Cách xử lý hóa đơn điện tử lập sai theo Thông tư 91/2026/TT-BTC là nội dung doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần nắm rõ. Tùy từng nội dung sai, người bán có thể thực hiện thông báo, lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Bài viết này Phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice sẽ hướng dẫn chi tiết cách xử lý từng trường hợp theo quy định mới.

1. Nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử lập sai theo Thông tư 91/2026/TT-BTC

Theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, từ ngày 01/7/2026, khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, người bán cần lưu ý các nguyên tắc sau:

• Xác định nội dung sai sót: Căn cứ vào tính chất và nội dung sai để lựa chọn phương án xử lý phù hợp, không tự ý hủy hoặc lập lại hóa đơn.
• Có 3 hướng xử lý chính: Tùy trường hợp, người bán có thể thông báo sai sót mà không phải lập lại hóa đơn, hoặc lập hóa đơn điều chỉnh, hoặc lập hóa đơn thay thế.
• Điều chỉnh hoặc thay thế phải có thông tin tham chiếu: Hóa đơn mới phải thể hiện rõ việc điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn đã lập sai theo quy định.
• Sai sót phát hiện tiếp sau khi đã xử lý: Nếu hóa đơn đã được xử lý bằng hình thức điều chỉnh hoặc thay thế mà tiếp tục phát hiện sai, việc xử lý các lần tiếp theo thực hiện theo hình thức đã áp dụng lần đầu.
• Một số trường hợp có quy định riêng: Hóa đơn từ máy tính tiền, hóa đơn bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, sử dụng, nhiều hóa đơn cùng sai trong tháng hoặc trường hợp không bắt buộc lập văn bản thỏa thuận cần áp dụng quy định riêng tại khoản 1 Điều 10.

2. Chi tiết 5 trường hợp xử lý hóa đơn điện tử lập sai

2.1 Trường hợp 1: Sai nội dung không trọng yếu

Nếu hóa đơn chỉ sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc nội dung khác nhưng không ảnh hưởng đến mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế và thông tin hàng hóa thì người bán thông báo cho người mua và không cần lập lại hóa đơn. Đồng thời, thực hiện thông báo sai sót với cơ quan thuế bằng Mẫu 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục III. 

2.2 Trường hợp 2: Sai nội dung trọng yếu

Trường hợp hóa đơn sai mã số thuế, tên hàng hóa, quy cách/chất lượng hàng hóa, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc nội dung bắt buộc khác, người bán được lựa chọn một trong hai phương án:

• Lập hóa đơn điều chỉnh: Thực hiện hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn có sai sót.
• Lập hóa đơn thay thế: Phát hành hóa đơn mới để thay cho hóa đơn đã lập sai.

Hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế phải có nội dung tham chiếu đến hóa đơn gốc theo quy định.

2.3 Trường hợp 3: Nhiều hóa đơn cùng sai trong cùng tháng

Nếu trong cùng tháng, người bán lập nhiều hóa đơn cho cùng một người mua và các hóa đơn có cùng nội dung sai như người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng, thuế suất thì có thể xử lý bằng một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn.

Kèm theo đó, người bán lập Bảng kê Mẫu 01/BK-ĐCTT tại Phụ lục III để liệt kê các hóa đơn cần xử lý. Quy định này cũng áp dụng kể cả khi người mua không lấy hóa đơn.

2.4 Trường hợp 4: Không bắt buộc lập văn bản thỏa thuận

Người bán không phải lập văn bản thỏa thuận với người mua trong một số trường hợp đặc thù, gồm:

• Hóa đơn thuộc trường hợp chuyển dữ liệu theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn quy định tại Điều 16 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
• Trường hợp chuyển dữ liệu cơ sở dữ liệu chi tiết giao dịch theo Bảng thông tin chi tiết giao dịch.
• Giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ thực hiện trên sàn thương mại điện tử hoặc nền tảng số khác theo quy định.

2.5 Trường hợp 5: Hóa đơn từ máy tính tiền và hóa đơn bán tài sản phải đăng ký

Đối với hóa đơn có sai sót là hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền hoặc hóa đơn bán tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, người bán thực hiện lập hóa đơn thay thế, trừ trường hợp được quy định riêng tại điểm c.2 khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Trường hợp người mua trả lại hàng hóa: Nếu trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa, bao gồm cả trường hợp đổi hàng làm thay đổi giá trị hàng hóa đã mua, người bán thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh theo quy định.

Xem thêm: Thời điểm xuất hóa đơn điện tử 2026 cho từng loại dịch vụ

3. Những lưu ý quan trọng khi xử lý hóa đơn điện tử lập sai 

Khi xử lý hóa đơn điện tử lập sai, người bán cần kiểm tra kỹ nội dung sai sót và thực hiện đúng quy trình để tránh phát sinh sai lệch về thuế, hóa đơn. Một số điểm quan trọng cần lưu ý gồm:

• Xác định đúng nội dung sai: Kiểm tra hóa đơn sai ở thông tin không trọng yếu hay nội dung ảnh hưởng đến mã số thuế, hàng hóa, số tiền, thuế suất, tiền thuế… để chọn cách xử lý phù hợp.
• Không tự ý hủy hóa đơn: Hóa đơn đã lập sai cần được xử lý theo các phương thức quy định tại Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, không tự ý xóa hoặc hủy hóa đơn.
• Kiểm tra thông tin tham chiếu: Khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, cần ghi đầy đủ thông tin nhận diện hóa đơn gốc theo quy định, tránh nhầm lẫn giữa các hóa đơn.
• Lưu ý văn bản thỏa thuận: Với trường hợp điều chỉnh hoặc thay thế, cần xác định có thuộc diện phải lập văn bản thỏa thuận với người mua hay không. Một số trường hợp như chuyển dữ liệu theo bảng tổng hợp, nền tảng thương mại điện tử hoặc nền tảng số được miễn yêu cầu này.
• Thực hiện đúng mẫu biểu: Trường hợp thuộc diện phải thông báo sai sót, người bán sử dụng Mẫu 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC.
• Chú ý khi đã gửi Bảng tổng hợp dữ liệu: Nếu hóa đơn sai đã được đưa vào Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử, việc điều chỉnh, thay thế được thực hiện trực tiếp trên bảng tổng hợp của kỳ tiếp theo; không gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT cho trường hợp này.
• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ: Văn bản thỏa thuận và các tài liệu liên quan đến việc xử lý hóa đơn cần được lưu giữ tại đơn vị để xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Trên đây là những thông tin cần biết về cách xử lý hóa đơn điện tử lập sai theo Thông tư 91/2026/TT-BTC. Việc xác định đúng nội dung sai và áp dụng phương án phù hợp sẽ giúp quá trình xử lý hóa đơn được chính xác, hạn chế phát sinh vấn đề. Hy vọng bài viết từ EasyInvoice đã cung cấp những thông tin hữu ích cho bạn.

EasyInvoice giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nhanh chóng, đáp ứng đầy đủ quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Phần mềm hỗ trợ phát hành hóa đơn chính xác, kết nối trực tiếp với cơ quan Thuế và tối ưu quy trình bán hàng cho nhiều ngành nghề.

EasyInvoice – Giải pháp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

• Đáp ứng đầy đủ quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
• Giao diện trực quan, dễ sử dụng, giúp phát hành hóa đơn nhanh chóng ngay trên máy tính tiền.
• Hỗ trợ phát hành hàng loạt hóa đơn, giảm thời gian xử lý và hạn chế sai sót.
• Tự động truyền dữ liệu hóa đơn đến Hệ thống thông tin quản lý thuế của Cục Thuế 24/7.
• Gửi hóa đơn điện tử qua email, SMS và nhiều phương thức khác ngay sau khi phát hành.
• Hỗ trợ tạo, phát hành và quản lý hóa đơn trên cả máy tính và thiết bị di động, giúp doanh nghiệp làm việc mọi lúc, mọi nơi.

Đăng ký dùng thử EasyInvoice ngay hôm nay để trải nghiệm giải pháp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nhanh chóng, an toàn và luôn cập nhật theo quy định mới nhất.

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ KHỞI TẠO TỪ MÁY TÍNH TIỀN

Video giới thiệu Phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử

Zalo tư vấn mua hàng: https://zalo.me/softdreams

Website: https://easyinvoice.vn/

Email: info@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn