Tin tức

Sự thật về 5 cách quản lý hóa đơn đầu vào mà kế toán hay dùng hiện nay

9 Tháng bảy, 2021

4712 lượt xem

Bạn là một kế toán và bạn đang quản lý hóa đơn điện tử đầu vào theo cách nào? Phương pháp quản lý đó có thực sự mang lại hiệu quả như bạn mong muốn?

Cùng theo dõi bài viết dưới đây, EasyIN sẽ chỉ cho bạn những ưu điểm và hạn chế của 5 cách quản lý hóa đơn đầu vào mà kế toán hay sử dụng nhất hiện nay.

Có phải tất cả các phương pháp quản lý hóa đơn đầu vào hiện nay đều tối ưu?

Nội dung bài viết

1. Nhận hóa đơn đầu vào bằng cách tạo một Email mới riêng biệt
2. In giấy để lưu trữ sau khi nhận Email hóa đơn đầu vào
3. Nhận Email hóa đơn đầu vào – lưu ảnh vào máy tính để theo dõi
4. Nhận Email hóa đơn đầu vào rồi làm bảng kê trên Excel
5. Sử dụng phần mềm quản lý và lưu trữ hóa đơn đầu vào

1. Nhận hóa đơn đầu vào bằng cách tạo một Email mới riêng biệt

Việc tạo 1 email mới chỉ để nhận và lưu trữ hóa đơn đầu vào nhằm phục vụ việc mua bán dịch vụ và hàng hóa có những ưu điểm và hạn chế sau:

Ưu điểm:

Tránh được việc bị nhầm lẫn với các email khác của công ty;
Do được quản lý riêng biệt nên kế toán mới có thể theo dõi dữ liệu chính xác và đơn giản hơn.

Hạn chế:

Việc tạo mail riêng để nhận và lưu trữ hóa đơn đầu vào là không chuyên nghiệp và thiếu mất sự tin tưởng. Bởi vậy mà nhà cung cấp có thể sẽ yêu cầu bạn xác nhận email nhiều lần để chứng thực.
Có nguy cơ bị mất dữ liệu khi tài khoản email bị khóa. Khi kế toán thôi việc ở đơn vị đó sẽ phải sao lưu dữ liệu sang tài khoản email mới.
Do kế toán vẫn phải hạch toán thủ công lên phần mềm kế toán, chính vì vậy có thể xảy ra sai sót trong quá trình nhập liệu.

2. In giấy để lưu trữ sau khi nhận Email hóa đơn đầu vào

Việc quản lý hóa đơn điện tử qua email gặp rất nhiều rủi ro, đặc biệt là nguy cơ bị mất dữ liệu. Đồng thời, việc kiểm tra và tra cứu hóa đơn làm mất nhiều thời gian. Do đó, việc lưu trữ hóa đơn đầu vào bằng cách in giấy ngay sau khi nhận được email và kẹp cùng với hợp đồng mua hàng là việc làm của nhiều kế toán lựa chọn, được lưu trữ ở hai dạng: email và chứng từ giấy.

Ưu điểm:

Không cần phải tạo thêm email mới;
Khi quản lý hóa đơn bằng email thì không lo bị mất dữ liệu;

Hạn chế:

Tốn kém thêm chi phí in ấn, giấy và lưu trữ;
Khó tra cứu và kiểm tra hóa đơn do phải quản lý nhiều mối;
Không có giải pháp để kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn;
Mất thời gian do kế toán phải hạch toán thủ công lên phần mềm kế toán;

3. Nhận Email hóa đơn đầu vào – lưu ảnh vào máy tính để theo dõi

Nhiều kế toán có thói quen sau khi nhận hóa đơn đầu vào qua email là kiểm tra hóa đơn các nội dung ngày lập, ngày ký, đơn giá, hóa đơn đó có dấu hiệu chỉnh sửa không. Sau đó tải về và lưu hóa đơn đó vào một Foler trên máy tính, đặt tên theo ngày – tháng – năm, tên nhà cung cấp, số hóa đơn. Ví dụ như: Hóa đơn 07/07/2021 – Công ty cổ phần X – TK001.

Ưu điểm:

Thao tác dễ dàng nên phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô siêu nhỏ, ít phát sinh mua hàng hóa và dịch vụ sản xuất.

Hạn chế:

Không thể thao tác với nhiều hóa đơn cùng một lúc;
Không lọc được tất cả hóa đơn theo cùng nhà cung cấp;
Kiểm tra hóa đơn đầu vào bằng mắt thường dễ gây ra sai sót;
Nguy cơ mất hết dữ liệu khi máy tính xảy ra sự cố;
Quy trình rườm rà, mất thời gian do kế toán phải nhập liệu thủ công lên phần mềm kế toán;

Kế toán hãy chọn phương pháp lưu trữ và quản lý hóa đơn đầu vào an toàn, chính xác, tiết kiệm nhất

>>>> Đọc thêm: 08 vấn đề quan trọng về hóa đơn đầu vào kế toán cần lưu ý

4. Nhận Email hóa đơn đầu vào rồi làm bảng kê trên Excel

Một cách thông dụng để quản lý hóa đơn đầu vào nữa mà kế toán hay dùng là quản lý bằng Excel và được thực hiện như sau: sau khi nhận hóa đơn đầu vào bằng Email, kế toán thường nhập liệu thủ công lên bảng tính Excel để theo dõi và gắn đường link mã tra cứu đến hòm thư. Tiếp đến, kế toán sẽ nhập file Excel đó lên phần mềm kế toán và thực hiện kiểm tra, đối chiếu với hóa đơn gốc.

Ưu điểm:

Phù hợp với những kế toán có thói quen dùng bảng tính excel;
Phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ do lượng dữ liệu cần nhập ít;

Hạn chế:

Dễ sai sót. nhập thừa và thiếu hóa đơn do phải nhập thủ công từ mail vào bảng tính, từ bảng tính lên phần mềm kế toán;
Khó tra cứu hóa đơn gốc trên email và số liệu trên bảng tings;
Không kiểm tra được tính hợp lệ hóa đơn;
Tốn thời gian để kiểm tra và đối chiếu với thông tin gốc;
Do dữ liệu được lưu trữ ở nhiều nguồn nên sẽ khó đồng nhất;

5. Sử dụng phần mềm quản lý và lưu trữ hóa đơn đầu vào

Theo quy định của Tổng cục thuế: “Toàn bộ doanh nghiệp phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử để việc quản lý – kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh chính xác hơn cũng như tiết kiệm chi phí giấy, in ấn cho doanh nghiệp”. Vì vậy mà các phương pháp quản lý hóa đơn đầu vào thủ công đã không còn phù hợp.

Giải pháp thay thế bằng phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào giúp kế toán giảm tối đa thời gian nhập liệu, đối chiếu, so sánh và kiểm tra hóa đơn bằng mắt thường. Với phần mềm này, kế toán chỉ cần nhận email hóa đơn đầu vào qua phần mềm. Sau đó phần mềm sẽ tự động kiểm tra các lỗi của hóa đơn cũng như tình trạng hoạt động của nhà cung cấp và báo sai khi có lỗi. Cuối cùng, thông tin và số liệu trên hóa đơn sẽ được tự động nhập, hạch toán lên phần mềm kế toán mà không cần nhập tay hay nhập file excel như trước nữa.

Ưu điểm:

Tiết kiệm thời gian so với phương pháp xử lý thủ công;
Giảm thiểu sai sót, rủi ro trong quá trình nhập liệu;
Tự động kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn đầu vào: thông tin doanh nghiệp, thông tin hóa đơn, chữ ký số,…
Đồng bộ dữ liệu trên phần mềm kế toán, quản lý tập trung tại một đầu mối duy nhất;
Dễ dàng tìm kiếm và tra cứu hóa đơn khi cần;

Hạn chế: