Hóa đơn vận chuyển là một chứng từ quan trọng trong hoạt động vận tải và giao dịch thương mại. Việc nắm rõ quy định về xuất hóa đơn vận chuyển không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính và vận hành. Bạn có thể tham khảo các thông tin liên quan được phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice liệt kê dưới đây.

1. Hóa đơn vận chuyển là gì?

Hóa đơn cước vận chuyển (hay hóa đơn vận chuyển, hóa đơn ship hàng) là chứng từ xác nhận giao dịch giao – nhận hàng hóa giữa người bán và người mua, đồng thời là cơ sở pháp lý để thanh toán chi phí vận chuyển. Hóa đơn này do đơn vị cung cấp dịch vụ vận tải phát hành, chứng minh quá trình vận chuyển đã diễn ra, đóng vai tròn gồm:

• Minh bạch giao dịch: Hóa đơn vận chuyển giúp đảm bảo tính rõ ràng trong giao dịch vận tải.
• Quản lý tài chính: Là chứng từ quan trọng để kiểm kê, thanh toán và quản lý chi phí doanh nghiệp.
• Hình thức linh hoạt: Có thể sử dụng hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử, hỗ trợ tra cứu thông tin nhanh chóng.
• Tuân thủ pháp luật: Theo quy định về xuất hóa đơn vận chuyển, hóa đơn là bắt buộc để đảm bảo tính pháp lý, tránh rủi ro khi cơ quan chức năng kiểm tra.

Tìm hiểu thêm: Sử dụng hóa đơn điện tử phải xuất trình thế nào khi vận chuyển hàng hóa

2. Quy định về xuất hóa đơn vận chuyển

Để tuân thủ quy định về xuất hóa đơn vận chuyển, doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định pháp luật liên quan, bao gồm thời điểm xuất hóa đơn, cách ghi ngày tháng, điều kiện bắt buộc, và cách lập hóa đơn đúng chuẩn.

2.1 Thời điểm xuất hóa đơn dịch vụ vận chuyển

Theo Khoản 2 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC và Khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định về xuất hóa đơn vận chuyển yêu cầu:

• Hóa đơn phải được lập ngay khi hoàn thành việc cung ứng dịch vụ vận chuyển, bất kể đã thu tiền hay chưa.
• Điều này đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong giao dịch vận tải, tránh các tranh chấp về thời điểm giao dịch.

2.2 Quy định về ngày tháng khi xuất hóa đơn vận chuyển

Quy định về xuất hóa đơn vận chuyển liên quan đến ngày tháng như sau:

• Ngày lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng dịch vụ vận chuyển cho người mua.
• Trong trường hợp nhà xe thu tiền trước hoặc sau khi hoàn thành dịch vụ, ngày lập hóa đơn sẽ là ngày thu tiền hoặc ngày khách hàng thanh toán cước phí.
• Việc ghi đúng ngày tháng trên hóa đơn giúp doanh nghiệp tránh sai sót khi kiểm tra thuế hoặc kiểm kê tài chính.

2.3 Điều kiện xuất hóa đơn vận chuyển

Theo quy định về xuất hóa đơn vận chuyển, các điều kiện bắt buộc bao gồm:

• Cước phí từ 200.000 VNĐ trở lên: Nhà xe phải xuất hóa đơn cho khách hàng. Nếu người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp thông tin, hóa đơn cần ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp đầy đủ thông tin”.
• Cước phí dưới 200.000 VNĐ: Không bắt buộc xuất hóa đơn, trừ khi khách hàng yêu cầu.
• Khách hàng nên yêu cầu hóa đơn để kiểm tra tình trạng vận chuyển, làm căn cứ tính toán thu chi hoặc yêu cầu bồi thường khi xảy ra sự cố.

2.4 Cách ghi hóa đơn cước vận chuyển hàng hóa

Quy định về xuất hóa đơn vận chuyển yêu cầu hóa đơn phải bao gồm các thông tin bắt buộc:

• Số thứ tự (STT)
• Tên hàng hóa
• Đơn vị tính
• Số lượng
• Đơn giá
• Thành tiền

Lưu ý khi ghi hóa đơn:

• Nếu ngày cung cấp và ngày hoàn thành dịch vụ trùng nhau, có thể ghi chung trong một hóa đơn.
• Nếu ngày cung cấp khác ngày hoàn thành, cần lập hóa đơn riêng để tránh nhầm lẫn.
• Các đơn vị vận tải có thể áp dụng cách ghi hóa đơn riêng, nhưng phải tuân thủ quy định về xuất hóa đơn vận chuyển để đảm bảo tính hợp lệ.

Xem thêm: Mẫu Phiếu Xuất Kho Kiêm Vận Chuyển Nội Bộ

3. Mẫu hóa đơn điện tử vận chuyển

Hiện nay, pháp luật Việt Nam chưa quy định cụ thể mẫu hóa đơn vận tải. Tuy nhiên, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP (áp dụng từ 01/06/2025), hóa đơn vận tải cần tuân thủ các quy định về lập hóa đơn dịch vụ vận chuyển. Doanh nghiệp có thể tham khảo mẫu hóa đơn vận tải năm 2025 để áp dụng đúng chuẩn.

Tìm hiểu thêm: Tổng Hợp Quy Định Về Hóa Đơn Điện Tử Khởi Tạo Từ Máy Tính Tiền Mới Nhất 2025

4. Mức phạt khi không có hóa đơn vận chuyển

Vi phạm quy định về xuất hóa đơn vận chuyển có thể dẫn đến các hình phạt nghiêm khắc, bao gồm phạt hành chính và phạt trốn thuế, theo các quy định tại Nghị định 109/2013/NĐ-CP và Thông tư 166/2013/TT-BTC.

Mức phạt hành chính 

• Dịch vụ từ 200.000 VNĐ trở lên không xuất hóa đơn: Phạt từ 10.000.000 VNĐ đến 20.000.000 VNĐ. Doanh nghiệp phải lập lại hóa đơn giao cho người mua (Khoản 5, Điều 44 – Nghị định 109/2013/NĐ-CP).
• Không lập hóa đơn tổng hợp: Phạt từ 4.000.000 VNĐ đến 8.000.000 VNĐ (Khoản 4 – Điều 38 Nghị định 109/2013/NĐ-CP).

Xử phạt trốn thuế

Theo Điều 13 Thông tư 166/2013/TT-BTC, các mức phạt khi không xuất hóa đơn bao gồm:

Trên đây Hóa đơn điện tử EasyInvoice đã cung cấp thông tin về “Quy Định Về Xuất Hóa Đơn Vận Chuyển“. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc. Nếu còn câu hỏi khác cần được tư vấn, hỗ trợ vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 0869 425 631 đội ngũ của chúng tôi sẽ giải đáp nhanh chóng và chi tiết nhất.

Xem ngay báo giá hóa đơn điện tử EasyInvoice ngay để khám phá giải pháp hóa đơn điện tử tiện lợi, tích hợp tạo hóa đơn từ máy tính tiền cùng nhiều ưu đãi hấp dẫn

==========

Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, quy định việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế 

SoftDreams ra mắt Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos hỗ trợ Quý khách hàng trong nghiệp vụ sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Nếu Quý khách hàng cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay cho đội ngũ chuyên nghiệp của SoftDreams, chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

EASYPOS – Phần mềm Quản lý bán hàng đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ như:

• Liên kết trực tiếp với cơ quan thuế
• Tự động đồng bộ đơn hàng thành hóa đơn, chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế theo Thông tư 32/2025/TT-BTC
• Cập nhật sớm nhất những chính sách mới của cơ quan thuế
• Tạo và in đơn hàng ngay cả khi có hoặc không có kết nối mạng. 
• Thiết lập mẫu vé in theo mong muốn của DN & HKD.
• Tích hợp hệ sinh thái đa kênh như: Hóa đơn điện tử EasyInvoice, Phần mềm kế toán EasyBooks và chữ ký số EasyCA
• Tự động thống kê báo cáo chi tiết về doanh thu, lợi nhuận, chi phí… mỗi ngày
• Tự động hóa nghiệp vụ nhập liệu và lưu trữ thông tin đơn hàng

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG EASYPOS NGAY

Video giới thiệu Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử

Điện thoại: 0869 425 631

Website: https://easyinvoice.vn/

Email: info@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn