Bạn là kế toán nhưng bạn đã thực sự biết cách quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào hiệu quả? Đọc ngay bài viết dưới đây để đúc kết được kinh nghiệm lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào giúp tiết kiệm lên đến 80% thời gian và chi phí trong công việc.

1. Hóa đơn điện tử đầu vào là gì?

Hóa đơn đầu vào được định nghĩa như sau:

“Hóa đơn đầu vào (hay còn được gọi là hóa đơn mua hàng thông thường), thuật ngữ này dùng để chứng minh nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh, duy trì hoạt động trong tổ chức”.

Qua đó, hóa đơn điện tử đầu vào là một hình thái của hóa đơn đầu vào. Theo quy định của Tổng cục thuế ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tất cả các doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử trước ngày 01/7/2022. Như vậy, hóa đơn đầu vào cũng được chuyển đổi dưới dạng điện tử.

Chứng từ đi kèm với hóa đơn đầu vào bao gồm:

• Hợp đồng mua bán hàng hóa: Nếu hợp đồng không ghi rõ các danh mục, các mặt hàng bán ra thì cần bổ sung phụ lục kèm theo có ghi chi tiết các danh mục hàng hóa mua vào;
• Phiếu nhập kho: Với hàng hóa mua vào;
• Phiếu thu, biên lai: Ghi lại số tiền giao dịch với khách hàng đối với các loại hàng hóa mua vào khác nhau;
• Biên bản thanh lý hợp đồng;

>> Xem thêm: Hóa đơn điện tử

2. Lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào là gì?

Lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào là hình thức sao chép toàn bộ các dữ liệu hóa đơn bán hàng, hóa đơn xuất nhập khẩu vào các thiết bị lưu trữ ngoài như USB, đĩa CD,… Ngoài ra, chúng còn có thể lưu trữ trực tuyến để đảm bảo sự an toàn, bảo mật và cất giữ dữ liệu của hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử bao gồm ít nhất 2 File luôn đi cùng nhau là bản thể hiện của hóa đơn (file PDF) và file dữ liệu hóa đơn (phổ biến nhất là file XML).

Bản thể hiện của hóa đơn (file PDF) là file thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của hóa đơn điện tử, có dạng như một tờ hóa đơn thông thường. Tuy nhiên do chỉ là bản thể hiện của file XML nên file PDF hoặc bản in này không có giá trị pháp lý.

File dữ liệu hóa đơn (file XML) là file chưa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, file có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi.

3. Quy định về cách lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử đầu vào

Theo Điều 11, Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về việc lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào cần tuân thủ các quy định như sau:

• Hóa đơn điện tử đầu vào phải được bảo quản và lưu trữ bằng phương tiện điện tử;
• Các cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn, áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù kinh doanh và khả năng công nghệ của mình;
• Tính an toàn bảo mật, toàn vẹn và đầy đủ. Thông tin hóa đơn tuyệt đối không bị thay đổi và sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;
• Lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào theo đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật về kế toán;
• Hóa đơn điện tử tử đầu vào được in ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu;
• Hóa đơn điện tử đã hết thời hạn theo quy định. Nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy;

3. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào đối với bên bán và bên mua

3.1. Đối với bên bán

• Phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong 10 năm;
• Không cần lưu trữ hóa đơn điện tử ở dạng giấy mà có thể lưu trữ dưới dạng điện tử (định dạng XML) khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đầu vào;
• Nên Export dữ liệu và nén lại dưới dạng .zip lưu vào ổ cứng để tránh trường hợp rủi ro. Bởi ngay khi hóa đơn được tạo lập trên phần mềm thì các dữ liệu đã được lưu trên hệ thống.

3.2. Đối với bên mua

• Nên lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào bằng ổ cứng di động, USB, máy tính để hóa đơn điện tử có dạng XML;
• Hoặc có thể lưu trữ hóa đơn điện tử bằng dạng khác là DPF. Tuy nhiên cần lưu ý là bản PDF chỉ là bản thể hiện, không có giá trị pháp lý;

>>> ĐỌC THÊM: Sự thật về 5 cách quản lý hóa đơn đầu vào mà kế toán hay dùng hiện nay

4. Phần mềm xử lý hóa đơn điện tử EasyIN: Lưu trữ tự động – Quản lý tập trung trên 1 hệ thống – Tiết kiệm 80% thời gian xử lý cho kế toán

• Hệ thống tự động phân tích và kiểm tra hoá đơn đầu vào đúng sai;
• Tự động nhập liệu, upload nhanh chóng và chính xác cùng lúc nhiều hóa đơn;
• Tự động đồng bộ với các phần mềm kế toán giúp tiết kiệm thời gian xử lý công việc;
• Lưu trữ hóa đơn an toàn với công nghệ bảo mật nhiều lớp, dễ dàng quản lý, tra cứu hóa đơn đầu vào;
• Hỗ trợ báo cáo tổng hợp hóa đơn đầu vào – đầu ra, kết xuất báo cáo danh sách hóa đơn đầu vào đơn giản;
• Giao diện thân thiện, có Mobile App giúp tối ưu hoá trải nghiệm người dùng;

Đặc biệt, đội ngũ chuyên môn của EasyIN cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

Dùng thử phần mềm quản lý và lưu trữ hóa đơn đầu vào EasyIN >>> TẠI ĐÂY <<<

———————

LIÊN HỆ ĐỂ ĐƯỢC HỖ TRỢ NGAY VỀ SẢN PHẨM

Hotline: 0981 772 388 – 1900 56 56 53

Email: contact@softdreams.vn

Website: easyinvoice.vn

Facebook: Phần mềm hóa đơn điện tử – EasyInvoice