Hóa đơn chưa thanh toán vẫn được hoàn thuế nếu còn trong hạn hợp đồng và đáp ứng đủ các điều kiện về chứng từ theo pháp luật hiện hành. Để tránh rủi ro bị loại thuế khấu trừ, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình kiểm soát công nợ chặt chẽ và cập nhật liên tục các thông tư mới nhất. Tham khảo thêm thông tin tại phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice dưới đây bạn nhé. 

1. Phân biệt khấu trừ thuế và hoàn thuế GTGT

Khấu trừ thuế GTGT và hoàn thuế GTGT là hai cơ chế khác nhau trong hệ thống thuế giá trị gia tăng (GTGT) tại Việt Nam, giúp doanh nghiệp giảm gánh nặng thuế. Khấu trừ tập trung vào việc bù trừ nội bộ, trong khi hoàn thuế là việc nhà nước trả lại tiền thuế thực tế.

Xem thêm: Điều kiện hoàn thuế GTGT mới nhất 2026

2. Hóa đơn đầu vào chưa thanh toán có được hoàn thuế không?

Đây là câu hỏi phổ biến của nhiều doanh nghiệp. Theo quy định hiện hành, câu trả lời là CÓ, nhưng kèm theo điều kiện về thời hạn thanh toán.

Quy định về khấu trừ khi chưa thanh toán

Doanh nghiệp vẫn được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào từ hóa đơn hợp lệ dù chưa trả tiền cho người bán, miễn là chưa đến hạn thanh toán theo hợp đồng kinh tế. Lưu ý: Nếu đã quá hạn thanh toán trong hợp đồng mà doanh nghiệp vẫn chưa trả tiền qua ngân hàng (đối với hóa đơn trên 20 triệu), doanh nghiệp buộc phải điều chỉnh giảm số thuế đã kê khai.

Mối liên hệ với hoàn thuế

Việc hoàn thuế GTGT dựa trên số thuế đầu vào lũy kế chưa khấu trừ hết sau ít nhất 12 tháng hoặc 4 quý. Cơ quan thuế sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn tại thời điểm hoàn:

• Nếu hóa đơn chưa thanh toán nhưng vẫn trong hạn: Vẫn được tính vào số thuế đề nghị hoàn.
• Nếu hóa đơn bị loại khỏi khấu trừ (do quá hạn): Sẽ không được tính vào hồ sơ hoàn thuế.

3. Điều kiện để hóa đơn đầu vào được chấp nhận hoàn thuế

Hóa đơn đầu vào được chấp nhận để hoàn thuế GTGT phải đáp ứng đầy đủ điều kiện khấu trừ thuế theo quy định pháp luật, đồng thời nằm trong hồ sơ kiểm tra hoàn thuế của cơ quan thuế.

Điều kiện chung về hóa đơn

• Hóa đơn phải là hóa đơn điện tử hợp lệ theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, có đầy đủ 16 nội dung bắt buộc, chữ ký số, mã cơ quan thuế (nếu bắt buộc), và tra cứu được trên hệ thống Tổng cục Thuế.
• Nội dung hóa đơn cần khớp tên, địa chỉ, MST người bán-mua; mô tả hàng hóa/dịch vụ rõ ràng, chính xác số tiền, thuế suất.
• Đối với giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên, phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt; hóa đơn lập đúng thời điểm phát sinh giao dịch.

Điều kiện đặc thù cho hoàn thuế

• Trong hồ sơ hoàn thuế, hóa đơn đầu vào phải thuộc số thuế GTGT lũy kế chưa khấu trừ hết từ 300 triệu đồng trở lên sau 12 tháng hoặc 4 quý, theo Điều 29-32 Nghị định 181/2025/NĐ-CP.
• Cơ quan thuế kiểm tra thực tế giao dịch, hợp đồng, chứng từ kèm theo để xác nhận tính hợp pháp, không phân biệt hóa đơn bán lẻ hay GTGT nếu đáp ứng khấu trừ.
• Hóa đơn từ hàng hóa/dịch vụ nhập khẩu cần tờ khai hải quan và chứng từ nộp thuế thay nước ngoài.

Xem thêm: Tổng hợp các trường hợp không được hoàn thuế GTGT

4. Cách hạch toán điều chỉnh giảm thuế GTGT với hóa đơn chưa thanh toán

Hạch toán điều chỉnh giảm thuế GTGT đầu vào với hóa đơn chưa thanh toán (quá hạn theo hợp đồng) nhằm loại bỏ phần thuế đã kê khai khấu trừ trước đó, theo quy định tại Điều 15 Thông tư 219/2013/TT-BTC (sửa đổi) và Thông tư 200/2014/TT-BTC.

Quy trình phát hiện và xử lý

• Khi phát hiện hóa đơn đầu vào từ 20 triệu đồng chưa thanh toán qua ngân hàng và đã quá hạn hợp đồng, doanh nghiệp phải điều chỉnh giảm thuế GTGT đã khấu trừ ngay kỳ phát hiện hoặc kỳ đến hạn thanh toán.
• Không cần lập hóa đơn điều chỉnh từ nhà cung cấp; chỉ cần biên bản ghi nhận nội bộ và cập nhật tờ khai thuế GTGT (chỉ tiêu điều chỉnh giảm tại IK 38 hoặc 39).
• Sau điều chỉnh kế toán, kê khai bổ sung tờ khai thuế của kỳ gốc để nộp thêm chênh lệch thuế phải nộp (nếu có).

Bút toán hạch toán chính (bên mua)

Giả sử hóa đơn gốc 200 triệu đồng (giá chưa thuế 181,82 triệu, thuế GTGT 18,18 triệu), đã khấu trừ nhưng chưa thanh toán:

• Nợ TK 1331 (Thuế GTGT được khấu trừ): 18,18 triệu (giảm thuế khấu trừ)
• Có TK 331 (Phải trả nhà cung cấp): 18,18 triệu

Nếu đã hạch toán cả giá trị hàng hóa trước đó và cần điều chỉnh toàn bộ:

• Nợ TK 156/152 (Hàng tồn kho/Tài sản): 181,82 triệu
• Nợ TK 1331: 18,18 triệu
• Có TK 331: 200 triệu

Việc nắm rõ quy định về hóa đơn đầu vào chưa thanh toán không chỉ giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi hoàn thuế mà còn hạn chế tối đa rủi ro trước các kỳ thanh tra. Trong bối cảnh các quy định từ Nghị định 181/2025/NĐ-CP ngày càng chặt chẽ, kế toán cần đặc biệt lưu ý thời hạn thanh toán trên hợp đồng để thực hiện điều chỉnh kịp thời. 

Dùng thử EasyInvoice – phần mềm hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, giúp hộ kinh doanh kê khai thuế và quản lý hóa đơn dễ dàng, chính xác hơn.

Trên đây Hóa đơn điện tử EasyInvoice đã cung cấp thông tin về “Hóa đơn đầu vào chưa thanh toán có được hoàn thuế không?“. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc. Nếu còn câu hỏi khác cần được tư vấn, hỗ trợ vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 1900 3369 đội ngũ của chúng tôi sẽ giải đáp nhanh chóng và chi tiết nhất.

Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, quy định việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế 

SoftDreams ra mắt Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos hỗ trợ Quý khách hàng trong nghiệp vụ sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Nếu Quý khách hàng cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay cho đội ngũ chuyên nghiệp của SoftDreams, chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

EASYPOS – Phần mềm Quản lý bán hàng đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ như:

• Liên kết trực tiếp với cơ quan thuế
• Tự động đồng bộ đơn hàng thành hóa đơn, chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế theo Thông tư 32/2025/TT-BTC
• Cập nhật sớm nhất những chính sách mới của cơ quan thuế
• Tạo và in đơn hàng ngay cả khi có hoặc không có kết nối mạng. 
• Thiết lập mẫu vé in theo mong muốn của DN & HKD.
• Tích hợp hệ sinh thái đa kênh như: Hóa đơn điện tử EasyInvoice, Phần mềm kế toán EasyBooks và chữ ký số EasyCA
• Tự động thống kê báo cáo chi tiết về doanh thu, lợi nhuận, chi phí… mỗi ngày
• Tự động hóa nghiệp vụ nhập liệu và lưu trữ thông tin đơn hàng

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG EASYPOS NGAY

Video giới thiệu Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử

Zalo tư vấn mua hàng: https://zalo.me/softdreams

Website: https://easyinvoice.vn/

Email: info@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn