Hoàn thuế thu nhập cá nhân không còn là quy trình hành chính phức tạp nếu bạn nắm vững các bước chuẩn bị và tận dụng tối đa công nghệ từ eTax Mobile. Kiểm tra số thuế nộp thừa và thực hiện quyết toán sớm sẽ đảm bảo quyền lợi tài chính của bản thân, tránh tình trạng dồn ứ hồ sơ vào cuối kỳ hạn. Cùng hóa đơn điện tử EasyInvoice tìm hiểu chi tiết qua bài viết ngay bên dưới bạn nhé!

1. Chuẩn bị trước khi hoàn thuế thu nhập cá nhân

Bạn sẽ cần chuẩn bị những điều sau đây nếu muốn được hoàn thuế thu nhập cá nhân.

Xác định xem bạn có thuộc đối tượng được hoàn thuế hay không

Theo quy định tại điểm d khoản 1 Điều 15 Quyết định 679/QĐ-TCT năm 2023, việc xác định số thuế đủ điều kiện hoàn thuế trong trường hợp hoàn nộp thừa khác được xác định như sau:

Xác định số thuế đủ điều kiện hoàn thuế

d) Trường hợp hoàn nộp thừa khác

Bước 1. Đối chiếu hồ sơ đề nghị hoàn

Bộ phận giải quyết hồ sơ hoàn thuế thực hiện đối chiếu số thuế đề nghị hoàn của NNT với số nộp thừa của NNT.

Trường hợp có chênh lệch giữa số đề nghị hoàn với số nộp thừa trên ứng dụng TMS, bộ phận giải quyết hoàn thuế chuyển bộ phận KK&KTT để rà soát, đối chiếu số nộp thừa của NNT và thực hiện điều chỉnh (nếu có) theo Quy trình quản lý khai thuế, nộp thuế và quản lý nghĩa vụ của NNT.

Trường hợp NNT đề nghị hoàn nộp thừa khoản thu được phân bổ, bộ phận giải quyết hồ sơ hoàn thuế thực hiện đối chiếu, xác nhận về số đã nộp, số còn nợ phát sinh theo từng địa bàn hưởng khoản thu phân bổ với CQT quản lý địa bàn nhận phân bổ theo hướng dẫn tại Quy trình quản lý khai thuế, nộp thuế và quản lý nghĩa vụ của NNT.

Bước 2. Thông báo yêu cầu NNT giải trình, bổ sung thông tin tài liệu

Trường hợp kết quả đối chiếu xác định số thuế đề nghị hoàn của NNT chưa khớp đúng với số nộp thừa thì bộ phận giải quyết hoàn thuế dự thảo Thông báo giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu (mẫu số 01/TB-BSTT-NNT ban hành kèm theo Nghị định số 126/2020/NĐ-CP), trình Thủ trưởng CQT phê duyệt trên TMS và ký gửi NNT theo hướng dẫn tại Quy trình một cửa.

Bước 3. Chấp nhận thông tin tài liệu giải trình, bổ sung của NNT hoặc chuyển phân loại hồ sơ hoàn thuế sang diện kiểm tra trước hoàn thuế

Thực hiện tương tự theo hướng dẫn bước 3 điểm a khoản 1 Quy trình này.

Bước 4. Xác định số tiền đủ điều kiện hoàn

Bộ phận giải quyết hồ sơ hoàn thuế căn cứ kết quả thực hiện các công việc nêu trên để xác định số tiền đủ điều kiện hoàn, số không đủ điều kiện hoàn theo nguyên tắc theo quy định tại Điều 45 Thông tư số 80/2021/TT-BTC.

Tóm lại, để xác định số thuế (hoặc số tiền thuế) mà người nộp thuế (bao gồm người lao động) nộp thừa đủ điều kiện được hoàn, cơ quan thuế cần thực hiện tuần tự 4 bước:

• Đối chiếu hồ sơ đề nghị hoàn.
• Thông báo yêu cầu NNT giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu (nếu có chênh lệch).
• Xử lý giải trình/bổ sung của NNT hoặc chuyển sang diện kiểm tra trước hoàn thuế.
• Xác định số tiền đủ điều kiện hoàn dựa trên kết quả đối chiếu và quy định pháp luật liên quan.

Tìm hiểu kỹ quy định về hoàn thuế TNCN

Năm 2026, quy định hoàn thuế thu nhập cá nhân (TNCN) tập trung vào quy trình tự động hóa qua hệ thống eTax Mobile và ứng dụng của Tổng cục Thuế, theo Quyết định 108/QĐ-TCT và 216/QĐ-BTC. Cá nhân nộp thừa thuế từ tiền lương, tiền công có thể được hoàn mà không cần hồ sơ riêng biệt khi quyết toán. Để được hoàn tự động, hồ sơ phải đáp ứng 3 điều kiện chính: 

• Tổ chức trả thu nhập đã nộp đầy đủ thuế khấu trừ
• Chỉ tiêu “Tổng thu nhập chịu thuế” và “Tổng số thuế đề nghị hoàn” khớp dữ liệu cơ quan thuế.
• Tài khoản ngân hàng nhận hoàn đã xác thực và liên kết.

Kích hoạt và kiểm tra tài khoản thuế điện tử

Để kích hoạt và kiểm tra tài khoản thuế điện tử, bạn có thể thực hiện theo các bước đơn giản qua ứng dụng hoặc website chính thức của Tổng cục Thuế.

Kích hoạt tài khoản

• Qua eTax Mobile Tải app eTax Mobile từ CH Play/App Store, chọn “Đăng ký ngay”, nhập mã số thuế (MST), captcha, số điện thoại, email và số tài khoản ngân hàng để xác thực tự động (không cần đến cơ quan thuế nếu khớp dữ liệu ngân hàng).
• Qua website canhan.gdt.gov.vn: Truy cập trang, chọn “Đăng ký”, nhập MST, thông tin cá nhân, xác nhận OTP gửi về điện thoại/email; hoặc dùng VNeID mức 2 để đăng nhập định danh điện tử và kích hoạt ngay lập tức.
• Qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia: Đăng nhập, chọn “Khai và nộp thuế cá nhân” > “Tiện ích thuế” > thêm MST và xác thực.​

Hệ thống gửi mật khẩu qua SMS sau khi kích hoạt thành công.​

Kiểm tra tài khoản

• Đăng nhập eTax Mobile hoặc https://canhan.gdt.gov.vn bằng MST và mật khẩu.
• Chọn “Tra cứu” hoặc “Thông tin tài khoản” để xem trạng thái (đã kích hoạt/chưa), hồ sơ thuế, số dư hoàn thuế.
• Nếu chưa kích hoạt, hệ thống báo “Cần đến CQT” hoặc hướng dẫn bổ sung giấy tờ (CCCD/Hộ chiếu).

Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ cần thiết

Hồ sơ hoàn thuế TNCN cơ bản bao gồm:

• Tờ khai quyết toán thuế 02/QTT-TNCN (kê khai thu nhập, các khoản giảm trừ, thuế đã nộp và số đề nghị hoàn).
• Chứng từ khấu trừ thuế TNCN (do nơi trả thu nhập cấp).
• Bảng kê giảm trừ gia cảnh (nếu có người phụ thuộc).
• Giấy đề nghị hoàn thuế mẫu 01/ĐNHT.

Khi nộp online qua eTax Mobile, bạn cần scan và đính kèm các file này dưới dạng PDF rõ nét. Nếu ủy quyền cho doanh nghiệp/trung gian quyết toán thay, bạn sẽ cần bổ sung giấy ủy quyền hợp lệ.

Chuẩn bị thiết bị và kết nối mạng

Để việc việc hoàn thuế được thực hiện một cách nhanh chóng và chính xác, bạn cần:

• Thiết bị kết nối internet ổn định (máy tính, laptop hoặc điện thoại thông minh).
• Trình duyệt web cập nhật hoặc ứng dụng eTax Mobile.
• Tài khoản ngân hàng hỗ trợ thanh toán điện tử (nếu nhận hoàn qua chuyển khoản).

Tìm hiểu thêm: Khi Nào Cá Nhân Phải Tự Quyết Toán Thuế TNCN

2. Hướng dẫn 2 cách hoàn thuế thu nhập cá nhân online 

Việc hoàn thuế thu nhập cá nhân online có thể thực hiện dễ dàng thông qua hai cách sau: 

Cách 1: Hoàn thuế TNCN trên Cổng thông tin Tổng cục thuế

Phương pháp này phù hợp khi bạn thực hiện trên máy tính, giúp việc nhập liệu và kiểm tra các phụ lục chi tiết thuận tiện hơn.

