Chi phí nhân công luôn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp xây dựng. Tuy nhiên, do tính chất đặc thù lao động thời vụ, không ổn định, đây cũng là khoản chi phí dễ bị cơ quan thuế soi xét và loại trừ nhất khi quyết toán thuế TNDN. Kế toán có thể tham khảo 5 cách xử lý chi phí nhân công trong xây dựng trong bài viết tại Phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice dưới đây.

1. Chi phí nhân công bao gồm những khoản nào?

Chi phí nhân công (đặc biệt trong lĩnh vực xây dựng) không chỉ là tiền công trả cho người lao động, mà bao gồm các khoản chi phí liên quan trực tiếp đến việc sử dụng sức lao động để hoàn thành công việc theo thỏa thuận. Cụ thể, chi phí nhân công thuê ngoài bao gồm:

• Tiền công khoán: Khoản tiền doanh nghiệp trả cho cá nhân/nhóm lao động sau khi hoàn thành khối lượng công việc theo hợp đồng giao khoán.
• Thuế TNCN khấu trừ (nếu có): Khoản thuế 10% doanh nghiệp phải trích và nộp thay cho người lao động trong trường hợp giao khoán cho cá nhân không kinh doanh, hoặc trả thu nhập cho cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng, với mức chi trả từ 2.000.000 đồng/lần trở lên 
• Các khoản bảo hiểm xã hội (nếu ký HĐLĐ từ 1 tháng trở lên): Bao gồm BHXH, BHYT, BHTN trích theo quy định khi người lao động ký hợp đồng lao động chính thức.
• Chi phí quản lý nhân công: Các chi phí liên quan đến việc quản lý, giám sát, nghiệm thu khối lượng công việc của nhân công.

Lưu ý: Đối với nhân công thuê ngoài theo hình thức giao khoán dịch vụ (không phải hợp đồng lao động), doanh nghiệp không phải đóng BHXH, nhưng vẫn phải đảm bảo khấu trừ thuế TNCN 10% (nếu cá nhân không kinh doanh).

2. Cách xử lý chi phí nhân công trong xây dựng

2.1. Xử lý chi phí nhân công bằng cách khoán cho cá nhân tự tổ chức đội thi công (Là cá nhân không kinh doanh)

Làm giao khoán nhân công cho 1 cá nhân làm đại diện khấu trừ thuế TNCN 10% và không có hóa đơn.

Trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng giao khoán với cá nhân không có đăng ký kinh doanh để thi công lắp đặt công trình, duy tu, sửa chữa các công trình xây dựng và dân dụng, xây dựng cầu đường … thì thu nhập mà cá nhân nhận được thuộc diện chịu thuế theo quy định về tiền lương, tiền công.

Doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ thuế TNCN theo thuế suất 10% trước khi chi trả cho cá nhân, không phân biệt cá nhân là đại diện cho nhóm cá nhân.

Về hóa đơn: Trường hợp tổ chức không phải là doanh nghiệp, hộ và cá nhân không kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế giá trị gia tăng hoặc thuộc trường hợp không phải kê khai, nộp thuế giá trị gia tăng thì cơ quan thuế không cấp hóa đơn.

Cục Thuế, chi cục thuế sẽ không cấp hóa đơn lẻ cho cá nhân đối với trường hợp này.

Các thủ tục xử lý chi phí nhân công cần thiết trong trường hợp này bao gồm:

• Hợp đồng giao thầu
• Biên bản nghiệm thu khối lượng giao khoán hoàn thành
• Xác nhận khối lượng giao khoán hoàn thành
• Căn cước công dân (CCCD) người làm đại diện
• Biên bản thanh lý hợp đồng
• Chứng từ thanh toán tiền mặt/ chứng từ ngân hàng hợp lệ
• Kê khai và nộp thuế TNCN 10% cho mỗi lần thanh toán
• Chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Ưu điểm: Không phải đóng bảo hiểm và không phải xuất hóa đơn lẻ do cơ quan thuế cấp
Nhược điểm: Phải đóng thuế TNCN 10% và phải quyết toán thuế cho cá nhân

2.2. Khoán cho 1 cá nhân tự tổ chức đội thi công (Là cá nhân kinh doanh)

Cá nhân kinh doanh thuộc diện được cấp hóa đơn bán hàng thông thường của cơ quan thuế

Ưu điểm: Hóa đơn nhân công của thuế cấp là hóa đơn Trực tiếp không có VAT, doanh nghiệp chỉ được lợi thuế TNDN 20%, thuế TNCN 10% không lo bị truy thu BHXH 32% không lo bảo hiểm vào truy thu.

