Bạn hỏi: Sai sót khi lập hóa đơn điện tử, tôi phải xử lý như thế nào?

EasyInvoice trả lời:

Cách xử lý sai sót khi lập hóa đơn điện tử dựa trên các tình huống khác nhau, cụ thể: 

Trường hợp 1: Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua hàng.

Trường hợp người lập hóa đơn phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.

Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót.

Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.

Trường hợp 3: Hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng phải xử lý như thế nào?

Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau: điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót hoặc lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót.

Người bán và người mua thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh/thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh/thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh/Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

Trường hợp 4: Doanh nghiệp nhận được thông báo của cơ quan thuế về việc phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập có sai sót?

Trường hợp người nộp thuế nhận được thông báo của cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập có sai sót thì theo thời hạn ghi trên thông báo, người bán phải có phản hồi với cơ quan thuế hoặc thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123 về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.