Trong quá trình lập hóa đơn, việc lập sai thông tin về tên và địa chỉ người mua là không thể tránh khỏi. Trong trường hợp này kế toán phải xử lý thế nào cho hợp pháp, hãy cùng EasyInvoice tham khảo ngay bài viết dưới đây.

1. Lập hóa đơn sai tên công ty hoặc sai địa chỉ (ghi đúng mã số thuế)

Căn cứ theo khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC hướng dẫn về thuế GTGT, quản lý thuế và sửa đổi một số điều về hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ:

Trong trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế thì hai bên phải  lập biên bản điều chỉnh và không cần lập hóa đơn điều chỉnh.

Theo đó, cách xử lý đối với hóa đơn đã lập ghi sai tên công ty, địa chỉ người mua không phân biệt hóa đơn đã kê khai thuế hoặc chưa kê khai thuế, người bán và người mua chỉ cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn. Trên biên bản điều chỉnh cần có chữ ký và đóng dấu của hai bên, mỗi bên sẽ giữ 1 bản kẹp cùng với hóa đơn đã viết sai tên công ty hoặc địa chỉ người mua để thực hiện giải trình khi có yêu cầu từ cơ quan thuế)

Ví dụ: Ngày 01/9/2020, công ty Softdreams xuất hóa đơn bán hàng số 0001, ký hiệu TU/20P cho công ty TNHH ACB, trên hóa đơn ghi thông tin người mua hàng như sau:

+ Tên đơn vị: Công ty TNHH ABC

+ Mã số thuế: 012345566

– Ngày 03/09/2020, công ty TNHH ACB phát hiện hóa đơn số 0001, ký hiệu TU/20P đã nhận ngày 01/08/2020 bị sai tên công ty (các tiêu thức còn lại đều ghi đúng)

Trong trường hợp này, hai công ty Softdreams và công ty ACB phải lập biên bản như sau:

Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai tên công ty người mua

Trương trường hợp tên công ty người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như:

“Cổ phần” là “CP”, “Trách nhiệm Hữu hạn” thành “TNHH”, “khu công nghiệp” thành “KCN”, “sản xuất” thành “SX”, “Chi nhánh” thành “CN”… (Theo khoản 7 điều 3 của Thông tư 26/2015/TT-BTC)

>> Xem chi tiết: Các từ được viết tắt và không được viết tắt trên hóa đơn

Ví dụ: Ngày 03/09/2020, công ty Softdreams xuất hóa đơn bán hàng số 0001, ký hiệu TU/20P công ty TNHH ACB, trên hóa đơn ghi thông tin người mua hàng như sau:

+ Tên đơn vị: công ty TNHH ACB

+ Địa chỉ: Số 32 phố Đỗ Đức Dục, P. Thanh Xuân, Q. Nam Từ Liêm, Tp. Hà Nội

+ Mã số thuế: 0123456789

– Ngày 07/10/2020, công ty TNHH ACB phát hiện hóa đơn số 0001, ký hiệu TU/20P đã nhận ngày 03/09/2020 bị sai địa chỉ người mua (sai phường) (các chỉ tiêu còn lại đều ghi đúng)

Trong trường hợp này, công ty Softdreams và công ty ACB thực hiện lập biên bản như sau:

Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai địa chỉ người mua

Đối với trường hợp địa chỉ của người mua quá dài, trên hóa đơn bạn được viết tắt một số danh từ như: “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN”. Tuy nhiên, phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp. (Căn cứ Theo khoản 7 điều 3 của Thông tư 26/2015/TT-BTC)

2. Lập hóa đơn sai tên công ty hoặc sai địa chỉ, sai cả mã số thuế

Đối với trường hợp này, thì ngoài việc lập biên bản điều chỉnh cho các sai sót trên hóa đơn thì người bán còn phải xuất hóa đơn điều chỉnh cho các sai sót đó.

>> Xem chi tiết: Cách xử lý sai MST, sai tên công ty, sai số tiền cực kỳ đơn giản

Việc sử dụng hóa đơn giấy gây ra nhiều hạn chế cho các doanh nghiệp, để tối ưu lợi ích doanh nghiệp cần chuyển đổi sang hóa đơn điện tử càng sớm càng tốt. Hóa đơn điện tử EasyInvoice tích hợp tính năng biên bản điện tử/hợp đồng điện tử và các mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn theo quy định cho phép người dùng:

– Giao dịch bằng hợp đồng điện tử nhanh chóng, chuyên nghiệp

– Tạo lập biên bản thu hồi – biên bản điều chỉnh – biên bản hủy hóa đơn đúng quy định

– Thực hiện ký điện tử và gửi hợp đồng – biên bản xử lý hóa đơn đến khách hàng chỉ bằng vài click chuột.

– Hỗ trợ lưu trữ các biên bản xử lý hóa đơn an toàn trên hệ thống và theo dõi được biên bản khách hàng đã ký hay chưa.

Gần 50.000 doanh nghiệp trên cả nước đã thay đổi cách thức quản lý, phát hành, gửi và báo cáo hóa đơn điện tử với EasyInvoice:

– Tạo lập hóa đơn, phát hành, quản lý và phân phối hóa đơn qua mobile, website, desktop mọi lúc, mọi nơi.

– Kết nối với nhiều phần mềm có sẵn tại doanh nghiệp, tạo hệ sinh thái làm việc và quản lý thống nhất, đồng bộ dữ liệu an toàn.

– Hỗ trợ Quản lý khách hàng/sản phẩm ngay trên hệ thống, tự động lấy thông tin doanh nghiệp theo MST giúp giảm thiểu thời gian nhập liệu, lập hóa đơn nhanh chóng.

– Cung cấp hơn 100 mẫu hóa đơn điện tử hợp pháp theo quy định của cơ quan thuế, đáp ứng đa dạng mẫu hóa đơn theo yêu cầu khách hàng.

Lưu trữ hóa đơn trong 10 năm miễn phí tại trung tâm dữ liệu chuẩn quốc tế. Dữ liệu về hóa đơn được bảo mật và an toàn tuyệt đối.

———————

LIÊN HỆ ĐỂ ĐƯỢC HỖ TRỢ NGAY VỀ CÁC SẢN PHẨM

Hotline: 0981 772 388 – 1900 56 56 53

Website: https://easyinvoice.vn

Email: contact@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn/