Chữ ký số trên hóa đơn điện tử và những điều cần biết 

Chữ ký số trên hóa đơn điện tử và những điều cần biết 

Bởi EasyInvoice.vn - 09/10/2021 43 lượt xem

Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC, từ ngày 01/11/2020 tất cả các doanh nghiệp phải hoàn tất việc chuyển đổi sang hình thức hóa đơn điện tử. Ở thời điểm hiện tại, nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử thay vì hóa đơn giấy. Tuy nhiên, trong quá trình lập và phát hành hóa đơn điện tử doanh nghiệp còn gặp nhiều bất cập do chưa rõ về quy định chữ ký số trên hóa đơn điện tử. Vậy chữ ký số là gì? Cần lưu ý gì khi sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

>>> Xem thêm:

1. Chữ ký số trên hóa đơn điện tử 

Chữ ký số là một phần trong tập chữ ký điện tử, được tạo ra để mã hóa dữ liệu bằng một thông điệp, văn bản, hình ảnh… nhằm xác đích chủ dữ liệu đó và qua đó có thể ký các văn bản điện tử cũng như trao đổi các thông tin mật. 

Chữ ký số là một phần không thể tách rời của hóa đơn điện tử với mục đích xác thực hóa đơn điện tử do doanh nghiệp nào phát hành. 

Chữ ký số trên hóa đơn điện tử

2. Những điều cần biết về chữ ký số trên hóa đơn điện tử 

Căn cứ theo Công văn số 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016, trên hóa đơn điện tử không yêu cầu phải có chữ ký số của người mua hàng với những trường hợp sau đây:

  • “Bên mua không phải là đơn vị kế toán;
  • Trường hợp bên mua là đơn vị kế toán nhưng có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: Hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu…”

Kết luận: Hóa đơn điện tử hợp lệ không nhất thiết phải có chữ ký của người mua hàng nhưng phải có chữ ký điện tử của người bán hàng;

a) Một số trường hợp không nhất thiết phải có đầy đủ chữ ký số của cả người bán và người mua

Theo khoản 3, điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC, quy định những trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua:

  • “Đối với hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế người mua.
  • Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của cả người mua và người bán.
  • Đối với hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử, chữ ký số của người bán.
  •  Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người bán.
  • Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua”. 

b) Cách xác nhận hóa đơn điện tử khi chữ ký số của doanh nghiệp hết hạn?

Với trường hợp chữ ký số bị hết hạn, doanh nghiệp cần gia hạn chữ ký số. Khi chữ ký số được gia hạn thành công, thông tin tự động cập nhật lên hệ thống của tổng cục Thuế. Doanh nghiệp có thể truy cập vào địa chỉ www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn và xác thực hóa đơn như bình thường.

c) Doanh nghiệp chỉ được sử dụng một chữ ký số trên hóa đơn điện tử?

Doanh nghiệp có thể tạo lập nhiều chữ số để xác nhận hóa đơn điện tử. Và tất các các chữ ký số này đều phải đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp theo đúng quy định của bộ tài chính và được cập nhật đầy đủ các tài khoản lên hệ thống của Tổng cục thuế. 

Hóa đơn điện tử EasyInvoice – Giải pháp số hóa giấy tờ số 1 hiện nay

Quý doanh nghiệp nhanh tay đăng ký để trải nghiệm miễn phí phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice:

  • Tiết kiệm 90% thời gian – chi phí in ấn, vận chuyển, bảo quản và lưu trữ hóa đơn doanh nghiệp;
  • Bảo mật dữ liệu an toàn tuyệt đối, chống làm giả, không lo cháy, thất lạc hay mất hóa đơn;
  • Gửi nhận hóa đơn ngay sau khi phát hành, thu nợ – quyết toán đơn giản, nhanh gọn;
  • Tra cứu hóa đơn mọi lúc, mọi nơi. Tự động tổng hợp tờ khai thuế, hạch toán điện tử;

———————

LIÊN HỆ ĐỂ ĐƯỢC HỖ TRỢ NGAY VỀ SẢN PHẨM

Hotline: 0981 772 388 – 1900 56 56 53

Email: contact@softdreams.vn

Website: easyinvoice.vn

Facebook: Hóa đơn điện tử – EasyInvoice

Tags:

Sử dụng ngay
Hóa đơn điện tử Easyinvoice

Tư vấn hóa đơn điện tử

0981 772 388 0919 510 089

Hỗ trợ kỹ thuật & CSKH

1900 56 56 53 0961 949 5881900 57 57 54 (Nhánh 2)
0981 772 388