Hóa đơn điện tử đang được áp dụng triển khai ngày càng rộng rãi.

Chắc chắn không ít người thắc mắc đến quy trình xuất hóa đơn điện tử hay lập hóa đơn điện tử như thế nào, khác xuất hóa đơn giấy ra sao?

Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết sau đây.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Căn cứ theo Khoản 1, Điều 3 của Thông tư số 32/2011/TT-BTC, hóa đơn điện tử được định nghĩa như sau:

“Hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử”.

Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử bao gồm: hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng và các hóa đơn khác như vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

2. Quy định về việc xuất hóa đơn điện tử

Cũng như hóa đơn giấy, các doanh nghiệp cũng buộc phải xuất hóa đơn điện tử.

Sau khi hoàn thành thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử, khởi tạo và thiết lập hóa đơn điện tử theo đúng quy định của pháp luật, doanh nghiệp sẽ giao hóa đơn cho khách hàng khi phát sinh giao dịch mua bán hàng hóa.

Các nội dung và thông tin trên hóa đơn được thiết lập đúng theo quy định.

Cơ quan thuế chỉ chấp nhận xử lý các quy trình xuất hóa đơn điện tử hợp lý, đúng quy định của pháp luật và các cơ quan tài chính.

Chứng từ hóa đơn điện tử phải có chữ ký số, họ tên và đóng dấu trên văn bản.

Lưu ý:

• Bên mua không có nhu cầu lấy hóa đơn, bên bán vẫn phải xuất hóa đơn.
• Chỉ xuất hóa đơn điện tử với các hàng hóa được doanh nghiệp đăng ký kinh doanh tại Sở Kế hoạch và Đầu tư, đã được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh bởi Cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền.
• Phải ghi đúng mức thuế suất theo quy định của Bộ tài chính khi xuất hóa đơn.
• Chú ý đến câu từ khi lập hóa đơn điện tử.

3. Thời gian lập hóa đơn điện tử

Khi bán hàng và cung ứng dịch vụ, doanh nghiệp cần chú ý đến thời gian lập hóa đơn:

– Với bán hàng hóa: Ngày lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sử dụng hay sở hữu hàng hóa sang bên mua.

– Với cung ứng dịch vụ: Ngày lập hóa đơn là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ.

– Nếu doanh nghiệp đã thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng và bán hàng hóa dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.

– Với ngành xây dựng, lắp đặt: Ngày lập hóa đơn là ngày nghiệm thu và bàn giao công trình.

– Với xuất khẩu hàng hóa dịch vụ: Ngày lập hóa đơn theo thỏa thuận của người xuất khẩu và nhập khẩu.

4. Quy trình xuất hóa đơn điện tử

Quy trình xuất hóa đơn điện tử bao gồm các bước:

Bước 1: Truy cập phần mềm tạo quyết định, mẫu hóa đơn và thông báo phát hành

Bước 2: Lập hóa đơn và ký điện tử

Bước 3: Gửi Email và mã tra cứu hóa đơn cho khách hàng

Bước 4: Xử lý hóa đơn điện tử sai sót nếu có (xóa bỏ, thay thế hoặc điều chỉnh hóa đơn)

Bước 5: Cuối kỳ lên báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, ký điện tử và nộp cho Cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử EasyInvoice hỗ trợ thủ tục thông báo phát hành hóa đơn, xuất hóa đơn điện tử tối đa cho khách hàng sử dụng.

Quý khách hàng có nhu cầu sử dụng thử hóa đơn điện tử vui lòng truy cập link sau:

DÙNG THỬ PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ EASYINVOICE

Hoặc có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi thông qua:

Phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice – Công ty Softdreams

Địa chỉ: Tầng 3 Nhà khách ATS Số 8 Phạm Hùng, Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội

Hotline: 0981.772.388

Email: contact@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn