Nhiều doanh nghiệp khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ với số lượng lớn và nhiều mã sản phẩm. Do vậy, khi thực hiện tạo lập – xuất hóa đơn, kế toán của doanh nghiệp sẽ gặp phải tình huống nội dung thể hiện số lượng hàng hóa nhiều hơn số dòng trên một trang hóa đơn điện tử.

Vậy, cách xử lý khi lập hóa đơn có số dòng nhiều hơn một trang thế nào cho hợp lệ thì hãy cũng chúng tôi tìm hiểu ngay bài viết dưới đây.

I. Lập hóa đơn điện tử nhiều hơn một trang phát sinh khi nào?

Trước đây khi sử dụng hóa đơn giấy, danh mục hàng hóa trên hóa đơn quá dài doanh nghiệp được phép đính kèm bảng kê. Tuy nhiên, khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thì có được lập hóa đơn đính kèm bảng kê không?

Dưới đây là câu trả lời giúp bạn có thể hiểu rõ hơn.

Căn cứ Điều 19 Thông tư 39/2014/TT-BTC:

” Khi doanh nghiệp lập hóa đơn, nếu danh mục hàng hóa và dịch vụ có số dòng vượt quá số dòng của một hóa đơn thì người bán được phép lập nhiều hóa đơn hoặc đính kèm bảng kê để liệt kê số lượng hàng hóa dịch vụ”.

Tuy nhiên không phải Cơ quan thuế nào cũng chấp nhận việc doanh nghiệp sử dụng hình thức xuất hóa đơn kèm bảng kê.

Thêm vào đó, Cục thuế Hà Nội đã có công văn số 78552/CT-TTHT ngày 28/11/2018 với nội dung: Khi lập hóa đơn điện tử, doanh nghiệp không được lập kèm với bảng kê.

Bởi vậy, nhiều doanh nghiệp lựa chọn hình thức lập hóa đơn điện tử nhiều trang để xử lý các vấn đề từ việc xuất hóa đơn kèm bảng kê.

Công văn số 78552/CT-TTHT trả lời doanh nghiệp về việc lập hóa đơn điện tử có nhiều trang

II. Quy định về cách thể hiện hóa đơn điện tử nhiều hơn 1 trang

Tất cả các hoạt động về việc khởi tạo, phát hành cùng lưu trữ hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần phải tuân theo quy định của ngành thuế để đảm bảo tính hợp pháp và sự rõ ràng trong quá trình sử dụng hóa đơn.

Trong trường hợp lập hóa đơn điện tử nhiều trang, doanh nghiệp cũng cần đảm bảo tính pháp lý cho hóa đơn điện tử theo khoản 1 và khoản 3 Điều 3 Thông tư 32/2011/TT-BTC.

1/ Điều kiện đảm bảo tính pháp lý

Hóa đơn điện tử nhiều hơn một trang sẽ được đảm bảo tính pháp lý nếu đáp ứng được các điều kiện sau đây:

– Thông tin từ khi được tạo ra cho tới dạng cuối cùng của hóa đơn điện tử vẫn luôn được đảm bảo sự tin cậy cũng như tính toàn vẹn.

– Nếu thông tin còn đầy đủ, chưa bị thay đổi gì ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị thì được đánh giá là toàn vẹn.

– Khi cần, những thông tin ở trong hóa đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng một dưới dạng hoàn chỉnh.

>>> Xem chi tiết hơn tại hóa đơn điện tử hợp lệ

2/ Cách xử lý hóa đơn điện tử nhiều hơn một trang

Theo Khoản 1, Điều 19 Thông tư 39/2014/TT-BTC đã quy định:

Cục thuế xem xét từng trường hợp cụ thể để chấp thuận cho cơ sở kinh doanh được sử dụng hóa đơn nhiều hơn một trang nếu trên phần đầu của trang sau của hóa đơn có hiển thị: Cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu; kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiếp theo trang trước – trang X/Y” (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó”.

Do vậy, để phù hợp với tính chất đặc thù cũng như đáp ứng điều kiện để hóa đơn điện tử hợp lệ thì nếu số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra của doanh nghiệp có số dòng nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn thì doanh nghiệp có thể thực hiện tương tự như hóa đơn tự in.

Đồng thời, việc lập và in hóa đơn sẽ thực hiện lập và in hóa đơn trực tiếp trên phần mềm hóa đơn điện tử.

Cụ thể, doanh nghiệp bạn sẽ được thể hiện hóa đơn nhiều hơn một trang nếu phần đầu trang sau của hóa đơn có hiển thị như sau:

– Cùng số hóa đơn như trang đầu (số hóa đơn này do hệ thống máy tính cấp tự động);

– Cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người bán như trang đầu;

– Cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu;

– Kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc – trang X/Y” (trong đó X là số thứ tự trang, Y là tổng số trang của hóa đơn đó);

3. Lập hóa đơn điện tử nhiều trang theo Công văn 820/TCT-DNL

Trong Công văn 820/TCT-DNL của Tổng cục thuế trả lời doanh nghiệp, hướng dẫn về sử dụng hóa đơn điện tử có quy định như sau:

“Để phù hợp với đặc thù của hóa đơn điện tử, trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử ra giấy, nếu số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn thì doanh nghiệp thực hiện tương tự trường hợp sử dụng hóa đơn tự in mà việc lập và in hóa đơn thực hiện trực tiếp từ phần mềm và số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn”.

Với những hướng dẫn cụ thể từ Tổng Cục thuế, chúng tôi hy vọng rằng bạn có thể dễ dàng thực hiện nghiệp vụ của mình một cách chính xác, hợp pháp.

Hóa đơn điện tử EasyInvoice – Giải pháp số hóa giấy tờ số 1 hiện nay

Quý doanh nghiệp nhanh tay đăng ký để trải nghiệm miễn phí phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice:

• Tiết kiệm 90% thời gian – chi phí in ấn, vận chuyển, bảo quản và lưu trữ hóa đơn doanh nghiệp;
• Bảo mật dữ liệu an toàn tuyệt đối, chống làm giả, không lo cháy, thất lạc hay mất hóa đơn;
• Gửi nhận hóa đơn ngay sau khi phát hành, thu nợ – quyết toán đơn giản, nhanh gọn;
• Tra cứu hóa đơn mọi lúc, mọi nơi. Tự động tổng hợp tờ khai thuế, hạch toán điện tử;

———————

LIÊN HỆ ĐỂ ĐƯỢC HỖ TRỢ NGAY VỀ SẢN PHẨM

Hotline: 0981 772 388 – 1900 56 56 53

Email: contact@softdreams.vn

Website: easyinvoice.vn

Facebook: Hóa đơn điện tử – EasyInvoice