Bước 1: Truy cập địa chỉ thuedientu.gdt.gov.vn. Tại giao diện chính, chọn mục Cá nhân.

Bước 2: Nhấn Đăng nhập, điền Mã số thuế (MST) và Mã xác nhận. Sau đó, nhập mật khẩu (tài khoản đã đăng ký với cơ quan thuế) để vào hệ thống.

Bước 3: Trên thanh menu, bạn chọn Quyết toán thuế rồi chọn mục Kê khai thuế trực tuyến.

Bước 4: Tại màn hình “Chọn thông tin tờ khai”, bạn điền chính xác:

• Tên & Thông tin liên hệ: Hệ thống thường tự đổ dữ liệu, bạn cần kiểm tra lại SĐT và Email để nhận thông báo từ cơ quan thuế.
• Chọn tờ khai: Chọn mẫu 02/QTT-TNCN (Ban hành theo Thông tư 80/2021).
• Chọn cơ quan thuế quyết toán: Hệ thống sẽ hỏi bạn có thay đổi nơi làm việc trong năm không để xác định đúng Chi cục Thuế quản lý.

Hệ thống sẽ hiển thị tờ khai điện tử, bạn cần lưu ý các nhóm chỉ tiêu sau:

Thông tin hành chính ([01] – [19]):

• Hầu hết hệ thống tự điền từ thông tin đăng ký thuế.
• Lưu ý: Chỉ tiêu [07] và [08] (Địa chỉ thường trú), bạn phải chọn Tỉnh/Thành phố trước rồi mới chọn Quận/Huyện.

Xác định Thu nhập chịu thuế ([20] – [23]):

• [20]: Tổng thu nhập trong năm. Bạn cộng số liệu từ tất cả các Chứng từ khấu trừ thuế TNCN mà công ty/đơn vị chi trả đã cấp cho bạn.
• [23]: Điền thu nhập tại nước ngoài (nếu có).

Các khoản giảm trừ ([24] – [30]):

• [24] Số người phụ thuộc: Nếu đã đăng ký, bạn kéo xuống cuối trang, vào phụ lục 02-1/BK-QTT-TNCN để kê khai chi tiết, hệ thống sẽ tự tính tiền giảm trừ vào chỉ tiêu [25].
• [29] Bảo hiểm được trừ: Nhập tổng số tiền bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN) đã đóng. Số này có trên chứng từ khấu trừ hoặc tờ rời BHXH.
• [28], [30]: Nhập các khoản từ thiện hoặc hưu trí tự nguyện (nếu có chứng từ).

Tính toán số thuế và Đề nghị hoàn ([34] – [48]):

• [34]: Tổng số thuế thực tế đã bị các công ty khấu trừ trong năm (Căn cứ trên chứng từ).
• [44] Số thuế nộp thừa: Sau khi tính toán, nếu chỉ tiêu này xuất hiện số dương, nghĩa là bạn có tiền thuế được hoàn.
• [46] Số thuế hoàn trả: Nếu bạn muốn nhận lại tiền mặt/chuyển khoản, hãy nhập số tiền tại chỉ tiêu [44] vào đây. Đừng quên nhập số tài khoản ngân hàng và tên ngân hàng để nhận tiền.

Bước 5: Nhấn Tiếp tục, kiểm tra lại toàn bộ dữ liệu lần cuối rồi chọn Hoàn thành kê khai.

Bước 6: Nhấn Kết xuất XML để lưu một bản dự phòng trên máy tính. Sau đó chọn Ký và nộp tờ khai. Hệ thống sẽ gửi mã OTP về điện thoại, bạn nhập mã để hoàn tất quá trình gửi.

Cách 2: Hoàn thuế TNCN trên eTax Mobile

Cách này cực kỳ nhanh chóng nếu bạn đã cài đặt ứng dụng trên điện thoại thông minh.

• Bước 1: Đăng nhập ứng dụng bằng vân tay, FaceID hoặc mật khẩu.
• Bước 2: Tại màn hình trang chủ, bạn tìm và chọn mục Đề nghị xử lý khoản nộp thừa.

• Bước 3: Chọn đúng Cục Thuế và Chi cục Thuế nơi bạn nộp hồ sơ quyết toán.

• Bước 4: Điền thông tin người làm đơn (Tên, địa chỉ, SĐT). Lưu ý các mục có dấu sao đỏ (*) là bắt buộc.

• Bước 5: Hệ thống sẽ liệt kê các khoản thuế nộp thừa từ dữ liệu quyết toán trước đó. Bạn xác nhận số tiền muốn hoàn hoặc muốn bù trừ cho các loại thuế khác (nếu có nợ thuế).

• Bước 6: Kiểm tra lại lần cuối. Đặt tên file đính kèm (như hình chụp chứng từ khấu trừ thuế) và chọn mẫu tờ khai 02/QTT-TNCN. Sau đó nhấn gửi để hoàn tất đơn đề nghị.

Xem thêm: Hướng Dẫn Quyết Toán Thuế TNCN Online

3. Những lỗi thường gặp khi hoàn thuế online

Khi hoàn thuế online (qua eTax hoặc dịch vụ công quốc gia), người nộp thuế thường gặp một số lỗi phổ biến liên quan đến dữ liệu, kỹ thuật và quy trình. Dưới đây là các lỗi chính và cách khắc phục cơ bản.

Tìm hiểu thêm: Quyết toán thuế TNCN 2026: Những điều bạn cần biết

4. EasyPit – Giải pháp hỗ trợ kế toán & doanh nghiệp trong quản lý thuế TNCN

EasyPit là phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp và kế toán quản lý thuế TNCN hiệu quả qua chứng từ khấu trừ điện tử. Giải pháp này giúp đơn giản hóa quy trình kê khai, tuân thủ các quy định pháp luật mới nhất tại Việt Nam, cụ thể:

• Phần mềm cho phép lập, quản lý và upload chứng từ khấu trừ TNCN (lập mới, thay thế, điều chỉnh) chỉ với vài thao tác, liên kết trực tiếp với cơ quan thuế qua eTax.
• Hỗ trợ upload hàng loạt từ Excel, tiết kiệm 90% thời gian nhập liệu, quản lý phòng ban, nhân viên và theo dõi trạng thái chứng từ toàn diện.​
• Phần mềm tuân thủ Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, tự động cập nhật chính sách thuế mới.
• Doanh nghiệp giảm thủ công, lưu trữ gọn nhẹ, gửi chứng từ/email trực tiếp, phù hợp cả hộ kinh doanh.

Hoàn thuế TNCN online là quyền lợi chính đáng của mỗi người lao động. Với lộ trình 4 bước xác định số thuế và 2 cách nộp hồ sơ trực tuyến đã nêu trên, hy vọng bạn sẽ thực hiện thành công ngay từ lần đầu tiên. Đừng quên cập nhật các phiên bản phần mềm mới nhất để tránh lỗi kỹ thuật trong quá trình gửi tờ khai.

Trải nghiệm ngay Phần mềm chứng từ khấu trừ thuế TNCN EasyPit – giải pháp lập và quản lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN đơn giản, chính xác và tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp.

Trên đây Hóa đơn điện tử EasyInvoice đã cung cấp thông tin về “Hướng dẫn hoàn thuế thu nhập cá nhân online“. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc. Nếu còn câu hỏi khác cần được tư vấn, hỗ trợ vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 1900 3369 đội ngũ của chúng tôi sẽ giải đáp nhanh chóng và chi tiết nhất.

Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, quy định việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế 

SoftDreams ra mắt Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos hỗ trợ Quý khách hàng trong nghiệp vụ sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Nếu Quý khách hàng cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay cho đội ngũ chuyên nghiệp của SoftDreams, chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

EASYPOS – Phần mềm Quản lý bán hàng đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ như:

• Liên kết trực tiếp với cơ quan thuế
• Tự động đồng bộ đơn hàng thành hóa đơn, chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế theo Thông tư 32/2025/TT-BTC
• Cập nhật sớm nhất những chính sách mới của cơ quan thuế
• Tạo và in đơn hàng ngay cả khi có hoặc không có kết nối mạng. 
• Thiết lập mẫu vé in theo mong muốn của DN & HKD.
• Tích hợp hệ sinh thái đa kênh như: Hóa đơn điện tử EasyInvoice, Phần mềm kế toán EasyBooks và chữ ký số EasyCA
• Tự động thống kê báo cáo chi tiết về doanh thu, lợi nhuận, chi phí… mỗi ngày
• Tự động hóa nghiệp vụ nhập liệu và lưu trữ thông tin đơn hàng

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG EASYPOS NGAY

Video giới thiệu Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử

Zalo tư vấn mua hàng: https://zalo.me/softdreams

Website: https://easyinvoice.vn/

Email: info@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn