Thực tế, có nhiều Anh/chị kế toán không biết cách đọc và sử dụng hóa đơn điện tử file XML. Do đó, việc phát hiện những sai lệch thông tin trên cùng một hóa đơn giữa file định dạng XML với file định dạng PDF có thể không kịp thời, gây ra những ảnh hưởng xấu đến bản thân và doanh nghiệp.

Dưới đây, Hóa đơn điện tử EasyInvoice sẽ hướng dẫn kế toán cách đọc hóa đơn điện tử định dạng file XML một cách chi tiết, dễ hiểu và chính xác nhất.

1. Quy định về định dạng hóa đơn điện tử file XML

Căn cứ theo Điều 5, Thông tư 68/2019/TT-BTC, định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu. Chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (tên tiếng Anh là “eXtensible Markup Language”, mục đích là chia sử dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).

Định dạng hóa đơn điện tử gồm:

• Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử;
• Thành phần chứa dữ liệu chữ ký số;

* Note: Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì cần có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.

Khi lưu trữ hóa đơn điện tử, bạn cần phải lưu đồng thời cả file định dạng PDF và XML. Cụ thể:

• File XML: bao gồm đầy đủ các dữ liệu của hóa đơn, có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi;
• File PDF: Thể hiện nội dung kinh tế và nghiệp vụ của hóa đơn điện tử, tương đương với hóa đơn thông thường. Tuy nhiên không có giá trị pháp lý do đây chỉ là bản thể hiện của file XML;

=> Qua đó có thể thấy, file XML của hóa đơn điện tử có vai trò quan trọng khi doanh nghiệp cần chứng minh tính pháp lý, hợp lệ của hóa đơn. Tuy nhiên, kế toán và doanh nghiệp thường khá loay hoay khi nhận được hóa đơn điện tử từ bên bán do không đọc được dữ liệu file XML của hóa đơn điện tử.

2. Hướng dẫn cách đọc hóa đơn điện tử file XML

Bước 1: Mở mail thông báo hóa đơn điện tử được gửi đến từ người bán

Bước 2: Click vào link liên kết được gắn trong email

Bước 3: Tải file hóa đơn định dạng XML về máy tính bằng cách click vào button “Tải về XML”

– Lưu ý: Không sửa/đổi tên file hóa đơn vừa tải về, để tra cứu thành công

Bước 4: Truy cập địa chỉ tra cứu: http://0105987432hd.easyinvoice.vn/

– Chọn file hóa đơn XML vừa tải về, sau đó nhập chính xác “mã xác thực” và click vào “KIỂM TRA” để hoàn tất.

– Sau khi hoàn tất, màn hình sẽ cho kết quả thông tin hóa đơn từ file XML.

Chỉ với 4 bước đơn giản nêu trên, Anh/chị đã có thể đọc được hóa đơn điện tử từ file XML một cách dễ dàng. Chúc Anh/chị thực hiện thành công!

3. Hóa đơn điện tử file XML có phải lưu trữ không?

Thông thường hóa đơn điện tử file XML sẽ được lưu trữ trên hệ thống server của đơn vị cung cấp, hoặc doanh nghiệp có thể tải về để lưu trữ trên hệ thống cơ sở dữ liệu.

Anh/chị kế toán có thể tham khảo chi tiết về quy định lưu trữ hóa đơn điện tử dựa trên căn cứ Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC như sau:

“Người bán, người mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán. Lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.

Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin. Ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến”

>>>> Giải đáp: Có được sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử song song không?

Trên đây, EasyInvoice đã Hướng dẫn cách đọc hóa đơn điện tử file XML chi tiết, chính xác. Hy vọng thông tin trên hữu ích với Quý đơn vị. Chúc doanh nghiệp thành công.

Mọi thắc mắc về Phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice, Quý khách hàng vui lòng liên hệ về số hotline: 1900 33 69 – 1900 56 56 53. Đội ngũ nhân viên SoftDreams luôn hân hạnh được phục vụ quý khách

==========

Theo quy định tại Điều 89 Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Điều 1 Nghị định số 41/2022/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư số 78/2021/TT-BTC, quy định việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế 

SoftDreams ra mắt Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos hỗ trợ Quý khách hàng trong nghiệp vụ sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Nếu Quý khách hàng cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay cho đội ngũ chuyên nghiệp của SoftDreams, chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

EASYPOS – Phần mềm Quản lý bán hàng đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ như:

• Liên kết trực tiếp với cơ quan thuế
• Tự động đồng bộ đơn hàng thành hoá đơn, chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế theo thông tư 78/2021/TT-BTC. 
• Cập nhật sớm nhất những chính sách mới của cơ quan thuế
• Tạo và in đơn hàng ngay cả khi có hoặc không có kết nối mạng. 
• Thiết lập mẫu vé in theo mong muốn của DN & HKD.
• Tích hợp hệ sinh thái đa kênh như: Hóa đơn điện tử EasyInvoice, Phần mềm kế toán EasyBooks và chữ ký số EasyCA
• Tự động thống kê báo cáo chi tiết về doanh thu, lợi nhuận, chi phí… mỗi ngày
• Tự động hóa nghiệp vụ nhập liệu và lưu trữ thông tin đơn hàng

Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp hỗ trợ 24/7 kể cả ngày lễ tết.

Video giới thiệu Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ: PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ EASYINVOICE

Để được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp vui lòng liên hệ

Điện thoại: 1900 33 69 – 1900 56 56 53

Website: https://easyinvoice.vn/

Email: contact@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn