại phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice bên dưới đây. 

1. Hóa đơn giá trị gia tăng là gì?

Hóa đơn GTGT còn được gọi là bằng một cái tên khác là hóa đơn đỏ hoặc VAT. Loại hóa đơn này được dùng chủ yếu bởi các doanh nghiệp, tổ chức áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT. 

Đây vừa là chứng từ kế toán, vừa là căn cứ để kê khai, nộp thuế GTGT của người bán và để người mua được khấu trừ thuế GTGT đầu vào (nếu đủ điều kiện). Trên một hóa đơn GTGT thường có các thông tin:

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua.
• Số hóa đơn, ngày lập, tên, số lượng, đơn giá hàng hóa/dịch vụ, thành tiền chưa thuế, thuế suất và tiền thuế GTGT, tổng cộng tiền thanh toán (bao gồm cả thuế).

2. Thời điểm xuất hóa đơn GTGT

Việc xác định đúng thời điểm lập hóa đơn giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt chậm nộp thuế. Theo quy định hiện hành, thời điểm này được chia theo loại hình kinh doanh:

• Bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Nếu giao hàng nhiều lần, mỗi lần giao đều phải lập hóa đơn tương ứng với giá trị hàng hóa đó.
• Cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn là ngày hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thanh toán tiền hay chưa. 
• Xuất khẩu hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa hoàn thành thủ tục thông quan.

Xem thêm: Phân Biệt Hóa Đơn Bán Hàng Và Hóa Đơn Giá Trị Gia Tăng

3. Các trường hợp bắt buộc phải dùng hóa đơn GTGT

Theo quy định pháp luật hiện hành (Nghị định 123/2020/NĐ‑CP), những trường hợp phải dùng hóa đơn GTGT gồm:

• Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa của các tổ chức kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
• Hoạt động vận tải quốc tế (hàng không, biển, đường bộ…).
• Xuất hàng hóa, cung cấp dịch vụ vào khu phi thuế quan và các trường hợp được xem như xuất khẩu.
• Xuất khẩu hàng hóa và cung cấp dịch vụ ra nước ngoài của tổ chức áp dụng phương pháp khấu trừ GTGT.
• Bán hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 200.000 đồng trở lên cho mỗi lần giao dịch, người bán bắt buộc phải xuất hóa đơn (thường là hóa đơn GTGT nếu thuộc đối tượng khấu trừ).

4. Nội dung của hóa đơn giá trị gia tăng

Nội dung của hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) gồm các thông tin bắt buộc theo quy định pháp luật để ghi nhận giao dịch và làm căn cứ kê khai, khấu trừ thuế GTGT.

Thông tin chung trên hóa đơn

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn và số hóa đơn.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu có).
• Ngày, tháng, năm lập hóa đơn.

Thông tin hàng hóa, dịch vụ

• Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá chưa có thuế.
• Thành tiền chưa có thuế, thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng số tiền thuế GTGT và tổng cộng tiền phải thanh toán đã bao gồm thuế, ghi bằng số và bằng chữ (nếu cần).

Chữ ký và thông tin khác

• Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên; dấu người bán (nếu có) và ngày lập hóa đơn.
• Với hóa đơn điện tử, có thể thêm thông tin phụ như: mã khách hàng, số hợp đồng, mã vận đơn, ghi chú tùy theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

Tìm hiểu thêm: Tải mẫu hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế theo Thông tư 32

5. Mẫu hóa đơn GTGT mới nhất 2026

Mẫu hóa đơn GTGT mới nhất áp dụng đến năm 2026 vẫn là Mẫu số 01/GTGT-NT (hóa đơn GTGT có mã của cơ quan thuế điện tử) ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ‑CP và được hướng dẫn, cập nhật chi tiết bởi Thông tư 70/2025/TT‑BTC (thay thế Thông tư 32).

Xem ngay: Tính năng xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm kế toán EasyBooks

6. Những lưu ý khi sử dụng hóa đơn GTGT

Khi sử dụng hóa đơn GTGT, bạn cần lưu ý đầy đủ các quy định pháp lý về lập, kê khai và lưu trữ để tránh bị coi là không hợp lệ, không được khấu trừ thuế hoặc bị xử phạt. Dưới đây là những lưu ý mà bạn nên nắm được: 

• Điền đầy đủ các tiêu thức bắt buộc (tên, địa chỉ, mã số thuế người bán/người mua, ngày lập, số hóa đơn, tên hàng hóa/dịch vụ, đơn giá, thuế suất, tiền thuế, tổng cộng tiền bằng số và bằng chữ…).
• Không được sai mã số thuế, sai tên/địa chỉ người mua, sai thuế suất, đơn giá, hoặc thiếu các mục bắt buộc vì hóa đơn sẽ bị coi là không hợp lệ, ảnh hưởng đến khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
• Lập hóa đơn đúng thời điểm quy định (ngày chuyển giao quyền sở hữu/hưởng dụng hàng hóa, ngày hoàn thành dịch vụ, ngày xuất khẩu, v.v.) theo Nghị định 70/2025/NĐ‑CP.
• Chỉ dùng hóa đơn GTGT với đối tượng thuộc diện kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; các trường hợp không phải dùng GTGT nên dùng hóa đơn bán hàng hoặc không phải lập hóa đơn theo quy định.
• Khi sai sót, không được tự hủy, xóa ngẫu nhiên mà phải lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế hoặc hóa đơn ghi chú theo đúng quy định, ghi rõ hóa đơn gốc, chỉ ghi phần chênh lệch cần điều chỉnh.
• Nếu sai sót chỉ ở tên/địa chỉ nhưng mã số thuế đúng, doanh nghiệp có thể thông báo sai sót (mẫu 04/SS‑HĐĐT) cho người mua và cơ quan thuế mà không phải lập lại hóa đơn mới.
• Với hóa đơn GTGT điện tử, cần đảm bảo mã QR rõ nét, dễ quét, chữ ký, timestamp, mã xác thực hợp lệ và truyền dữ liệu đúng định dạng cho hệ thống của cơ quan thuế.
• Lưu trữ hóa đơn GTGT ít nhất 10 năm, lưu bản mềm đầy đủ (file XML, PDF) và có hệ thống kiểm soát, tránh trùng số hóa đơn hoặc kê khai trùng, sai kỳ.

Việc nắm vững các quy định về hóa đơn giá trị gia tăng không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật mà còn tối ưu hóa quyền lợi về khấu trừ thuế đầu vào. Nhất là khi một sai sót nhỏ trên hóa đơn GTGT cũng có thể dẫn đến những rủi ro lớn về thuế và các khoản phạt hành chính không đáng có. 

Dùng thử EasyInvoice – phần mềm hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, giúp hộ kinh doanh kê khai thuế và quản lý hóa đơn dễ dàng, chính xác hơn.

Trên đây Hóa đơn điện tử EasyInvoice đã cung cấp thông tin về “hóa đơn giá trị gia tăng“. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc. Nếu còn câu hỏi khác cần được tư vấn, hỗ trợ vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 1900 3369 đội ngũ của chúng tôi sẽ giải đáp nhanh chóng và chi tiết nhất.

Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, quy định việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế 

SoftDreams ra mắt Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos hỗ trợ Quý khách hàng trong nghiệp vụ sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Nếu Quý khách hàng cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay cho đội ngũ chuyên nghiệp của SoftDreams, chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

EASYPOS – Phần mềm Quản lý bán hàng đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ như:

• Liên kết trực tiếp với cơ quan thuế
• Tự động đồng bộ đơn hàng thành hóa đơn, chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế theo Thông tư 32/2025/TT-BTC
• Cập nhật sớm nhất những chính sách mới của cơ quan thuế
• Tạo và in đơn hàng ngay cả khi có hoặc không có kết nối mạng. 
• Thiết lập mẫu vé in theo mong muốn của DN & HKD.
• Tích hợp hệ sinh thái đa kênh như: Hóa đơn điện tử EasyInvoice, Phần mềm kế toán EasyBooks và chữ ký số EasyCA
• Tự động thống kê báo cáo chi tiết về doanh thu, lợi nhuận, chi phí… mỗi ngày
• Tự động hóa nghiệp vụ nhập liệu và lưu trữ thông tin đơn hàng

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG EASYPOS NGAY

Video giới thiệu Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử

Zalo tư vấn mua hàng: https://zalo.me/softdreams

Website: https://easyinvoice.vn/

Email: info@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn