Tới đây vào ngày 1/7/2022, Thông tư 78 chính thức có hiệu lực thi hành trên phạm vi toàn quốc. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều hộ, cá nhân kinh doanh vẫn đang còn thắc mắc về quy định hóa đơn điện tử. Một trong những băn khoăn mà Hóa đơn điện tử EasyInvoice nhận từ phía khách hàng là: “Có được sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử song song không?” Bài viết này, EasyInvoice sẽ giải đáp chi tiết câu hỏi này. 

1. Có được sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử song song không?

Theo Điều 7, Thông tư số 32/2011/TT-BTC quy định rõ:

“3. Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử) và phải thực hiện thông báo phát hành từng hình thức hóa đơn theo quy định.”

Vậy căn cứ theo quy định trên, hộ, cá nhân kinh doanh có thể dùng nhiều mẫu hóa đơn điện tử song song. Tuy nhiên, mỗi mẫu hóa đơn cần thực hiện quy trình thông báo phát hành hóa đơn theo quy định.

2. Quy định về thông báo phát hành hóa đơn là gì?

Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Để phát hành mẫu hóa đơn điện tử mới, hộ, cá nhân kinh doanh cần chuẩn bị bộ hồ sơ thông báo lên Cơ quan thuế như sau:

•  Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử
•  Mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử
• Mẫu hóa đơn điện tử

Lưu ý:

• Hóa đơn mẫu cùng với mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử phải được scan chung vào 1 bản dưới dạng word
• Cần phải chuẩn bị thêm một bản mẫu thông báo phát hành hóa đơn có định dạng .xml 
• Phải chuẩn bị chữ ký số để ký điện tử

>>>>> Xem thêm chi tiết tại đây

Quy định về ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn

Theo thông tư 78 quy định về ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn như sau:

Thứ nhất, về ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử: 

• Là một chữ số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6, để phản ánh loại hóa đơn điện tử 
• Số 1: phản ánh loại hóa  điện tử giá trị gia tăng
• Số 2: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng;
• Số 3: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công;
• Số 4: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia;
• Số 5: Phản ánh các loại hóa đơn điện tử khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ;
• Số 6: Phản ánh các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.

>>>>>>>Hướng dẫn: Thay thế hóa đơn điện tử trên phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice

Thứ hai, về ký hiệu hóa đơn điện tử:

• Là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng.
• Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là C – dùng cho hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế hoặc K – dùng cho hóa đơn điện tử không có mã;
• Hai ký tự tiếp theo là hai (02) chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ: Năm lập hóa đơn điện tử là năm 2022 thì thể hiện là số 22; năm lập hóa đơn điện tử là năm 2023 thì thể hiện là số 23;
• Một ký tự tiếp theo là một (01) chữ cái được quy định là T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, cụ thể:
  •  Chữ T: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;
  • Chữ D: Áp dụng đối với hóa đơn bán tài sản công và hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng;
  • Chữ L: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh;
  •  Chữ M: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền;
  •  Chữ N: Áp dụng đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử;
  •  Chữ B: Áp dụng đối với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử;
  •  Chữ G: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng;
  •  Chữ H: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng
• Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý. Trường hợp người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong cùng một loại hóa đơn thì sử dụng hai ký tự cuối nêu trên để phân biệt các mẫu hóa đơn khác nhau trong cùng một loại hóa đơn. Trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY;

Lưu ý:

 Tại bản thể hiện, ký hiệu hóa đơn điện tử và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được thể hiện ở phía trên bên phải của hóa đơn (hoặc ở vị trí dễ nhận biết);

Ví dụ:

•  “1C22TAA” – là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế; 
•  “1K23TYY” – là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã được lập năm 2023 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;
• “6K22NAB” – là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử loại không có mã được lập năm 2022 doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế;

>>>>>>>  Có thể bạn quan tâm: Điều chỉnh giảm hóa đơn điện tử trên phần mềm EasyInvoice

Thứ ba, đối với hóa đơn do cục Thuế đặt in:

Ký hiệu mẫu số hóa đơn do Cục Thuế đặt in là một nhóm gồm 11 ký tự thể hiện các thông tin về: tên loại hóa đơn, số liên, số thứ tự mẫu trong một loại hóa đơn (một loại hóa đơn có thể chứa nhiều mẫu). Cụ thể về quy định ký hiệu, hộ, cá nhân kinh doanh tham khảo thêm tại Khoản 2, Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Trên đây, EasyInvoice đã giải đáp thắc mắc có sử dụng được nhiều mẫu hóa đơn song song hay không? Cũng như chia sẻ thêm về các quy định có liên quan, hy vọng bài viết này hữu ích tới Quý đơn vị. Chúc Quý đơn vị làm ăn phát đạt.

Để được nhận tư vấn MIỄN PHÍ về Phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice, Quý khách hàng vui lòng gọi theo số hotline:  1900 33 69 – 1900 56 56 53. Hoặc, nếu còn băn khoăn hay thắc mắc gì về hóa đơn điện tử, Quý khách hàng có thể tham gia ngay vào Cộng đồng hỗ trợ Hóa đơn điện tử EasyInvoice – SoftDreams. Nhân viên SoftDreams luôn hân hạnh được phục vụ Quý khách.

>>> Tìm hiểu thêm: 05 bước đăng ký chuyển đổi HĐ ĐT sang Thông tư 78/2021/TT-BTC

Video hướng dẫn nghiệp vụ Tạo lập và phát hành hóa đơn trên Phần mềm EasyInvoice

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ: PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ EASYINVOICE

Để được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp vui lòng liên hệ

Điện thoại: 1900 33 69 – 1900 56 56 53

Email: contact@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn