Hóa đơn là loại chứng từ không thể thiếu trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Không những đóng vai trò ghi nhận doanh thu, chi phí của doanh nghiệp mà hóa đơn còn là cơ sở quan trọng làm căn cứ xác định các nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp, đặc biệt là các nghĩa vụ về thuế.

Doanh nghiệp muốn sử dụng được hóa đơn thì cần phải có thông báo phát hành hóa đơn. Vậy việc thực hiện cũng như trong quá trình phát hành hóa đơn có những vấn đề phát sinh nào? Tìm hiểu ngay bài viết dưới đây.

1. Doanh nghiệp lần đầu phát hành hóa đơn

a) Lựa chọn hình thức hóa đơn

Đối với một doanh nghiệp mới đi vào hoạt động thì việc lựa chọn hình thức hóa đơn cho doanh nghiệp của mình rất quan trọng. Doanh nghiệp có thể lựa chọn các hình thức như mua hóa đơn của cơ quan thuế, hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in hay hóa đơn điện tử,…

b) Lập thông báo phát hành hóa đơn lần đầu

Căn cứ vào điều 9, thông tư 39/2014/TT-BTC, thông tư 26/2015/TT-BTC và điều 1 của thông tư 37/2017/TT-BTC quy định như sau:

” Tổ chức kinh doanh trước khi sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng hóa, dịch vụ, trừ hóa đơn được mua, cấp tại cơ quan thuế, phải lập và gửi Thông báo phát hành hóa đơn, hóa đơn mẫu cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp”

Trong thời hạn 2 ngày làm việc kể từ khi nhận được đề nghị của tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan thuế quản lý trực tiếp phải có thông báo về việc sử dụng hóa đơn đặt in (Mẫu số 3.15 Phụ lục 3 – Thông tư 37/2017/TT-BTC).

Nếu trong thời hạn 2 ngày làm việc, cơ quan quản lý thuế trực tiếp không có ý kiến bằng văn bản thì doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn đặt in. Thủ trưởng cơ quan thuế phải có trách nhiệm về việc không có ý kiến bằng văn bản trả lời doanh nghiệp.

* Lưu ý: Nếu hóa đơn mua được cấp tại cơ quan thuế thì không cần làm thông báo phát hành hóa đơn và không phải gửi hóa đơn mẫu cho cơ quan thuế.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn lập và phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng

c) Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn

Thông báo phát hành hóa đơn theo Mẫu TB01/AC (Ban hành theo thông tư số 26/2015/TT-BTC).

Tại phần mềm HTKK của Tổng cục tuế, bạn chọn mục Hóa đơn => Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC).

Thông báo hóa đơn được gửi cơ quan thuế kèm mẫu hóa đơn, Quyết định của cơ quanThuees về việc cho doanh nghiệp sử dụng hóa đơn (hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử).

d) Thời hạn nộp thông báo phát hành hóa đơn

– Trước ngày 12/6/2017: Theo hướng dẫn tại thoogn tư 39/2014 thì doanh nghiệp phải nộp thông báo phát hành hóa đơn trực tiếp tại cơ quan thuế trước 5 ngày khi doanh nghiệp muốn sử dụng hóa đơn và trước 10 ngày kể từ ngày ký Thông báo phát hành hóa đơn. Trường hợp ký thông báo quá 10 ngày thì phải làm lại thông báo khác.

– Sau ngày 12/6/2017: Tại thông tư số 37/2017/TT-BTC quy định thông báo phát hành hóa đơn và mẫu hóa đơn phải được gửi trước 02 ngày trước khi sử dụng hóa đơn.

Thông báo phát hành hóa đơn và mẫu hóa đơn phải được niêm yết tại đơn vị sử dụng hóa đơn (thường được lưu tại bộ phận kế toán hoặc bộ phận có trách nhiệm quản lý hóa đơn của doanh nghiệp).

Nếu chi nhánh, đơn vị trực thuộc có sử dụng mẫu hóa đơn với tổ chức nhưng kê khai thuế GTGT riêng thì từng chi nhánh, đơn vị trực thuộc phải lập Thông báo phát hành và mẫu hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp của Chi nhánh, đơn vị trực thuộc.

2. Doanh nghiệp đang hoạt động và đã thông báo phát hành hóa đơn

Đối với các doanh nghiệp đang hoạt động, đã thông báo phát hành hóa đơn lần đầu thì sau khi sử dụng hết hóa đơn sẽ tiếp tục thông báo phát hành hóa đơn lần 2, lần 3,…

Trường hợp nếu doanh nghiệp vẫn sử dụng mẫu hóa đơn cũ thì cần gửi Thông báo phát hành cho cơ quan thuế, không cần gửi kèm mẫu hóa đơn. Số lượng hóa đơn đăng ký sử dụng là lượng hóa đơn sử dụng trung bình của 1 quý.

Trên đây là hướng dẫn Thông báo phát hành hóa đơn cho doanh nghiệp mà kế toán cần lưu ý. Ngoài ra, Quý doanh nghiệp muốn được tư vấn và sử dụng hóa đơn điện tử, vui lòng liên hệ ngay EasyInvoice nhé!

Hóa đơn điện tử EasyInvoice – Giải pháp số hóa giấy tờ số 1 hiện nay

Quý doanh nghiêp nhanh tay đăng ký để trải nghiệm miễn phí phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice:

• Tiết kiệm 90% thời gian – chi phí in ấn, vận chuyển, bảo quản và lưu trữ hóa đơn doanh nghiệp;
• Bảo mật dữ liệu an toàn tuyệt đối, chống làm giả, không lo cháy, thất lạc hay mất hóa đơn;
• Gửi nhận hóa đơn ngay sau khi phát hành, thu nợ – quyết toán đơn giản, nhanh gọn;
• Tra cứu hóa đơn mọi lúc, mọi nơi. Tự động tổng hợp tờ khai thuế, hạch toán điện tử;

———————

LIÊN HỆ ĐỂ ĐƯỢC HỖ TRỢ NGAY VỀ SẢN PHẨM

Hotline: 0981 772 388 – 1900 56 56 53

Email: contact@softdreams.vn

Website: easyinvoice.vn

Facebook: Hóa đơn điện tử – EasyInvoice