Một số nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử dưới đây rất quan trọng, cần thiết và có thể giúp doanh nghiệp tránh được những sai phạm không đáng có khi tiến hành lập và xuất hóa đơn. Tìm hiểu ngay ở bài viết dưới đây.

>>>> Xem thêm:

• 3 nguyên tắc để phân biệt hóa đơn đầu vào có hợp lệ hay không
• Hóa đơn đầu vào EasyIN

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử (được viết tắt là E-Invoice) là hình thức hóa đơn hiện đại sử dụng trên nền tảng điện tử, vốn đã được sử dụng ở các nước phát triển từ khá lâu.

Căn cứ theo Điều 1, Khoản 3 của Thông tư 32/2011/TT-BTC, hóa đơn điện tử được định nghĩa như sau:

“Hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận. lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử”.

Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập và xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp MST khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

2. Nguyên tắc xuất hóa đơn GTGT

Với nguyên tắc này, khi lập xuất hóa đơn GTGT thì doanh nghiệp cần phải đảm bảo những nội dung sau đây:

• Nội dung trên hóa đơn phải đúng với nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh trong doanh nghiệp;
• Hóa đơn không được tẩy xóa hoặc sửa chữa;
• Khi viết hóa đơn phải dùng cùng màu mực, màu mực không phai và không sử dụng màu đỏ;
• Các nội dung trên hóa đơn như chữ số hay chữ viết thì không được viết ngắt quãng và không viết hay in đè lên chữ in sẵn;
• Các liên hóa đơn phải được thống nhất nội dung và theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn;

3. Nguyên tắc quy định các tiêu thức trên hóa đơn điện tử

Căn cứ theo nghị định 119/2018/NĐ-CP, khi lập hóa đơn điện tử, để xác định tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn thì cần phải đảm bảo những nội dung sau:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn và số hóa đơn;
• Tên/địa chỉ/MST của người bán;
• Nếu người mua có mã số thuế thì cũng cần phải có tên/địa chỉ/MST của người mua;
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, thành tiền chưa tính thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT;
• Tổng số tiền thanh toán;
• Chữ ký số của người bán và người mua;
• Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
• Mã cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
• Phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan;

* Lưu ý: Đối với một số trường hợp không cần đầy đủ nội dung trên hóa đơn điện tử thì phải thực hiện nội dung hóa đơn khi lập và xuất theo hướng dẫn của Bộ tài chính.

4. Nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử khi bị xuất sai

– Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã xuất và gửi cho người mua những chưa giao hàng hoặc đã giao nhưng người mua chưa kê khai thuế

• Đối với hóa đơn điện tử đã xuất và gửi cho người mua, dù đã giao hàng hay chưa kê khai thuế thì khi phát hiện sai sót sẽ được hủy theo sự đồng ý và xác nhận của cả người bán – người mua;

* Lưu ý:

• Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ để phục vụ cho việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
• Khi lập hóa đơn điện tử mới theo quy định, người bán cần phải ghi thêm dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm”;

– Trường hợp 2: Hóa đơn đã được lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế.

• Sau khi phát hiện sai sót, người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên và ghi rõ sai sót;
• Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót. Trong đó ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT cho hóa đơn điện tử số…, ký hiệu…;
• Dựa vào hóa đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thự hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Lưu ý: hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-);

Trên đây là 3 nguyên tắc xuất hóa quan trọng khi xuất hóa đơn điện tử dành cho các tổ chức và doanh nghiệp. Ngoài ra, Quý doanh nghiệp muốn được tư vấn và sử dụng hóa đơn điện tử, vui lòng liên hệ ngay EasyInvoice nhé!

Hóa đơn điện tử EasyInvoice – Giải pháp số hóa giấy tờ số 1 hiện nay

Quý doanh nghiêp nhanh tay đăng ký để trải nghiệm miễn phí phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice:

• Tiết kiệm 90% thời gian – chi phí in ấn, vận chuyển, bảo quản và lưu trữ hóa đơn doanh nghiệp;
• Bảo mật dữ liệu an toàn tuyệt đối, chống làm giả, không lo cháy, thất lạc hay mất hóa đơn;
• Gửi nhận hóa đơn ngay sau khi phát hành, thu nợ – quyết toán đơn giản, nhanh gọn;
• Tra cứu hóa đơn mọi lúc, mọi nơi. Tự động tổng hợp tờ khai thuế, hạch toán điện tử;

———————

LIÊN HỆ ĐỂ ĐƯỢC HỖ TRỢ NGAY VỀ SẢN PHẨM

Hotline: 0981 772 388 – 1900 56 56 53

Email: contact@softdreams.vn

Website: easyinvoice.vn

Facebook: Hóa đơn điện tử – EasyInvoice