Mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử mới 2025 như thế nào? Sai sót luôn có thể xảy ra trong quá trình lập đơn, vậy nên nhu cầu thay thế và điều chỉnh trở thành điều cấp thiết của nhiều kế toán. Trong bài viết này, phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice sẽ cung cấp chi tiết mẫu biên bản thay thế hóa đơn và hướng dẫn cụ thể theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

1. Khi nào cần xuất hóa đơn thay thế

Theo quy định pháp luật về hóa đơn và chứng từ, việc lập hóa đơn thay thế là bắt buộc trong các trường hợp sau:

Hóa đơn có sai sót về nội dung

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Khi người bán phát hiện sai sót trong hóa đơn đã lập.
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Sau khi gửi cho người mua, nếu người mua hoặc người bán phát hiện lỗi.

Các sai sót phổ biến:

• Sai mã số thuế.
• Sai số tiền ghi trên hóa đơn.
• Sai thuế suất hoặc tiền thuế.
• Sai thông tin về hàng hóa, dịch vụ không đúng quy cách, chất lượng.

Hóa đơn giấy có sai sót về hình thức

• Hóa đơn bị hỏng, nhòe, mất thông tin một phần.
• Hóa đơn bị sửa đổi, tẩy xóa.

Mất hoặc thất lạc hóa đơn giấy

Trong trường hợp hóa đơn giấy bị mất hoặc thất lạc, doanh nghiệp cần lập hóa đơn thay thế để đảm bảo cơ sở pháp lý cho việc kê khai thuế và đáp ứng yêu cầu kiểm tra, thanh tra thuế.

Tìm hiểu thêm: Hóa Đơn Thay Thế Có Cần Gửi Mẫu 04 Không?

2. Mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử mới 2025

Mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử năm 2025 là văn bản thỏa thuận giữa bên bán và bên mua, ghi nhận việc hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và cần thay thế bằng hóa đơn mới. Biên bản này là cơ sở pháp lý để bên bán phát hành hóa đơn điện tử thay thế, đồng thời vô hiệu hóa hóa đơn cũ trong kê khai thuế.

Tải ngay: Mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử

Với khách hàng đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice, mẫu biên bản thỏa thuận lập hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót đã được tích hợp sẵn trên phần mềm, anh/chị chỉ cần chọn mẫu và điền các thông tin để hoàn thiện.

Tìm hiểu thêm: Hướng Dẫn Trường Hợp Hóa Đơn Điều Chỉnh, Thay Thế Không Phải Gửi Mẫu 04/SS?

3. Hướng dẫn thay thế hóa đơn theo Nghị định 70/2025

Người bán lập HĐĐT mới thay thế cho hóa đơn điện tử lập sai theo các bước như sau:

Bước 1: Thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có) về hóa đơn bị sai.

Bước 2: Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai nếu người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Người bán thực hiện lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị và xuất trình khi có yêu cầu.

Bước 3: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Bước 4: Người bán ký số trên HĐĐT mới thay thế cho HĐĐT đã lập sai.

Bước 5: Người bán gửi HĐĐT mới cho người mua hoặc cơ quan thuế như sau:

• Trường hợp sử dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế: Người bán gửi hóa đơn mới cho người mua. 
• Trường hợp sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế: Người bán gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho HĐĐT mới sau đó gửi hóa đơn đã được cấp mã cho người mua.

Trường hợp trong tháng người bán đã lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua trong cùng tháng thì người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai trong cùng tháng và đính kèm bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Trên đây Hóa đơn điện tử EasyInvoice đã cung cấp thông tin về “Mẫu Biên Bản Thay Thế Hóa Đơn Điện Tử“. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc. Nếu còn câu hỏi khác cần được tư vấn, hỗ trợ vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 0869 425 631 đội ngũ của chúng tôi sẽ giải đáp nhanh chóng và chi tiết nhất.

Đăng ký tư vấn báo giá hóa đơn điện tử EasyInvoice ngay để khám phá giải pháp hóa đơn điện tử tiện lợi, tích hợp tạo hóa đơn từ máy tính tiền cùng nhiều ưu đãi hấp dẫn

==========

Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, quy định việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế 

SoftDreams ra mắt Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos hỗ trợ Quý khách hàng trong nghiệp vụ sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Nếu Quý khách hàng cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay cho đội ngũ chuyên nghiệp của SoftDreams, chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

EASYPOS – Phần mềm Quản lý bán hàng đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ như:

• Liên kết trực tiếp với cơ quan thuế
• Tự động đồng bộ đơn hàng thành hóa đơn, chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế theo Thông tư 32/2025/TT-BTC
• Cập nhật sớm nhất những chính sách mới của cơ quan thuế
• Tạo và in đơn hàng ngay cả khi có hoặc không có kết nối mạng. 
• Thiết lập mẫu vé in theo mong muốn của DN & HKD.
• Tích hợp hệ sinh thái đa kênh như: Hóa đơn điện tử EasyInvoice, Phần mềm kế toán EasyBooks và chữ ký số EasyCA
• Tự động thống kê báo cáo chi tiết về doanh thu, lợi nhuận, chi phí… mỗi ngày
• Tự động hóa nghiệp vụ nhập liệu và lưu trữ thông tin đơn hàng

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG EASYPOS NGAY

Video giới thiệu Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử

Điện thoại: 0869 425 631

Website: https://easyinvoice.vn/

Email: info@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn