Hóa đơn giá trị gia tăng (hóa đơn GTGT) là chứng từ quan trọng giúp doanh nghiệp kê khai, khấu trừ thuế đúng quy định và tránh rủi ro pháp lý. Mẫu hóa đơn GTGT điện tử hiện tại tuân thủ Thông tư 91/2026/TT-BTC cùng các thay đổi mới nhất trong năm 2026. Kế toán viên có thể tải mẫu mới nhất ngay trong bài viết tại phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice bên dưới.

1. Tìm hiểu về hóa đơn giá trị gia tăng

Những thông tin bên dưới sẽ giúp bạn hiểu rõ hóa đơn giá trị gia tăng là gì: 

1.1. Hóa đơn giá trị gia tăng là gì?

Hóa đơn giá trị gia tăng, thường gọi là hóa đơn VAT hoặc hóa đơn đỏ, là loại hóa đơn dành cho tổ chức, doanh nghiệp kê khai và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Trên hóa đơn, người bán phải thể hiện riêng:

• Giá bán chưa có thuế GTGT.
• Thuế suất GTGT.
• Tiền thuế GTGT.
• Tổng số tiền người mua phải thanh toán.

Hóa đơn GTGT là căn cứ để:

• Ghi nhận doanh thu, chi phí và giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ.
• Người bán kê khai thuế GTGT đầu ra.
• Người mua đủ điều kiện kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
• Chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ và hồ sơ kế toán.

Theo quy định, hóa đơn GTGT được sử dụng cho hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nước và một số hoạt động xuất khẩu, cung cấp cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan theo quy định.

1.2 Các trường hợp bắt buộc phải dùng hóa đơn GTGT

Doanh nghiệp phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, bao gồm cả một số trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để:

• Bán cho khách hàng trong nước.
• Khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu.
• Cho, biếu, tặng.
• Trao đổi, trả thay lương.
• Tiêu dùng nội bộ, trừ trường hợp đặc thù không phải lập hóa đơn theo quy định.
• Xuất khẩu hoặc cung cấp cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan, tùy hồ sơ và loại giao dịch.

1.3 Thời điểm xuất hóa đơn giá trị gia tăng

Thời điểm lập hóa đơn GTGT được quy định như sau: 

• Bán hàng hóa: Thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua (không phân biệt đã thu tiền hay chưa).
• Cung cấp dịch vụ: Thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (không phân biệt đã thu tiền hay chưa).

Đối với các ngành nghề đặc thù như điện, nước, viễn thông, vận tải, xây dựng, bất động sản, bảo hiểm, ngân hàng, bán lẻ hoặc cung cấp dịch vụ thường xuyên, thời điểm lập hóa đơn có thể có quy định riêng. Vì vậy, kế toán nên đối chiếu đúng ngành nghề và phương thức cung cấp dịch vụ trước khi lập hóa đơn. 

Xem chi tiết: Hóa đơn giá trị gia tăng là gì?

2. Mẫu hóa đơn GTGT mới nhất 

Mẫu phổ biến nhất là Mẫu số 01/GTGT, dùng cho tổ chức, cá nhân khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. 

3. Cách lập hóa đơn giá trị gia tăng

Quy trình lập hóa đơn GTGT điện tử gồm các bước sau:

Bước 1: Kiểm tra điều kiện lập hóa đơn

Trước khi lập hóa đơn, cần kiểm tra các nội dung sau:

• Doanh nghiệp đang áp dụng phương pháp khấu trừ hay phương pháp trực tiếp.
• Giao dịch có thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hay không.
• Thời điểm lập hóa đơn.
• Thuế suất áp dụng cho từng hàng hóa, dịch vụ.
• Khách hàng có yêu cầu ghi mã số thuế, email hoặc các thông tin đặc thù khác hay không.

Bước 2: Nhập thông tin người mua

Nhập chính xác các thông tin:

• Tên người mua hoặc tên doanh nghiệp.
• Địa chỉ.
• Mã số thuế.
• Email nhận hóa đơn.
• Hình thức thanh toán.

Trường hợp khách hàng không lấy hóa đơn hoặc là cá nhân không kinh doanh, thông tin cần được ghi theo đúng hướng dẫn áp dụng cho từng trường hợp. Không nên tự ý bỏ qua các thông tin bắt buộc đối với người mua là tổ chức.

Bước 3: Nhập hàng hóa, dịch vụ

Đối với từng dòng hàng hóa, dịch vụ, nhập đầy đủ:

• Tên hàng hóa, dịch vụ.
• Đơn vị tính.
• Số lượng.
• Đơn giá chưa thuế.
• Thành tiền.
• Thuế suất GTGT.

Nếu một hóa đơn có nhiều mức thuế suất, nên tách riêng từng nhóm thuế suất để hạn chế sai lệch khi kê khai.

Bước 4: Kiểm tra tiền thuế và tổng thanh toán

Việc kiểm tra tiền thuế và tính tổng thanh toán được thực hiện bằng công thức cơ bản sau: 

• Tiền thuế GTGT = Giá tính thuế x Thuế suất GTGT
• Tổng thanh toán = Tiền hàng chưa thuế + Tiền thuế GTGT

Bước 5: Ký số và phát hành

Sau khi kiểm tra kỹ lưỡng, doanh nghiệp thực hiện:

• Ký số hóa đơn.
• Gửi dữ liệu đến cơ quan thuế (nếu là hóa đơn có mã).
• Nhận mã của cơ quan thuế.
• Gửi hóa đơn cho người mua qua email, hệ thống điện tử hoặc phương thức phù hợp.
• Lưu trữ hóa đơn và hồ sơ liên quan.

Bước 6: Xử lý nếu hóa đơn có sai sót

Khi hóa đơn đã lập bị sai sót, cần xác định rõ:

• Sai tên, địa chỉ nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác.
• Sai mã số thuế.
• Sai số tiền, thuế suất, tiền thuế.
• Sai hàng hóa, dịch vụ.
• Hóa đơn đã gửi cơ quan thuế hay chưa.
• Người mua đã kê khai hay chưa.

Xem ngay: Top 5 đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử tốt nhất 2026

4. Lập và quản lý hóa đơn GTGT nhanh chóng với EasyInvoice

EasyInvoice là phần mềm hóa đơn điện tử do EasyBooks phát triển, hỗ trợ doanh nghiệp lập, quản lý và truyền hóa đơn GTGT điện tử đúng quy định. Các tính năng nổi bật của EasyInvoice có thể kể đến như là: 

• Lập hóa đơn tự động: Tích hợp với phần mềm kế toán, bán hàng, ERP để xuất hóa đơn ngay khi phát sinh giao dịch
• Quản lý tập trung: Theo dõi toàn bộ hóa đơn đầu ra, đầu vào trên một giao diện
• Ký số nhanh chóng: Hỗ trợ ký số hàng loạt, tiết kiệm thời gian
• Truyền dữ liệu tự động: Tự động gửi hóa đơn lên cơ quan thuế theo đúng quy định
• Báo cáo thuế GTGT: Xuất báo cáo thuế đầu ra, đầu vào phục vụ kê khai

Hiểu rõ về hóa đơn giá trị gia tăng, thời điểm xuất và cách lập đúng quy định là yếu tố then chốt để doanh nghiệp hoạt động minh bạch và tối ưu thuế. Hãy áp dụng đúng quy trình và tận dụng phần mềm chuyên nghiệp như EasyInvoice để quản lý hóa đơn GTGT hiệu quả hơn.

EasyInvoice giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nhanh chóng, đáp ứng đầy đủ quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Phần mềm hỗ trợ phát hành hóa đơn chính xác, kết nối trực tiếp với cơ quan Thuế và tối ưu quy trình bán hàng cho nhiều ngành nghề.

EasyInvoice – Giải pháp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

• Đáp ứng đầy đủ quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
• Giao diện trực quan, dễ sử dụng, giúp phát hành hóa đơn nhanh chóng ngay trên máy tính tiền.
• Hỗ trợ phát hành hàng loạt hóa đơn, giảm thời gian xử lý và hạn chế sai sót.
• Tự động truyền dữ liệu hóa đơn đến Hệ thống thông tin quản lý thuế của Cục Thuế 24/7.
• Gửi hóa đơn điện tử qua email, SMS và nhiều phương thức khác ngay sau khi phát hành.
• Hỗ trợ tạo, phát hành và quản lý hóa đơn trên cả máy tính và thiết bị di động, giúp doanh nghiệp làm việc mọi lúc, mọi nơi.

Đăng ký dùng thử EasyInvoice ngay hôm nay để trải nghiệm giải pháp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nhanh chóng, an toàn và luôn cập nhật theo quy định mới nhất.

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ KHỞI TẠO TỪ MÁY TÍNH TIỀN

Video giới thiệu Phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử

Zalo tư vấn mua hàng: https://zalo.me/softdreams

Website: https://easyinvoice.vn/

Email: info@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn