Có cần in hóa đơn điện tử để lưu trữ không? 03 lưu ý khi lưu trữ hóa đơn điện tử

Có cần in hóa đơn điện tử để lưu trữ không là câu hỏi của rất nhiều kế toán, do đó để giúp kế toán thuận lợi hơn trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử và không gặp một số rắc rối trong quá trình lưu trữ. Tại bài viết này, EasyInvoice sẽ làm rõ những lưu ý khi lưu trữ hóa đơn điện tử và trả lời thắc mắc nêu trên.

1. Lưu trữ hóa đơn điện tử là gì?

Lưu trữ hoá đơn điện tử là hình thức sao chép toàn bộ các dữ liệu hoá đơn vào các thiết bị lưu trữ ngoài như USB, đĩa CD,… Ngoài ra chúng còn có thể lưu trữ trực tuyến để đảm bảo sự an toàn, bảo mật và cất giữ dữ liệu của hoá đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử bao gồm ít nhất 2 file luôn đi cùng nhau là bản thể hiện của hóa đơn (file PDF) và file dữ liệu hóa đơn (file XML)

Bản thể hiện của hóa đơn đợn điện tử (file PDF) là file thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của hóa đơn điện tử; có dạng như một tờ hóa đơn thông thường, tuy nhiên do chỉ là bản thể hiện của file XML nên file PDF hoặc bản in này không có giá trị pháp lý

File dữ liệu hóa đơn (file XML) là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, file có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi.

>>>> Có thể bạn chưa biết: Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì? Tìm hiểu ngay!

2. Tại sao doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn điện tử?

Thực tế, doanh nghiệp vẫn cần thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử 10 năm tương tự như hóa đơn giấy (căn cứ theo 02 luật: luật kế toán và luật giao dịch điện tử). Việc lưu trữ hóa đơn điện tử đúng quy định giúp doanh nghiệp:

• Có chứng cứ pháp lý cần thiết khi có đoàn kiểm tra thanh tra
• Chứng cứ quan trọng khi có những tranh chấp với bên mua/bên bán

Đối với bên mua, bên bán là đơn vị kế toán hoặc các tổ chức trung gian cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử phải có trách nhiệm thực hiện sao lưu dữ liệu hóa đơn điện tử ra các thiết bị mang tin như là USB, CD, DVD hoặc sao lưu trực tuyến.

Theo đó, doanh nghiệp không cần in hóa đơn điện tử để lưu trữ mà thực hiện lưu trữ trực tuyến hoặc lưu trữ qua các thiết bị nhớ.

3. Hướng dẫn lưu trữ hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra

Việc lưu trữ hóa đơn vô cùng quan trọng, do đó doanh nghiệp cần hết sức lưu ý đến việc lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử có nền tảng công nghệ hiện đại, bảo mật tốt tránh tình trạng bị đánh cắp dữ liệu hóa đơn hoặc virus tấn công.

3.1 Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào

Để thực hiện lưu trữ hóa đơn đầu vào, kế toán cần thực hiện lưu trữ theo hướng dẫn dưới đây:

• Có sẵn tổng hợp danh bạ email các nhà cung cấp (điều này giúp kế toán dễ dàng tra cứu hóa đơn khi cần)
• Thực hiện lưu vào một email riêng với mục đích nhận email hóa đơn từ bên bán.
• Trên email nhận hóa đơn, lập một thư mục google driver
• Khi nhận được hóa đơn từ bên bán qua email, thực hiện tải về trên máy tính hoặc sao chép sang ổ cứng (để dễ dàng tìm kiếm bạn cần đổi tên file hóa đơn đó theo MST, tên bên bán, số hóa đơn
• Tiếp đó, bạn tải file vừa lưu lên thư mục google driver theo tháng, quý, năm
• Cuối cùng, thực hiện đồng bộ thư mục máy tính chứa hóa đơn lên google driver

Với các bước nêu trên, bạn đã thực hiện lưu trữ xong hóa đơn điện tử đầu vào một cách nhanh chóng. Tuy nhiên, việc lưu trữ nêu trên vẫn còn thủ công và thiếu tính an toàn.

Để có thể lưu và dễ dàng quản lý hóa đơn đầu vào một cách an toàn và hiệu quả bạn nên sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào. Việc sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào giúp kế toán:

• Lưu trữ thông minh, linh hoạt và an toàn tuyệt đối
• Tự động thực hiện các nghiệp vụ phân tích, kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, lưu trữ hóa đơn đầu vào
• Đồng bộ và tích hợp với các phần mềm kế toán giúp kế toán tiết kiệm thời gian nhập liệu thủ công mỗi khi phát sinh hóa đơn đầu vào.

Hiện tại, bạn có thể tham khảo phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào EasyIn giải pháp an toàn, hiệu quả và giá thành tốt.

3.2 Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra

Để thực hiện lưu trữ hóa đơn đầu ra, bạn cần thực hiện theo các bước sau:

• Hãy lưu hóa đơn đầu vào tại 1 thư mục trên máy tính
• Cần tạo 1 email riêng biệt dể xuất hóa đơn cho khách hàng và lập thư mục google driver ngay trên mail đó
• Theo đó, bạn hãy sao lưu dữ liệu hóa đơn lên google driver hoặc sao chép sang ổ cứng.

4. Lưu ý khi lưu trữ hóa đơn điện tử kế toán nào cũng cần biết

Lưu trữ hóa đơn điện tử cũng cần có những lưu ý nhất định và phải đáp ứng được các điều kiện dưới đây:

• Nội dung hóa đơn điện tử có thể truy cập được và thực hiện tham chiếu bất cứ lúc nào
• Hóa đơn điện tử được lưu trữ đúng định dạng và thể hiện chính xác nội dung của hóa đơn đó
• Đối với hóa đơn lưu trữ phải xác định được nguồn gốc khởi tạo, nơi đến và xác định được cả ngày giờ gửi/nhận.

Trên là câu trả lời cho thắc mắc “có cần in hóa đơn điện tử để lưu trữ không”, hướng dẫn cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào/đầu ra và những lưu ý cần biết. Hy vọng bài viết này đã đem đến cho bạn đọc những thông tin hữu ích.

EasyInvoice – Top 1 phần mềm hóa đơn điện tử kết nối thành công với Tổng cục Thuế 

• Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC
• Tạo lập, phát hành, lưu trữ nhanh chóng và hiệu quả trên nền tảng website và mobile
• Cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử trên nền tảng cloud
• Tích hợp 3 trong 1 giữa phần mềm kế toán EasyBooks, phần mềm hóa đơn điện tử, EasyInvoice và Chữ ký số EasyCA
• Kết nối trực tiếp với Tổng cục Thuế thông qua 3 kênh MPLS VPN Layer 3 với tốc độ tới 50Mbps.
• Bảo mật dữ liệu, an toàn tuyệt đối cho người dùng
• Hỗ trợ 24/7 mọi thủ tục phát hành hóa đơn điện tử, xử lý khó khăn trong quá trình sử dụng phần mềm

>>>> Giải đáp: 91 câu hỏi về HĐĐT theo Tổng cục Thuế

>>>> Hướng dẫn: 05 bước đăng ký chuyển đổi HĐ ĐT sang Thông tư 78/2021/TT-BTC

Xem thêm video hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

DÙNG THỬ: PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ EASYINVOICE

Tags: