Những sai lầm dễ mắc phải khi lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử

Bởi EasyInvoice.vn - 19/02/2020 4164 lượt xem

Đánh giá bài viết

Hóa đơn điện tử là hình thức hóa đơn được Nhà nước bắt buộc 100% doanh nghiệp sử dụng từ ngày 01/11/2020. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có bước chuyển đổi đúng định hướng, tìm kiếm được một phần mềm tối ưu và hỗ trợ hiệu quả cho công việc kế toán. Để giúp doanh nghiệp không mất nhiều thời gian, EasyInvoice mang đến những gợi ý quan trọng trước khi lựa chọn đơn vị cung cấp HĐĐT để hợp tác.

*Doanh nghiệp cần có những chỉ tiêu nhất định khi lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử*

Những sai lầm dễ mắc phải khi chọn phần mềm hóa đơn điện tử

* Chưa hiểu muốn gì và cần gì từ phần mềm HĐĐT

Thực tế, có rất nhiều doanh nghiệp chỉ đưa ra những yêu cầu chung chung khi lựa chọn phần mềm HĐĐT mà không nắm được đặc thù kinh doanh, yêu cầu và mong muốn đúng của doanh nghiệp. Chẳng hạn lựa chọn phần mềm cho doanh nghiệp lớn, bạn phải lưu ý đến:

– Khả năng phát hành và lưu trữ hóa đơn số lượng lớn mỗi năm

– Hệ thống lưu trữ dữ liệu lớn, an toàn, bảo mật

– Đáp ứng được tính kịp thời trong việc xuất và in hóa đơn hàng loạt cho khách hàng…

Vì vậy, trước khi chọn mua bạn cần xác định rõ phần mềm đó có đáp ứng được yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp mình hay không.

* Tập trung vào tính năng mà không chú ý đến dịch vụ hỗ trợ

Thông thường khi nhận được tư vấn từ nhân viên của nhà cung cấp hóa đơn điện tử, bạn chỉ quan tâm đến những tính năng ưu việt của phần mềm được giới thiệu mà không chú ý đến chất lượng hỗ trợ dịch vụ sau bán hàng.

Thực chất, một phần mềm hóa đơn điện tử ưu việt không chỉ sở hữu đầy đủ tính năng theo yêu cầu mà còn phải có sự hỗ trợ kịp thời, tận tâm trong quá trình sử dụng. Tất nhiên, điều quan trọng nhất vẫn là hiệu quả và giá trị bạn nhận được khi sử dụng phần mềm.

* Chưa coi trọng tính bảo mật dữ liệu

Phần mềm HĐĐT thường được tích hợp với nhiều phần mềm khác của doanh nghiệp (phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng, phần mềm quản lý). Điều này, đồng nghĩa là mọi dữ liệu của các phần đều được đồng bộ và thống nhất với nhau. Do vậy, nếu phần mềm không có tính bảo mật cao thì nguy cơ dữ liệu hóa đơn, thông tin nội bộ của doanh nghiệp dễ dàng bị mất, rò rỉ ra bên ngoài rất đơn giản.

Vì vậy, khi lựa chọn phần mềm bạn cần xác định rõ máy chủ sẽ được đặt tại đâu, độ uy tín và tin cậy của đơn vị cung cấp.

* Coi trọng về chi phí gói cước HĐĐT

Hiện nay trên thị trường hóa đơn điện tử, có rất nhiều đơn vị cung cấp mọc lên “như nấm”. Đơn vị cung cấp chất lượng có, đơn vị cung cấp kém chất lượng cũng có và đương nhiên chi phí gói cước hóa đơn cũng rất đa dạng. Đánh lừa tâm lý doanh nghiệp trong thời gian chuyển đổi gấp rút, nhiều đơn vị đưa mức chi phí cho mỗi gói cước hóa đơn vô cùng rẻ.

“Cái gì cũng có giá của nó” là câu nói luôn đúng từ trong cuộc sống đến hoạt động trao đổi – mua bán và hóa đơn điện tử cũng vậy. Mua hóa đơn điện tử giá rẻ cũng đồng nghĩa bạn mua phải phần mềm hóa đơn điện tử không đảm bảo được yêu cầu nghiệp vụ, kèm theo là dịch vụ hỗ trợ không đến đâu – bỏ mặc sự khó khăn của người dùng. Chính vì vậy, các doanh nghiệp phải thật tỉnh táo khi lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm phù hợp nhằm tránh những phiền phức trong quá trình sử dụng.

*Doanh nghiệp cần chọn đơn vị cung cấp HĐĐT có hỗ trợ tốt*

Những điểm quan trọng nhất khi lựa chọn phần mềm HĐĐT

* Phần mềm dễ sử dụng, thân thiện

Với một phần mềm HĐĐT, điều mà bạn cần quan tâm đầu tiên chính là hệ thống đó có dễ sử dụng không, giao diện có thân thiện không. Bởi những yếu tố này quyết định đến hiệu quả sử dụng và làm việc của bạn.

Hệ thống dễ sử dụng, giao diện dễ hiểu, các chức năng được phân bổ rõ ràng sẽ là điều kiện thuận lợi cho người dùng trong việc làm quen và sử dụng. Một phần mềm hóa đơn điện tử đơn giản sẽ giúp cho kế toán doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, công sức trong các thao tác… Từ đó, có thể nhanh chóng sử dụng hiệu quả và khai thác được triệt để các tính năng của phần mềm.

* Khả năng tích hợp và đáp ứng được mọi yêu cầu nghiệp vụ

Một giải pháp hóa đơn điện tử tối ưu, phải đáp ứng được khả năng tích hợp linh hoạt với các phần mềm có sẵn tại doanh nghiệp nhằm xây dựng một hệ sinh thái quản lý và làm việc thống nhất giữa các bộ phận. Phần lớn các phần mềm HĐĐT trên thị trường đều có khả năng tích hợp cao.

Đáp ứng được mọi yêu cầu nghiệp vụ về hóa đơn là yếu tố quan trọng quyết định đến chất lượng của phần mềm, một phần mềm HĐĐT tốt không chỉ đáp ứng được những yêu cầu cơ bản mà cần phải đáp ứng được cả những yêu cầu nâng cao về hóa đơn.

* Chi phí gói cước hóa đơn điện tử

Vấn đề tiếp theo bạn cần quan tâm đến là báo giá hóa đơn điện tử, đó là báo giá gói cước hóa đơn – chi phí khởi tạo – phí nâng cấp – phí thiết kế mẫu hóa đơn và các khoản chi phí phát sinh khác nhằm tránh tình trạng phát sinh những khoản tiền không rõ ràng. Bên cạnh đó, cần xác định rõ số lượng hóa đơn phát hành mỗi năm của doanh nghiệp nhằm lựa chọn được gói cước có số hóa đơn phù hợp.

* Dịch vụ hỗ trợ trước và sau bán hàng

Việc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử đòi hỏi phải thực hiện đúng quy định của pháp luật, vì vậy doanh nghiệp cần thiết phải lựa chọn được đơn vị cung cấp có dịch vụ hỗ trợ tốt, phục vụ cho quá trình đăng ký/sử dụng hóa đơn điện tử được diễn ra đúng quy định và thuận lợi.

Trong quá trình sử dụng phần mềm, việc phát sinh những vấn đề về nghiệp vụ hủy, thay thế, điều chỉnh hóa đơn hay thay đổi địa chỉ kinh doanh thường xuyên xảy ra. Nếu không có đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp và kịp thời, chắc chắn những khó khăn của bạn khó được giải quyết và dễ dàng đi đến những sai phạm.

Thời gian bắt buộc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử không còn nhiều, nhưng cũng đừng vội vàng đưa ra lựa chọn khi chưa xác định rõ nhu cầu của doanh nghiệp và đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử uy tín.

Nếu cần tư vấn về hóa đơn điện tử, đừng ngại chúng tôi luôn có một giải pháp hoàn hảo dành cho bạn. Nhấc máy lên và gọi ngay cho chúng tôi theo Hotline 0981 772 388 để được hỗ trợ và tư vấn miễn phí.