Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy là nghiệp vụ quan trọng mà các kế toán viên cần nắm được để áp dụng khi phát sinh những yêu cầu bắt buộc phải chuyển đổi.

Khi thực hiện chuyển đổi hóa đơn, kế toán cần nắm chắc cách thức, nguyên tắc và điều kiện chuyển đổi để không gặp phải các sai sót.

Trong bài viết này, EasyInvoice sẽ tổng hợp những nguyên tắc cũng như cách chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy trên phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice nhé, các bạn cũng có thể áp dụng cho các phần mềm khác.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là hình thức hóa đơn hiện đại được sử dụng trên nền tảng điện tử. Đây là loại hóa đơn vốn đã được sử dụng ở các nước phát triển từ khá lâu.

Căn cứ theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, hóa đơn điện tử được định nghĩa như sau:

“Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp về dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý thông qua phương tiện là các thiết bị điện tử”.

Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập và xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp MST khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử gồm các loại sau: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hóa đơn khác như tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,…; hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật liên quan.

Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử có thể đổi thành hóa đơn giấy trong như cầu lưu thông hàng hóa, quản lý hóa đơn của người bán hoặc người mua.

Hiện nay, rất nhiều tổ chức và doanh nghiệp đã, đang nhanh chóng chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử vì nắm rõ được những lợi ích mà nó đem lại. Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn nhiều đơn vị, doanh nghiệp và tổ chức lo ngại về các vấn đề phát sinh nên chưa muốn sử dụng.

2. Những lý do phải chuyển đổi hóa đơn điện tử

Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để làm gì?

Theo Khoản 1 Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC,

“Trong quá trình lưu thông, khi cần phải chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa (hữu hình), người bán hàng có thể thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy. Việc chuyển đổi này chỉ thực hiện một lần duy nhất”

Như vậy, hóa đơn chuyển đổi được sử dụng như một cách chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa trên xe khi đang trong quá trình vận chuyển.

Bên cạnh đó, việc chuyển đổi này cũng cần được đảm bảo tuân thủ các quy định về hóa đơn chuyển đổi ở phần dưới. Đồng thời trên hóa đơn chuyển đổi phải có chữ ký và đóng dấu người đại diện theo pháp luật của người bán.

Một mục đích khác, chuyển đổi sang hóa đơn giấy cũng nhằm phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật kế toán.

3. Quy định hóa đơn chuyển đổi

Như đã đề cập ở phần trên của bài viết, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử cần tuân thủ một số quy tắc, cụ thể là các Khoản 2, 3, 4 thuộc Điều 12 của Thông tư 32/2011/TT-BTC.

Các bạn có thể tham khảo thêm trong thông tư để rõ hơn, mình sẽ chia sẻ ngắn gọn ở dưới đây.

Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử là gì?

Khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy với mục đích chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa, hóa đơn chuyển đổi phải đảm bảo tuyệt đối các điều kiện sau:

• Nội dung trên hóa đơn chuyển đổi phải được giữ toàn vẹn so với hóa đơn gốc
• Hóa đơn chuyển đổi phải có ký hiệu riêng để xác nhận, cụ thể là dòng chữ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”
• Phải có chữ ký đầy đủ họ tên của người thực hiện chuyển đổi trên hóa đơn chuyển đổi

Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử có đầy đủ các yếu tố trên mới có giá trị về mặt pháp lý.

Hóa đơn chuyển đổi hợp pháp khi có đầy đủ các thông tin như trên

4. Vậy hóa đơn chuyển đổi có gì khác so với đơn giấy?

Hóa đơn giấy là một hình thức hóa đơn truyền thống được tất cả các doanh nghiệp sử dụng trong thời gian từ trước tới nay. Tuy nhiên, hình thức này đang không còn phù hợp với thời kỳ công nghệ số bởi những hạn chế của nó cũng như những tính năng hiện đại của hóa đơn điện tử.

Nhận thấy những tích cực mà hóa đơn điện tử mang lại, nhà nước ta đang hưởng ứng đẩy mạnh các doanh nghiệp chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử nhằm khắc phục những hạn chế từ hóa đơn giấy cũng như để phù hợp hơn với xu hướng phát triển trong thời kỳ công nghệ số.

Với ưu điểm linh hoạt về tính năng, dễ dàng sử dụng và có thể chuyển đổi sang hóa đơn giấy khi cần thiết. Khả năng nhầm lẫn giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn giấy vẫn có khả năng xảy ra dù rất nhỏ.

Hãy cùng Easyinvoice phân biệt hóa đơn được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử với hóa đơn giấy thế nào để hiểu rõ hơn về hóa đơn chuyển đổi.

Về ký hiệu trên hóa đơn: Số seri trên hóa đơn giấy có ký hiệu là VC/15P còn trên hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử là VC/15E

Về chữ ký trên hóa đơn: Hóa đơn giấy sử dụng chữ tay thông thường. Đối với hóa đơn điện tử thì dùng chữ ký số. Chữ ký số trên hóa đơn điện tử có khả năng xác định nguồn gốc của hóa đơn đó.

Về liên của hóa đơn: hóa đơn giấy thông thường có nhiều liên 2 hoặc 3 liên trong đó 1 liên được viết qua giấy than và nội dung của các liên này phải giống nhau. Với hóa đơn điện tử thì nói không với liên.

Thực tế, những yếu tố so sánh trên cũng chính là sự khác biệt giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy.

Và sự khác biệt độc nhất, dễ nhận biết nhất chính là dòng chữ “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử” trên hóa đơn chuyển đổi.

5. Các câu hỏi thường gặp về hóa đơn chuyển đổi

Dưới đây EasyInvoice sẽ giải đáp những câu hỏi mà nhiều người thắc mắc nhất về hóa đơn chuyển đổi.

5.1. Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử có cần ký không?

Trả lời: Hóa đơn chuyển đổi cần phải có chữ ký người đại diện pháp luật của bên bán.

Bởi theo quy định trong Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định rõ:

Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2,3,4 điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

5.2. Hóa đơn chuyển đổi có cần đóng dấu không?

Trả lời: Hóa đơn điện tử chuyển đổi không nhất thiết phải có dấu của bên bán.

Nếu doanh nghiệp đã đáp ứng các điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo quy định thì hệ thống sẽ cho phép kiểm soát chặt chẽ việc chuyển đổi hóa đơn và chỉ được chuyển đổi 1 lần thì hóa đơn chuyển đổi không nhất thiết phải có dấu của người bán.

5.3. Hóa đơn chuyển đổi có giá trị pháp lý không?

Trả lời: Hóa đơn điện tử chuyển đổi chỉ có giá trị pháp lý khi hóa đơn đó đảm bảo được các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn điện tử gốc.

6. Cách chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy trên phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice

Dưới đây sẽ là hướng dẫn chi tiết về cách chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn trên hệ thống phần mềm của EasyInvoice.

Tại menu dọc “Chuyển đổi hóa đơn” click chọn “Chuyển đổi hóa đơn”

Chuyển sang màn hình “Chuyển đổi hóa đơn”. Màn hình cung cấp các chức năng:

*Chức năng Tìm kiếm

– Tìm kiếm theo “Mẫu số”

– Theo “Ký hiệu”

– Theo “Ký hiệu”

– Theo “Số hóa đơn”

– Theo “ Từ ngày HD – Đến ngày HD”

– Theo “ Tên KH, Mã KH”

* Chức năng “Chuyển đổi chứng minh nguồn gốc”:

Tại màn hình “Danh sách hóa đơn “và tích chọn vào hóa đơn muốn chuyển đổi chứng minh nguồn gốc:

Click button để thực hiện bạn chuyển sang màn hình chi tiết rồi click tiếp button  để chuyển sang màn hình thực hiện In hóa đơn.

Tại đây thông tin hóa đơn được giữ nguyên, hiển thị thêm dòng text “ Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa”

– Sau khi chuyển đổi thành công trạng thái chuyển đổi của hóa đơn sẽ đổi thành chức năng “xem chi tiết”

*Lưu ý:

– Mỗi hóa đơn chỉ được chuyển đổi chứng minh nguồn gốc xuất xứ 1 lần nhưng vẫn thực hiện “Chuyển đổi lưu trữ”  được.

* Chức năng Chuyển đổi lưu trữ:

Tại màn hình “Danh sách hóa đơn “và tích chọn vào hóa đơn muốn chuyển đổi lưu trữ:

Click button để thực hiện và chuyển sang màn hình chi tiết, sau đó click tiếp button   và chuyển sang màn hình để thực hiện In hóa đơn

Tại đây thông tin hóa đơn được giữ nguyên , hiển thị thêm dòng text “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử để lưu trữ”

Lưu ý:

Hóa đơn có thể chuyển đổi lưu trữ được nhiều lần

Trường hợp > 10 bản ghi cung cấp chức năng phân trang

Trên đây là cách phân biệt cũng như nguyên tắc, điều kiện chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Nếu có bất kỳ những thắc mắc nào về hóa đơn điện tử hay muốn trải nghiệm những tính năng của phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice hãy liên hệ ngay với chúng tôi theo Hotline 0981 772 388 – 1900 56 56 53 để đăng ký dùng thử.

ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ EASYINVOICE

Để được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp vui lòng liên hệ

Điện thoại: 0981 772 388 – 1900 56 56 53

Email: contact@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn