Lập và Phát hành hóa đơn điện tử đơn giản với EasyInvoice

Việc lập và phát hành hóa đơn điện tử đối với bạn còn quá khó khăn?

EasyInvoice sẽ hướng dẫn chi tiết toàn bộ quá trình tạo lập và phát hành hóa đơn điện tử với phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice trong bài viết sau đây.

1. Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử là gì?

Cùng với xu hướng phát triển ngày càng mạnh mẽ của công nghệ thông tin, việc triển khai hóa đơn điện tử góp phần giảm thiểu các giấy tờ, tạo thuận lợi cho người nộp thuế cũng như đáp ứng nhu cầu cải cách hành chính trong công tác quản lý của cơ quan nhà nước. Cụ thể:

• Tiết kiệm chi phí in ấn, phát hành hóa đơn: Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp gửi trực tiếp cho khách hàng thông qua email, tin nhắn điện tử hay in trực tiếp cho khách hàng. Vì vậy, doanh nghiệp tiết kiệm được đáng kể chi phí chuyển phát và người mua cũng sẽ nhanh cóng nhận được hóa đơn mà không cần mất thời gian chờ đợi;
• Giảm thời gian giao, nhận hóa đơn: Việc xuất hóa đơn giấy hiện nay khá phức tạp và khách hàng phải mất vài ngày mới có thể nhận được hóa đơn. Với hóa đơn điện tử, khách hàng có thể nhận được ngay lập tức hóa đơn dù đang ở bất cứ nơi nào có Internet;
• Không lo bị thất lạc hóa đơn: Việc lưu trữ và chuyển phát hóa đơn giấy rất dễ gây thất lạc và gây không ít phiền toái cho cả bên nhà cung cấp cũng như khách hàng. Hóa đơn điện tử sẽ giảm được các rủi ro mất mát đó, đồng thời cũng tăng thêm tính an toàn, bảo mật, tiện lợi cho doanh nghiệp trong việc kiểm tra truy xuất nguồn gốc hóa dơn, thông tin về đối tác bán hàng;
• Độ an toàn, chính xác cao: Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn có mã xác thực của cơ quan thuế và đặc biệt là không thể làm giả. Vì vậy, hóa đơn điện tử là loại hóa đơn có tính chính xác cao;

2. Tạo lập hóa đơn điện tử

Để tạo lập hóa đơn điện tử với phần mềm EasyInvoice, các bạn thao tác theo hướng dẫn sau:

Đăng nhập phần mềm

Sau khi đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice, bạn sẽ được cấp một tài khoản và mật khẩu.

Truy cập đường dẫn: http://0105987432999.softdreams.vn/ và sử dụng tài khoản, mật khẩu đã được cấp để đăng nhập.

2.1. Tạo lập danh sách khách hàng

2.1.1. Tạo mới một khách hàng

Tại màn hình sau khi đăng nhập, lựa chọn DANH MỤC > Quản lý khách hàng

Tại đây, bạn ấn vào button Tạo mới

Tại giao diện THÔNG TIN KHÁCH HÀNG, bạn điền đầy đủ các thông tin về khách hàng cần tạo mới.

Các thông tin cần điền bao gồm:

– Mã khách hàng: Nên điền mã dễ nhớ hoặc theo số thứ tự để dễ quản lý.

– Mã số thuế: Mã số thuế của khách hàng, điền chính xác nếu không hệ thống sẽ báo Mã số thuế không hợp lệ.

– Tên khách hàng;

– Tên người mua;

– Tên tài khoản: Tên tài khoản sử dụng để tra cứu hóa đơn điện tử. Nên sử dụng mã số thuế để đặt tên tài khoản luôn;

– Địa chỉ khách hàng;

– Số điện thoại KH;

– Fax: Có thể điền hoặc không;

– Mail khách hàng: Trường này rất quan trọng, các bạn nên nhập đúng vì hệ thống sẽ gửi về mail thông báo tài khoản truy cập và mail thông báo phát hành hóa đơn;

– Danh sách cc: Để đảm bảo tính bảo mật đối với hóa đơn khách hàng thì mail điền trong trường này sẽ chỉ được gửi mail thông báo phát hành hóa đơn nên bạn có thể điền hoặc không;

– Kiểu khách hàng: Có 2 trường lựa chọn là Khách hàng không phải đơn vị kế toán và Khách hàng là đơn vị kế toán;

+ Đối với trường hợp khách hàng là đơn vị kế toán thì trên trang tra cứu hóa đơn, các bạn phải thực hiện ký số lại. Tuy nhiên nếu bạn xin được với Cơ quan thuế không phải ký lại thì sẽ không phải ký.

+ Đối với trường hợp khách hàng không phải đơn vị kế toán sẽ không phải ký số lại.

– Các trường còn lại bao gồm: Người liên hệ, Người đại diện pháp luật, Số tài khoản ngân hàng, Chủ tài khoản, Tên ngân hàng và Mô tả có thể điền hoặc bỏ trống.

Sau khi điền các thông tin quan trọng, bạn lựa chọn Lưu.

Trên đây là thông tin về khách hàng sau khi tạo mới.

Nếu thông tin trên điền chưa đúng có thể chỉnh sửa hoặc xóa và tạo lại.

Hệ thống sẽ gửi email thông tin đăng nhập và mật khẩu về email của khách hàng để họ có thể tiến hành tra cứu hóa đơn điện tử.

2.1.2. Tạo mới nhiều khách hàng

EasyInvoice hỗ trợ chức năng tạo lập nhiều khách một lúc.

Tại màn hình đăng nhập, bạn lựa chọn DANH MỤC > Upload khách hàng

Tại đây, bạn ấn Tải mẫu upload tại số 1

Điền đầy đủ thông tin về danh sách các khách hàng cần upload theo mẫu trong bảng Excel đã tải.

Sau khi điền thông tin, lựa chọn Button Tạo mới tại số 2.

Bạn thao tác theo: Nhấn vào số (1) để đính kèm file, lựa chọn file khách hàng (2), Open (3) và Upload dữ liệu (4).

Đợi tới khai trạng thái chuyển thành Upload thành công là bạn đã thêm danh sách khách hàng mới thành công.

Đến đây chúng ta chuyển qua bước tiếp theo.

2.2. Tạo lập danh sách sản phẩm

2.2.1. Tạo mới một sản phẩm

Tại Giao diện đăng nhập, bạn lựa chọn DANH MỤC > Quản lý sản phẩm

Trong giao diện Danh sách sản phẩm, bạn lựa chọn Button Tạo mới

Tại THÔNG TIN SẢN PHẨM, bạn tiến hành nhập các thông tin về sản phẩm bao gồm:

– Mã sản phẩm

– Tên sản phẩm

– Giá sản phẩm

– Đơn vị tính

– Thuế suất

– Mô tả sản phẩm

Điền xong, bạn ấn Lưu.

2.2.2. Tạo mới nhiều sản phẩm

Bạn lựa chọn DANH MỤC > Upload sản phẩm.

Tương tự đối với tạo lập nhiều khách hàng, Bạn cũng tải Mẫu upload và điền thông tin danh sách các sản phẩm cần upload và lựa chọn Tạo mới > Lựa chọn file và tải lên.

Sau khi đã tạo lập thành công khách hàng và sản phẩm, bạn có thể tiến hành phát hành hóa đơn điện tử khi bán hàng.

3. Phát hành hóa đơn điện tử

Bước 1. Tạo mới hóa đơn

Tại màn hình đăng nhập, bạn lựa chọn QUẢN LÝ HÓA ĐƠN > Danh sách hóa đơn.

Tiến hành lựa chọn Mẫu số hóa đơn và ấn vào Tạo mới.

Lựa chọn Ký hiệu hóa đơn.

Số hóa đơn khi tạo lập mặc định là 0000000 và chỉ khi phát hành mới có số hóa đơn cụ thể.

Bạn chỉ cần điền Mã khách hàng là sẽ ra toàn bộ thông tin bên dưới (nếu bạn đã tạo lập khách hàng ở bước 1).

Lựa chọn hình thức thanh toán (Chuyển khoản, bù trừ, tiền mặt…)

Điền thông tin về hàng hóa và dịch vụ bán (Tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng và đơn giá).

Lựa chọn Thuế GTGT (0%, 5%, 10%…)

Sau khi điền đầy đủ thông tin, lựa chọn Lưu dữ liệu.

Hóa đơn sau khi tạo lập sẽ có trạng thái là Mới tạo lập.

Bạn vẫn có thể thao tác Xem, Sửa hoặc Xóa hóa đơn.

Bước 2. Tải phần mềm ký số và tiện ích ký số

Truy cập https://easyinvoice.vn/tai-nguyen/

Tại Phần mềm hỗ trợ, lựa chọn tải về Phần mềm ký số và Tiện ích ký số như ảnh trên.

Đối với Tiện ích ký số, bạn sẽ add tiện ích này lên trình duyệt của mình.

Sau khi đã add Tiện ích ký số vào, bạn mở tab mới > Lựa chọn Công cụ khác > Tiện ích mở rộng

Bạn tìm đến Tiện ích ký số chúng ta vừa add vào, Tích vào check box Cho phép truy cập vào các URL của tệp.

Bạn thực hiện Giải nén cài đặt phần mềm ký số (chạy file Setup.exe).

Quay trở lại danh sách hóa đơn, lựa chọn tích cuối dòng hóa đơn cần phát hành và ấn tiếp vào Phát hành HĐ.

Màn hình sẽ hiển thị danh sách chứng thư để bạn chọn.

Lựa chọn chứng thư số của đơn vị cung cấp hóa đơn cho bạn và ấn OK.

Sau khi phát hành hóa đơn thành công, phần trạng thái hóa đơn sẽ chuyển thành Đã phát hành.

Lúc này, cột sửa và cột xóa của hóa đơn sẽ bị khóa lại.

Hệ thống sẽ gửi mail thông báo phát hành về email của khách hàng.

Trong Email, khách hàng có thể tải hóa đơn điện tử dạng PDF hoặc cũng có thể xem hóa đơn đơn điện tử bản gốc bằng cách truy cập trang tra cứu hóa đơn.

Hóa đơn điện tử sau khi phát hành có thể in.

Để in hóa đơn điện tử, bạn có thể lựa chọn Xem hóa đơn và ấn vào In hóa đơn.

Như vậy, trên đây EasyInvoice đã hướng dẫn các bạn cách lập và phát hành hóa đơn điện tử trên hệ thống của phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice.

Khách hàng có nhu cầu sử dụng thử miễn phí phần mềm truy cập ngay:

DÙNG THỬ PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ EASYINVOICE

Phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice – Công ty Công nghệ Softdreams

Địa chỉ: Tầng 3 Nhà khách ATS số 8 Phạm Hùng, Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội

Hotline: 0981 772 388

Email: contact@softdreams.vn

Website: https://easyinvoice.vn