Tuy nhiên sẽ có nhược điểm là: Doanh nghiệp sẽ khoán cho một cá nhân. Và yêu cầu cá nhân này phải đăng ký kinh doanh. Cá nhân đó sẽ tự tổ chức đội thi công.

Ngoài ra Cá nhân phải đóng thuế 7% (Trong đó thuế GTGT là 5%, thuế TNCN là 2%).

Xử lý chi phí nhân công trong trường hợp này cần có: 

• Hợp đồng giao thầu
• Biên bản nghiệm thu khối lượng
• Biên bản thanh lý hợp đồng
• Chứng từ thanh toán hợp lệ
• Căn cước công dân (CCCD)
• Hóa đơn lẻ hoặc hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh

2.3. Giao khoán nhân công cho Công ty xây dựng thầu nhân công

Cụ thể trường hợp này cách xử lý chi phí nhân công là thuê Doanh nghiệp khác làm thầu phụ (Có tư cách pháp nhân)

Bộ chứng từ cần thiết bao gồm:

• Hợp đồng giao thầu
• Biên bản nghiệm thu khối lượng
• Biên bản thanh lý hợp đồng
• Chứng từ thanh toán hợp lệ
• Hóa đơn giá trị gia tăng.

Ưu điểm: Doanh nghiệp không phải làm quyết toán thuế thu nhập cá nhân và doanh nghiệp không phải đóng bảo hiểm.

Nhược điểm: Chi phí lớn (Do Doanh nghiệp bên kia sẽ phải nộp Thuế GTGT 10%; Thuế TNDN 20%).

2.4. Ký hợp đồng lao động với từng cá nhân dưới 1 tháng

Bộ chứng từ xử lý chi phí nhân công trong trường hợp này bao gồm:

• Hợp đồng lao động
• Bảng chấm công
• Bảng lương
• Chứng từ thanh toán hợp lệ
• Căn cước công dân (CCCD)
• Trích thuế TNCN 10% đối với mỗi lần chi trả từ 2.000.000 đồng/lần trở lên (áp dụng cho cá nhân không ký HĐLĐ hoặc ký HĐLĐ dưới 3 tháng)
• Chứng từ khấu trừ thuế TNCN ( Nếu Có )

Ưu điểm: Không phải đóng bảo hiểm và không phải đóng thuế TNCN nếu chỉ có thu nhập duy nhất tại 1 nơi và có MST cá nhân tại thời điểm cam kết.

Nhược điểm: Theo Bộ luật Lao động 2019 (số 45/2019/QH14), hình thức hợp đồng thời vụ đã không còn được quy định; hợp đồng lao động hiện chỉ gồm loại xác định thời hạn (tối đa 36 tháng) hoặc không xác định thời hạn. Với công việc dưới 1 tháng, doanh nghiệp có thể giao kết bằng lời nói, nhưng nếu tái ký nhiều lần liên tục cho cùng một công việc thường xuyên, có thể bị xem là né tránh nghĩa vụ ký hợp đồng chính thức và đóng bảo hiểm, dẫn đến rủi ro bị truy thu khi thanh tra. Ngoài ra phải quyết toán thuế cho cá nhân.

2.5. Ký hợp đồng lao động với từng cá nhân từ 1 tháng trở lên

Bộ chứng từ xử lý chi phí nhân công trong trường hợp này bao gồm:

• Hợp đồng lao động
• Bảng chấm công
• Bảng lương
• Chứng từ thanh toán hợp lệ
• Căn cước công dân (CCCD)

Ưu điểm: Không phải ký hợp đồng nhiều lần.

Nhược điểm:

• Phải đóng bảo hiểm mức 32% cho công nhân (Doanh nghiệp chịu 21.5%, công nhân chịu 10.5%).
• Phải quyết toán thuế cho cá nhân.
• Phải trích thuế TNCN theo biểu lũy tiến từng phần

Như vậy, mỗi cách xử lý chi phí nhân công trong xây dựng sẽ có những ưu nhược điểm khác nhau. Các doanh nghiệp có thể tham khảo tham khảo và cân nhắc để đưa ra quyết định chính xác và phù hợp nhất với đơn vị mình.

Xem thêm: Hướng dẫn cách hạch toán chi phí nhân công

3. Những sai lầm thường gặp khi xử lý chi phí nhân công xây dựng

Trong quá trình thanh tra, kiểm tra thuế, kế toán thường mắc phải các lỗi cơ bản sau dẫn đến việc bị truy thu và phạt chậm nộp:

• Thiếu/Sai hồ sơ chứng minh: Thiếu hợp đồng (hoặc hợp đồng mập mờ), thiếu bảng chấm công, bảng lương, biên bản nghiệm thu hoặc chứng từ thanh toán không khớp.
• Thuê cá nhân không có hóa đơn: Chi trả tiền mặt lớn, lập bảng kê thiếu thông tin (CCCD, công việc, khối lượng) hoặc đơn giá cao bất thường.
• Vượt dự toán/định mức: Chi phí thực tế cao hơn dự toán được duyệt do bóc tách cảm tính.
• Nhầm lẫn giữa “Giao khoán” và “Thuê lao động”: Ký giao khoán nhưng quản lý như nhân công nội bộ (hoặc ngược lại) nhằm né BHXH/thuế TNCN, gây rủi ro bị truy thu và phạt.
• Sai thời điểm ghi nhận chi phí – doanh thu: Hạch toán dồn kỳ hoặc lệch tiến độ nghiệm thu, dẫn đến tỷ suất chi phí/doanh thu bất thường.
• Không tách riêng chi phí theo công trình: Gộp chung chi phí làm mất khả năng đối chiếu dự toán và khó giải trình.
• Sai sót Thuế TNCN: Tính sai biểu thuế, quên khai quyết toán, không lưu mẫu cam kết (08/CK-TNCN, ban hành theo Thông tư 80/2021/TT-BTC) cho lao động thời vụ .
• Dòng tiền “treo” chi phí quá lâu: Chi phí đã ghi nhận nhưng treo công nợ thời gian dài không rõ lý do, không khớp dòng tiền thực tế, dễ bị nghi ngờ là chi phí khống.
• Không cập nhật đơn giá nhân công mới: Áp dụng đơn giá cũ không đúng mặt bằng giá năm 2026.

Bên cạnh việc kiểm soát và xử lý chi phí nhân công, doanh nghiệp xây dựng cũng cần chú trọng quản lý hóa đơn, chứng từ phát sinh trong quá trình thi công và cung ứng dịch vụ. Việc lưu trữ, tra cứu và kiểm soát hóa đơn thủ công có thể khiến kế toán mất nhiều thời gian, đặc biệt khi doanh nghiệp phát sinh số lượng lớn giao dịch.

Để đơn giản hóa quy trình này, doanh nghiệp có thể lựa chọn EasyInvoice – phần mềm hóa đơn điện tử hỗ trợ lập, phát hành, quản lý và tra cứu hóa đơn điện tử trên một nền tảng. Giải pháp giúp doanh nghiệp xây dựng giảm bớt thao tác thủ công, thuận tiện trong quản lý hóa đơn và hỗ trợ kế toán kiểm soát chứng từ hiệu quả hơn.

Việc quản lý và tối ưu chi phí nhân công trong xây dựng đòi hỏi kế toán không chỉ nắm vững nghiệp vụ hạch toán mà còn phải am hiểu sâu về quy định thuế TNCN, TNDN và BHXH. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ ngay từ khi bắt đầu triển khai thi công sẽ giúp doanh nghiệp chủ động bảo vệ chi phí hợp lý khi quyết toán thuế. 

EasyInvoice giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nhanh chóng, đáp ứng đầy đủ quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Phần mềm hỗ trợ phát hành hóa đơn chính xác, kết nối trực tiếp với cơ quan Thuế và tối ưu quy trình bán hàng cho nhiều ngành nghề.

EasyInvoice – Giải pháp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

• Đáp ứng đầy đủ quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
• Giao diện trực quan, dễ sử dụng, giúp phát hành hóa đơn nhanh chóng ngay trên máy tính tiền.
• Hỗ trợ phát hành hàng loạt hóa đơn, giảm thời gian xử lý và hạn chế sai sót.
• Tự động truyền dữ liệu hóa đơn đến Hệ thống thông tin quản lý thuế của Cục Thuế 24/7.
• Gửi hóa đơn điện tử qua email, SMS và nhiều phương thức khác ngay sau khi phát hành.
• Hỗ trợ tạo, phát hành và quản lý hóa đơn trên cả máy tính và thiết bị di động, giúp doanh nghiệp làm việc mọi lúc, mọi nơi.

Đăng ký dùng thử EasyInvoice ngay hôm nay để trải nghiệm giải pháp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nhanh chóng, an toàn và luôn cập nhật theo quy định mới nhất.

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ KHỞI TẠO TỪ MÁY TÍNH TIỀN

Video giới thiệu Phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử

Zalo tư vấn mua hàng: https://zalo.me/softdreams

Website: https://easyinvoice.vn/

Email: info@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn