Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC, từ ngày 01/11/2020 tất cả các doanh nghiệp phải hoàn tất việc chuyển đổi sang hình thức hóa đơn điện tử. Ở thời điểm hiện tại, nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử thay vì hóa đơn giấy. Tuy nhiên, trong quá trình lập và phát hành hóa đơn điện tử doanh nghiệp còn gặp nhiều bất cập do chưa rõ về quy định chữ ký số trên hóa đơn điện tử. Vậy chữ ký số là gì? Cần lưu ý gì khi sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

>>> Xem thêm:

• Một số nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần biết
• Phần mềm hóa đơn đầu vào có vai trò gì trong quản lý doanh nghiệp?
• 6 lưu ý quan trọng khi xử lý hóa đơn đầu vào mà kế toán cần nắm rõ

1. Chữ ký số trên hóa đơn điện tử 

Chữ ký số là một phần trong tập chữ ký điện tử, được tạo ra để mã hóa dữ liệu bằng một thông điệp, văn bản, hình ảnh… nhằm xác đích chủ dữ liệu đó và qua đó có thể ký các văn bản điện tử cũng như trao đổi các thông tin mật. 

Chữ ký số là một phần không thể tách rời của hóa đơn điện tử với mục đích xác thực hóa đơn điện tử do doanh nghiệp nào phát hành. 

2. Những điều cần biết về chữ ký số trên hóa đơn điện tử 

Căn cứ theo Công văn số 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016, trên hóa đơn điện tử không yêu cầu phải có chữ ký số của người mua hàng với những trường hợp sau đây:

• “Bên mua không phải là đơn vị kế toán;
• Trường hợp bên mua là đơn vị kế toán nhưng có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: Hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu…”

Kết luận: Hóa đơn điện tử hợp lệ không nhất thiết phải có chữ ký của người mua hàng nhưng phải có chữ ký điện tử của người bán hàng;

a) Một số trường hợp không nhất thiết phải có đầy đủ chữ ký số của cả người bán và người mua

Theo khoản 3, điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC, quy định những trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua:

• “Đối với hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế người mua.
• Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của cả người mua và người bán.
• Đối với hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử, chữ ký số của người bán.
•  Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người bán.
• Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua”. 

b) Cách xác nhận chữ ký số trên hóa đơn điện đã hết hạn?

Với trường hợp chữ ký số bị hết hạn, doanh nghiệp cần gia hạn chữ ký số. Khi chữ ký số được gia hạn thành công, thông tin tự động cập nhật lên hệ thống của tổng cục Thuế. Doanh nghiệp có thể truy cập vào địa chỉ www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn và xác thực hóa đơn như bình thường.

c) Doanh nghiệp chỉ được sử dụng một chữ ký số trên hóa đơn điện tử?

Doanh nghiệp có thể tạo lập nhiều chữ số để xác nhận hóa đơn điện tử. Và tất các các chữ ký số này đều phải đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp theo đúng quy định của bộ tài chính và được cập nhật đầy đủ các tài khoản lên hệ thống của Tổng cục thuế. 

——————————–

>> Xem thêm video hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78: 

EasyInvoice – Top 1 phần mềm hóa đơn điện tử kết nối thành công với Tổng cục Thuế 

• Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC
• Tạo lập, phát hành, lưu trữ nhanh chóng và hiệu quả trên nền tảng website và mobile
• Cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử trên nền tảng cloud
• Tích hợp 3 trong 1 giữa phần mềm kế toán EasyBooks, phần mềm hóa đơn điện tử, EasyInvoice và Chữ ký số EasyCA
• Kết nối trực tiếp với Tổng cục Thuế thông qua 3 kênh MPLS VPN Layer 3 với tốc độ tới 50Mbps.
• Bảo mật dữ liệu, an toàn tuyệt đối cho người dùng
• Hỗ trợ 24/7 mọi thủ tục phát hành hóa đơn điện tử, xử lý khó khăn trong quá trình sử dụng phần mềm

———————

Để được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp vui lòng liên hệ

Điện thoại: 1900 33 69 – 1900 56 56 53

Website: https://easyinvoice.vn/

Email: contact@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn