Sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử cần lưu ý những gì?

Khi phát hành, khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử, chữ ký số sẽ thay thế cho chữ ký tay và dấu đỏ. Bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn những lưu ý khi sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử.

1. Đôi nét về chữ ký số và chứng thư số

1.1 Chữ ký số là gì?

Tại Khoản 6, Điều 3 của Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số được định nghĩa như sau:

“Chữ ký số là một dạng của chữ ký điện tử, được tạo ra từ sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

• Việc biến đổi nêu trên được rạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
• Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên”;

Chữ ký số là thông tin đi kèm theo dữ liệu, có thể ở dạng văn bản/hình ảnh/video, mục đích để xác định người chủ của dữ liệu. Chữ ký số là một phần không thể tách rời của hóa đơn điện tử, đồng thời xác thực hóa đơn điện tử đó là của đơn vị phát hành nào.

1.2 Chứng thư số là gì?

Chứng thư số được hiểu là một loại chứng thư điện tử, được cung cấp bởi một tổ chức chuyên về dịch vụ chứng thực chữ ký số, dùng để xác minh danh tính của cá nhân, đơn vị, tổ chức khi ký điện tử.

Chứng thư số còn được hiểu là chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu với vai trò xác nhận danh tính của một đối tượng nào đó trong môi trường internet của tổ chức sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số cung cấp. Như vậy, chứng thư số được coi là chứng minh tính hợp lệ, hợp pháp đích danh của chữ ký số đối với một cá nhân hay tổ chức.

1.3 Phân biệt chữ ký số và chứng thư số

– Khái niệm:

• Chữ ký số là một loại chữ ký điện tử, tương tự với chữ ký tay truyền thống trên giấy tờ, có vai trò xác nhận về quyền và nghĩa vị, trách nhiệm trong văn bản mà chủ thể ký;
• Chứng thư số: Là một loại chứng thư điện tử được cung cấp bởi tổ chức dịch vụ, có giá trị tương đương với chứng minh nhân dân/thẻ căn cước công dân hay hộ chiếu;

– Chức năng:

• Chữ ký số:

• Có thể thay chữ ký tay khi giao dịch trên hệ thống điện tử, giúp đối phương nhận biết người gửi thư là ai, có phải là khách hàng hay không.

• Chứng thư số:

• Được dùng để các đối tác của người sử dụng phần mềm xác nhận được chữ ký hoặc chứng minh của họ đúng. Trong đó, đối phương có thể dựa vào tên của thuê bao, thời hạn về hiệu lực chứng thư số, số hiệu của chứng thư số,…
• Được sử dụng nhằm mục đích nhận diện cá nhân, máy chủ hoặc chủ thể khác bằng khóa công khai, được cấp từ đơn vị có thẩm quyền định danh, cấp chứng thư số;

– Phí:

• Chữ ký số:

• Phí phải chịu tùy thuộc vào chữ ký số này dành cho cá nhân, doanh nghiệp hoặc cá nhân thuộc doanh nghiệp, tổ chức;
• Ngoài ra, phí này còn phụ thuộc vào số năm sử dụng dịch vụ, loại chữ lý số của đơn vị cung cấp;

• Chứng thư số: Phí dịch vụ phụ thuộc đơn vị cung cấp chủ thể hòa mạng mới hay là gia hạn;

>>> Xem thêm: Phần mềm hóa đơn đầu vào có vai trò gì trong quản lý doanh nghiệp?

2. Những lưu ý khi sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử

a) Hóa đơn điện tử hợp lệ không nhất thiết phải có chữ ký của người mua hàng

Theo công văn số 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016, trên hóa đơn điện tử không yêu cầu phải có chữ ký số của người mua hàng với những trường hợp sau đây:

• Bên mua không phải đơn vị kế toán;
• Trường hợp nếu bên mua là đơn vị kế toán nhưng có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu,…

b) Xác thực hóa đơn khi chữ ký số của doanh nghiệp hết hạn

Nếu chữ ký số bị hết hạn mà cần phải gia hạn thì sau khi gia hạn sẽ được cập nhật lên hộ thống của Tổng cục Thuế. Doanh nghiệp chỉ cần cập nhật chứng thư điện tử trên website: www.laphoadon.gdt.gov.vn và xác thực hóa đơn như bình thường.

c) Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số

Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số để lập, xác nhận hóa đơn và cần đảm bảo tính hợp lệ của chữ ký số cũng như cập nhật toàn bộ chữ ký số hợp lệ lên hệ thống của Tổng cục Thuế www.laphoadon.gdt.gov.vn

Hóa đơn điện tử EasyInvoice kết nối với mọi chữ ký số hợp lệ

Quý doanh nghiêp nhanh tay đăng ký để trải nghiệm miễn phí phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice:

• Tiết kiệm 90% thời gian – chi phí in ấn, vận chuyển, bảo quản và lưu trữ hóa đơn doanh nghiệp;
• Bảo mật dữ liệu an toàn tuyệt đối, chống làm giả, không lo cháy, thất lạc hay mất hóa đơn;
• Gửi nhận hóa đơn ngay sau khi phát hành, thu nợ – quyết toán đơn giản, nhanh gọn;
• Tra cứu hóa đơn mọi lúc, mọi nơi. Tự động tổng hợp tờ khai thuế, hạch toán điện tử;

———————

LIÊN HỆ ĐỂ ĐƯỢC HỖ TRỢ NGAY VỀ SẢN PHẨM

Hotline: 0981 772 388 – 1900 56 56 53

Email: contact@softdreams.vn

Website: easyinvoice.vn

Facebook: Hóa đơn điện tử – EasyInvoice