Minh bạch trong hồ sơ, chính xác về thời điểm và chặt chẽ trong từng hạng mục nghiệm thu là những lưu ý về hóa đơn trong ngành xây dựng mà kế toán cần nắm được. Sự hỗ trợ từ giải pháp hóa đơn điện tử EasyInvoice sẽ giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình hiệu quả. Tham khảo thông tin loại hóa đơn này qua bài viết bên dưới bạn nhé!

1. Đặc thù hóa đơn trong ngành xây dựng

Đặc thù hóa đơn trong ngành xây dựng tại Việt Nam bao gồm ba điểm chính: thời điểm xuất hóa đơn theo nghiệm thu, không cần ghi đơn vị tính/số lượng/đơn giá, và thanh toán theo tiến độ hợp đồng. 

2. Những quy định cần biết khi xuất hóa đơn trong ngành xây dựng

Dưới đây là những quy định cần nắm về hóa đơn trong ngành xây dựng theo pháp luật Việt Nam: 

• Loại hóa đơn phải sử dụng: Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ phải sử dụng hóa đơn GTGT khi cung cấp dịch vụ xây dựng; những trường hợp khác (ví dụ áp thuế khoán) có thể sử dụng loại hoá đơn khác theo quy định.
• Thời điểm lập hóa đơn: Thời điểm lập hoá đơn đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình/hạng mục hoặc khi khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu tiền hay chưa (trừ một số trường hợp bất động sản, dự án tính theo tiến độ khi có quy định khác).
• Nội dung hóa đơn và ghi chép chuyên ngành: Trên hóa đơn GTGT của công trình cần ghi đầy đủ các yếu tố theo quy định (giá chưa thuế, thuế GTGT, tổng thanh toán), và khi phù hợp nên thể hiện rõ khối lượng, đơn giá, hạng mục/công đoạn, mã hợp đồng hoặc mã công trình để đối chiếu với biên bản nghiệm thu và hợp đồng.
• Trường hợp lập nhiều lần/ghi theo tiến độ: Nếu giao nhận nhiều lần hoặc nghiệm thu theo từng hạng mục, người bán phải lập hóa đơn cho khối lượng và giá trị tương ứng của lần giao/ nghiệm thu đó.
• Hóa đơn điện tử và quản lý: Hiện nay thường dùng hóa đơn điện tử cho công trình; khi lập hóa đơn điện tử vẫn phải đảm bảo thời điểm lập, nội dung và lưu trữ theo Nghị định và Thông tư liên quan. Lưu ý với hoá đơn do cơ quan thuế đặt in hoặc hoá đơn tự in – quy định về bảo quản, lưu trữ vẫn áp dụng.
• Các lưu ý thực tế, rủi ro hay sai sót thường gặp: sai thời điểm lập (lập trước nghiệm thu), thiếu thông tin khối lượng/hạng mục, không đối chiếu được với biên bản nghiệm thu, lập không đúng loại hoá đơn theo phương pháp tính thuế – những lỗi này dễ dẫn tới xử phạt hành chính hoặc điều chỉnh thuế.

Xem thêm: Quy trình quản lý hóa đơn cho nhà thầu và nhà thầu phụ toàn diện nhất

3. 7 lưu ý quan trọng khi lập hóa đơn trong ngành xây dựng

Dưới đây là 7 lưu ý quan trọng khi lập hóa đơn trong ngành xây dựng mà bạn có thể tham khảo. 

3.1 Xuất hóa đơn đúng thời điểm theo quy định

Hóa đơn phải được lập tại thời điểm hoàn thành cung cấp dịch vụ hoặc bàn giao khối lượng, không phụ thuộc vào việc chủ đầu tư đã thanh toán hay chưa. Trường hợp có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ (trừ khoản tạm ứng hợp đồng), doanh nghiệp phải lập hóa đơn ngay tại thời điểm thu tiền. 

3.2 Đối chiếu kỹ biên bản nghiệm thu trước khi xuất hóa đơn

Chỉ tiến hành xuất hóa đơn khi đã có biên bản nghiệm thu và bàn giao khối lượng hoàn thành. Kế toán cần đối chiếu kỹ lưỡng từng hạng mục trên hóa đơn với: Khối lượng, giá trị, đơn giá và ngày nghiệm thu trên biên bản. Tuyệt đối không xuất trước hoặc sau ngày nghiệm thu (trừ trường hợp tạm ứng có thỏa thuận đặc biệt). 

3.3 Ghi rõ tên công trình, hạng mục công trình

Khi viết hóa đơn, tên công trình/hạng mục phải trùng khớp hoàn toàn với tên được ghi trong quyết định phê duyệt dự án của cấp có thẩm quyền. Nguyên tắc ghi nhận thông tin nên theo trật tự logic: Bộ phận công trình -> Hạng mục công trình -> Công trình -> Dự án. 

3.4 Kiểm soát hóa đơn từ nhà thầu phụ

Trong các dự án có nhiều tầng thầu, việc kiểm soát hóa đơn từ nhà thầu phụ giúp:

• Là căn cứ ghi nhận đúng chi phí, đúng thuế và trách nhiệm thanh toán.
• Tránh việc ghi nhận trùng lặp giá trị công trình giữa chủ đầu tư, nhà thầu chính và nhà thầu phụ.
• Đảm bảo hóa đơn khớp với khối lượng nghiệm thu và tiến độ hợp đồng.
• Hạn chế rủi ro về tính hợp pháp của chi phí khi nhà thầu phụ là cá nhân hoặc đơn vị không có hóa đơn hợp lệ.

3.5 Theo dõi hóa đơn theo từng công trình riêng biệt

Trong ngành xây dựng, mỗi công trình được xem là một đơn vị kinh tế độc lập. Việc tách biệt hóa đơn theo từng công trình mang lại nhiều lợi ích:

• Tập hợp chính xác chi phí, không bị gom chung, giúp xác định chuẩn giá thành và lợi nhuận từng dự án.
• Dễ dàng đối chiếu hóa đơn đầu vào với dự toán và định mức vật tư, tránh đưa chi phí lệch công trình.
• Hỗ trợ xuất hóa đơn đầu ra đúng tiến độ nghiệm thu.
• Kiểm tra nhanh chóng công nợ, số tiền đã thu và còn phải thu của từng hợp đồng.
• Tạo bộ hồ sơ chứng từ rõ ràng, sẵn sàng cho việc quyết toán, thanh tra thuế hoặc giải trình với chủ đầu tư.

3.6 Lưu trữ đầy đủ hồ sơ liên quan đến hóa đơn

Hóa đơn xây dựng chỉ thực sự có giá trị khi đi kèm bộ hồ sơ chứng minh. Việc lưu trữ hồ sơ đầy đủ giúp:

• Chứng minh tính hợp pháp của doanh thu, chi phí và giao dịch thực tế trước cơ quan Thuế hoặc kiểm toán.
• Làm căn cứ hạch toán, ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính chính xác.
• Giảm thiểu tối đa rủi ro bị loại chi phí hoặc loại thuế GTGT đầu vào do thiếu chứng từ đi kèm.
• Đảm bảo an toàn dữ liệu, dễ tra cứu khi có tranh chấp với khách hàng, nhà cung cấp.

3.7 Xử lý kịp thời khi phát hiện sai sót trên hóa đơn

Khi phát hiện hóa đơn có sai sót, kế toán cần xử lý ngay lập tức. Việc để muộn sẽ kéo theo hệ lụy sai kê khai thuế, sai công nợ và tăng rủi ro phạt hành chính. Xử lý sớm giúp bảo vệ quyền lợi khấu trừ thuế GTGT, tránh việc phải sửa đổi, thay thế nhiều tầng hóa đơn dây chuyền phức tạp và giúp hai bên mua bán chốt hồ sơ thanh toán nhanh hơn. 

Xem ngay: 05 cách xử lý chi phí nhân công trong xây dựng

4. Những sai sót phổ biến về hóa đơn trong ngành xây dựng

Nếu không muốn doanh nghiệp bị truy thu thuế và xử phạt, bạn cần né tránh những sai sót phổ biến về hóa đơn trong ngành xây dựng dưới đây:

• Xuất hóa đơn sai thời điểm: Công trình đã nghiệm thu nhưng trì hoãn xuất hóa đơn do chưa thu được tiền, hoặc xuất trước ngày nghiệm thu vì lý do nội bộ. Cơ quan thuế luôn đối chiếu rất kỹ hai mốc thời gian này.
• Hóa đơn đầu vào sau ngày nghiệm thu: Các hóa đơn nguyên vật liệu, nhân công hoặc máy thi công có ngày lập sau ngày nghiệm thu công trình sẽ bị coi là phi logic, dễ bị loại khỏi chi phí hợp lý.
• Ghi nhận sai giá trị so với dự toán: Đưa chi phí vượt định mức, vượt dự toán vào công trình nhưng thiếu hồ sơ giải trình, khiến hồ sơ chi phí bị đánh giá là yếu khi thanh tra.
• Không theo dõi chi phí theo từng công trình: Lỗi gom chung tất cả hóa đơn đầu vào vào một tài khoản chung khiến việc giải trình dòng tiền, giá thành và doanh thu từng dự án trở nên bất khả thi.
• Thiếu chứng từ đi kèm hóa đơn: Hóa đơn đứng độc lập mà không có hợp đồng, biên bản nghiệm thu, biên bản bàn giao, phiếu xuất kho hay chứng từ thanh toán đi kèm.
• Nhận hóa đơn không khớp với thực tế mua hàng: Nội dung mô tả hàng hóa, vật tư trên hóa đơn đầu vào quá chung chung hoặc lệch dòng sản phẩm thực tế sử dụng trong hồ sơ thi công.
• Sai sót trong hồ sơ lao động và chi phí thi công: Vẫn chấm công, tính lương, khấu hao máy móc cho công trình dù thực tế công trình đang tạm dừng thi công, hoặc hồ sơ chấm công thiếu chữ ký xác nhận.
• Hóa đơn điện tử bị sai sót nội dung: Sai mã số thuế, sai tên doanh nghiệp, địa chỉ, số tiền, thuế suất hoặc ngày lập nhưng không làm thủ tục thay thế/điều chỉnh kịp thời, ảnh hưởng trực tiếp đến kỳ kê khai thuế.

5. EasyInvoice – Giải pháp quản lý hóa đơn hiệu quả cho doanh nghiệp xây dựng

Để giải quyết triệt để những khó khăn và giảm thiểu tối đa các sai sót nêu trên, các doanh nghiệp xây dựng hiện nay đang ưu tiên lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice nhờ khả năng đáp ứng tối ưu các nghiệp vụ đặc thù của ngành:

• Đầy đủ nghiệp vụ chuyên sâu: Hỗ trợ linh hoạt các chức năng phát hành, điều chỉnh, thay thế, hủy và chuyển đổi hóa đơn điện tử theo đúng các thông tư, nghị định hiện hành.
• Lưu trữ an toàn lên đến 10 năm: Toàn bộ hóa đơn công trình được lưu trữ bảo mật, giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu, phục vụ công tác quyết toán và giải trình thuế dài hạn.
• Kết nối linh hoạt: Dễ dàng kết nối với các phần mềm kế toán có sẵn của doanh nghiệp. Điều này giúp đồng bộ dữ liệu tự động giữa hóa đơn, doanh thu và công nợ, giảm thiểu việc nhập liệu thủ công.
• Tự động hóa báo cáo: Hỗ trợ tra cứu, gửi nhận hóa đơn nhanh chóng, tự động tổng hợp dữ liệu chuẩn xác phục vụ cho việc lập báo cáo và kê khai thuế định kỳ.
• Tối ưu quản lý đa công trình: Thiết kế thông minh phù hợp với nhu cầu phát hành hóa đơn theo từng tiến độ, nhiều giai đoạn nghiệm thu của các nhà thầu có nhiều dự án chạy song song.

Hy vọng những lưu ý về hóa đơn trong ngành xây dựng giúp kế toán tự tin hơn khi xử lý hồ sơ công trình, khéo léo tránh được các sai sót kinh điển và chủ động bảo vệ quyền lợi hợp pháp cho doanh nghiệp. Công việc sẽ vất vả hơn nếu bạn đi một mình, vì vậy đừng ngần ngại tìm kiếm sự trợ giúp từ những giải pháp công nghệ thông minh để tối giản hóa quy trình và nâng cao hiệu suất mỗi ngày. 

Dùng thử EasyInvoice – phần mềm hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, giúp hộ kinh doanh kê khai thuế và quản lý hóa đơn dễ dàng, chính xác hơn.

Trên đây Hóa đơn điện tử EasyInvoice đã cung cấp thông tin về “Những lưu ý về hóa đơn trong ngành xây dựng và sai sót cần tránh“. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc. Nếu còn câu hỏi khác cần được tư vấn, hỗ trợ vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 1900 3369 đội ngũ của chúng tôi sẽ giải đáp nhanh chóng và chi tiết nhất.

Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, quy định việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế 

SoftDreams ra mắt Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos hỗ trợ Quý khách hàng trong nghiệp vụ sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Nếu Quý khách hàng cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay cho đội ngũ chuyên nghiệp của SoftDreams, chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

EASYPOS – Phần mềm Quản lý bán hàng đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ như:

• Liên kết trực tiếp với cơ quan thuế
• Tự động đồng bộ đơn hàng thành hóa đơn, chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế theo Thông tư 32/2025/TT-BTC
• Cập nhật sớm nhất những chính sách mới của cơ quan thuế
• Tạo và in đơn hàng ngay cả khi có hoặc không có kết nối mạng. 
• Thiết lập mẫu vé in theo mong muốn của DN & HKD.
• Tích hợp hệ sinh thái đa kênh như: Hóa đơn điện tử EasyInvoice, Phần mềm kế toán EasyBooks và chữ ký số EasyCA
• Tự động thống kê báo cáo chi tiết về doanh thu, lợi nhuận, chi phí… mỗi ngày
• Tự động hóa nghiệp vụ nhập liệu và lưu trữ thông tin đơn hàng

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG EASYPOS NGAY

Video giới thiệu Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử

Zalo tư vấn mua hàng: https://zalo.me/softdreams

Website: https://easyinvoice.vn/

Email: info@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn