Ký số hay ký tay trên biên bản thu hồi hóa đơn?

Bạn hỏi: Bạn có thể cho mình biết trên biên bản thu hồi hóa đơn bắt buộc phải ký số hay ký tay cũng được ạ?

EasyInvoice: Chào bạn, EasyInvoice xin phép được trả lời câu hỏi của bạn như sau: khi lập biên bản thu hồi hóa đơn bạn có thể sử dụng 1 trong 2 hình thức là ký tay hoặc ký số, nhưng phải tuân theo quy tắc là cả hai bên đều ký tay hoặc cả hai bên đều ký số nhằm đảm bảo tính hợp pháp của biên bản. Tuy nhiên, việc ký số trên biên bản thu hồi hóa đơn sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều thời gian và chi phí trong việc in ấn và chuyển phát.

Lập biên bản thu hồi hóa đơn trong trường hợp nào?

Với những doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn giấy, nếu hóa đơn đã lập và giao cho bên mua rồi nhưng chưa thực hiện giao hàng hóa hoặc chưa kê khai thuế mà phát hiện sai sót cần hủy bỏ hóa đơn, thì bên bán và bên mua phải lập biên bản thu hồi hóa đơn với lý do thu hồi được thể hiện rõ ràng. Đồng thời, bên bán phải thực hiện gạch chéo những liên lưu giữ số hóa đơn đã lập sai trước đó và lập lại hóa đơn mới tuân thủ chặt chẽ theo quy định.

Hóa đơn điện tử có cần lập biên bản thu hồi hóa đơn không?

Với những doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử, nếu hóa đơn đã lập và giao cho bên mua rồi nhưng chưa thực hiện giao hàng hóa hoặc chưa kê khai thuế mà phát hiện sai sót cần hủy bỏ hóa đơn thì bạn cần giải quyết theo 2 bước dưới đây:

– Bước 1: Thực hiện hủy hóa đơn (khi có sự đồng ý và xác nhận của cả bên bán và bên mua). Hóa đơn đã huy cần lưu trữ theo đúng thời gian quy định.

– Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới theo đúng quy định để gửi cho bên mua, trên hóa đơn điện tử vừa lập phải có dòng chữ “Hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm”

>> Tải về mẫu biên bản thu hồi hóa đơn mới nhất

Xử lý thu hồi hóa đơn khi sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử

Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử, nếu trên hóa đơn giấy đã lập có sai sót nhưng chưa kê khai thuế thì phải lập biên bản thu hồi với hóa đơn giấy đó và bạn có thể lập hóa đơn mới thay thế bằng hóa đơn điện tử.

Gỡ bỏ những hạn chế trong việc lập biên bản thu hồi hóa đơn/hủy hóa đơn truyền thống, phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice cho phép kế toán doanh nghiệp lập, ký và gửi biên bản thu hồi hóa đơn ngay hệ thống.

EasyInvoice tổng hợp sẵn các mẫu biên bản hủy/thu hồi hóa đơn theo Thông tư 39/2014/TT-BTC, đồng thời tích hợp tính năng biên bản điện tử/hợp đồng điện tử. Theo đó, kế toán chỉ cần chọn mẫu biên bản và nhập những thông tin yêu cầu khi đó hệ thống sẽ tự động lập biên bản hủy và hóa đơn điện tử thay thế để bạn ký số và gửi đến người mua qua email hoặc SMS.

Tới đây, việc bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử đối với 100% doanh nghiệp trên cả nước sẽ thay đổi toàn bộ cách thức quản lý, làm việc và giao dịch. Do đó, việc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử cũng như ký số trên các biên bản, hóa đơn là điều tất yếu và đem đến nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp.

Nếu bạn đang có những thắc mắc về quy định hóa đơn điện tử hay muốn dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice vui lòng liên hệ theo Hotline: 0981 772 388 

———————

LIÊN HỆ ĐỂ ĐƯỢC HỖ TRỢ NGAY VỀ CÁC SẢN PHẨM

Hotline: 0981 772 388 – 1900 56 56 53

Website: https://easyinvoice.vn

Email: contact@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn/